ARCHIVIERUNG EINRICHTUNG

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1 ARCHIVIERUNG EINRICHTUNG Skyfillers Kundenhandbuch INHALT Generell Einrichtung und Aktivierung der Archivierung Hinzufügen einer Ausnahme Archiv-Suche im Control Panel s als privat markieren Archivgröße anzeigen s zustellen Revisionszugang Einrichtung und Nutzung Revision starten Revisionslog einsehen Archivierung - Einrichtung Stand: 12/ von 7

2 Generell In den folgenden Schritten wird die Einrichtung des Archivierungsservices von erklärt. Hinweis: Die Nutzung der Archivierung setzt die Nutzung unseres Spam- & Virenfilters voraus. Bitte beachten Sie, dass zunächst nur externe Mails archiviert werden. Dazu muss die - Filterung fu r eingehende Nachrichten aktiviert sein, um diese archivieren zu können. Um ausgehende s archivieren zu können, mu ssen diese u ber unseren Spamfilter Service versendet werden. Die Archivierung interner s ist u ber Umwege möglich: U ber die Einrichtung eines Journaling- Postfaches gelangen die Mails ebenfalls in Ihr -Archiv. Anleitungen hierzu erhalten Sie entweder von Ihrem Provider oder Ihrem Mailserver-Anbieter. Andernfalls steht Ihnen der Support von Hornetsecurity gerne zur Verfu gung. 1. Einrichtung und Aktivierung der Archivierung Wechseln Sie zunächst in den Bereich Management, wo Sie die gewünschte Domain auswählen können. Anschließend klicken Sie auf die Reiter und Archivierung, wählen die zu archivierende Domain sowie die Dauer der Archivierung aus und fu gen die Domain hinzu. Ein kurzer Warnhinweis macht Sie darauf aufmerksam, dass die Mails nun kostenpflichtig archiviert werden. Archivierung - Einrichtung Stand: 12/ von 7

3 Bestätigen Sie das Aktivieren der Domains zunächst mit OK und anschließend mit werden ab sofort alle ein- und ausgehenden s archviert., so Hinweis zur Archivierung bzw. Aufbewahrungsfrist der Mails im Archiv: Die Mails aus dem Archiv werden nach n+1 Jahren automatisch gelöscht. Hierbei ist n die Anzahl der Jahre die als Archivdauer im Control Panel für die Domain bzw. abweichend für den Benutzer eingestellt wurde. 2. Hinzufügen einer Ausnahme Wenn Sie beispielsweise einen Betriebsrat oder andere Nutzer haben, die von der Archivierung aus Datenschutzgru nden ausgeschlossen werden sollen, können Sie diese in der Ausnahmenliste hinzufügen. Wählen Sie den Benutzer oder die Gruppe aus der Drop-Down-Liste aus und bestimmen die abweichende Archivdauer. Soll ein Benutzer oder eine Gruppe von der Archivierung ausgeschlossen werden, können Sie zwischen zwei Optionen wählen: + Deaktivierung eines Benutzers oder einer Gruppe: s fu r den Benutzer/die Gruppe werden im eigenen Archiv des Nutzers/der Gruppe nicht archiviert. + Alle: Der gesamte -Verkehr mit der Gruppe/dem Benutzer wird nicht archiviert. 3. Archiv-Suche im Control Panel U ber die Archivsuche im Bereich Arbeitsplatz des Control Panels haben Benutzer die Möglichkeit, direkt nach archivierten s zu suchen. Administratoren können lediglich den verlauf innerhalb des Archivs einsehen. Inhalte oder beigefu gte Dokumente sind nicht einsehbar. Archivierung - Einrichtung Stand: 12/ von 7

