Leitfaden für SAP MM Materialwirtschaft

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1 Leitfaden für SAP MM Materialwirtschaft Leitfaden MM (Stand: ) Isabella Zieser Seite 1

2 INHALTSVERZEICHNIS Reservierung anlegen... Seite... 3 Reservierung ändern... Seite... 3 Material anzeigen... Seite... 4 Bestellung anlegen... Seite... 5 Nachricht ausgeben... Seite... 8 SAP Business Workplace... Seite... 9 Bestellung kopieren... Seite Position kopieren... Seite Bestellung ändern... Seite Bestellung oder Position löschen... Seite Gutschrift eingeben... Seite Materialbeleg bzw. Wareneingang stornieren... Seite Rechnungsplan zu einer Bestellung... Seite Leitfaden MM (Stand: ) Isabella Zieser Seite 2

3 RESERVIERUNG ANLEGEN (nur für Büromittelbestellungen) 1. Reservierung anlegen 2. Warenempfänger eingeben 3. Innenauftrag eingeben 4. Material suchen (Reiter Materialnummer/-kurztext auswählen) 5. Menge eingeben und gegebenfalls in die nächste Position wechseln 6. speichern Tipp: Man kann mit den Tasten F5 und F6 zwischen dem Anzeigemodus und dem Eingabemodus wechseln. F5 = anzeigen F6 = eingeben Sollte die Reservierung bereits gespeichert sein und um weitere Positionen ergänzt werden müssen, bitte eine neue Reservierung anlegen. RESERVIERUNG ÄNDERN Reservierungen können nur kurz nach dem Speichern geändert werden (zb Menge ändern oder Position löschen), da sie einen Tag später meist bearbeitet und ausgeliefert sind. 1. Reservierung ändern 2. letzte Reservierungsnummer wird angezeigt (eventuell nach anderer Reservierung suchen) 3. Menge kann bearbeitet werden bzw. Positionen können gelöscht werden Beim Ändern der Reservierung die letzten drei Symbole hinter dem Material beachten! Leitfaden MM (Stand: ) Isabella Zieser Seite 3

4 B = bestellt EAu = Endausgeliefert G = gelöscht Wenn das Feld EAu oder G abgehakt ist, kann die Menge nicht mehr verändert oder die Position gelöscht werden. Eine gelöschte Position kann man nicht wiederherstellen. Die Position muss neu eingeben werden. MATERIAL ANZEIGEN Mit dieser Funktion kann man sich vor dem Bestellen eines Materials zb über den Preis oder die Verfügbarkeit informieren. 1. Material & anzeigen 2. Material suchen (Reiter Materialnummer/-kurztext auswählen) 3. in der Sichtenauswahl UNI Grunddaten 1 und UNI Grunddaten 2 markieren und bestätigen 4. in der Organisationsebene bei Werk TUG1 hinterlegen und bestätigen 5. Material und Daten zum Material werden angezeigt Leitfaden MM (Stand: ) Isabella Zieser Seite 4

5 BESTELLUNG ANLEGEN Im Globalbudget wird auf L-Aufträgen (Inventar), O-Aufträgen (Sachaufwand), F-Aufträgen oder R-Aufträgen bestellt, im Drittmittelbereich auf D-Aufträgen. Lieferanten werden von Gebäude und Technik angelegt. Dafür werden der Firmenname, die Anschrift, die Zahlungsbedingungen und die UID-Nummer benötigt. Lieferanten, welche bereits im SAP angelegt sind und vor dessen Firmenname XXX steht, bitte nicht auswählen. Diese sind zum Löschen vorgemerkt! Bitte beim Auswählen der Lieferanten auf die Meldung Lieferant ist für Einkaufsorganisation TUG1 nicht angelegt achten. Bei diesen Lieferanten müssen noch die Einkaufsdaten hinterlegt werden. Dies bitte bei Gebäude und Technik Bescheid geben! 1. Bestellungen TU Graz 2. Button anlegen oder F6 (Achtung: bestehende Bestellungen können kopiert werden siehe Seite 11!) 3. Lieferant suchen/auswählen (auf die Meldung Lieferant ist für Einkaufsorganisation TUG1 nicht angelegt achten) - Bitte darauf achten, dass sie mit dem Reiter Lieferanten nach Adreßattributen suchen. Sie haben auch die Möglichkeit nach der UID-Nummer des Lieferanten zu suchen. Dafür bitte den Reiter Kreditoren nach Steuerinformationen verwenden. - Jeder Lieferant ist nur einmal mit der Adresse der Hauptzentrale angelegt. Beim Bestellen auf eine Filiale muss dieser Lieferant ausgewählt werden. In den Kopfdaten beim Reiter Anschrift können sie die Adresse dann auf ihre Bestelladresse ändern. Mit dem Button Details Anschrift kommen sie zu den Gesamtdaten des Lieferanten. Leitfaden MM (Stand: ) Isabella Zieser Seite 5

