Auditbericht DIN EN ISO Überwachungsaudit

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1 Gesellschaft der Deutschen Wirtschaft zur Förderung und Zertifizierung von Qualitätssicherungssystemen in der Beruflichen Bildung mbh Auditbericht DIN EN ISO Überwachungsaudit Landesinstitut für Pädagogik und Medien Kundennummer: 16160

2 Kundenorganisation: Adresse: Beauftragter der Leitung: Landesinstitut für Pädagogik und Medien Beethovenstraße 26, Saarbrücken Herr Meyer Auditkriterien: DIN EN ISO 9001:2008 Qualitätsmanagementsysteme Anforderungen Geprüfte Dokumente: Geltungsbereich: QM-Handbuch, freigegeben am Zertifizierungsantrag vom Das Qualitätsmanagementsystem gilt für die oben aufgeführte Anschrift. Entwicklung, Planung und Durchführung von Lehrerfort- und Weiterbildungsmaßnahmen der saarländischen Lehrer/innen Auditdatum: AuditorIn: Co-AuditorIn: Weitere Begleitpersonen: Datum: Barbara Heikaus xxxx Herr Meyer Unterschrift AuditorIn: Rev. 00 gültig ab Seite 2 von 10

3 Inhaltsverzeichnis Bewertung von Feststellungen 4 1. Unternehmens- und Auditdaten allgemein 5 2. Allgemeines 5 3. Zusammenfassung 5 4. Managementprozesse 6 5. Dienstleistungsprozesse 7 6. Unterstützungsprozesse 8 7. Verbesserungsprozesse 9 8. QM-Prozesse 10 Im weiteren Bericht wird bei vielen Bezeichnungen die männliche Form gewählt. Dies bedeutet keine Diskriminierung weiblicher Stelleninhaber, sondern dient lediglich der Vereinfachung. Diese Bezeichnungen beziehen sich jeweils auf weibliche und männliche Stelleninhaber. Rev. 00 gültig ab Seite 3 von 10

4 Bewertung von Feststellungen Hauptabweichung (A): Die Anforderungen der Bezugsnorm sind nicht nachweisbar bzw. nicht geeignet umgesetzt. Es müssen umfangreiche Korrekturmaßnahmen eingeleitet werden. Die Wirksamkeit der Korrekturmaßnahmen muss in einem Nachaudit überprüft werden. Dies gilt für alle Auditarten. Abweichung (B): Die Anforderungen der Bezugsnorm sind größtenteils nachweisbar und wirksam umgesetzt. Eine Abweichung tritt jedoch systematisch auf. Es müssen geeignete Korrekturmaßnahmen vor der Zertifikatserteilung durchgeführt werden. Im Überwachungsaudit ist durch den Auditor eine angemessene Frist zur Behebung der Abweichung (B) festzulegen. Die normgerechte Behebung der Abweichung wird vom Auditor an CERTQUA zurückgemeldet und ist im nächstfolgenden Auditbericht zu dokumentieren. Einzelabweichung (C): Die Anforderungen der Bezugsnorm sind nachweisbar und wirksam umgesetzt. Es handelt sich um einen Einzelfehler. Es müssen geeignete Korrekturmaßnahmen bis zum Folgeaudit durchgeführt werden. Die Behebung der Einzelabweichung (C) ist im Folgeaudit zu prüfen. Die normgerechte Behebung der Einzelabweichung ist im Auditbericht zu dokumentieren. Rev. 00 gültig ab Seite 4 von 10

