3101 Finanzbuchhaltung I Einführung in die doppelte Buchführung

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1 Betriebswirtschaft / Finanzmanagement Finanzbuchhaltung I Aus- und Fortbildungszentrum Finanzbuchhaltung I Einführung in die doppelte Buchführung kamerale und doppische Buchführungssysteme Aufgaben der Buchführung Gesetzliche Grundlagen Inventur, Inventar und Bilanz Kontenrahmen und -pläne Bestandskonten und Erfolgskonten Abschreibungen Warenkonten Umsatzsteuer Dozent: Torsten Hentrop 1 / 115

2 Betriebswirtschaft / Finanzmanagement Finanzbuchhaltung I Inhalt 1. Rechnungswesen Überblick über die Arten des Rechnungswesens Volkswirtschaftliches und einzelwirtschaftliches Rechnungswesen Kaufmännisches Rechnungswesen - Doppik Kamerales Rechnungswesen - Kameralistik Kaufmännische und kameralistische Buchführung im Vergleich Grundbegriffe des Rechnungswesens Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung Handelsrechtliche Buchführungspflicht Ergänzende Vorschriften für Kapitalgesellschaften Steuerrechtliche Buchführungspflicht Buchführungspflicht für öffentliche Unternehmen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung Grundsätze ordnungsgemäßer Speicherbuchführung Sanktionen bei Verstößen gegen die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung Aufbewahrungspflichten der Buchführungs- und Aufzeichnungsunterlagen Bücher der kaufmännischen Buchführung Inventur, Inventar und Bilanz Rechtliche Grundlagen der Inventur und des Inventars Anforderungen an eine Inventur Inventar Wesen und Inhalt der Bilanz Übernahme der Werte aus der Inventur Gliederung der Bilanz nach 266 HGB Eröffnung und Abschluss der Bestandskonten Wertveränderungen der Bilanz Geschäftsvorfälle erfassen Auflösung der Bilanz in Bestandskonten Kontenrahmen und Kontenpläne Aufgaben eines Kontenrahmens Arten von Kontenrahmen Gemeinschaftskontenrahmen Kontenrahmen für den Groß- und Außenhandel Industriekontenrahmen DATEV - Kontenrahmen Bremer Kontenrahmen / 115

3 Betriebswirtschaft / Finanzmanagement Finanzbuchhaltung I 6. Buchungssatz Buchungen im Grund- und Hauptbuch Personenkonten Debitoren und Kreditoren Kontokorrentkonten Buchungssatz Vorkontierung der Belege Buchungen auf Bestandskonten - Bilanzwaage Zusammengesetzter Buchungssatz Erfolgskonten sowie Gewinn- und Verlustrechnung Aufwendungen und Erträge Erfolgskonten als Unterkonten des Kapitalkontos Beispiele für die Buchungen von Aufwendungen und Erträgen Abschluss der Erfolgskonten über das GuV-Konto Gliederung der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) Buchungsablauf von der Eröffnungsbilanz zur Schlussbilanz Eröffnungsbilanzkonto Schlussbilanzkonto Eigenkapitalkonto und Erfolgsbuchungen Gesamte Kontenführung Buchungen im Anlagevermögen Anschaffungskosten Herstellungskosten Anlagen im Bau Abschreibung auf Sachanlagen Verbuchung der Abschreibung Geringwertige Wirtschaftsgüter Außerplanmäßige Abschreibung Verkauf von Anlagegütern Warenkonten und bezogene Leistungen Eigenschaften von Warenkonten Bestandsveränderungen Einkauf von Stoffen und Verkauf von Fertigerzeugnissen Die Umsatzsteuer in der Buchführung Wesen der Umsatz- bzw. Mehrwertsteuer Steuersätze Eigenverbrauch Im- und Export Mehrwertsteuersystem Rechtliche Vorschriften im öffentlichen Bereich Buchung der Umsatzsteuer / 115

