Anleitung Virtual Classroom für Veranstalter

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1 Anleitung Virtual Classroom für Veranstalter INHALT 1 Einführung Voraussetzungen Virtual Classroom öffnen Der Meeting-Raum Die Pods Die Menüleiste Audio-Einrichtung Mikrofon verbinden Webcam verbinden Inhalte zeigen Desktop freigeben Dokument hochladen und freigeben Whiteboard nutzen Smartboard übertragen Teilnehmer managen Voraussetzungen für Teilnehmer Mikrofon freigeben Webcam freigeben Teilnehmer Präsentationsrechte geben Chat nutzen Virtual Classroom aufzeichnen Virtual Classroom per mobilen Endgerät Seite 0

2 1 Einführung Mit dem Virtual Classroom können Sie virtuell über das Internet mit Teilnehmern kommunizieren. Dabei können Sie u.a. alle Ihre Desktop-Anwendungen (ggf. auch Smart-Software) übertragen Dokumente (z.b. Präsentationen) zeigen das Bild Ihrer Webcam übertragen per angeschlossenem Headset oder integriertem Mikrofon mit den Teilnehmern kommunizieren per Chat-Funktion Text-Nachrichten austauschen 2 Voraussetzungen Folgendes benötigen Sie, um den Virtual Classroom nutzen zu können: Internetzugang Aktueller Computer (Windows, Mac, Linux mit Einschränkungen) Angeschlossenes Headset mit Mikrofon oder ein in Ihr Gerät integriertes Mikrofon Ggf. Webcam oder ggf. angeschlossene externe Kamera Adobe Flash Player (üblicherweise schon installiert) Adobe Add-In (falls nicht vorhanden, wird die Installation bei erstmaliger Nutzung angefordert) Sie können einen Virtual Classroom sogar über Ihr Smartphone oder Ihr Tablet moderieren bzw. an diesem teilnehmen. Weitere Informationen siehe Kap Virtual Classroom öffnen 1. Geben Sie in Ihrem Internet-Browser den Link zum Virtual Classroom ein. Dieser wird Ihnen über das elearning-team mitgeteilt. 2. Aktivieren Sie statt Als Gast eintreten die Anmeldung für Veranstalter. Anmeldung als Veranstalter 3. Es erscheint die Anmeldemaske für Veranstalter: Seite 1

3 Benutzername und Kennwort eingeben Raum betreten 4. Geben Sie hier Benutzername und Kennwort ein und klicken Sie dann auf Betreten Sie den Raum. 4 Der Meeting-Raum 4.1 Die Pods Der Meeting-Raum ist in sogenannte Pods unterteilt. Die wichtigsten sind: (1) 1 Bildschirm-Freigabe (Inhaltsbereich, Nutzung auch für Dokumente) (2) 2 Webcam-Anzeige (3) 3 Teilnehmerliste (4) 4 Chatfenster Das Layout, das heißt die Anordnung und Größe der Pods kann vom Meeting-Veranstalter verändert werden und ist für alle Teilnehmer gleich. In der Layoutleiste (5) 5 rechts sind schon ein paar wichtige Seite 2

4 Layouts verfügbar. Diese können durch Anklicken ausgewählt werden. Außerdem kann jeder eingeblendete Pod per Drag&Drop in seiner Größe verändert oder verschoben werden. Darüber hinaus gibt es bei jedem Pod die Möglichkeit, über die Schaltfläche Pod-Optionen ein Kontext- Menü zu öffnen, über welches weitere Einstellungen vorgenommen werden können: Schaltfläche Pod-Optionen 4.2 Die Menüleiste In der Menüleiste (6) 6 können wichtige Einstellungen vorgenommen werden. Lautsprecher- Einstellungen Webcam- Einstellungen Mikrofon- Einstellungen Status-/ Wortmeldung Grün markiert sind die Geräte, die aktiv sind! 4.3 Audio-Einrichtung Um Lautsprecher und Mikrofon einzurichten, wählen Sie im Menü Meeting den Punkt Assistent für Audio-Einrichtung. Folgen Sie dann den Anweisungen des Audio-Assistenten. Seite 3

