Eine Datei mit dem BvLArchivio -Plug-in archivieren

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1 Eine Datei mit dem BvLArchivio -Plug-in archivieren ACHTUNG Zubehörprogramm ist Bestandteil von BvLArchivio. BEISPIELE Installieren Sie sich das kostenlose BvLArchivio -Explorer-Plug-in. Laden Sie sich dazu das Programm von der Internetseite herunter. Entpacken Sie die Datei und führen Sie anschließend die Datei (setup.exe) als Administrator auf Ihrem Computer aus. Nach erfolgreicher Installation haben Sie in Ihrem Windows-Explorer einen neuen BvLArchivio -Button! Wählen Sie jetzt mit Ihrem Windows-Explorer die zu archivierende Datei aus, indem Sie diese mit der rechten Maustaste anklicken (siehe Bild unten). Es öffnet sich das Windows-Explorer-Kontextmenü mit der neuen Funktion BvLArchivio

2 BEISPIELE Klicken Sie nun mit der linken Maustaste auf den BvLArchivio -Button! Es öffnet sich das unten stehende Fenster. Beim ersten Aufruf des Plug-ins müssen Sie ein paar Grunddaten eintragen. Tragen Sie folgende Grunddaten ein: Tragen Sie hier die sechste IP-Adresse des BvLArchivio -Servers ein (siehe Handbuch). Tragen Sie hier zur eindeutigen Kennzeichnung Ihre persönlichen Initialen ein Tragen Sie hier das aktuelle Passwort für Archivioi ein (siehe Handbuch)

3 Eine Datei archivieren Jede Datei kann von jedem beliebigen Arbeitsplatz direkt nach BvLArchivio gespeichert werden. Auf der Arbeitsoberfläche von BvLArchivio haben Sie die Möglichkeit, jede beliebige Datei revisionssicher zu speichern. Sie haben eine Datei (z. B. ein Bild) auf Ihrem Computer gespeichert, das Sie schnell und einfach archivieren wollen. Wählen Sie eine Datei aus, geben Sie dann die Suchbegriffe mit an, unter denen das Bild wiedergefunden werden soll. Klicken Sie auf, um den Vorgang zu beenden. DIGITALES BEISPIELE ARCHIVIEREN Ein Bild, das z. B. auf Ihrem Computer (Strand.jpg) gespeichert ist. Zur Archivierung dieser Datei in BvLArchivio klicken Sie im Startfenster von BvLArchivio auf. Das unten abgebildete Fenster öffnet sich. 1. Suchen Sie Ihr Bild auf Ihrem Computer, indem Sie auf klicken. 2. Geben Sie die Suchbegriffe ein, unter denen Sie Ihr Bild wiederfinden möchten. 3. Um das Bild mit Ihren Suchbegriffen in BvLArchivio zu archivieren, klicken Sie auf. Ihre Datei mit Pfad C:\EIGENE DATEIEN\BILDER\STRAND.JPG Textfeld für Suchbegriffe Urlaub Spanien Pool Sommer 2006 Urlaub Spanien Pool Sommer 2006 Schreibweise II Schreibweise I - 3 -

4 Eine PDF-Datei archivieren BEISPIELE Jede PDF-Datei kann von jedem beliebigen Arbeitsplatz direkt nach BvLArchivio gespeichert werden. Auf der Arbeitsoberfläche von BvLArchivio haben Sie die Möglichkeit, jede beliebige PDF-Datei revisionssicher zu speichern. BvLArchivio bietet ab der Businessversion für PDF-Dateien die optionale Möglichkeit, den Inhalt der ersten PDF-Seite oder den Inhalt aller PDF-Seiten automatisch als Suchbegriffe speichern zu lassen. Darüber hinaus können Sie wählen, ob Ihre PDF-Datei im Ursprungsformat beibehalten werden soll (empfohlen bei PDF-Dateien, die z. B. Signaturen, Zertifikate oder Formularfelder enthalten). Anderenfalls wird die von BvLArchivio produzierte PDF/A-Datei (empfohlen für die Langzeitarchivierung) im Archiv gespeichert. Beispiel PDF-Datei auf dem Computer (Vertrag.pdf) Zur Archivierung dieser PDF-Datei in BvLArchivio klicken Sie im Startfenster von BvLArchivio auf. Das unten abgebildete Fenster öffnet sich. 1. Suchen Sie Ihre PDF-Datei auf Ihrem Computer, indem Sie auf klicken. 2. Wählen Sie optional weitere Optionen aus. 3. Geben Sie die Suchbegriffe ein, unter denen Sie Ihre PDF-Datei wiederfinden möchten. 4. Um die PDF-Datei in BvLArchivio zu archivieren, klicken Sie auf. Ihre Datei mit Pfad C:\EIGENE DATEIEN\Vertrag.pdf Optionen, wie Ihre PDF- Datei verarbeitet werden soll Textfeld für Suchbegriffe Vertrag für zweites Archivsystem