4 Betriebswirtschaft / Finanzmanagement Finanzbuchhaltung I Buchung der Vorsteuer Umsatzsteuerkonten Behandlung der Umsatzsteuer bei EDV-Verfahren Umsatzsteuervoranmeldung und Zahllast Privatkonten und Eigenverbrauch Privatentnahmen und Privateinlagen Umsatzsteuer bei Eigenverbrauch Anhang Kontenklassen des BremKR Industriekontenrahmen Traditionelle Arbeitsverfahren der doppelten Buchführung EDV-gestützte Buchführung Stichwortverzeichnis Creative Commons Licence 4 / 115

5 Überblick über die Arten des Rechnungswesens 1. Rechnungswesen 1.1. Überblick über die Arten des Rechnungswesens Rechnungswesen gesamtwirtschaftliches Rechnungswesen einzelwirtschaftliches Rechnungswesen internes Rechnungswesen externes Rechnungswesen Planungsrechnung Statistik Kosten- und Leistungsrechnung Doppik Kameralistik Finanzbuchhaltung Anlagenbuchhaltung Kreditoren und Debitorenbuchhaltung Haushaltsabschluss Betriebsergebnis GuV Bilanz Abbildung 1: Darstellung der verschiedenen Ausprägungen des Rechnungswesens 5 / 115

6 Volkswirtschaftliches und einzelwirtschaftliches Rechnungswesen 1.2. Volkswirtschaftliches und einzelwirtschaftliches Rechnungswesen Der Begriff Rechnungswesen umfasst im weiteren Sinne sowohl den Bereich des volkswirtschaftlichen wie auch des einzelwirtschaftlichen Rechnungswesens. Das volkswirtschaftliche Rechnungswesen unterteilt die Wirtschaft in Wirtschaftssektoren und zweige, analysiert die wirtschaftlichen Verflechtungen zwischen den verschiedenen Wirtschaftsobjekten und zielt auf die Berechnung globaler Größen einer Volkswirtschaft wie beispielsweise das Bruttoinlandsprodukt. Dem entgegen begrenzt das einzelwirtschaftliche Rechnungswesen die Betrachtung auf einzelne Wirtschaftsobjekte wie Unternehmen und öffentliche Gebietskörperschaften (Staat und Kommunen). Die einzelwirtschaftlichen Rechnungswesensysteme werden weiterhin unterteilt in externes und internes Rechnungswesen. Ein externes Rechnungswesen richtet sich an Beteiligte außerhalb des Unternehmens bzw. der öffentlichen Gebietskörperschaft. Das Ausmaß und die Form der Darstellung von Rechnungswesendaten für Außenstehende sind im Wesentlichen durch Gesetze festgelegt. Solche rechtlichen Anforderungen existieren für das interne Rechnungswesen im Grundsatz nicht. Die hier gewonnen Daten dienen Aufgaben der betriebswirtschaftlichen Steuerung eines Unternehmens und gelten zumeist auch als Betriebsgeheimnis. Im Verlaufe der Geschichte haben sich für das externe Rechnungswesen zwei verschiedene Buchführungsstile herausgebildet - die kaufmännische, doppelte Buchführung (Doppik) und die Kameralistik als Verwaltungsbuchführung 6 / 115

