DHL Express (Switzerland) Ltd. 1 DHL IntraShip User Guide

Transkript

1 DHL Express (Switzerland) Ltd 1 DHL IntraShip User Guide

2 LOGIN FENSTER Verwenden Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort, um sich auf anzumelden. DHL IntraShip kann auch via MyDHL unter erreicht werden. Hier können Sie mit einem Login all Ihre DHL Programme für das Versenden, die Sendungsverfolgung und die Rechnungseinsicht verwenden. Unter MyDHL können Sie sich selbst neu für IntraShip registrieren oder Ihr bestehendes IntraShip Profil zu MyDHL hinzufügen. 2 DHL IntraShip User Guide

3 INTRASHIP AUFBAU Kontaktübersicht Hier finden Sie nützliche Infos wie IntraShip ID und Benutzernamen, welche Sie dem Technischen Support angeben können. Auch finden Sie hier wichtige DHL Telefonnummern. Hauptfunktionen Diese erreichen Sie über die linke mittlere Menuleiste. Hinweis und Informationen. Nach dem Login werden hier wichtige Informationen zu den DHL Services, oder generelle Neuigkeiten angezeigt. Die Hinweise können auch über Allgemeine Informationen im Menu Nützliche Links erreicht werden. Sprachauswahl. Hier können Sie die Sprache wählen. Nützliche Links zu verschiedenen Services finden Sie hier. 3 DHL IntraShip User Guide

4 HAUPTMENU - FUNKTIONEN Sendungsübersicht Wählen Sie Sendungsübersicht, um die erstellten Sendungen zu sehen. Sie können hier nach verschiedenen Kriterien filtern. Sendung erstellen Wählen Sie Sendung erstellen, um eine neue Sendung zu erstellen, die Papiere zu drucken und wenn nötig eine Abholung zu buchen. Adressbuch Wählen Sie Adressbuch, um Ihre gespeicherten Addressen einzusehen, neue hinzuzufügen, anzupassen oder Adressen zu löschen. Tagesabschluss Wählen Sie Tagesabschluss, um einerseits die Sendungsdaten an DHL zu übermitteln und den Tagesabschluss (Bericht) zu drucken. Abholung Wählen Sie Abholung, um eine Kurierabholung zu buchen. Eine Abholung kann auch während der Sendungserstellung im letzten Register gebucht werden. Preisauskunft Wählen Sie Preisauskunft, um Ihre Preise einzusehen. Die Preise werden ausserdem während der Sendungserstellung unter Services angezeigt. Einstellungen Wählen Sie Einstellungen, um zusätzliche Einstellungen im IntraShip vorzunehmen. Hier können Sie zum Beispiel auch Berichte erstellen, Standardeinstellungen für Ihre Sendungen verwalten sowie Adressen ex- oder importieren. 4 DHL IntraShip User Guide

5 NÜTZLICHE LINKS Sendungsverfolgung Wählen Sie Sendungsverfolgung, um den Status Ihrer Sendungen einzusehen. Nach Eingabe der Sendungsnummer werden die Ergebnisse in einem neuen Browserfenster angezeigt. DHL Web Wählen Sie DHL Web, um auf eine DHL Internetseite zu gelangen, wo Sie Materialbestellungen aufgeben können oder sich den aktuellen Userguide herunterladen können. Mandanten Informationen Wählen Sie Mandanten Informationen, um die Kontaktdetails Ihres Administrators einzusehen. Allgemeine Information Wählen Sie Allgemeine Information, um den Hinweis Screen einzusehen. 5 DHL IntraShip User Guide

6 NAVIGIEREN BEI DER SENDUNGSERSTELLUNG Navigieren durch die Register. Sie können den Fortschritt der Sendungserstellung jederzeit an dem. Y Zeichen erkennen (wenn Sie darauf klicken, können Sie das gewünschte Register erneut bearbeiten). Sie können auch durch Klicken auf Weiter oder Zurück durch die Register navigieren. Absender/Empfänger Register Sie können zwischen Absender und Empfängerregister navigieren. Die 10 zuletzt verwendeten Adressen können direkt ausgewählt werden. Adresse suchen Suchen Sie Adressen aus Ihrem Adressbuch. Adressinhalte löschen Leeren Sie alle Addressfelder Zusätzliche Informationen Öffnet weitere Eingabefelder Adresse speichern Speichern und aktualisieren von Adressen 6 DHL IntraShip User Guide

