FALK & Co FALK GmbH & Co KG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft

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1 FALK & Co FALK GmbH & Co KG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft Wachstumsbeschleunigungsgesetz: Lohnsteuerliche Behandlung von Reisekostenersatz im Rahmen von Dienstreisen I. Ausgangssituation Nach Vorgaben des Wachstumsbeschleunigungsgesetzes sind in Hotelrechnungen seit dem die Kosten für das Frühstück sowie für andere (Neben)Leistungen, wie Nutzung von Kommunikationsnetzen (19% Umsatzsteuer) getrennt von den Kosten für die Übernachtung (7% Umsatzsteuer) auszuweisen. Für die lohnsteuerliche Behandlung von Reisekostenersatz im Rahmen von Dienstreisen bedeutet dies folgendes: II. Lohnsteuerliche Konsequenzen Reisekosten des Arbeitnehmers können durch den Arbeitgeber grds. steuerfrei erstattet werden ( 3 Nr. 16 EStG). Hierzu zählen bspw. Kosten für Übernachtung, Fahrten Verpflegung. Steuerfreie Erstattungen entstandener Verpflegungsmehraufwendungen sind jedoch nur bis zur Höhe der gesetzlich vorgesehenen Verpflegungspauschalen möglich. Darüber hinausgehende Erstattungen sind steuerpflichtig. Daher sind die in Rechnung gestellten Hotelkosten für lohnsteuerliche Zwecke entsprechend aufzuteilen, um die Kostenbestandteile zu ermitteln, welche auf die Übernachtung auf die Verpflegung entfallen. In der Vergangenheit konnte diese Aufteilung häufig pauschal erfolgen, da nach gängiger Praxis seitens der Hotels für Übernachtung Frühstück nur ein Gesamtpreis ausgewiesen war. In diesem Fall war das Frühstück nach Vorgaben der Finanzverwaltung mit EUR 4,80 zu bewerten. Der verbleibende Rechnungsbetrag galt als Übernachtungskosten konnte neben den gesetzlichen Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen steuerfrei erstattet werden. Sofern hingegen die Preise für Übernachtung Frühstück durch das Hotel gesondert ausgewiesen waren, war diese Aufteilung bereits nach den bisherigen Vorgaben entsprechend auch für die Lohnsteuer zu beachten. Diese Regelung war in der Vergangenheit nur ausnahmsweise in dem Fall anzuwenden, wenn die Kosten für das Frühstück tatsächlich ermittelbar waren. Eine Aufteilung der Entgelte ist seitens der Hotels wegen der eingangs erwähnten umsatzsteuerlichen Vorgaben zukünftig jedoch zwingend vorzunehmen, so dass für lohnsteuerliche Zwecke regelmäßig auf den tatsächlich für das Frühstück ausgewiesenen Betrag abzustellen ist. Beispiel 1: Hotelrechnung insgesamt über EUR 60,00, hiervon Übernachtung EUR 50,00, Frühstück EUR 10,00; Übernachtung Frühstück werden gesondert ausgewiesen; Abwesenheitsdauer des Mitarbeiters anlässlich der Dienstreise 12 Sten. - Übernachtung: EUR 50,00 EUR 56,00