7 Kaufmännisches Rechnungswesen - Doppik 1.3. Kaufmännisches Rechnungswesen - Doppik Die Entwicklung der kaufmännischen Buchführung geht zurück auf die vorchristliche Zeit im östlichen Mittelmeer. Araber, Ägypter, Griechen und all die anderen Völker betrieben einen reichlichen Handel mit Waren der damals bekannten Welt. Die verschiedenen Hafenstädte wie Alexandria, Athen, Korinth sowie die Inseln Rhodos und Zypern waren wichtige Handelsplätze. Buchungsbelege für Zölle, Hafengebühren, Steuern und Frachtkosten als auch für Geschenke waren schon im zweiten Jahrhundert vor unserer Zeitrechnung bekannt. Neben den Hafenstädten sind auch die Karawanen nach Persien und Indien von großer Bedeutung gewesen. Zu dieser Zeit war der Kauf und Verkauf von Handelsgütern mittels Geld bei den Kaufleuten längst bekannt. Aus dem regen Handel erwuchs auch ein eigenes Bankwesen. Die Geldwechsler waren gelehrte Spezialisten, die mit den unterschiedlichsten Währungen der Zeit die Kaufleute, die Handwerker, die Staatsbeamten und die Aristokratie mit Geld versorgten. Über die Konten wurden Aufnahme und Tilgung von Privatdarlehen und die Bezahlung von Warenein- und verkäufen geregelt. Bankauszüge konnten teilweise schon täglich geliefert werden. Die Erledigung von Bankgeschäften wurde in dieser Zeit häufig in Tempeln geregelt. Tempel waren somit nicht nur Orte des Gebets und der Andacht, sondern auch des wirtschaftlichen Lebens. Die Vertreibung der Geldwechsler aus dem Tempel von Jerusalem durch Jesus ist im Evangelium beschrieben. 1 Das römische Reich übernahm nicht nur die griechischen Götter, sondern auch die Regelungen aus dem Wirtschaftsleben. Nach dem Ende des römischen Reiches waren es vor allem die Kaufleute aus Venedig und Genua, die die kaufmännische Buchführung und das Geldwesen weiter entwickelten. Aus dem Jahr 795 gibt es eine Verordnung Karl des Großen über die Krongüter und Reichshöfe, nach der ein umfassender Jahresabschlussbericht mit einer wohlgeordneten Vermögensaufstellung vorgeschrieben war, wozu die königliche Kanzlei kirchlich erprobte Musterformulare anlegte. Das älteste Kaufmannsdokument nördlich der Alpen stammt aus der Hansezentrale Lübeck, wo ein Tuchhändler um 1180 auf einer Pergamentrolle rund 160 Geschäftsvorfälle in einfachster Form festgehalten hat. Eine lückenlose doppelte Buchführung kann für 1340 nachgewiesen werden. Aus dieser Zeit liegen erhaltene Hauptbücher aus Genua mit den Einnahmen und Ausgaben der Regierung vor. Diese, gegliedert nach Debitoren mit Steuern, Anleihen und Strafen, weisen eindeutig die doppelte Buchführung auf. Ebenfalls aus 1340 ist in Lübeck nach dem Muster von Genua, Venedig und Florenz der doppelte Buchungssatz mit Aufstellung bilanzähnlicher Übersichten eingeführt worden. 2 Als anerkannte Grundlage der doppelten Buchführung gilt die Summa de Arithmetica" des Franziskanermönchs Luca Pacioli. Dieses Regelwerk erschien 1494 in Venedig. In dieser Zeit entstanden auch die ersten Handelsschulen, deren berühmteste in Venedig war. Wohlhabende Kaufmannsfamilien schickten ihre jungen Männer hierhin zur Ausbildung. Da Genua und Venedig intensiven Handel auch mit deutschen Kaufleuten pflegten, wurde das System der doppelten Buchführung und des Geldwesen ebenfalls in den deutschen Ländern verbreitet. Insbesondere die Fugger ( Jahrhundert) hatten in Venedig gelernt und Jahre Soll & Haben, Günter Roth, 1969, Seiten aus: 7 / 115

