Zeit- und Projektmanagement

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1 Zeit- und Projektmanagement Tanja Kussmann und Dominik Schürmann 12. Juni Zeitmanagement: Einführung 1.1 Begrisdenition Die Begrisdenition aus der Wikipedia [5] zu dem Thema Zeitmanagement: Zeitmanagement ist die Kunst, seine Zeit optimal zu nutzen. Zeitmanagement beschäftigt sich mit den Problemen, die eine hohe Anzahl von Aufgaben, Terminen etc. mit sich bringen, wenn die zur Verfügung stehende Zeit begrenzt ist. 1.2 Konkrete Probleme im Umgang mit der Zeit Die Hemmung, mit der Arbeit auch wirklich zu beginnen Zeitverschwendung: Zuviel auf einmal tun zu wollen Tätigkeiten werden angefangen und wieder abgebrochen, bevor ein Resultat erzielt wurde Wenn jemand ständig viel zu tun hat, beweist das noch lange nicht, dass er auch viel tut! Der Begri des Zeitmanagements ist widersprüchlich: Zeit vergeht unabhängig davon, wie man die Zeit gestaltet. Zeitmanagement beschäftigt sich daher hauptsächlich mit Selbstmanagement. Aufgaben und Pichten aufschieben und sie in den letzten 10 Prozent der verfügbaren Zeit tun Anfangshemmungen: 1

2 2 Zeitmanagement als Selbstmanagement 2.1 Übersicht / Orientierungsphase Analyse des eigenen Verhaltens: Wo bleibt meine Zeit? Erstellung von Tagesrapporten: Über einen bestimmten Zeitraum (z.b. eine Woche) stündlich jede Tätigkeit des täglichen Lebens notieren Auswertung: Abbildung 1: Beispiel einer Zeiteinteilung [3] Wende ich für die einzelnen Tätigkeiten angemessen Zeit auf? Wie viele Stunden verbringe ich mit Routinearbeiten / regelmäÿig wiederkehrenden Arbeiten? Ist das sinnvoll? In welcher Reihenfolge und nach welchen Kriterien führe ich die Arbeiten aus? (Eigene Verhaltensmuster erkennen) Gibt es Tätigkeiten, die unverhältnismäÿig viel Zeit in Anspruch nehmen? Gibt es leere oder verschwendete Stunden? Wieviel Zeit verbringe ich mit Lernen / haben die Tätigkeiten, die mir wichtig sind, genügend Platz? Weiterführende Maÿnahmen: Dinge beseitigen, die unnötig Zeit stehlen Sich klarmachen, in welche Bereiche sich das eigene Leben aufteilt und wieviel Zeit man für den jeweiligen Bereich verwendet 2.2 Planung der Zeit Die einzelnen Aufgaben in Prioritätsklassen einteilen: A: Aufgaben, die wichtig und dringend sind B: Aufgaben, die wichtig, im Moment aber nicht dringend sind C: Aufgaben, die dringend, längerfristig aber nicht wichtig sind D: Aufgaben, die nicht wichtig und nicht dringend sind Reihenfolge der Durchführung: A-Aufgaben zuerst, dann, soviel wie möglich, B-Aufgaben. C-Aufgaben entweder an andere delegieren oder ein System erarbeiten, durch die diese Routine- und Alltagsaufgaben ezient und schnell erledigt werden können. 2

3 D-Aufgaben entweder bewusst streichen oder deren Ausführung bewusst genieÿen. 2.3 Ziele Kurzfristige Ziele Langfristige Ziele Kurzfristige Planung: Teilt die Woche in Arbeitszeit und Erholung ein und setzt fest, wann welche Aufgaben ausgeführt werden und wieviel Zeit dafür in Anspruch genommen wird. Langfristige Planung: Steuert auf Jahre hinaus ein Fernziel an und bestimmt die Maÿnahmen, die zu diesem Ziel führen. Ruhezeiten einplanen Etappenziele setzen Minimalprogramm erstellen: Was muss unbedingt erledigt werden? Zusatzprogramm erstellen: Tätigkeiten, die ausgeführt werden, wenn noch Zeit bleibt 2.4 Motivation Da das Thema Motivation schon in einem vorhergegangenen Vortrag behandelt wurde hier nur noch einmal die drei wichtigsten Punkte: Positive Einstellung Erfolgskontrolle Erfolgserlebnis Fragestellungen: Wo stehe ich heute, was will ich erreichen? Welche Teilziele führen zum angestrebten Fernziel? Welche Kurse will ich absolvieren? Welche Materialien sind notwendig? Tipps für die Durchführung: Frühzeitig mit Aufgaben beginnen Realistisch vorgehen 3