2 - 2 - Werden vom Arbeitgeber tatsächlich insgesamt EUR 60,00 erstattet, sind hiervon EUR 4,00 der Lohnsteuer zu unterwerfen. Sollen die Kosten für die Hotelrechnung in voller Höhe erstattet soll zusätzlich die Verpflegungspauschale gezahlt werden (in der Summe also EUR 66,00), sind hiervon EUR 10,00 lohnzuversteuern. Hinweis zur Sozialversicherung: Sofern der Mitarbeiter nicht die jeweils einschlägigen Beitragsbemessungsgrenzen überschreitet, gelten die gleichen Grsätze auch im Rahmen der Sozialversicherung. Ggf. wäre also im vorstehenden Beispiel 1 der steuerpflichtige Betrag von EUR 4,00 bzw. 10,00 auch zu verbeitragen. III. Vereinfachungsregelungen der Finanzverwaltung Die Finanzverwaltung hat auf die bei den betroffenen Unternehmen ausgelösten Umsetzungsprobleme (verhältnismäßig) zeitnah reagiert mit Datum vom ein BMF-Schreiben veröffentlicht (IV D 2 S 7210/07/10003), in welchem hinsichtlich der Besteuerung von Reisekosten bzw. Mahlzeitengewährung auf Dienstreisen nunmehr verschiedene Vereinfachungen zugelassen werden. Die Regelungen werden im Folgenden erläutert: III.1. Ausweis einer Servicepauschale oder eines Business-Package seitens der Hotels (Rz des BMF-Schreibens) Wie unter Abschnitt II. erläutert, wurde es bei der Ermittlung der steuerfrei erstattungsfähigen Übernachtungskosten bisher als zulässig erachtet, den in den Hotelrechnungen enthaltenen Preisbestandteil, der auf das Frühstück entfällt, mit EUR 4,80 zu schätzen, solange der Preis nicht gesondert ausgewiesen war. Diese Regelung soll weiterhin Geltung haben. In diesem Zusammenhang wird es nunmehr als zulässig erachtet, dass die Hotels den Preisbestandteil, welcher auf das Frühstück entfällt, in ihren Rechnungen nicht gesondert ausweisen. Stattdessen kann das Frühstück gemeinsam mit anderen, nicht dem begünstigten Steuersatz unterliegenden Leistungen (bspw. Nutzung von Kommunikationsnetzen oder die Gestellung von Parkplätzen) unter einen Sammelposten subsumiert werden, welcher bspw. die Bezeichnung Servicepauschale oder Business-Package tragen kann. Dabei wird es nicht beanstandet, wenn der auf den Sammelposten entfallende Rechnungsbetrag pauschal mit 20% des Gesamtpreises angesetzt wird. Exkurs: Im Übrigen gelten diese Vereinfachungsregeln auch für umsatzsteuerliche Zwecke, d. h. dem Arbeitgeber steht aus dem pauschal ermittelten Sammelposten der Vorsteuerabzug zu. Da das Entgelt für das Frühstück im Rahmen des Sammelpostens nicht gesondert ausgewiesen wird, kann das Frühstück weiterhin pauschal mit EUR 4,80 bewertet werden. Zudem wird davon ausgegangen, dass es sich bei weiteren in dem Sammelposten enthaltenden Leistungsbestandteilen um Reisenebenkosten handelt, sodass auch diese Beträge neben dem auf die Übernachtung entfallenden Rechnungsbetrag steuerfrei erstattet werden können. Somit wäre nur der auf das Frühstück entfallende pauschale Betrag von EUR 4,80 nicht steuerfrei erstattungsfähig.

3 - 3 - Beispiel 2: Hotelrechnung insgesamt über EUR 60,00, hiervon gesondert ausgewiesen Übernachtung EUR 48,00 (80% des Rechnungsbetrags) sowie Servicepauschale EUR 12,00 (20% des Rechnungsbetrags); Abwesenheitsdauer des Mitarbeiters anlässlich der Dienstreise 12 Sten. - Übernachtung: EUR 48,00 - Reisenebenkosten (EUR 12,00./. pauschaler Ansatz Frühstück mit EUR 4,80): EUR 7,20 EUR 61,20 Zu beachten ist allerdings, dass für den Sammelposten nicht ein zu hoher Betrag ausgewiesen sein sollte. Denn dies könnte die Vermutung nach sich ziehen, dass hierin Leistungen enthalten sind, die insgesamt privat veranlasst waren (wie bspw. Pay-TV). Die steuerfreie Erstattung der in dem Sammelposten ausgewiesenen Beträge wäre dann insgesamt ausgeschlossen. Die Finanzveraltung hat sich in diesem Zusammenhang nicht geäußert, welche genauen prozentualen oder betragsmäßigen Grenzen einzuhalten wären. Allerdings gehen wir davon aus, dass eine private Veranlassung nicht unterstellt werden kann, wenn die Servicepauschale 20% des Gesamtrechnungsbetrags nicht übersteigt. III.2. Beköstigung auf Veranlassung durch den Arbeitgeber Sofern einzelne Hotels das Frühstück weiterhin gesondert ausweisen dieses nicht unter einen Sammelposten subsumieren, kann die hieraus resultierende steuerliche Mehrbelastung dadurch vermieden werden, dass die Mahlzeiten sowie die Übernachtung während der Dienstreise durch den Arbeitgeber (bzw. durch einen vom ihm beauftragten Dritten, hier das Hotel) gestellt werden. In diesem Fall darf die Mahlzeitgewährung mit den amtlichen Sachbezugswerten versteuert werden 1. Darüber hinaus können die evtl. verauslagten Hotelkosten sowie die Verpflegungsmehraufwendungen bis zur Höhe der gesetzlichen Verpflegungspauschalen steuerfrei erstattet werden. Die hier dargestellten Besteuerungskonsequenzen gelten natürlich auch für den Fall, dass die Hotels in ihren Rechnungen Sammelposten ausweisen. Beispiel 3: Hotelrechnung über insgesamt EUR 60,00, hiervon Übernachtung EUR 50,00, Frühstück EUR 10,00 (alternativ: Übernachtung EUR 48,00, Sammelposten EUR 12,00); Abwesenheitsdauer des Mitarbeiters anlässlich der Dienstreise 12 Sten; Buchung des Hotels wurde durch den Arbeitgeber vorgenommen, Verauslagung der Kosten durch den Arbeitnehmer 1 vgl. aber die Rechtsprechung des BFH v (BStBl II 2009, 547), wonach bei Beköstigungen im Rahmen von Auswärtstätigkeiten die tatsächlichen Werte anzusetzen sind, sowie das hierzu ergangene BMF-Schreiben v (BStBl I 2009, 771), wonach in Abweichung zur BFH-Rechtsprechung weiterhin eine Besteuerung entsprechend den Vorgaben der Lohnsteuerrichtlinien erfolgen darf (d.h. Einräumung eines Wahlrechts)

