Spesenreglement für Non-Profit-Organisationen (NPO)

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1 Spesenreglement für Non-Profit-Organisationen (NPO) Auszug aus Kreisschreiben der Steuerverwaltung des Kantons Bern vom 18. Januar 2008 Spesenreglemente für Non-Profit-Organisationen (NPO) Rahmenbedingungen 1. Non-Profit-Organisationen Non-Profit-Organisationen sind Organisationen mit einem ideellen, öffentlichen oder gemeinnützigen Zweck, die keinen Erwerbszweck verfolgen. Zu den Organisationen mit ideellen Zwecken gehören insbesondere (Orts-)Vereine und Stiftungen. In solchen Organisationen leisten viele freiwillig Arbeitende Dienste, ohne dafür eine Entschädigung zu erhalten. Nachfolgend wird dargelegt, für welche Leistungen ein Lohnausweis auszustellen ist. 2. Unentgeltliche Freiwilligenarbeit Wird freiwillig geleistete Arbeit, auch Gratisarbeit genannt, nicht entschädigt, ist grundsätzlich kein Lohnausweis auszustellen. Werden Entschädigungen nur gemäss dem nachfolgenden Muster-Spesenreglement entrichtet (Auslagenersatz, Spesen), muss kein Lohnausweis ausgestellt werden. Wird zusätzlich zu Entschädigungen gemäss dem Muster-Spesenreglement eine Entschädigung für Dienstleistungen bezahlt, ist immer ein Lohnausweis auszustellen. 3. Entschädigung für Auslagen (Spesenersatz) Werden freiwillig Arbeitenden Auslagen vergütet, die ihnen in unmittelbarem Zusammenhang mit der Freiwilligenarbeit entstehen, ist grundsätzlich ein Lohnausweis auszustellen. Um jedoch unverhältnismässigen Aufwand zu vermeiden, muss freiwillig Arbeitenden, denen nur Auslagen im Zusammenhang mit ihrem Arbeitseinsatz ersetzt werden, dann kein Lohnausweis ausgestellt werden, wenn die Bedingungen des nachfolgenden Muster-Spesenreglements für NPO eingehalten werden. In diesem Fall ist ein internes, nicht von der kantonalen Steuerverwaltung zu genehmigendes Spesenreglement zu erstellen, das den Steuerbehörden nur auf Verlangen vorzulegen oder zuzustellen ist. Werden andere oder höhere Entschädigungen ausgerichtet als im nachfolgenden Muster- Spesenreglement für NPO vorgesehen, ist ein Lohnausweis auszustellen.

2 4. Genehmigtes Spesenreglement NPO können, wo es der Rechtssicherheit dient oder wenn begründete Abweichungen zum Muster-Spesenreglement erforderlich sind, ihre Spesenreglemente dem Sitzkanton zur Genehmigung unterbreiten.

3 Spesenreglement 1. Allgemeines 1.1. Geltungsbereich Dieses Spesenreglement gilt für alle Mitglieder des Vorstandes von BPW Switzerland, Club Langenthal/Huttwil, die Freiwilligenarbeit leisten, sowie für Mitglieder dieses Clubs, welche im Auftrag des Clubs oder des Vorstands ein Projekt ausführen. Die Freiwilligenarbeit erfolgt ohne Entschädigung. Es werden nur die im Zusammenhang mit dieser Arbeit anfallenden Spesen ersetzt Definition des Spesenbegriffs Als Spesen gelten die Auslagen, die im üblichen Rahmen der Freiwilligenarbeit anfallen Grundsatz der Spesenrückerstattung Die Spesen werden grundsätzlich effektiv nach Spesenereignis und gegen Originalbeleg abgerechnet. Pauschalen werden nur in den nachfolgend angeführten Ausnahmefällen gewährt.