6 4. Zahlungsbedingungen prüfen/ändern (in den Kopfdaten beim Reiter Lieferung/Rechnung ) - Wenn notwendig kann in diesem Reiter auch die Währung geändert werden. Bitte die Währung immer vor der Eingabe der Positionen ändern. 5. Positionen eingeben (Achtung: Positionen können kopiert werden siehe Seite 12!) - Position - Kontierungstyp (immer F F steht für bestellen auf einen Innenauftrag) - Bestellkurztext - Bestellmenge - Bestellmengeneinheit - Datumstypbezeichnung (Tag, Woche oder Monat) - Lieferdatum - Nettopreis (Achtung: Einzelpreis oder Gesamtpreis) - Lagerort - Warengruppe - Innenauftrag (unteres Drittel bei den Positionsdetails der Reiter Kontierung ) 6. wenn notwendig im Reiter Rechnung das Steuerkennzeichen ändern 7. zusätzliche Texte eingeben (Reiter Texte im Kopf oder in den Positionsdetails) 8. zusätzliche Konditionen wie zb Rabatte eingeben (Reiter Konditionen im Kopf oder in den Positionsdetails) Leitfaden MM (Stand: ) Isabella Zieser Seite 6

7 - Texte und Konditionen können im Kopf oder in den Positionsdetails eingegeben werden. Texte/Konditionen, die im Kopf eingegeben werden, gelten für die gesamte Bestellung und Texte/Konditionen, die in den Positionsdetails eingegeben werden, gelten für die eine betreffende Position. 9. Lieferanschrift bearbeiten (Reiter Anlieferadresse ) 10. speichern 11. Bestellung drucken (Nachrichtenausgabe Bestellungen) Tipp: Bei der Eingabe der Positionen mit der Tabulatortaste bis zum Nettopreis weitergehen. Nach der Eingabe des Nettopreises mit der Enter-Taste bestätigen. Der Cursor springt dann in die nächsten Mussfelder (Lagerort, Warengruppe und Kontierung). Achtung: Sollte sich die Bestellung nicht speichern lassen, da zb ein Fehler bei der Eingabe der Positionen passiert ist oder das Budget überschritten werden würde, können sie mit dem Butten Merken die Bestellung zwischenspeichern. Bestellungen können auch ohne Wert ausgedruckt werden. Dafür vor dem Drucken der Bestellung in den Positionsdetails (unteres Drittel), im Reiter Konditionssteuerung den Haken bei Preisdruck entfernen. Leitfaden MM (Stand: ) Isabella Zieser Seite 7

8 NACHRICHT AUSGEBEN 1. Nachrichtenausgabe Bestellungen 2. Bestellnummer der letzten Bestellung wird angezeigt 3. links oben auf den Button ausführen oder F8 4. Kästchen bei neu abhaken 5. Mit dem Button Nachricht anzeigen kann die Bestellung vor dem Drucken überprüft werden. Mit den vier Symbolen erste Seite, vorige Seite können sie zwischen den Seiten der Bestellung wechseln. Mit dem grünen Pfeil können sie die Seite wieder verlassen! 6. Kästchen bei neu nochmals abhaken 7. Button Probedruck Tipp: Niemals eine Bestellung mit dem Button Nachricht ausgeben ausdrucken. In diesem Fall kann eine Bestellung kein weiteres Mal ausgedruckt werden! Leitfaden MM (Stand: ) Isabella Zieser Seite 8