4 Auslagen für die Übernachtung Frühstück bzw. Sammelposten: EUR 60,00 EUR 66,00 Steuerpflichtiger Sachbezugswert für das Frühstück (ab 2010): EUR 1,57 Im Unterschied zu Beispiel 1 kann der Arbeitgeber eine steuerfreie Zahlung von EUR 66,00 leisten. Zu versteuern ist nur der Sachbezugswert von EUR 1,57 (Hinweis: Die 44-EUR-Freigrenze für Sachbezüge ist hierfür allerdings nicht anzuwenden). Ein Sachbezugswert ist hingegen nicht zu versteuern, wenn der Arbeitgeber von dem Zuschuss für Verpflegungsmehraufwendungen in Höhe von EUR 6,00 einen Betrag von EUR 1,57 einbehält. Zum Zweck der steuerlichen Anerkennung sollte diese Vorgehensweise zuvor schriftlich fixiert werden (bspw. im Rahmen der unternehmensinternen Richtlinien betreffend die Durchführung Abrechnung von Dienstreisen). Voraussetzung für die im Beispiel 3 dargestellte steuerliche Behandlung ist, dass - die Übernachtung Beköstigung auf Veranlassung des Arbeitgebers erfolgt - die Mahlzeit während oder anlässlich einer Auswärtstätigkeit gewährt wird - es sich um eine übliche Beköstigung handelt (Wert der Mahlzeit max. EUR 40,00) Eine Veranlassung der Beköstigung durch den Arbeitgebers ist nur dann gegeben, wenn - der Arbeitgeber Tag Ort der Mahlzeit bestimmt - der Arbeitgeber oder eine von ihm dienst- oder arbeitsrechtlich beauftragte Person sich vor Beginn der Auswärtstätigkeit direkt schriftlich mit dem Unternehmen, welches die Mahlzeit ausgeben soll, in Verbindung setzt - eine entsprechende Buchungsbestätigung vorliegt Die Rechnung des Hotels muss zudem auf den Namen des Arbeitgebers lauten. Unerheblich ist, wie die Rechnung beglichen wird (Überweisung durch den Arbeitgeber oder Verauslagung durch den Arbeitnehmer vor Ort mit anschließender Erstattung durch den Arbeitgeber). Nach einem früheren Verwaltungsschreiben (BMF vom , BStBl I 1996, 656) soll die Veranlassung seitens des Arbeitgebers weiterhin voraussetzen, dass die Entscheidung über Ort Tag der Abgabe der Mahlzeit von der Organisationseinheit des Unternehmens getroffen wird, die für die Anordnung, Genehmigung Abrechnung von Dienstreisen zuständig ist. Für den Fall, dass mehrere Einheiten des Unternehmens für die Anordnung, Genehmigung Abrechnung zuständig sind, soll es ausreichend sein, wenn eine dieser Einheiten die Abgabe der Mahlzeiten mit dem Hotel vereinbart. Eine Übertragung der Auswahlentscheidung an andere Stellen oder an den Dienstreisenden selbst soll demnach nicht anzuerkennen sein. Daher soll es als nicht ausreichend erachtet werden, wenn der Arbeitnehmer, welcher die Dienstreise antritt, zuvor Hotelzimmer samt Frühstück eigenständig im Auftrag im Namen des Arbeitgebers bucht.

5 - 5 - Diese Voraussetzungen wurden durch das BMF-Schreiben vom nunmehr entschärft. Demnach wird die Buchung durch den Arbeitnehmer jedenfalls dann als durch den Arbeitgeber veranlasst angesehen, wenn - die Buchung durch den Arbeitnehmer vom Arbeitgeber schriftlich, bspw. durch Dienstanweisung oder Betriebsvereinbarung, geregelt ist - im Rahmen der vom Arbeitgeber festgelegten oder regelmäßig akzeptierten Übernachtungsmöglichkeiten vorgenommen wird (bspw. vorgegebene Hotellisten, Preisrahmen oder Hotelkategorien) Eine schriftliche Dienstanweisung betreffend die Hotelbuchung kann auch in den unternehmensinternen Dienstreiserichtlinien erfolgen. Die Besteuerung nach Sachbezugswerten soll im Einzelfall auch dann anerkannt werden, wenn die planmäßige Buchung nach Dienstanweisung oder über eine beim Arbeitgeber vorhandene Reisestelle ausnahmsweise nicht möglich war, bspw. aufgr eines spontanen Arbeitseinsatzes oder Belegung eine gelisteten Hotels. Das Vorliegen dieser Voraussetzungen sollte in diesem Fall gesondert dokumentiert werden. Pz