DATEV pro: Datenübernahme FIBU alle Mandanten

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1 DATEV pro: Datenübernahme FIBU alle Mandanten Bereich: FIBU - Info für Anwender Nr Inhaltsverzeichnis 1. Ziel 2. Voraussetzungen 3. Vorgehensweise 4. Details 5. Wichtige Informationen

2 Seite 2 1. Ziel Das Info beschreibt, wie Fibu-Mandanten aus DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro in Agenda FIBU übernommen werden können. Bei der Übernahme werden die Mandanten für alle in Kanzlei-Rechnungswesen pro vorhandenen Wirtschaftsjahre ab 2007 automatisch angelegt. Alle Stammdaten (Personenkonten, Sachkonten) und Bewegungsdaten (Buchungen) werden automatisch eingelesen. Es erfolgt ein automatischer Abgleich der Summen- und Saldenliste zwischen Agenda FIBU und DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro. Achtung: Beachten Sie, dass der automatische Vergleich der Summen- und Saldenliste nur für den handelsrechtlichen Bereich durchgeführt werden kann. Führen Sie bei Mandanten mit steuerrechtlichen Anpassungsbuchungen einen manuellen Vergleich der steuerrechtlichen Summen- und Saldenliste durch. Hinweis: Es wird die Vorgehensweise bei einem Software-Wechsel von DATEV pro zu Agenda beschrieben. Die Vorgehensweise bei der Übernahme einzelner Mandanten, z. B. bei der Mandatsübernahme von einem anderen DATEV-Berater finden Sie im Info für Anwender: Nr DATEV pro: Datenübernahme FIBU. 2. Voraussetzungen 1. Installation von Agenda und DATEV auf gleichem Laufwerk Damit die Datenübernahme durchgeführt werden kann, muss Agenda und DATEV auf dem gleichen Laufwerk installiert sein. 2. Mandanten-Adressdaten anlegen Die Übernahme der Fibu-Daten setzt voraus, dass die Mandanten-Adressdaten bereits in Agenda vorhanden sind. Die Adressdaten können bequem über die Anwendung ZMIV aus DATEV importiert werden.»zmiv Transfer Import aus Fremdanwendungen Import aus DATEV-ZMSD«Zur Vorgehensweise: Nr DATEV-Datenübernahme

3 Seite 3 3. Zentralisierte Mandanten in DATEV Die Mandanten müssen in DATEV zentralisiert sein. Das heißt, dass die Mandanten eine Zentrale (eindeutige) Mandantennummer haben. Ob ein Mandant zentralisiert ist, erkennen Sie in der Mandanten- Auswahl»Buchführung«in DATEV-Arbeitsplatz pro an der Spalte»Zentr. Mandant«. Ist hier eine Nummer vorhanden, ist der Mandant bereits zentralisiert. Die Zentralisierung erfolgt in der Mandanten-Auswahl»Buchführung«in DATEV. Arbeitsplatz pro. Wählen Sie hierzu im Kontextmenü (Klick mit rechter Maustaste) den Punkt»Mandant zentralisieren«. 4. Berechtigung in Nutzungskontrolle Sie müssen in der DATEV-Nutzungskontrolle als Administrator angemeldet sein. Nur so ist gewährleistet, dass Sie Zugriff auf alle Mandanten und Aktionen haben, die für die Übernahme benötigt werden. 5. Rechte auf DATEV-Verzeichnis (Windows) Sie müssen auf das DATEV-Installationsverzeichnis Vollzugriff haben. Melden Sie sich für die Datenübernahme an Ihrem Rechner (PC oder Server) am besten als Windows- Administrator an.

4 Seite 4 3. Vorgehensweise Übersicht 1. Assistenten starten und DATEV-Installationspfad hinterlegen 4 2. Exportformat in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro festlegen 5 3. Mandanten für den Export in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro festlegen 7 4. Mandantendaten in Assistenten einfügen 9 1. Assistenten starten und DATEV-Installationspfad hinterlegen 1. Gewünschte Kanzlei in Agenda FIBU öffnen, um die DATEV-Daten in die Kanzlei einzulesen. 2.»Transfer Import aus Fremdprogrammen Import aus Kanzlei-Rechnungswesen pro«. 3. Verzeichnis auswählen, in dem DATEV installiert ist. 4. Die installierte DATEV-Version ermitteln Sie in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro über»hilfe Info«. Bitte im Assistenten die Version auswählen. 5. Klicken Sie auf <Weiter>.

5 Seite 5 2. Export-frmat in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro festlegen 1. Beliebigen Mandanten in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro öffnen. 2.»Bestand Exportieren ASCII-Daten«. 3. Im rechten Bereich auf die Schaltfläche klicken und Punkt wählen. 4. Als Formatname»Agenda«erfassen (ohne Anführungszeichen). 5. Option wählen.

