Elektronische Rechnung spart Millionen

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1 Elektronische Rechnung spart Millionen Knapp Rechnungen versendet die Deutsche Telekom derzeit jährlich an ihre 40 Millionen Festnetzkunden. Gut 10 Prozent davon erhalten ihre Monatsrechnung elektronisch. Der Rest, also etwa 450 Millionen Kostenbescheide, werden nach wie vor mit der gelben Post zugestellt. Allein die Portokosten hierfür belaufen sich auf über 100 Millionen Euro pro Jahr. Und wenn man auch die Aufwände für den Druck, die maschinelle Kuvertierung und das Archivieren der Originalrechnungen berücksichtigt, kommt leicht eine weitere halbe Milliarde Euro hinzu. Angesichts dieses riesigen Kostenblocks ist es kein Wunder, dass der Konzern massive Anstrengungen unternimmt, die Zahl der Online-Rechnungs-Kunden zu steigern. Jetzt kostenlos auf Rechnung Online umstellen und 5 Gutschein sichern! wirbt das Unternehmen. Neben der Umwelt profitiert davon besonders die Telekom, da sich die in Aussicht gestellte Gutschrift innerhalb von 4 Monaten amortisiert. Danach kann ein Einsparpotenzial realisiert werden, das den Konzerngewinn nachhaltig verbessert. Aber auch für kleine und mittlere Unternehmen lohnt der Umstieg auf die papierlose Rechnung. Jede postalische Rechnung verursacht nach einer Studie von E-Finance Lab durchschnittlich Kosten von rund 16 Euro. Die Aufwände für Porti, Kuvertierung, Druck betragen dabei pro Rechnung etwa 1,80 Euro. Eine elektronische Fakturierung kann diese Aufwände auf 22 Cent oder weniger senken. Bereits bei Rechnungen pro Jahr ergibt sich dadurch ein Einsparpotenzial von Euro. Auch der größte Kostenblock - die Prozesskosten werden durch eine automatisierte Abwicklung aus dem ERP-System positiv beeinflusst. Wenn man das komplette Einsparpotenzial mit den erforderlichen Investitionskosten von ca Euro für Hardware und Umstellungs-Aufwände vergleicht, dürfte die Amortisationszeit kürzer als 12 Monate sein.

2 e-invoicing - die Praxishürden Bei der elektronischen Übermittlung von Rechnungen gilt es jedoch einige Spielregeln zu beachten. Ende 2001 hat der EU- Rat in einer Richtlinie die Anforderungen festgelegt, die im elektronischen Rechnungsverkehr eingehalten werden müssen. Online-Rechnungen müssen insbesondere die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleisten. Dies kann auf zwei Arten erfolgen: mit qualifizierter elektronischer Signatur beziehungsweise mit qualifizierter elektronischer Signatur mit Anbieter- Akkreditierung nach dem Signaturgesetz oder im EDI-Verfahren (elektronischer Datenaustausch) mit einer zusätzlichen zusammenfassenden Rechnung in Papierform oder in elektronischer Form, wenn diese zusammenfassende Rechnung mindestens mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen wurde. Erst diese Sicherheitsmerkmale berechtigen den Empfänger der Rechnung, die ausgewiesene Umsatzsteuer als Vorsteuerabzug geltend zu machen. Viele Unternehmen erzeugen ihre Rechnungen über ein ERP- System. Durch den Einsatz eines Signaturservers in einer sicheren Umgebung werden die Rechnungsdateien automatisch elektronisch signiert. Danach erfolgt der Versand, oder die Rechnungen stehen für den Download zur Verfügung. Auch beim Versenden via Fax handelt es sich per definitionem um einen elektronischen Versand. Eine entsprechende Faxserver- Lösung versieht die aus dem Warenwirtschaftssystem kommenden Rechnungsdaten mit einer qualifizierten Signatur. Die elektronische Übermittlung von Rechnungen setzt das Einverständnis des Empfängers voraus. Das Gesetz regelt allerdings, dass dieses auch stillschweigend erteilt werden kann. Der Rechnungsempfänger muss also etwaige Einwände gegen den elektronischen Versand explizit formulieren. Die Authentizität der Rechnung muss auch bei der elektronischen Archivierung gewährleistet sein. Formate und die Dauer der Aufbewahrungspflicht werden von den Mitgliedsstaaten festgelegt.