9 SAP BUSINESS WORKPLACE Bestellungen werden nach dem Eingang der Rechnung in der Serviceeinrichtung Finanzen und Rechnungswesen (zentraler Rechnungseingang) im SAP Business Workplace weiterbearbeitet. Info kommt vorab per ! 1. Button SAP Business Workplace SAP Business Workplace 2. Eingang 3. Workflow: Im Workflow werden die eingescannten Rechnungen angezeigt. 4. Doppelklick auf die Rechnung (Workitem) 5. Im neuen Fenster kann nun die Rechnung weiterbearbeitet werden. Bitte beachten sie die Informationen und Aufgabenbeschreibungen der REWE in der Notizanzeige!! Leitfaden MM (Stand: ) Isabella Zieser Seite 9

10 6. Die Rechnung kann mit den Button Original aufgerufen und ausgedruckt werden. 7. Mit dem Button Bestellung anzeigen können sie ihre Bestellung bearbeiten (zb den Rechnungsbetrag ändern, den Innenauftrag ändern, usw.) 8. Mit dem Button Neues Dokument kommen sie in ein neues Fenster. Hier können sie gegebenenfalls notwendige Dateien (zb Teilnehmerliste, usw. im PDF-Format) anhängen. - Doppelklick auf das PDF-Symbol vor der Dokumentenart und ein neues Fenster Ablage von Dateien in Dokumente öffnet sich. PDF-Dokument kann nun angehängt werden. 9. Sie können beim Feld Kommentar zur Rechnungsprüfung selbst Texte eingeben, welche dann in der Notizanzeige mitgeführt werden. 10. Button MIGO : Wareneingang bestätigen bzw. ist die Rechnungsfreigabe durch das Institut oder durch die OE (hierbei entsteht der Materialbeleg) 11. Button Freigabe : die Rechnung wird zur Zahlung an die REWE weitergeleitet Leitfaden MM (Stand: ) Isabella Zieser Seite 10

11 BESTELLUNG KOPIEREN Beim Kopieren einer Bestellung kann der Lieferant geändert werden (vor dem Speichern)! Wenn zb eine Bestellung neu angelegt werden muss, weil auf einen falschen Lieferanten bestellt wurde, kann man die alte Bestellung kopieren und diese auf den neuen Lieferanten ändern. 1. Button anlegen oder F6 2. Button Belegübersicht ein Belegübersicht ein 3. Mit dem Button Selektionsvariante kann man unter den Bestellungen eines Zeitraumes Meine Bestellungen oder unter einer Bestellung Bestellung auswählen. - Meine Bestellungen : die letzten gespeicherten Bestellungen werden angezeigt - Bestellungen : Man kann eine Bestellung suchen (zb über die Bestellnummer oder über den Lieferanten) und diese Bestellung mit dem Button ausführen übernehmen. Selektionsvariante ausführen Leitfaden MM (Stand: ) Isabella Zieser Seite 11

12 4. Die Bestellnummer in den Einkaufswagen ziehen oder die Bestellnummer markieren und auf den Button übernehmen klicken. Sollte die Bestellung, welche kopiert wird, aus mehreren Positionen bestehen, müssen alle Positionen einzeln in den Einkaufswagen gezogen oder übernommen werden. übernehmen Einkaufswagen 5. Gegebenenfalls Lieferant, Texte oder Position bzw. Positionen in der Bestellung ändern. POSITION KOPIEREN Positionen können beim Anlegen einer Bestellung oder nachträglich in einer bereits gespeicherten Bestellung kopiert werden (zb Erweiterung der Bestellung aufgrund von Transportkosten). 1. Position markieren 2. Button Position kopieren Position kopieren 3. gegebenenfalls kopierte Position ändern (zb Text, Kontierung) Leitfaden MM (Stand: ) Isabella Zieser Seite 12