6 Seite 6 6. Format wählen und auf klicken. 7. Im linken Bereich auf klicken. 8. Im linken Tabellenfenster in der Kategorie mit Doppelklick auswählen.

7 Seite 7 9. Diese Auswahl abspeichern: Auf klicken und Meldung mit <Ja> bestätigen 10. Fenster mit <Abbrechen> schließen. 3. Mandanten für den Export in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro festlegen 1. Menüpunkt»Bestand Mandant öffnen«wählen bzw. in DATEV Arbeitsplatz pro in der Auswahl»Geschäftsfeldübersicht«unter»Rechnungswesen«die»Buchführung«aufrufen. 2. Klick mit rechter Maustaste in die Mandanten-Auswahl und Punkt»Einstellungen Liste«wählen. 3. Kategorie»Spalten«wählen.

8 Seite 8 4. In der Spalte»Anzeigen«die Haken bei folgenden Feldern setzen und mit <OK> bestätigen: Zentr. Mandant oder Unternehmensnummer Unternehmensname kurz Beginn WJ Berater Sachkontenlänge Datenpfad Mandant 5. Alle Mandanten markieren, die in Agenda FIBU importiert werden sollen (alle Mandanten können über <Strg>+<#> markiert werden). 6. Klick mit rechter Maustaste in die Mandanten-Auswahl und Punkt»Kopieren Markierte Zeile«wählen.

9 Seite 9 7. Wechseln Sie wieder in Agenda FIBU. 8. Klicken Sie im Assistenten auf <Weiter>. 4. Mandantendaten in Assistenten einfügen 1. Auf <Mandantendaten einfügen> klicken. Die im vorherigen Schritt aus DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro kopierten Mandanten werden damit im Assistenten eingefügt. 2. Wählen Sie in der Spalte <Übernehmen> ggf. die Mandanten, die übernommen werden sollen. Im Standard sind alle markiert und klicken Sie auf <Weiter>. 3. Mit Klick auf <Freigeben> Datenübernahme starten. Hinweis: Die Datenübernahme kann je nach Datenbestand einige Zeit in Anspruch nehmen! Beachten Sie, dass während des kompletten Export- und Importvorgangs nicht mit den Agenda-Anwendungen gearbeitet werden kann.

10 Seite Details Übersicht 1. Hinweis/Fehler Protokoll nach dem Import Hinweis/Fehler Protokoll beim Öffnen eines Mandanten Datenübernahme abgebrochen - Was tun? 4. Übernahme von Wirtschaftsjahren vor Hinweis/Fehler Protokoll nach dem Import Sind beim Import Hinweise oder Fehler aufgetreten, werden diese direkt nach dem Import auf einem Protokoll aufgeführt. Drucken Sie das Protokoll aus. Öffnen Sie alle aufgeführten Mandanten in den betroffenen Wirtschaftsjahren. Beim erstmaligen Öffnen der Mandanten erhalten Sie das Hinweis/Fehler Protokoll mit detaillierten Informationen. Siehe Punkt Hinweis/Fehler Protokoll beim Öffnen eines Mandanten Mandanten die nicht auf dem Protokoll aufgeführt sind, wurden Fehlerfrei übernommen. Auch der automatische Abgleich der Summen- und Saldenliste brachte keine Abweichungen. Wir empfehlen Ihnen dennoch alle Mandanten auf die Richtigkeit und Vollständigkeit der übernommenen Daten zu prüfen Hinweis/Fehler Protokoll beim Öffnen eines Mandanten 1. Fehlende Stammdaten Im diesem Bereich sind die Stammdaten aufgeführt, die aus DATEV nicht exportiert werden konnten. Diese müssen manuell in Agenda FIBU angelegt werden. Steuerschlüssel Prüfen Sie in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro mit welchen Funktionen (z. B. Faktor 2, Steuer- Prozentsatz) der Steuerschlüssel angelegt ist. Der Steuerschlüssel muss identisch in Agenda FIBU angelegt werden. Beschreibung: Nr Steuerschlüssel in Agenda FIBU