5 Achten Sie insbesondere beim Schritt zur Einrichtung des Mikrofons darauf, dass Sie Ihr Headset auswählen! 4.4 Mikrofon verbinden Erst wenn Ihr Mikrofon grün markiert in der Menüleiste erscheint, ist es aktiv! Klicken Sie hierzu direkt auf das Mikrofon-Symbol, bis es grün wird. Alternativ können Sie auch über das Mikrofon-Kontextmenü (Pfeil neben dem Mikrofon-Symbol) ein Mikrofon auswählen, oder auch wieder trennen. Über dieses Kontext-Menü können Sie auch die Lautstärke Ihres Mikrofons einstellen. 4.5 Webcam verbinden Falls Sie das Bild Ihrer Webcam an Ihre Teilnehmer übertragen wollen, gehen Sie analog vor, indem Sie das Webcam-Symbol in der Menüleiste anklicken, so dass es grün wird. Gleichzeitig startet die Vorschau im Webcam-Pod: Klicken Sie dort auf den Button Freigabe starten, um die Übertragung auch tatsächlich zu starten. Alternativ zu einer Webcam kann hier auch eine angeschlossene externe Kamera für die Übertragung ausgewählt werden. 4.6 Inhalte zeigen Desktop freigeben Um Ihren Desktop freizugeben, klicken Sie im Bildschirm-Freigabe-Pod auf Meinen Bildschirm freigeben : Seite 4

6 Hier können Sie zwischen verschiedenen Optionen wählen und außerdem die Anwendungen oder Fenster markieren, die Sie übertragen möchten. Außerdem können Sie festlegen, ob Ihre Teilnehmer das ausgewählte Fenster/Anwendung im Vollbild-Modus sehen: Option wählen Anwendung oder Fenster auswählen Ggf. Vollbildmodus aktivieren Freigabe starten Um die Freigabe zu beenden, klicken Sie auf Freigabe beenden : Dokument hochladen und freigeben Sie können auch ein Dokument in Adobe Connect hochladen und dann direkt im Virtual-Classroom- Fenster öffnen. Der Vorteil davon ist, dass Sie dieses Dokument nicht nur von Ihrem PC oder Laptop aus zeigen können, sondern von überall, wo Sie als Veranstalter per Internet auf den Virtual Classroom zugreifen. Achtung: das heißt auch, dass jeder andere Veranstalter, der den gleichen virtuellen Raum später nutzt, dieses Dokument ebenfalls verwenden kann! Es können nur folgende Dateiformate hochgeladen werden: jpg, png, swf, ppt, pptx, pdf, flv, mp3, mp4, f4v und zip. Klicken Sie hierzu auf das Kontextmenü neben Meinen Bildschirm freigeben und wählen Sie Dokument freigeben. Seite 5

7 Falls Sie bereits ein Dokument hochgeladen haben, können Sie dieses markieren und mit OK auswählen. Hochladen eines Dokumentes Zum Hochladen eines Dokumentes gehen Sie auf Arbeitsplatz durchsuchen, wählen das Dokument in dem sich öffnenden Explorer aus und klicken Sie auf Öffnen. Es wird dann konvertiert und im Bildschirm- Freigabe-Pod angezeigt. Achtung: Bei Verwendung von z.b. Powerpoint-Dateien kann es sein, dass z.b. Textfelder nicht richtig angezeigt werden. Zur Arbeit mit dem freigegebenen Dokument wird Ihnen folgende Menüleiste eingeblendet: Öffnet ein Menü zum Zeichnen von Strichen und Rechtecken sowie Text Beenden der Freigabe Aktivieren eines Zeigers Aktivieren Vollbildmodus für Teilnehmer Seite 6

8 4.6.3 Whiteboard nutzen Sie können auch ein Whiteboard für die Teilnehmer freigeben. Klicken Sie hierzu auf das Kontextmenü neben Meinen Bildschirm freigeben und wählen Sie Whiteboard freigeben. Zusätzlich zu dem Whiteboard öffnet sich ein Zeichenmenü, über welches Sie Linien, Rechtecke sowie Text einfügen können. Außerdem haben Sie auch hier wieder die Möglichkeit, einen Zeiger einzublenden, die Freigabe zu beenden, sowie den Vollbildmodus für die Teilnehmer zu aktivieren Smartboard übertragen Wenn Sie mit Smartboard-Software arbeiten, können Sie auch diese über die Desktop-Freigabe an Ihre Teilnehmer übertragen. Siehe hierzu Kap Seite 7

