Zentrale Vergabestelle. WICHTIG Informationen für Planer. Allgemein: Grundsätze. Vom Planer zu erbringende Leistungen:

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1 Zentrale Vergabestelle WICHTIG Informationen für Planer Allgemein: Seit Juli 2011 werden Vergabeunterlagen der Stadt Griesheim zu Ausschreibungen auf elektronischem Wege zur Verfügung gestellt. Neben den unten aufgeführten Vorgaben bitten wir Sie, insbesondere auch folgende Hinweise zu beachten: Alle Unterlagen sind direkt an die zu versenden. Von dort werden die Unterlagen zur Prüfung an den zuständigen Sachbearbeiter bzw. Projektleiter weitergeleitet! Bitte senden Sie pro Gewerk nur eine mit allen entsprechenden Unterlagen. Auf die Übersendung von Datenträgern und Speichermedien muss verzichtet werden. Wir bitten zu beachten, dass der Teil C der VOB Bestandteil der Ausschreibung ist, auf eine Aufzählung der jeweils einzuhaltenden DIN-Normen kann daher verzichtet werden. Bietergespräche sind grundsätzlich unter Einbeziehung der Vergabestelle abzuhalten. Die zu klärenden Punkte sind vorab per mitzuteilen. Grundsätze Das von Ihnen zu liefernde Leistungsverzeichnis MUSS anonymisiert werden, d. h. es darf kein Hinweis auf das planende Büro vorhanden sein; auch nicht als Kopfzeile beim Leistungsverzeichnis selbst. Während der Angebotsfrist (von Veröffentlichung bis zur Submission) ist es Ihnen gem. aktueller Gesetzeslage untersagt, Bietern direkt Auskunft zu den Leistungsverzeichnissen zu erteilen (Gebot der Gleichbehandlung). Bieter müssen ihre Anfragen direkt per an vergabestelle@griesheim.de oder über die Nachrichtenfunktion auf der Vergabeplattform subreport schicken. Die durch die Vergabestelle anonymisierten Bieterfragen erhalten Sie als Planer zur Beantwortung. Damit soll erreicht werden, dass alle Bieter die neuen Informationen, die sich aus der Anfrage ergeben, erhalten. Sollte dies nicht geschehen, muss die Ausschreibung aufgehoben werden!!! Vom Planer zu erbringende Leistungen: 1. Das Leistungsverzeichnis ist grundsätzlich im Format Datenart 81 und 82 (GAEB 1990 und evt. zusätzlich GAEB 2000) und als pdf abzugeben Bieterstoppstellen (Fabrikats- und Typenabfragen) sind in ein Bieterangabenverzeichnis (excel) einzutragen. Hier ist jedoch darauf zu achten, dass in den Feldern, die von Ihnen ausgefüllt werden, die Textfelder zu entfernen sind. Textfelder dürfen nur in Feldern zu sehen sein, die vom Bieter auszufüllen sind. Seite 1 von 5

2 Positionsverknüpfungen, falls verwendet, müssen aktiviert sein (z.b. Wie- Positionen). Bei Pauschalpositionen ist der Schätzkostenbetrag im Einheitspreis einzutragen! Vorbemerkungen sind als Fließtext und nicht als Position anzulegen. Der Kurztext ist nur eine Zusammenfassung des Langtextes, der gesamte Positionstext steht im Langtext. 2. Pläne falls erforderlich, grundsätzlich im pdf-format und ohne Angaben zum planenden Büro! Grundsätzlich mitzuliefern sind: Lageplan des Gebäudes 3. Anlagen in pdf (z. B. Gutachten, Statik etc.) Die Unterlagen werden immer wie folgt bei subreport ELViS eingestellt, die fett markierten Unterlagen werden in der Regel vom Planer erstellt: 00-VHB-Formulare 01-LV-Langtext_pdf 02-GAEB-Datei d Planunterlagen_pdf 04-Bauzeitenplan_pdf 05-Bieterangabenverzeichnis 06-Fotos_pdf 07-Gutachten_pdf 08-Statik_pfd 09-Technische Richtlinie Energie der Stadt Griesheim 10-Verpflichtungserklärung Tariftreue und Mindestlohn 11-Abschließende Nachweisliste_pdf 12-Bekanntmachungstext_pdf 13-Hinweis für Bieter_pdf 14-zu 214-Weitere Besondere Vertragsbedingungen.pdf 15-Sonstiges Die Unterlagen sind der Vergabestelle mindestens 10 Arbeitstage (2 Wochen) vor der Veröffentlichung (im Regelfall mittwochs und samstags) per zu übersenden! 4. Beschränkte Ausschreibungen: Hier benötigen wir vom Planer ein zusätzliches word-dokument. Dieses muss für alle vorgeschlagenen Bieter die folgenden Angaben enthalten: vollständiger Name und Anschrift der Firma Ansprechpartner mit aktueller Telefonnummer Aktuelle -Adresse 5. Nachweise, die mit dem Angebot abzugeben sind: Falls die Bieter gem. den Vorgaben des Planers im LV (in den Vorbemerkungen und/oder im Leistungsverzeichnis) zur Angebotsabgabe Nachweise, Bescheinigungen oder ähnliches zwingend abzugeben haben, benötigen wir auch hierfür ein Worddokument mit folgendem Inhalt: Seite 2 von 5