7 SENDUNG ERSTELLEN ABSENDER/EMPFÄNGER Bitte geben Sie die Absender- und Empfängeradressen ein. Die zuletzt verwendete Absenderadresse wird automatisch vorausgefüllt. Absender Bitte geben Sie die Absenderadresse ein. Pflichtfelder sind mit * markiert. Empfänger Bitte geben Sie die Empfängeradresse ein. Pflichtfelder sind mit * markiert. Sie können mit dem Button Postleitzahl & Ort suchen die Postleitzahl und den Ort überprüfen. Benachrichtigung an Empfänger/Absender Hier können Sie Benachrichtigungen für die Sendung versenden. Benachrichtigungen einstellen Hier können Sie einen individuellen, zusätzlichentext in die E- Mailbenachrichtigung eingeben und weitere Empfänger hinzufügen. 7 DHL IntraShip User Guide

8 SENDUNG ERSTELLEN PACKSTÜCKE Bitte geben Sie eine Sendungsreferenz, eine Inhaltsbeschreibung und die Paketstückangaben Ihrer Sendung ein. Sendungsart Wählen Sie die Sendungsart - Dokument (zollfrei) oder Ware (zollpflichtig). Bei Inlandversand wird Dokument (zollfrei) automatisch ausgewählt. Entscheidungshilfe Sie können die Entscheidungshilfe verwenden um herauszufinden, ob Sie Ware, Dokumente, verbotene oder eingeschränkte Güter versenden. Sendungsreferenz Geben Sie Ihre Sendungsreferenz ein. Diese wird auf Ihrer Rechnung ersichtlich sein. Falls Sendungsreferenz nicht nötig, bitte NoRef eingeben. Inhaltsbeschreibung Geben Sie eine detailierte Inhaltsbeschreibung ein. Warenwert Geben Sie hier den Wert der Sendung ein. Bitte beachten Sie, dass der Warenwert bei Ware (zollpflichtig) ein Pflichtfeld ist. Packstück Details Geben Sie das Gewicht Ihrer Sendung ein oder fügen Sie weitere Packstücke hinzu. 8 DHL IntraShip User Guide

9 SENDUNG ERSTELLEN SERVICES & OPTIONEN Bitte wählen Sie Ihr DHL Produkt und die gewünschten zusätzlichen Optionen aus. Verfügbare Services Wählen Sie ein Produkt. Zusätzliche Optionen Wählen Sie hier Zusatzservices. Zahlungsoptionen ändern Wählen Sie den Frachtzahler und geben Sie eine gültige DHL Kundennummer ein. Wenn Sie z.b. den Zusatzservice Duties and Taxes Paid wählen, können Sie die DHL Kundennummer eingeben, welche für die Verechnung für Zoll & MWST verwendet wird. Speichern & Drucken Sobald Sie alle Pflichtfelder ausgefüllt haben, können Sie die Sendungspapiere drucken. 9 DHL IntraShip User Guide

10 SENDUNG ERSTELLEN DOKUMENTE Erstellen Sie ein Exportdokument für Ihre Sendung. (Nur notwendig bei Warensendungen und wenn Sie keine eigene Rechnung erstellt haben) f Rechnungstyp Wählen Sie den Rechnungstyp (Proformaoder Handelsrechnung). Exporttyp Wählen Sie den Exporttyp (Permanent, Repair/Return odertemporary). Exportgrund Geben Sie den Grund für den Export an. Titel des Unterzeichners Geben Sie den Titel des Untereichners an Bemerkungen Hier können Sie weitere Bemerkungen eingeben. Export Incoterm Wählen Sie hier den Export Incoterm. Rechnungsadresse ändern Hier können Sie eine andere Rechnungsadresse eingeben, wenn diese von der des Empfängers abweicht. Position hinzufügen Wählen Sie Position hinzufügen, um eine weitere Rechnungsposition einzuzufügen 10 DHL IntraShip User Guide