5 1. Unternehmens- und Auditdaten allgemein Interviewpartner Siehe Auditunterlagen 2. Allgemeines In diesem Jahr steht für das Landesinstitut für Pädagogik und Medien (im Folgenden LPM) das 1. Überwachungsaudit nach der Re-Zertifizierung DIN EN ISO 9001:2008 an. Das Qualitätsmanagementsystem des LPM ist nach der DIN EN ISO 9001:2008, prozessorientiert aufgebaut. Die QM-Dokumentation unterteilt sich in QM-Handbuch, Prozessanweisungen und mitgeltende Dokumente. Die QM-Dokumentation wird den Mitarbeitern ausschließlich elektronisch über das Internet, per Login, zur Verfügung gestellt. Nur diese Version ist aktuell. Das Qualitätsmanagement setzt die Forderungen der DIN EN ISO 9001:2008 um. 3. Zusammenfassung Zusammengefasst sind hier die Auditergebnisse schriftlich dargelegt, die ebenfalls Inhalt der Abschlussbesprechung waren. Auf den Stichprobencharakter des Audits wurde hingewiesen. Es wurden neun Interviews geführt und 52 Dokumente eingesehen. Das durchgeführte Audit hatte folgende Punkte zur Zielsetzung Überprüfung der Konformität des Managementsystems des Kunden oder von Teilen dieses Managementsystems mit den unten aufgeführten Auditkriterien; Beurteilung der Fähigkeit des Managementsystems, die Erfüllung der geltenden gesetzlichen, behördlichen und vertraglichen Anforderungen durch die Kundenorganisation sicherzustellen; Beurteilung der Wirksamkeit des Managementsystems in Bezug auf die Sicherstellung, dass die Kundenorganisation dauerhaft ihre festgelegten Ziele erfüllt und falls anwendbar, die Nennung von Bereichen für mögliche Verbesserungen des Managementsystems. Auditergebnis: Es wird bestätigt, dass die Anforderungen des auf dem Deckblatt benannten Regelwerks umgesetzt werden und die Aufrechterhaltung der Zertifizierung der Kundenorganisation empfohlen werden kann. Zeichennutzung: Bezüglich der Zeichennutzung wurde darauf hingewiesen, wie das CERTQUA-Zeichen auf Briefpapier, Flyern etc. zu verwenden ist. Rev. 00 gültig ab Seite 5 von 10

6 4. Managementprozesse ISO 9001 Kapitel 4.1/5.1/5.2/5.3/5.4.1/ /5.6/6.1/6.3 Allgemeines/Positive Aspekte: Das LPM hat seit mehreren Jahren ein QM-System gemäß der internationalen Norm DIN EN ISO 9001:2008 aufgebaut, dokumentiert und verwirklicht. Der Leiter des LPM, Herr Dr. Burkhard Jellonek, stellt im Interview die Bedeutung und Weiterentwicklung des QMS dar. Die Managementbewertung LPM vom war Gegenstand des Gesprächs. In den Fachbereichsbesprechungen hat das Qualitätsmanagement den festen Tagesordnungspunkt erhalten. (vgl. Liste der eingesehenen Dokumente). In diesem Zusammenhang wurden stichprobenartig für das QM-System erforderliche Prozesse identifiziert, Abfolgen und Wechselwirkungen definiert, Kriterien zur Messung festgelegt, erforderliche Ressourcen zur Prozessdurchführung ermittelt und Maßnahmen zur kontinuierlichen Verbesserung des QM-Systems im Audit entsprechend dargelegt. Das QM-System bezieht sich auf den von dem LPM angegebenen Geltungsbereich, mit Ausnahme der Landeszentrale für politische Bildung. Die Grundsätze des QM-Systems sind bekannt und werden weiterentwickelt. Durch regelmäßig stattfindende interne Besprechungen wird der Austausch bezüglich der Prozesswirksamkeit entsprechend nachweislich dokumentiert und dargelegt. Qualitätspolitik, Leitbild und Qualitätsziele sind formuliert und werden hinterfragt. Das implementierte QM-System zeigt Entfaltungen und Verbesserungen sowie Weiterentwicklungen. Die Qualitätspolitik orientiert sich nachweisbar an dem Zweck der LPM. Die im Audit nachvollzogenen Verfahren sind konsequent auf die kontinuierliche Verbesserung des bestehenden QM-Systems ausgerichtet. Dies konnte anhand von Verbesserungen nicht zuletzt im Bereich des Seminarangebotes dargelegt werden. Die Qualitätsziele sind an den Kunden-und Mitarbeiterbedürfnissen ausgerichtet. Im vergangenen Jahr standen die Verbesserung des Institutsklimas, die Optimierung der internen Kommunikation und die Vernetzung der Fachbereiche, im Fokus. Der Institutstag wurde erstmalig als extern moderierter Prozess begleiten. Daraus ergaben sich verschiedene Gesprächsrunden, Coaching Prozesse, eine Kümmergruppe und die Haus und Hof- Gruppe. Die Wirkung der eingeleiteten Maßnahmen wird mit Hilfe der Mitarbeiterbefragung in 2016 ermittelt. Ziele werden regelmäßig und systematisch evaluiert. Die Zielerreichung wird intern kommuniziert. Die Ziele sind nach den SMART-Kriterien formuliert. (vgl. Liste der eingesehenen Dokumente). Festgestellte Abweichungen: keine Verbesserungspotential: keins Rev. 00 gültig ab Seite 6 von 10