3 Abbildung: Schematischer Ablauf für digitale Massensignaturen e-invoicing Status 2006 und die Vorteile Inzwischen haben sich 42 Prozent der größeren Unternehmen und knapp 30 Prozent der Unternehmen unter Beschäftigten auf e-invoicing eingestellt. Nach einer Anfang 2006 publizierten Analyse der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Price Waterhouse Coopers 1 dürfte das Thema allerdings rasch an Fahrt gewinnen, da etwa die Hälfte der Befragten angab, e-invoicing derzeit einzuführen bzw. die Einführung innerhalb der kommenden 12 Monate plant. Die Hauptmotive liegen in der Effizienzsteigerung (71 Prozent), in Kostensenkungen (61 Prozent) und in der schnelleren Begleichung von Kundenrechnungen (38 Prozent). Damit sprechen vor allem Kosten- und Zeitvorteile für E-Invoicing, weil beim elektronischen Versand die Aufwendungen für Material, Druck und Porto entfallen sowie die Rechnungserstellung schneller vollzogen werden kann. Der komplette Workflow von der Erzeugung bis zur Archivierung der Rechnungen kann elektronisch abgebildet werden Medienbrüche entfallen. Auch ergeben sich positive Effekte auf 1 Kostenfreier Download der Analyse unter

4 den Cashflow durch die Tatsache, dass die Rechnungen früher und direkt beim Empfänger sind. Die Akzeptanz von digitalen Rechnungen durch den Empfänger ist erfolgskritisch für den wirtschaftlichen Nutzen der elektronischen Rechnungserstellung. Eine entsprechendes Verfahren muss den Rechnungsempfänger bei seinen Prüf- und Archivierungspflichten unterstützen. Dann jedoch ergeben sich auch für diese erhebliche Vorteile. So reduziert sich die Bearbeitungszeit, und im Falle von Anfragen oder Reklamationen kann man schneller auf Originaldokumente zugreifen. Deswegen akzeptieren gerade im Business-to- Business-Umfeld immer mehr Kunden die digitale Rechnung. Umfragen und Praxisberichten zufolge sind es derzeit zwischen Prozent. Tendenz steigend. Bei der zur Gruner + Jahr Gruppe gehörenden Stuttgarter Motor Presse liegt die Akzeptanz der Anzeigenkunden nach eigenen Angaben sogar bei 95 Prozent. Und auch im Consumer-Umfeld steigt die Affinität zur elektronischen Fakturierung von Produkten und Leistungen stetig. So würden etwa 40 Prozent der Mobilfunknutzer auf eine Online-Rechnung umsteigen, wenn dadurch die Gebühren leicht sinken würden. Neben Fax ist das gängigste Format ein PDF. Je nach Anforderung der Versender bzw. der Empfänger können dies auch weiterverarbeitbare Formate wie z. B. idoc oder XML- Daten sein. Somit bleiben die Fachanwendungen und bestehende Prozesse unberührt. Im Anschluss erfolgt automatisch die qualifizierte Signatur der Rechnungen. Da der Gesetzgeber kein einheitliches Format für Signaturen vorgibt, muss eine praxistaugliche Prüfsoftware mit allen gängigen Formaten arbeiten können. Variable Dienstleistungen bis zum Hosting Technische Hindernisse und Schwierigkeiten im Umgang mit der elektronischen Signatur betrachten die meisten Unternehmen als größte Hindernisse bei der Umstellung auf eine elektronische Fakturierung. Etwa ein Drittel fürchtet eine unzureichende Systemkompatibilität auf der Kundenseite, 30 Prozent sehen Probleme in der Umstellung der eigenen Infrastruktur, ein knappes Viertel scheut hohe Investitionen so die Umfrageergebnisse der PWC-Studie. Rechtliche Bedenken gibt es dagegen kaum noch.

5 Provider, die sich auf Signaturdienstleistungen, Formatanpassungen und Systemintegration spezialisiert haben, bieten hierfür intelligente Lösungen an. Interessant sind auch die PWC-Ergebnisse über die praktische Handhabung der Rechnungsführung und Archivierung. Immerhin 38 Prozent der befragten Unternehmen tauschen Rechnungen auch nach der Einführung von e-invoicing noch parallel auf Papier aus. Und eine parallele Archivierung führen noch deutlich mehr Unternehmen durch. Damit relativiert sich allerdings der Effizienzgewinn von e-invoicing und e-archiving. Aber: elektronische Rechnungen müssen nicht unbedingt im eigenen Hause signiert und geprüft werden. Das Out-Sourcing an spezialisierte, kostengünstige Dienstleister, die den kompletten Prozess inklusive Druck der Papierrechnungen übernehmen, kann eine sinnvolle Alternative sein. NEO Business Partners Seit 2001 bietet NEO seinen Kunden verschiedene Szenarien des elektronischen Datenaustauschs zur Geschäftspartnerintegration an (EDI, WebEDI, Portal-Technologien) wurde das Lösungsportfolio um das Thema Digitale Signatur und Elektronische Rechnungsstellung erweitert. Mit Hilfe der Eigenentwicklung NEO ECON bietet das NEO Clearing Center eine leistungsstarke Outsourcing-Lösung an. NEO ECON ist offen für alle Backend-Systeme und unterstützt die wesentlichen Standards und strukturierte Nachrichtenformate wie EDIFACT, XML, RosettaNet, CSV Dateien, aber auch unstrukturierte Datenformate wie z.b. in Dateien umgeleitete Druckausgaben, können verarbeitet werden. Zur Analyse und Bewertung Ihres EC Potentials (quantitativ und qualitativ) bieten wir Ihnen den NEO EC Quick-Check an. Wenn Sie Interesse an einer Durchführung haben, nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf. NEO Business Partners GmbH Theaterstraße 15, Hannover, Tel: , Fax: ,