3 genaue Bezeichnung des Nachweises oder der Bescheinigung Bezug im LV (Vorbemerkung zu Titel.. oder in Pos. ) Bitte genau prüfen, welche Nachweise bzw. Bescheinigungen bereits bei Angebotsabgabe erforderlich sind!!! Die meisten Unterlagen können auch auf Verlangen der Vergabestelle eingefordert werden. Es ist wenig sinnvoll von allen Bietern Nachweise und Bescheinigungen zu fordern. Viel besser ist es diese Unterlagen nur von den Bietern zu verlangen (auf Anforderung der Vergabestelle), die in der engeren Wahl für die Beauftragung sind. 6. Abgabe der Ausschreibung bei der Vergabestelle: Um neu eingegangene Vergabeunterlagen zuordnen zu können, bitten wir Sie bei der Übersendung der Unterlagen per folgende Informationen immer anzugeben: Maßnahme: Gewerk / Leistung Sachbearbeiter / Projektleiter der Stadt Griesheim Planer Telefonnummer Planer Arbeitsweise beim Bieterangabenverzeichnis: 1. In LV-Positionen mit Nennung von Fabrikat / Typ ist der Textzusatz oder gleichwertig erforderlich, um die Forderung der VOB/VOL nach produktneutraler Ausschreibung zu erfüllen. Es sind keine Bestellnummern, Anschriften oder Telefonnummern anzugeben oder abzufragen. 2. Für LVs, die Positionen mit Fabrikatsangaben enthalten, ist vom LV-Ersteller ein Bieterangabenverzeichnis als.doc Datei zu fertigen (Anlage 05 der Vergabeunterlagen) Vorlage auf unserer homepage. 3. Falls Fabrikat / Typ oder gleichwertig in einer Leitbeschreibung genannt werden, ist auf die Nennung und den Zusatz oder gleichwertig in den darauf folgenden Positionen zu verzichten. 4. Falls im LV eine Bieterangabe ohne Nennung eines Fabrikates abgefragt wird, muss im Bieterangabenverzeichnis hierfür eine entsprechende Zeile eingerichtet werden. In dieser Zeile wird die Titel- oder Positionsnummer mit dem Beschreibungs-Stichwort ohne Nennung von Fabrikat / Typ durch den LV-Ersteller eingetragen. Unter der Abfrage im LV muss folgender Hinweis stehen: Eintrag im Bieterangabenverzeichnis erforderlich. Diese Art der Abfrage soll jedoch auf Grund der schwierigen Prüfung der Gleichwertigkeit der von den Bietern gemachten Angaben nur im Ausnahmefall vorgenommen werden. 5. Wie auf den Formblättern gefordert, muss das Bieterangabenverzeichnis vom Bieter in Abhängigkeit seines Angebotes abgegeben werden. 6. Beim Nichtausfüllen oder der Nichtabgabe des Bieterangabenverzeichnisses greift der rote Hinweistext zu Beginn des Bieterangabenverzeichnisses. Nummerierung LV Info: D81 - Leistungsbeschreibung Austausch zwischen Planer und Bauherr (ohne Kosten) D82 - Kostensatz Austausch zwischen Planer und Bauherr (mit Kosten) Seite 3 von 5