7 5. Dienstleistungsprozesse ISO 9001 Kapitel 7.1/ /7.3/7.5.1,4,5/8.5.2,3 Allgemeines/Positive Aspekte: Im Audit wurden beherrschte Prozesse vorgefunden. Zu sämtlichen wertschöpfenden Prozessen konnten Konzeptionen und Planungsunterlagen vorgelegt werden. Die Planung der Fortbildungsangebote konnte durch ein abgestimmtes Planungssystem umfassend, nachgewiesen werden. Hierzu wurden Zeitpläne sowie, Mailverkehr, Fortbildungsbeschreibungen, usw. eingesehen. Das LPM-Fortbildungsprogramm wird jährlich, (Herausgabe vor den Sommerferien) in Papierform und auf der Homepage des LPM, veröffentlicht. (vgl. Liste der eingesehenen Dokumente). Da die Korrektur der Fortbildungsbeschreibungen für Herrn Schmitt und Mitarbeitende einen hohen zeitlichen Aufwand darstellt, sind die Fachbereichsleitungen mit in die Verantwortung gezogen worden. Die Planung, Organisation und Durchführung von Fortbildungen stellte einen weiteren Auditschwerpunkt dar. In den Auditinterviews wurde dieser Schwerpunkt geprüft. Die Themenschwerpunkte sind auf die Vorgaben des Ministerium für Bildung und Kultur (MBK) und der der Kundenwünsche (Lehrerverbänden und anderen Interessierten etc.), ausgerichtet. Inklusion und Förderung der Lesekompetenz stellt den Schwerpunkt dar. Für 2016 steht das Thema Gesunde Schule und die Entwicklung einer Flüchtlings-App auf dem Ziel Plan. Alle qualitätsrelevanten Prozesse der Bildungsdurchführung konnten normkonform dargelegt werden. Der Planungsstand einer Fortbildung wird systematisch, in der Entwicklungsdokumentation, erfasst. (vgl. Liste der eingesehenen Dokumente). Die Prüfung der Qualität der jeweiligen Bildungsgänge erfolgt auf der Verfahrensebene durch gezielte Evaluationen. Im Audit konnte nachgewiesen werden, dass die Überwachung der Verfahrensanweisung entsprechend durchgeführt wurde. Die Prüfung der Qualität erfolgt durch entsprechende Evaluationen. Die kontinuierliche Verbesserung des bestehenden Systems ist in der Qualitätspolitik, im Leitbild und den Qualitätszielen festgeschrieben. Die im QM-Handbuch beschriebenen Verfahren zur kontinuierlichen Verbesserung konnten - so im Audit dargelegt - nachvollzogen werden. Im Audit konnte der Fortgang in den kontinuierlichen Verbesserungsprozessen dargelegt werden Festgestellte Abweichungen: keine Verbesserungspotential: keins Rev. 00 gültig ab Seite 7 von 10