4 2. Übrige Kosten / Pauschalen Für die übrigen Spesen können Pauschalen laut nachstehenden Höchstbeträgen ausbezahlt werden: - Für die Teilnahme an der Delegiertenversammlung (2 x jährlich) erhalten max. 2 Delegierte je Anlass eine Pauschale von je CHF vergütet. - Für die Teilnahme an europäischen und internationalen Anlässen können pro Anlass ( je alle 3 Jahre, Europäische Anlässe beginnend im Jahr 2016, dann 2019, etc. / Internationale Anässe beginnend im Jahr 2014, dann 2017, etc.) an maximal 2 Personen je maximal CHF als Pauschale für die Teilnahme vergütet werden (Teilnahmegebühr und Auslagenersatz). Dieser Betrag ist in den jährlichen Budgets mit je CHF zu berücksichtigen und wird im entsprechenden Kongressjahr mit Total max. CHF ausbezahlt, also erstmals frühestens im Jahr Dafür wird in der jährlichen Rechnung des Clubs eine Rückstellung gebildet, welche im Jahr des Anlasses aufgelöst wird. - An diejenigen Vorstandsmitglieder, bei welchen aufgrund Ihrer Tätigkeit für BPW Switzerland, Club L thal/huttwil entsprechende Unkosten (z.b. Telefon, Büromaterial, etc.) anfallen, werden jährlich ein Beitrag von CHF als Entschädigungspauschale überwiesen. - Honorare für Vorträge von Nichtmitgliedern von BPW Switzerland, Club L thal/huttwil, werden mit max. CHF entschädigt. Ausnahmen müssen vom Vorstand genehmigt werden. Allfällige Honorarverzichte können einem Projekt gutgeschrieben werden. Die vorstehenden Beträge sind in den jährlichen Budgets zu berücksichtigen. Die Spesenpauschale muss in etwa den effektiven Auslagen entsprechen. 3. Spesenabrechnung und Visum Die Spesenabrechnungen sind monatlich (oder quartalweise) zu erstellen und zusammen mit den entsprechenden Spesenbelegen der zuständigen Stelle zum Visum vorzulegen. Belege, die der Spesenabrechnung beigelegt werden müssen, sind Originaldokumente wie Quittungen, quittierte Rechnungen und Kassenbons. Spesenausgaben bis zu CHF liegen in der Kompetenz jedes einzelnen Vorstands-Mitgliedes. Ab CHF ist diese Kompetenz bei der Verantwortlichen Finanzen und/oder der Präsidentin kollektiv zu Zweien. Vorstandsmitgliedern oder beauftragten Mitgliedern können für einzelne Geschäfte für einen im Voraus bezifferten Betrag die Kompetenzen übertragen werden. Zu bezahlende Rechnungen über CHF müssen von der Präsidentin oder der Projektverantwortlichen und der Finanzverantwortlichen kontrolliert und visiert werden.

5 4. Lohnausweis Für freiwillig Mitarbeitende, deren Auslagen nach diesem Reglement vergütet werden, kann auf das Ausstellen eines Lohnausweises verzichtet werden. Wird jedoch ein Lohnausweis erstellt, z.b. weil ein Lohn ausbezahlt wurde, sind die Pauschalspesen im Lohnausweis unter Ziffer 13.2 betragsmässig aufzuführen. 5. Gültigkeit Dieses Spesenreglement wurde der Steuerverwaltung des Kantons Bern nicht zur Genehmigung unterbreitet, es entspricht jedoch dem Rahmen und Höchstbeträgen des Muster- Spesenreglements von NPO, wie es laut Kreisschreiben vom 18. Januar 2008 von der Steuerverwaltung des Kantons Bern herausgegeben wurde. Dieses Spesenreglement erlangt Gültigkeit durch Genehmigung an der Mitgliederversammlung. BPW Switzerland, Club Langenthal/Huttwil verzichtet auf die betragsmässige Bescheinigung der nach tatsächlichem Aufwand abgerechneten Spesen in den Lohnausweisen. Jede Änderung dieses Spesenreglements oder wenn es ersatzlos aufgehoben wird ist der Mitgliederversammlung zu unterbreiten und erlangt erst Gültigkeit durch ihre Annahme. 6. Inkrafttreten Das vorliegende Spesenreglement ist an der Mitgliederversammlung vom 14. März 2013 angenommen worden. Es tritt mit der Genehmigung vom 18. November 2013 durch den Zentralvorstand des BPW Switzerland rückwirkend per 1. Januar 2013 in Kraft.