13 BESTELLUNG ÄNDERN 1. Bestellungen TU Graz 2. links oben Bestellung 3. andere Bestellung auswählen 4. im Fenster Beleg selektieren die Bestellnummer eingeben 5. mit dem Button anzeigen/ändern oder F7 in den Änderungsmodus wechseln anzeigen/ändern 6. Bestellung ändern und speichern Achtung: Positionen, zu welchen bereits ein Wareneingang (Materialbeleg wurde durch die Fuktion MIGO erstellt) durchgeführt wurde, dürfen NICHT geändert werden. Der Wareneingang muss zuvor storniert werden. Sollte es zu diesem Wareneingang bereits Folgebelege der REWE geben, muss dies zuvor abgeklärt werden! BESTELLUNG ODER POSITION LÖSCHEN 1. Bestellungen TU Graz 2. links oben Bestellung 3. andere Bestellung auswählen 4. im Fenster Beleg selektieren die Bestellnummer eingeben 5. mit dem Button anzeigen/ändern oder F7 in den Änderungsmodus wechseln 6. zu löschende Position oder Positionen markieren 7. Button löschen und speichern löschen Leitfaden MM (Stand: ) Isabella Zieser Seite 13

14 GUTSCHRIFT EINGEBEN/ANLEGEN 1. in der dazugehörigen Bestellung eine weitere Position anlegen 2. Haken ins Kästchen R = Retourenposition setzen und speichern MATERIALBELEG BZW. WARENEINGANG STORNIEREN 1. Bestellungen TU Graz (Bestellung aufrufen) 2. in den Positionsdetails (unteres Drittel) im Reiter Bestellentwicklung die Nummer des Materialbelegs raussuchen Bitte darauf achten, dass es sich um die richtige Position der Bestellung handelt. 3. Bestellungen TU Graz schließen und auf Warenbewegung TU Graz wechseln 4. Umstellung auf Storno und Nummer des Materialbelegs eingeben 5. die zu stornierende Position in den Detaildaten (unteres Drittel) bei Position ok abhaken, Enter-Taste und speichern Leitfaden MM (Stand: ) Isabella Zieser Seite 14

15 RECHNUNGSPLAN ZU EINER BESTELLUNG Voraussetzung für einen Rechnungsplan ist, dass die Anzahlung(en) oder Teilrechnung(en) und die Schlussrechnung von einem Innenauftrag bezahlt werden. Der Rechnungsplan kann außerdem nur bei Sachaufwendungen eingegeben werden. 1. die Nettogesamtbelastung muss in einer Zeile eingegeben werden 2. bei den Positionsdetails (unteres Drittel) im Reiter Rechnung den Button Rechnungsplan anklicken und als Rechnungsplanart Teilrechnungsplan TUG wählen und dann weiter 3. Anzahlung(en) oder Teilrechnung(en) nach Vereinbarung mit dem Lieferanten eingeben - Spalte REdatum : Datum der Anzahlung oder Teilrechnung - Spalte TBez Terminbezeichnung: 0009 Anzahlung wählen - Spalte F Fakturierungsregel: 1 für prozentuale Teilfakturierung und 2 für wertmäßige Teilfakturierung - Spalte % : Prozentwert, wenn die Fakturierungsregel 1 gewählt wurde oder Spalte Rechnungswert : Nettobetrag, wenn die Fakturierungsregel 2 gewählt wurde Es können beliebig viele Positionen für Anzahlungen/Teilrechnungen (0009) angelegt werden. Eine Überschreitung des Gesamtnettobestellwertes ist jedoch nicht möglich! Leitfaden MM (Stand: ) Isabella Zieser Seite 15

16 4. Schlussrechnung eingeben - Spalte REdatum : Datum der Schlussrechnung - Spalte TBez Terminbezeichnung: 0008 Schlussrechnung wählen - Spalte F Fakturierungsregel: 3 Schlussrechnung bei Teilfakturierung - Spalte Rechnungswert : das System berechnet automatisch den restlichen offenen Wert 5. mit dem grünen Pfeil die Seite verlassen und Bestellung erneut speichern Wichtig: Im Anschluss immer im Obligoeinzelpostenbericht das eingegebene Obligo überprüfen. Im Bericht muss der Bestellwert als Bruttowert verbucht werden!!! Sollten sie Hilfe im Modul MM Einkauf brauchen, können sie mich - Isabella Zieser (DW 6556) jeder Zeit anrufen! Leitfaden MM (Stand: ) Isabella Zieser Seite 16