4 D83 - Angebotsaufforderung LV für den Bieter D84 - Angebotsabgabe LV mit Positionsnummern und Preisen vom Bieter D85 - Nebenangebot Zusatzangebote vom Bieter D86 - Auftrags-LV LV mit Text und Preisen als Vertragsgrundlage Die richtige Voreinstellung der Nummerierung ist für den GAEB-Versand notwendig, da es sonst zu Übertragungsproblemen kommen kann. Um während der späteren Bauzeit die Vorteile des elektronischen Aufmasses (DA 11) nutzen zu können, wird die REB-Nummerierung (Regelung elektronischer Bauabrechnung) gefordert: 01 Los / Gewerk Titel Position Vorbemerkungen Bei der Erstellung der zusätzlichen Vorbemerkungen ist zu beachten, dass viele Punkte bereits über die EVM-Formblätter abgedeckt sind. Sollten Informationen doppelt enthalten sein, birgt dies immer das Risiko eines Widerspruchs in der Ausschreibung. Deshalb überprüfen Sie bitte, welche Informationen bereits in den Formblättern enthalten sind. LV-Überarbeitung Sollte nach der Prüfung durch den Projektleiter sowie der Vergabestelle Änderungen im LV und ggf. in den Anlagen erforderlich sein, erhalten Sie von uns eine mit der Bitte, die Unterlagen entsprechend der Kommentare zu überarbeiten. Im Anschluss daran bitten wir Sie, uns ausschließlich die überarbeiteten Unterlagen erneut zu übersenden. Es führt sonst ggf. zu Verwirrungen, wenn uns noch einmal das komplette Ausschreibungspaket zugesandt wird. Vergabevorschlag Der Vergabevorschlag wird immer vom Sachbearbeiter/Projektleiter/Planer erstellt. Der fertige Vergabevorschlag ist vorab in Textform per Mail bei der Vergabestelle zur Prüfung und Freigabe einzureichen. Nach erfolgter Freigabe wird der Vergabevorschlag von Ihnen mit den restlichen Unterlagen schriftlich in Papierform eingereicht. Bitte beachten Sie, dass fehlende Erklärungen und/oder Nachweise gem. den gesetzlichen Bestimmungen immer schriftlich nachzufordern sind. Dabei ist zwingend die Fristsetzung der jeweiligen Gesetzesgrundlage zu beachten!! Legt ein Bieter innerhalb dieser Frist die Unterlagen nicht vor, ist sein Angebot zwingend von der weiteren Wertung auszuschliessen!! Unterschreitet das Angebot des Bestbieters die qualifizierte Kostenberechnung um mehr als 10%, so reicht die Einschätzung das Angebot ist auskömmlich kalkuliert nicht aus. Hier ist eine ausführliche Begründung erforderlich. Ggf. sind bei einer Ausschreibung nach der VOB die Formblätter EVM 221 und 222 vom Bieter (mit Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes) ausgefüllt anzufordern. Seite 4 von 5

5 Präqualifikation Die Bieter haben die Möglichkeit, sich in ein Präqualifikationsregister eintragen zu lassen. Dort werden folgende Daten hinterlegt: - Umsatz - Referenzen - Personal - Berufsgenossenschaft - und weitere Angaben Ist ein Bieter nicht präqualifiziert muss er zwingend das Formblatt 124 Eigenerklärung zur Eignung abgeben. Die meisten Bieter sind jedoch auf folgenden Seiten präqualifiziert: PQ-Verein ( Hess. Präqualifikationsregister ( Dort können die allgemeinen Geschäftsdaten von jedem frei eingesehen werden. Werden weitergehende Informationen benötigt, ist dafür ein Zugang erforderlich. Bei beiden Registern ist die Vergabestelle Griesheim gemeldet. Sollten Sie zur Erstellung des Vergabevorschlages Informationen benötigen, wenden Sie sich bitte an die Vergabestelle. Bei der Erstellung von Vergabeempfehlungen ist bei präqualifizierten Bietern folgendes zu beachten: Nach dem Einstellen der Dokumente im Register findet eine Vorprüfung der dort eingestellten Dokumente statt. Diese Vorprüfung wird von den Mitarbeitern des Registers vorgenommen. Die Prüfung bezieht sich jedoch nicht auf die eingestellten Referenzen. Diese Überprüfung muss also vom Sachbearbeiter / Projektleiter / Planer im Zuge der Erstellung der Vergabeempfehlung durchgeführt werden. Bei Fragen helfen wir Ihnen selbstverständlich weiter Doris Karg Heiko Dilling oder unter vergabestelle@griesheim.de Seite 5 von 5