11 Seite 11 Fehler 107: USt-Schlüssel 2/3/5/12/13/15/47 und deren Generalumkehrschlüssel sind unzulässig, wenn nicht ein Konto die Funktion M oder keine Zusatzfunktion hat! Fehler 108: USt-Schlüssel 7/8/9/17/18/19 und deren Generalumkehrschlüssel sind unzulässig, wenn nicht ein Konto die Funktion V oder keine Zusatzfunktion hat! Im Regelfall werden Steuerschlüssel in Verbindung mit Aufwands- oder Ertragskonten und mit Kauf bzw. Verkauf von Anlagegütern verwendet. 1. Fehlerhafte Buchung finden. 2. Buchung durch Doppelklick in die Buchungserfassungszeile übernehmen. 3. Buchung ändern. 1. Beispiel Es handelt sich um einen Geschäftsvorfall bei dem keine Steuer gebucht werden darf. Falsch: SKR 03 SKR Geldtransit an 1200 Bank Geldtransit an 1800 Bank Richtig: SKR 03 SKR Geldtransit an 1200 Bank 1460 Geldtransit an 1800 Bank 2. Beispiel Es handelt sich um einen Geschäftsvorfall bei dem ein falsches Konto verwendet wurde. Falsch: SKR 03 SKR Bestand Waren an 1200 Bank Bestand Waren an 1800 Bank Richtig: SKR 03 SKR Wareneingang 19 % VSt an 1200 Bank 5400 Wareneingang 19 % VSt an 1800 Bank Sachkonten Prüfen Sie in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro mit welchen Funktionen (z. B. automatische Steuerberechnung) das Sachkonto angelegt ist. Das Sachkonto muss identisch in Agenda FIBU angelegt werden. Beschreibung:

12 Seite 12 Nr Sachkonten in Agenda FIBU Fehler 401: Das Konto ist nicht angelegt: xxxx Das fehlende Konto muss neu angelegt werden. 1.»Stammdaten Buchungserfassung Sach-, Debitoren- oder Kreditoren-Erfassung«öffnen. 2. Neues Konto anlegen: 3. Vorbelegung (nur für Sachkonten) Wählen Sie zwingend als Vorbelegung ein bestehendes Konto, mit den gleichen Funktionen. In den meisten Fällen eignet sich das Standardkonto, das vor dem individuellen Konto im SKR liegt. Beispiel für SKR 03: Das Konto 1201 Sparkasse ist nicht angelegt. Wählen Sie als Vorbelegung das Konto 1200»Bank«aus dem SKR. Das Datum füllt sich automatisch mit dem ersten Tag des aktuellen Kalenderjahres. 4. Konto vervollständigen und speichern.

13 Seite 13 Personenkonten Die aufgeführten Personenkonten konnten nicht aus DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro übernommen werden. Diese müssen in Agenda FIBU manuell angelegt werden. Beschreibung: Nr Zusatzmodul OPOS: Stammdaten Kostenstellen Abschnitt: Debitoren-Erfassung bzw. Kreditoren Erfassung Kostenstellen können nicht aus DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro übernommen werden. Damit die Kostenrechnung korrekt in Agenda FIBU verarbeitet werden kann, muss die Kostenrechnung noch eingerichtet werden. Unter anderem müssen die im Protokoll aufgeführten Kostenstellen angelegt werden. Beschreibung: Nr Zusatzmodul: Kostenrechnung Abschnitt: Kostenrechnung einrichten Abschnitt: Kostenstellen importieren 2. Fehlerhafte Buchungen und sonstige Hinweise/Fehler In diesem Bereich sind alle Hinweise und Fehler aufgeführt, die sich direkt auf eine Buchung beziehen. Prüfen Sie die aufgeführten Buchungen und beheben Sie die Hinweise/Fehler. 3. Summen- und Saldenliste - Differenz zwischen Agenda und DATEV In der Regel resultieren die Abweichungen aus den vorher aufgeführten Hinweisen/Fehlern. Bereinigen Sie die Hinweise/Fehler bezüglich»fehlende Stammdaten«und»Fehlerhafte Buchungen und sonstige Hinweise/Fehler«und vergleichen Sie die Summen- und Saldenliste des betroffenen Mandanten/Wirtschaftsjahr manuell. 3. Datenübernahme abgebrochen Was tun? Sollte die Datenübernahme z. B. durch einen Absturz des Rechners (PC oder Server) abgebrochen werden, können Sie die Datenübernahme noch mal durchführen. Gehen Sie dazu genau wie unter ab Seite 4 vor, nur der Schritt»Exportformat in DATEV Kanzlei- Rechnungswesen pro festlegen«5 muss nicht mehr durchgeführt werden. Bereits importierte Mandanten werden bei der wiederholten Datenübernahme nicht noch einmal übernommen. 4. Übernahme von Wirtschaftsjahren vor 2007 Beschreibung: Nr DATEV pro: Datenübernahme FIBU

14 Seite Wichtige Informationen Nr DATEV-Datenübernahme Nr DATEV Pro: Datenübernahme DATEV-Archiv-DVD Nr DATEV pro: Datenübernahme ANLAG Nr DATEV pro: Datenübernahme DMS Nr DATEV pro: Datenübernahme FIBU Nr DATEV Lohn & Gehalt: Datenübernahme LOHN Nr DATEV Lodas: Datenübernahme LOHN