4 3 Projektmanagement 3.1 Denition Projekt (Duden [1]): Unter einem Projekt versteht man allgemein ein Vorhaben, das im Wesentlichen einmalig ist und unter zeitlichen, nanziellen und personellen Begrenzungen eine denierte Zielvorgabe möglichst optimal realisieren soll. Projektmanagement (Duden [1]): Das Projektmanagement muss immer das jeweilige Vorhaben strukturieren, Ressourcen, Termine und Kosten planerisch erfassen, eine Lösungsstrategie erarbeiten sowie die Einhaltung kontrollieren. Projektmanagement (Wikipedia [4]): Projektmanagement ist die Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mitteln für die Abwicklung eines Projektes. 3.2 Vorbereitung Um ein Projekt erfolgreich abzuschlieÿen sollte man Vorbereitungen treffen: Aufwandsabschätzung erstellen: Arbeitsaufwand der zur Verfügung stehende Zeit anpassen Umso mehr Zeit Umso mehr Ideen können im Projekt Beachtung nden Für uns Studenten wichtig: Projektstruktur Projektrealisierung Ablaufplan 3.3 Projektstruktur und Dokumentation Projektstrukturplan Das Projekt wird in die Teilschritte zerlegt Im Projektstrukturplan werden die Zusammenhänge dieser Schritte ausgearbeitet Projektstrukturplan als wichtiger Teil der Dokumentation Abbildung 2: Beispiel eines Projektstrukturplanes [1] Dokumentation Dokumentation als wichtigster Arbeitsschritt in einem Projekt 4

5 Gliederung erstellen (Kapitel, Unterkapitel...) Strukturierten und klaren Aufbau beachten! Anhang mit Quellen und Materialien nicht vergessen! 3.4 Projektrealisierung Für studentische Arbeiten heiÿt das die Teilschritte aus der Strukturanalyse umsetzen!... die vorher denierte Zeit einhalten! (siehe Zeitmanagement)... einen gewissen Ablauf einhalten! Als Beispiel (verkürzt): 1. Thema der Arbeit mit dem zuständigen Prof. klären 2. Grundlagenwissen über das Thema schaen; Recherche 3. Mit der Dokumentation anfangen 4. Beginn mit der eigentlichen Arbeit am Thema; Dokumentieren! 5. Rücksprache mit dem Prof., anderen Studenten etc. 6. Strukturierung der Dokumentation; formale Fehler ausmerzen; Fertigstellung 7. Abgabe der Arbeit und Präsentation 3.5 Weiterführende Informationen Tipps Arbeitszeiten notieren, um die Übersicht über das schon Geleistete zu behalten Schon im Vorhinein klären, ob alles Benötigte (Profs, Gerätschaften...) im Zeitraum des Projekts zur Verfügung steht Arbeitszeiten groÿzügig einteilen Frühzeitig fertig werden In der Wirtschaft Schwerpunkt dieser Darstellung lag auf einem für studentische Arbeiten angepassten Projektmanagement. In der Wirtschaft ndet man hierzu tiefergehende Konzepte und Herangehensweisen nach bestimmten Normen, die durch ISO oder anderen Organisationen, die sich mit der Erzeugung von Standards beschäftigen, festgelegt werden. Literatur [1] Christoph Friedrich. Duden Schriftliche Arbeiten im technischnaturwissenschaftlichen Studium : ein Leitfaden zur eektiven Erstellung und zum Einsatz moderner Arbeitsmethoden [2] Regula *1943-* Schräder-Naef. Rationeller Lernen lernen : Ratschläge und Übungen für alle Wissbegierigen [3] Dr. Werner Stangl. Arbeitszeit, Zeitplanung und Zeitmanagement, [4] Wikipedia. Projektmanagement Wikipedia, Die freie Enzyklopädie, [5] Wikipedia. Zeitmanagement Wikipedia, Die freie Enzyklopädie, 5