5 Archivierung über einen virtuellen Drucker ACHTUNG Zubehörprogramm / nicht Bestandteil von BvLArchivio. Sie können aus jeder Anwendung heraus auch direkt in den BvLArchivio -Server drucken. Dabei wird automatisch Ihr Ausdruck in eine PDF/A- Datei umgewandelt und in BvLArchivio gespeichert. Gezeigt wird hier ein Beispiel für Windows mit der Software Zan Image Printer, die über den Softwarehandel zu beziehen ist. Zan Image Printer ist nicht Bestandteil von BvLArchivio. BEISPIELE Die Speicherung im PDF/A-Format garantiert die Öffnung auch noch in 10 oder 15 Jahren, weil das Langzeitarchivformat PDF/A zur Anwendung kommt. Mit einem virtuellen Drucker (laden Sie sich unter diesen Druckertreiber herunter) können Sie aus jeder Anwendung heraus mit dem Druckbefehl eine PDF/A-Datei in BvLArchivio archivieren. Grundeinstellungen Schritt 1 von 4 Stellen Sie in Ihrem virtuellen Druckertreiber das Format auf PDF ein. Der von Ihnen durchgeführte Druckvorgang erstellt eine PDF-Datei im zuvor (siehe oben) ausgewählten Verzeichnis. Übernehmen Sie die Einstellungen aus den hier und auf der nächsten Seite gezeigten Fenstern. Der virtuelle Drucker ersetzt den tatsächlichen Ausdruck und das anschließende Scannen des Dokumentes. Schritt 2 von

6 DIGITALES BEISPIELE ARCHIVIEREN Beispiele für eine Datei-Massenarchivierung Laden Sie Dateien entsprechend der hier gezeigten Reihenfolge auf den BvLArchivio -Server hoch. Bild001.jpg Bild001.txt Inhalt der Bild001.txt: %START% %A% Bild Projekt 4711 Baustelle Obergeschoss Das Bild wird mit den vorgegebenen Suchbegriffen aus der Textdatei im Archiv 1 gespeichert. Bild001.jpg Bild001.doc Bild001.txt Inhalt der Bild001.txt: %START% %A% Bild Projekt 4711 Baustelle Obergeschoss Beschreibung Das Bild und die Office-Datei werden mit den vorgegebenen Suchbegriffen aus der Textdatei im Archiv 1 gespeichert. Projekt.xls Projekt.doc Projekt.pdf Projekt.jpg Projekt.txt Inhalt der Projekt.txt: %START% %A% Projekt 4711 Baustelle Obergeschoss Kalkulation Beschreibung Vertrag Bild Die Office-Dateien, die PDF-Datei und das Bild werden mit den vorgegebenen Suchbegriffen aus der Textdatei im Archiv 1 gespeichert. Projekt.xls Projekt.doc Projekt.pdf Projekt.jpg Projekt.txt Inhalt der Projekt.txt: %START% %A% %JA-1% Projekt 4711 Baustelle Obergeschoss Kalkulation Beschreibung Vertrag Bild Die Office-Dateien und das Bild werden mit den vorgegebenen Suchbegriffen aus der Textdatei im Archiv 1 gespeichert. Die PDF-Datei wird mit den vorgegebenen Suchbegriffen aus der Textdatei und den aus der ersten PDF-Seite ausgelesenen Begriffen gespeichert. Projekt.xls Projekt.doc Projekt.pdf Projekt.jpg Projekt.txt Inhalt der Projekt.txt: %START% %A% %JA-1% %JA-O% Projekt 4711 Baustelle Obergeschoss Kalkulation Beschreibung Vertrag Bild Die Office-Dateien und das Bild werden mit den vorgegebenen Suchbegriffen aus der Textdatei im Archiv 1 gespeichert. Die PDF- Datei wird mit den vorgegebenen Suchbegriffen aus der Textdatei und den aus der ersten PDF-Seite ausgelesenen Begriffen gespeichert. Die PDF-Datei bleibt im Ursprungsformat erhalten, da Sie den Steuerbefehl %JA-O% in der Textdatei mitgeliefert haben

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