11 SENDUNG ERSTELLEN ABHOLUNG Buchen Sie eine Kurierabholung für Ihre Sendung. (Nur notwendig, wenn Sie für heute noch keine Abholung gebucht haben) Abholdatum Wählen oder geben Sie ein Abholdatum ein. Abholbereit ab Geben Sie hier an, ab wann Ihre Sendungen abholbereit sind. Abholzeit bis Geben Sie hier an bis wann die Sendungen abgeholt werden können. Hinweis für DHL Bitte geben Sie hier spezielle Hinweise für DHL ein. Abholstelle Bitte geben Sie hier die Abholstelle ein. Z.B. Empfang oder Spedition. Abholadresse auswählen Wählen Sie bitte die Abholadresse mit Adresse suchen aus dem Absenderadressbuch aus. Falls die Abholung an einem anderen Ort stattfindet, dann speichern Sie bitte zuerst diese Abholadresse in das Absenderadressbuch unter Sendung erstellen Adressen Absender. 11 DHL IntraShip User Guide Abholung buchen Buchen der Abholung oder Fortsetzen ohne Abholung

12 SENDUNGSÜBERSICHT Wählen Sie Sendungsübersicht, um Ihre erstellten Sendungen zu sehen. Sie können nach verschiedenen Suchkriterien filtern. Sie können auch mehrere Sendungen auswählen und diese drucken oder verfolgen. Ausserdem können Sie Sendungen kopieren und die Frachtpapiere per an den Absender schicken indem Sie die Symbole unter Optionen verwenden. 12 DHL IntraShip User Guide

13 ABHOLUNG 13 DHL IntraShip User Guide Wählen Sie Abholung im linken Menu, um eine Kurierabholung zu buchen. Die Abholung kann auch während der Sendungserstellung gebucht werden. Als Standardabholung definieren Sie können hier Ihre vordefinierten Abholungsdetails speichern. Abholdatum Wählen oder geben Sie ein Abholdatum ein. Abholbereit ab Geben Sie hier an ab wann Ihre Sendungen abholbereit sind. Abholzeit bis Geben Sie hier an bis wann die Sendungen abgeholt werden können. Hinweis für DHL Bitte geben Sie hier spezielle Hinweise für DHL ein. Abholstelle Bitte geben Sie hier die Abholstelle ein. Z.B. Empfang oder Spedition. Abholadresse auswählen Wählen Sie bitte die Abholadresse mit Adresse suchen aus dem Absenderadressbuch aus. Falls die Abholung an einem anderen Ort stattfindet, dann speichern Sie bitte zuerst diese Abholadresse in das Absenderadressbuch unter Sendung erstellen Adressen Absender

14 TAGESABSCHLUSS DATEN AN DHL SENDEN Die Sendungsdaten müssen am Ende des Tages an DHL gesendet werden. Wählen Sie Tagesabschluss Neu erzeugen, um den Tagesabschluss zu erstellen. Sie können auch einen Nachdruck erzeugen, wenn Sie Tagesabschlüsse vergangener Tage ansehen möchten. Tagesabschluss - Neu erzeugen Wählen Sie die Sendungen, die Sie manifestieren möchten und klicken Sie Tagesabschluss erzeugen Bitte drucken Sie den Tagesabschluss aus und übergeben Sie diesen dem DHL Kurier zusammen mit Ihren Sendungen. Sollten Sie keine Sendungen in dieser Liste sehen, ist der Tagesabschluss bereits erstellt worden. In diesem Fall können Sie die Tagesabschluss Nachdruckfunktion nutzen. 14 DHL IntraShip User Guide

15 TECHNISCHER SUPPORT Für technische Unterstützung, kontaktieren Sie bitte Ihr DHL ecommerce Help Desk. ecommerce Help Desk Mon-Fri 08:00-19:00 Phone: DHL IntraShip User Guide