4 Hinweis: Bitte beachten Sie, dass eine vollständige Indexierung neuer s im Durchschnitt 24 Stunden andauern kann. Neue s sind anschließend auch über die Volltextsuche auffindbar. Die Volltextsuche durchsucht den Header und Body einer . Die Suchfunktion unterstuẗzt dabei die folgenden Suchfunktionalitäten: + Sie können nach Teilen vom ersten Zeichen eines Begriffs oder einem gesamten Begriff suchen. Bitte beachten Sofern Sie also nach dem Begriff Name suchen, werden Ihnen alle Ergebnisse die im Begriff den Teil Name beinhalten angezeigt (z.b. auch Namen, Namenschilder,...). + Sofern Sie den Suchbegriff mittels Anfuḧrungszeichen [ ] eingrenzen, werden Ihnen die exakten Suchergebisse zu Name angezeigt. + Sie können mit den Anführungszeichen auch eine Phrase verwenden, z.b. den Suchbegriff [ Beleg für Rechnung vom ]. Angezeigt werden als Ergebnisse dann alle s, die exakt diese Phrase beinhalten. Es können auch Trennzeichen wie Komma, Punkt, Leerzeichen verwendet werden s als privat markieren Der Administrator kann eine archivierte als privat markieren. Benutzern kann diese Option ebenfalls freigegeben werden. Um die Revisionssicherheit nach GDPdU zu gewährleisten, wird die im Archiv als privat gekennzeichnete leicht abgedunkelt angezeigt und lässt sich anschließend von keinem Revisor oder Benutzer mehr betrachten. Ausschließlich der Support von Hornetsecurity kann eine als privat markierte wieder lesbar machen Archivgröße anzeigen In der -Suche lässt sich die aktuelle Archivgröße anzeigen. Klicken Sie dazu auf den Button Load size. Anschließend wird Ihnen die Archivgröße für das aktuelle Jahr, sowie die aktuelle Gesamtgröße in Megabyte angezeigt. Archivierung - Einrichtung Stand: 12/ von 7

5 3.3. s zustellen Sind Sie als Benutzer angemeldet, können Sie Ihre eigenen Mails aus dem Archiv einsehen und sich diese erneut zustellen. Über den Administrationszugriff können ebenfalls s aus dem Archiv an den ursprünglichen Benutzer zugestellt werden. Sollten Sie als Revisor angemeldet sein und den Revisionszugriff gestartet haben (wie in Kapitel 4 erklärt), können Sie sich die an Ihre genutzte Revisionsadresse zustellen. 4. Revisionszugang Einrichtung und Nutzung Im Management des Control Panels können Administratoren im Bereich der Archivierung einen revisionsberechtigten Benutzer einrichten. Nutzen Sie hierzu den Reiter Revisionszugang und bestätigen die Aktivierung mit dem Häkchen. Sie können nun aus der im Control Panel registrierten Benutzerliste eine -Adresse fu r den Zugang auswählen. Der revisionsberechtigte Nutzer meldet sich später am Control Panel über das eigene Passwort an. Damit der Revisionszugang fu r diesen Benutzer zur Verfügung steht, muss angegeben werden, wie lange der Revisionszugang aktiv sein soll und aus welchem Zeitraum s einsehbar sein du rfen. Archivierung - Einrichtung Stand: 12/ von 7

6 U ber die Funktion des 4-Augen-Prinzips muss ein weiterer Benutzer freigeschaltet werden, ansonsten ist eine Revision nicht möglich. Bevor die Revision gestartet werden kann, muss der zweite Revisor mit Hilfe seines eigenen Passworts den Start bestätigen Revision starten Der Revisor meldet sich mit seinen Zugangsdaten am Control Panel an: Anschließend kann er im Archiv mit dem Button Revision starten mit dem Audit beginnen: Der zweite Revisor wird aufgefordert, die gestartete Revision mit seinem Passwort zu bestätigen: Anschließend können alle Mails der Domain u ber die Vorschau angezeigt oder über die Zustellen- Funktion an die Revisor-Mailadresse direkt zugestellt werden. Archivierung - Einrichtung Stand: 12/ von 7

7 Ist die Revision erfolgreich abgeschlossen, schließt der Revisor den Vorgang mit Klick auf Revision beenden Revisionslog einsehen In der Administrationsrolle kann das Revisionslog eingesehen werden. Die dort enthaltenen Informationen zeigen alle Mails, die sich der Revisor in den Sitzungen angezeigt oder zugestellt hat. Außerdem wird protokolliert, Archivierung - Einrichtung Stand: 12/ von 7