8 6. Unterstützungsprozesse ISO 9001 Kapitel 6.2/6.3/6.4/ / /7.5.4 Allgemeines/Positive Aspekte: Arbeitsumgebung / Räumlichkeiten / Infrastruktur Die Einrichtung und Gestaltung der Unterrichtsräume sind spezifiziert. Im Audit konnten die vorgefundenen Einrichtungen und Ausstattungen verifiziert werden. Seminarräume sind zum großen Teil renoviert und neu ausgestattet. Zum Standard gehören, Beamer (unter der Decke montiert), Whiteboard, Flipchart und Pinnwände. Die Seminarräume sind atmosphärisch ansprechend und laden zum Lernen ein. Das Angebot Kinderspass am LPM wurde mangels Nachfrage eingestellt. Im letzten Jahr wurde eine neue Heizung und Heizungspumpe eingebaut. In den Außenanlagen sind zum Teil die Stufen erneuert und mit Handläufen versehen worden. Der Brandschutzplan ist in der Erstellung. Geplant ist der Bau eines Personenaufzugs. Das Sicherheitskonzept konnte im Audit dargestellt werden. Alle Räumlichkeiten wurden vom Sicherheitsbeauftragten mit Hilfe einer Checkliste begutachtet. Die Dokumentation erfolgt im Software-Programm Handlungshilfe 3.1 UKS-Arbeitssicherheit. Entsprechende Begehungsprotokolle konnten eingesehen werden. Vier ASA-Sitzungen sind pro Jahr geplant, terminiert und werden protokolliert. (vgl. Liste der eingesehenen Dokumente). Die im Audit vorgefundene Arbeitsumgebung entspricht einem geeigneten Arbeitsumfeld. Feuerlöscher sind gewartet. Beschaffung: In den Auditinterviews konnten die geprüften Beschaffungsfälle normgerecht nachgewiesen werden. Alle Verantwortlichkeiten werden analog der Darlegungen des QMH wahrgenommen. Stichprobenweise wurden u. a. einzelne Bestell- und Materialanforderungen angesehen. Bei Investitionen werden die Vorgaben zur Abstimmung mit der Leitung eingehalten. Die erforderlichen Lieferantenbeurteilungen obliegt nicht des LPM da die Beschaffung der Zentrale Dienst regelt Festgestellte Abweichungen: keine Verbesserungspotential: keins Rev. 00 gültig ab Seite 8 von 10