9 5 Teilnehmer managen 5.1 Voraussetzungen für Teilnehmer Damit Ihre Teilnehmer an Ihrem Virtual Classroom teilnehmen können, benötigen diese: Internetzugang Aktueller Computer (Windows, Mac, Linux mit Einschränkungen) oder Teilnahme per mobilem Endgerät (siehe Kap. 7) Angeschlossenes Headset mit Mikrofon oder ein in Ihr Gerät integriertes Mikrofon Ggf. Webcam oder ggf. angeschlossene externe Kamera Adobe Flash Player (üblicherweise schon installiert) Adobe Add-In (falls nicht vorhanden, wird die Installation bei erstmaliger Nutzung angefordert) Link zum Virtual Classroom 5.2 Mikrofon freigeben Standardmäßig sind die Mikrofone der Teilnehmer nicht freigeschaltet, damit es nicht zu viele Hintergrundgeräusche gibt. Um allen Teilnehmern die Möglichkeit zu geben, ihr Mikrofon zu benutzen, klicken Sie in der Menüleiste auf Audio - Mikrofonberechtigungen für Teilnehmer. Dadurch erscheint in der Teilnehmerliste bei allen Teilnehmern das Mikrofon-Symbol. Jeder Teilnehmer hat damit die Möglichkeit, sein Mikrofon zu aktivieren. Mikrofon des Teilnehmers aktiv Um nur einem Teilnehmer gezielt das Wort zu erteilen, klicken Sie in der Menüleiste auf Audio Einzelrednermodus aktivieren. Klicken Sie danach in der Teilnehmerliste auf den entsprechenden Teilnehmer und wählen Sie im Kontextmenü Mikrofon aktivieren. Über das gleiche Menü kann auch das Mikrofon des Teilnehmers wieder deaktiviert werden. Über das Teilnehmer-Kontextmenü, kann man auch einen Teilnehmer wieder stumm schalten. Damit ein Teilnehmer tatsächlich sein Mikrofon nutzen kann, muss dieser es jedoch auch explizit bei sich aktivieren! 5.3 Webcam freigeben Auch die Webcam der Teilnehmer ist standardmäßig erst einmal nicht freigeschaltet. Um allen Teilnehmern die Möglichkeit zu geben, ihre Kamera zu benutzen, klicken Sie in der Menüleiste auf das Kamera-Symbol und dann auf - Webcam für Teilnehmer aktivieren. Dadurch erscheint bei allen Teilnehmern das Kamera-Symbol in deren Menüleiste oben. Über dies können die Teilnehmer ihre Seite 8

10 Webcam aktivieren. Um diese Berechtigung wieder zu entziehen, klicken Sie im Kamera-Menü erneut auf Webcam für Teilnehmer aktivieren (Häkchen verschwindet). Um nur einem Teilnehmer die Kamera-Berechtigung zu erteilen, klicken Sie in der Teilnehmerliste auf den entsprechenden Teilnehmer und wählen Sie im Kontextmenü Webcam aktivieren. Über das gleiche Menü kann auch die Webcam des Teilnehmers wieder deaktiviert werden. 5.4 Teilnehmer Präsentationsrechte geben Adobe Connect kennt drei Hierarchiestufen (sogenannte "Rollen"): Veranstalter Moderator Teilnehmer Bei einem Login sowohl als Gast als auch als registrierter Benutzer bekommt man automatisch die Rolle "Teilnehmer" zugewiesen. Hier hat man nur das Recht zum Zuhören und schauen, d.h. man darf selber nichts senden und sagen. Die Einstellmöglichkeiten sind auf die notwendigsten Punkte beschränkt. Der "Veranstalter" kann allen anderen "Teilnehmern" aber nachträglich die Rechte eines "Moderators" zuweisen. Diese Rolle ist für die Online-Zusammenarbeit sinnvoll und sollte ggf. den Teilnehmern zur Verfügung gestellt werden. "Veranstalter" sollte es immer nur einen geben, damit die Führung des Meetings konsistent bleibt. Als "Moderator" kann man selbst Audio und Video senden. Damit ein Teilnehmer selbst Inhalte präsentieren kann, müssen Sie ihn daher als Moderator festlegen. Klicken Sie dazu in der Teilnehmerliste auf den entsprechenden Namen und wählen Sie im Kontextmenü Als Moderator festlegen. Der Teilnehmer kann dann ebenfalls seinen Desktop oder ein Dokument freigeben, sowie das Whiteboard nutzen. Um dem Teilnehmer die Präsentationsrechte wieder zu entziehen, klicken Sie auf seinen Namen und wählen Sie Als Teilnehmer festlegen. Alternativ können Sie auch über das Kontextmenü der Teilnehmerliste einen Teilnehmer dazu auffordern, seinen Bildschirm freizugeben. Klicken Sie dazu bei dem Teilnehmer auf Bildschirmfreigabe anfordern. Der Teilnehmer muss dann an seinem Bildschirm die Freigabe bestätigen. Achtung: wenn Sie im Teilnehmer-Kontextmenü Als Host festlegen auswählen, erhält der Teilnehmer die Veranstalter-Rechte, d.h. die gleichen Rechte wie Sie als Veranstalter. Diese Option ist in den meisten Fällen nicht sinnvoll! Seite 9

