Individualisierung und Arbeiten mit Büromedien-Vorlagen für Microsoft Office 2010

Transkript

1 Universität Zürich Kommunikation, CD-Support Rämistrasse Zürich Kurzanleitung Individualisierung und Arbeiten mit Büromedien-Vorlagen für Microsoft Office 2010 Sie haben eine Grundausstattung von verschiedenen Vorlagen für Büromedien wie Briefe, Formulare, Publikationen und Präsentationen erhalten. Diese wurden auf Ihre Universitätseinheit (Institut, Abteilung oder Klinik) angepasst und sind auf Ihrem Computer installiert. Falls dem nicht so sein sollte, wenden Sie sich an Ihre CD- oder IT-verantwortliche Person. 1 Die Vorlagen für die persönliche Korrespondenz müssen auf Ihre persönlichen Daten angepasst werden (=Individualisierung). Dies sind die folgenden Vorlagen aus dem Ordner «Korrespondenz»: - Brief - Brief mit Absenderzeile - Kurzbrief - Kurzbrief mit Absenderzeile - Fax 1 Sind Sie eine geübte Anwenderin oder ein geübter Anwender, können Sie die Vorlagen auch selbständig, gemäss der Kurzanleitung «Parametrisierung und Installation Büromedien-Vorlagen» auf Ihrem Computer installieren und parametrisieren. Seite 1/7

2 1. Ausgeblendete Dateien und und Dateierweiterungen sichtbar machen Dateierweiterungen («doc», «ppt» usw.) sowie der Vorlagenordner von Microsoft Office sind im Windows-Explorer standardmässig ausgeblendet. Für die Bearbeitung der Vorlagen müssen diese eingeblendet werden. Dazu gehen Sie wie folgt vor: Wählen Sie im Windows-Explorer (WIN+E) das Menü «Organisieren > Ordner- und Suchoptionen». Wechseln Sie zum Reiter «Ansicht». Entfernen Sie den Haken bei «Erweiterungen bei bekannten Dateitypen ausblenden» (Bild 1). Scrollen Sie zu «Versteckte Dateien und Ordner». Wählen Sie die Option «Ausgeblendete Dateien, Ordner und Laufwerke anzeigen» (Bild 2). Klicken auf «OK». Bild 1 Bild 2 Seite 2/7

3 2. Individualisierung Am Beispiel der Briefvorlage. Starten Sie Microsoft Word 2010 und wählen Sie Menü «Datei > Öffnen». Navigieren Sie zum Standard Office-Vorlagenordner: C: > Users > «Benutzername» > AppData > Roaming > Microsoft > Templates («Benutzername» steht für den aktuellen Computerbenutzer). Falls Sie Ihre Benutzervorlagen nicht finden können, wenden Sie sich bitte an Ihren CD- oder IT- Verantwortlichen oder an den CD-Support. Öffnen Sie nun den Ordner «UZH D Korrespondenz» und darin die für Ihre Universitätseinheit angepasste Büromedien-Vorlage «uzh_brief_d_ue.dot» («UE» steht stellvertretend für die entsprechende Kurzbezeichnung Ihrer Universitätseinheit). Individualisieren Sie nun die Büromedien-Vorlage mit Ihren persönlichen Angaben, ohne Veränderung der Formatierungen, der Boxgrösse und der Platzierung: Seite 3/7

4 Vergessen Sie nicht, auch die Grussformel anzupassen: Danach speichern Sie die individualisierte Büromedien-Vorlage ab. Wählen Sie dazu Menü «Datei > Speichern unter...». Speichern Sie die neue Vorlage im selben Ordner wie die Originalvorlage ab. Ergänzen Sie den vorgeschlagenen Namen der Originalvorlage mit einem Unterstrich, gefolgt von Ihrem Kürzel oder vollständigen Namen: z.b. «uzh_brief_d_ue_mv.dotx» oder «uzh_brief_d_ue_mustermann_verena.dotx». Als Dateityp belassen Sie «Word-Vorlage (*.dotx)»: Gehen Sie analog mit allen anderen am Anfang dieser Kurzanleitung erwähnten Word-Vorlagen im Ordner «Korrespondenz» vor. Falls Sie die Vorlagen für mehrere Personen individualisieren, erstellen Sie analog für jede weitere Person eine individualisierte Vorlage und kennzeichnen sie diese eindeutig. Seite 4/7

5 3. Bereinigung der Büromedienvorlagen Nachdem Sie die Vorlagen fertig individualisiert haben, löschen Sie die entsprechenden, nicht individualisierten Vorlagen. Dies, um zu verhindern, dass diese irrtümlich verwendet werden. Achtung: Löschen Sie nur Vorlagen, zu denen auch eine individualisierte Version existiert. Gehen sie im Windows-Explorer (WIN+E) zu folgendem Ordner, um die Vorlagen zu bereinigen: C: > Users > «Benutzername» > AppData > Roaming > Microsoft > Templates («Benutzername» steht für den aktuellen Computerbenutzer) Bitte beachten: Löschen Sie bitte die alten, nicht an das UZH-CD 2010 angepasste Vorlagen erst nach dessen Einführungsstichtag am Benutzen Sie die neuen Vorlagen frühestens ab 20. September Seite 5/7

6 4. Arbeiten mit Vorlagen Wenn Sie ein neues Büromedien-Dokument erstellen wollen (Brief, Präsentation,etc.), greifen Sie bitte jedes Mal auf die jeweilige Vorlage zurück. So werden keine falschen Daten oder Formatierungen von Dokument zu Dokument weitergeschleppt. So arbeiten Sie mit Ihren Vorlagen: Wählen Sie im gewünschten Office 2010-Programm (Word, PowerPoint, Excel) Menü «Datei > Neu» und klicken danach unter «Vorlagen» auf den Link «Meine Vorlagen...»: Dann wählen Sie einen Reiter der entsprechenden Vorlagenkategorie (z.b. «UZH D Korrespondenz»). Zur besseren Darstellung wählen Sie die Ansicht «Liste» (mittleres Icon über «Vorschau»). Wählen Sie die gewünschte Vorlage: und klicken Sie auf «OK». Dadurch wird ein auf dieser Vorlage basierendes, neues Dokument erstellt. Seite 6/7

7 5. Support Für weitergehenden Support im Zusammenhang mit den Vorlagen und der Installation konsultieren Sie bitte die Website schicken Sie eine an oder wählen Sie die Supportnummer Seite 7/7