9 7. Verbesserungsprozesse ISO 9001 Kapitel 7.4.1/7.5.6/7.6/8.1/ /8.3/8.4/ Allgemeines/Positive Aspekte: In der Organisation sind Aktivitäten zur Steigerung der Zufriedenheit eingeleitet. Entsprechende Nachweise wurden im Audit erbracht. Die Festlegung von Kennzahlen konnte nachgewiesen werden, sowie ein eindeutiges abgestimmtes Vorgehen im Bereich der Schwellenwerte. Überwachung und Messung Die Ermittlung von Kennzahlen hat am LPM eine große Bedeutung und waren Gegenstand der Interviews mit Herr Dr. Jellonek und Herrn Meyer (QMB). Kundenzufriedenheit Die Kundenzufriedenheit wird entsprechend der Aussagen im QMH in regelmäßigen Abständen ermittelt und ausgewertet. Es werden ggf. Korrekturen vorgenommen. Die Evaluation durch Fragebögen war Schwerpunkt im Audit. Das Instrument zur Erhebung der Kundenrückmeldungen ist aussagekräftig und schlüssig in der Umsetzung. Internes Audit: Alle relevanten Daten zu den internen Audits konnten in den Interviews nachgewiesen werden. Die Audits wurden normkonform durchgeführt und konnten umfassend belegt werden. Die Abarbeitung der Maßnahmen konnte im Management-Review nachvollzogen werden, Überwachung und Messung von Prozessen: Die Auditierung ergab, dass die Überwachung der Prozesse regelmäßig vorgenommen und durchgängig dokumentiert wird. Eine Überwachung durch die Leitung findet statt. Dies erfolgt in erster Linie über die regelmäßigen Besprechungen in den entsprechenden Gremien. Lenkung fehlerhafter Produkte: Im Audit konnten die Verfahren verifiziert werden. Fehlerhafte Produkte und Prozesse werden erfasst gekennzeichnet und bewertet. Die Ergebnisse werden in den Besprechungen kommuniziert und fließen in die Weiterentwicklung der Qualitätsziele ein. Insbesondere sei hier auf die Weiterentwicklung der Fortbildungsangebote hingewiesen. Datenanalyse: (vgl. Messung und Überwachung) Daten zur Analyse der Geschäftsprozesse liegen in vielfältiger Hinsicht, den Anforderungen an eine Managementbewertung entsprechend, vor. Die Analyse erfolgt systematisch. Das Monitoring-und Selbstevaluationsbericht des LPM`s Schuljahr 2014 / 2015 lag vor und war Gegenstand in den Interviews mit der Leitung und der QMB. Verbesserung: Die kontinuierliche Verbesserung des bestehenden Systems ist in der Qualitätspolitik und den Qualitätszielen festgeschrieben. Die im QMH beschriebenen Verfahren zur kontinuierlichen Verbesserung konnten - so im Audit dargelegt - nachvollzogen werden. Im Audit konnte der Fortgang in den kontinuierlichen Verbesserungsprozessen dargelegt werden. Festgestellte Abweichungen: keine Verbesserungspotential: Rev. 00 gültig ab Seite 9 von 10

10 Keins 8. QM-Prozesse ISO 9001 Kapitel 4.1/ /5.4.2/7.1/7.5.3 Allgemeines/Positive Aspekte: Die vorliegende QM-Dokumentation enthält Angaben und Aussagen zur Qualitätspolitik und -zielen, dokumentierten Verfahren, Dokumenten und Aufzeichnungen. Qualitätsmanagementhandbuch Die QM-Dokumentation enthält Aussagen zum Anwendungsbereich des QM-Systems. Die QM- Dokumentation lässt die Verzweigung auf dokumentierte Verfahren zu, Abfolge und Wechselwirkungen zwischen den Verfahren ergeben sich daraus. Die QM-Dokumentation kann als normkonform beschrieben werden. (vgl. Liste der eingesehenen Dokumente) Lenkung von Dokumenten Die Lenkung von Dokumenten wurde unter anderem in Gesprächen mit dem QMB beleuchtet. Die Normkonformität und Identität mit den Vorgaben des QM-Handbuchs konnte in allen Fällen nachgewiesen werden. Die Lenkung der Dokumente ist im QM-Handbuch normkonform beschrieben und umgesetzt. Lenkung von Aufzeichnungen Die Lenkung der Qualitätsaufzeichnungen der Organisation wird normkonform gelenkt. Die in der Auditierung geforderten Nachweise wurden ohne Zeitverzug zur Prüfung vorgelegt. (vgl. Liste der eingesehenen Dokumente). Die Leitung stellt sicher, dass die Planung des QM-Systems zur Erfüllung aller internen und externen Anforderungen, der Erreichung der Qualitätsziele sowie der Funktionsfähigkeit des QM-Systems beiträgt. Alle neuen Mitarbeitenden werden im Rahmen der Einarbeitung u.a. ins Qualitätsmanagementsystem eingeführt. Festgestellte Abweichungen: keine Verbesserungspotential: keins Rev. 00 gültig ab Seite 10 von 10