11 5.5 Chat nutzen Um eine Textmeldung für den Chat zu verfassen, nutzen Sie das Text-Eingabefeld im Chatfenster. Bestätigen Sie mit der ENTER-Taste oder klicken Sie auf den Senden-Button: Text-Eingabefeld für Chat Senden- Button Über die Pod-Optionen des Chats haben Sie u.a. die Möglichkeit, den Chat-Verlauf zu leeren. Achtung: wenn Sie per Smartphone oder Tablet am Chat teilnehmen, muss Ihre Chat-Eingabe zwingend erst mit ENTER bestätigt werden, bevor Sie auf Fertig klicken. Seite 10

12 6 Virtual Classroom aufzeichnen Sie können Ihren Virtual Classroom während der Übertragung aufzeichnen lassen, um die Aufzeichnung z.b. danach Ihren Teilnehmern zur Verfügung zu stellen. Klicken Sie hierzu auf Meeting Meeting aufzeichnen. Es erscheint folgendes Fenster: Ändern Sie ggf. den Namen ab und geben Sie ggf. eine Beschreibung ein. Klicken Sie dann auf OK. Damit wird die Aufzeichnung direkt gestartet. Sichtbar ist dies an dem eingeblendeten Fenster rechts oben. Aufzeichnungs- Knopf Nach ein paar Sekunden verschwindet das Fenster, und nur noch der rote Aufzeichnungs-Knopf ist sichtbar. Wenn Sie auf diesen klicken, erscheint das ganze Fenster wieder. Über dieses haben Sie die Möglichkeit, die Aufzeichnung zu beenden. Sie können die Aufzeichnung auch pausieren lassen ( Aufzeichnung anhalten ). Dabei wandelt sich der Aufzeichnungs-Knopf in einen Pause-Knopf. Pause- Knopf Wenn Sie auf diesen klicken, wird die Aufzeichnung wieder fortgesetzt. Die Aufzeichnungen werden auf dem DFN-Server abgelegt. Wenn Sie Ihre Aufzeichnung nutzen wollen, wenden Sie sich bitte an das elearning-team. Seite 11

13 7 Virtual Classroom per mobilen Endgerät Sie können den Virtual Classroom nicht nur von einem Computer oder Laptop aus starten, sondern auch von Ihrem Smartphone oder Tablet aus. Hierzu müssen Sie aus dem App-Store die App Adobe Connect auf Ihrem mobilen Endgerät installieren. Die Menüführung ist dann an den kleineren Bildschirm angepasst. Es gibt auch ein paar Einschränkungen in den Funktionalitäten als Veranstalter. So eignet sich diese Variante nur, wenn Sie Ihre Webcam freigeben oder bereits hochgeladene Dokumente (siehe Kap ) präsentieren möchten. Falls Teilnehmer per mobilem Endgerät am Virtual Classroom teilnehmen möchten, hat dies jedoch kaum Auswirkungen auf deren Möglichkeiten, da Teilnehmern von vorneherein weniger Funktionen als Veranstaltern zur Verfügung stehen. Auch Teilnehmer müssen zuvor die App Adobe Connect installieren. Achten Sie beim Nutzen des Chats darauf, nach Ihrer Texteingabe unbedingt ENTER drücken, und danach erst auf Fertig, damit Ihre Textnachricht im Chatfenster erscheint. Seite 12