8 Kaufmännisches Rechnungswesen - Doppik anschließend das Rechnungswesensystem weiter ausgebaut. Das Zinseszinsrechnen beherrschten sie perfekt. Bis ins 17. Jahrhundert entwickelte sich im Zuge des ständig steigenden Warenverkehrs allmählich die Periodenrechnung (Geschäftsjahr oder Kalenderjahr) mit regelmäßigem Bücherabschluss. Zu dieser Zeit wurden Wareneingangs-, Warenausgangs- und Kassenbücher, Journale usw. geführt. Anlagekonten und Betriebsbuchhaltung wurden erst zu Beginn des Industriezeitalters systematisch ausgebaut. Seit Ende des 19. Jahrhunderts stiegen sowohl durch die Erkenntnisse der Handelswissenschaften und der Betriebswirtschaftslehre als auch durch die Gesetzgebung die Anforderungen an Finanz- und Betriebsbuchhaltung. Auch die Gesetzgebung rund um die Buchführung wurde schrittweise entwickelt. So findet man im preußischen Allgemeinen Landesrecht des Jahres 1794 erstmals die gesetzliche Bilanzierungspflicht für Preußen: Ein Kaufmann, welcher entweder gar keine ordentliche Bücher führt, oder die Balance seines Vermögens, wenigstens alljährlich einmal zu ziehen unterläßt, und sich dadurch in Ungewissheit über die Lage seiner Umstände erhält, wird bey ausbrechendem Zahlungsunvermögen als fahrlässiger Bankerutirer bestraft. Nach der schwindelerregenden Gründerzeit der Aktiengesellschaft wurden auch im Handelsrecht in Deutschland mit der Aktiennovelle von 1884 neue Signale gesetzt: Die gewachsenen Grundsätze der Bilanzerstellung wurden gesetzlich eingeschärft; ihre Verletzung wurde unter Strafe gestellt; die ganze achtbare Kaufmannschaft wusste sich bestätigt und auf die Grundsätze ordnungsmäßiger Bilanzierung verpflichtet. Das Preußische Einkommensteuergesetz von 1891 führte dann zur Koppelung der Steuererklärung mit der Handelsbilanz. 3 Alle Aktivitäten eines Unternehmens mit seiner wirtschaftlichen Umwelt bezeichnet man als Geschäftsfälle oder Geschäftsvorgänge Es werden Rohstoffe und Waren eingekauft, Löhne und Gehälter sowie Steuern und Sozialabgaben bezahlt und Waren verkauft. Die Geschäftsfälle können sich unterschiedlich auf die wirtschaftliche bzw. finanzielle Situation des Unternehmens auswirken.. Sie können: - das Vermögen und die Schulden der Unternehmung verändern, - den Bargeldbestand durch Geldeinnahmen oder Geldausgaben beeinflussen und - Werteverzehr (Aufwand) oder Wertezuwachs (Ertrag) darstellen. Das kaufmännische Rechnungswesen hat die Aufgabe, sämtliche Geschäftsvorfälle eines Jahres in Zahlen festzuhalten, zu gliedern und so zusammenzustellen, dass am Jahresende erkennbar wird, welche Vermögens- und Kapitalveränderungen sich gegenüber dem Jahresbeginn ergeben haben und welcher Erfolg (Gewinn oder Verlust) im Laufe des Jahres erwirtschaftet wurde. 3 aus: 8 / 115

9 Kaufmännisches Rechnungswesen - Doppik Aufgaben der Buchführung alle geschäftlichen Vorfälle erfassen die Vermögenslage ersichtlich machen den Unternehmenserfolg (Gewinn / Verlust) ermitteln Handelsbücher Inventur und Gewinn- und Bilanz Verlustrechnung Die Aufgaben des kaufmännischen Rechnungswesens können wie folgt beschrieben werden: - Dokumentation Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle zum Nachweis der Wertveränderungen - Rechnungslegung gegenüber internen und externen Interessenten (wie z.b. Kapitalgeber und Finanzbehörde) - Kontrolle zur Überwachung der Wirtschaftlichkeit und der Zahlungsfähigkeit (Liquidität) - Disposition Aufbereitung von Zahlenmaterial für Planungen und Entscheidungen. Die Buchführung liefert wichtige Informationen: - Vermögen- und Schuldensituation (Gläubigerschutz), - Gewinn- und Verlustrechnung (Unternehmenserfolg), - Berechnung der Steuern, - Bemessung der Kreditwürdigkeit, - Beweismittel bei Rechtsstreitigkeiten, - Grundlage der Kosten- und Leistungsrechnung sowie des - Controllings. 9 / 115

10 Kaufmännisches Rechnungswesen - Doppik Je nach Adressat hat das kaufmännische Rechnungswesen interne oder externe Informationsaufgaben zu erfüllen. Dementsprechend wird das Rechnungswesen in die Bereiche Finanzbuchhaltung (externes Rechnungswesen) und Kosten- und Leistungsrechnung (internes Rechnungswesen) unterschieden. Kaufmännisches Rechnungswesen Externes Rechnungswesen Internes Rechnungswesen In der Finanzbuchhaltung erfolgt die Darstellung der Vermögensbestände und Schulden in der Bilanz sowie des Erfolgs in der GuV Darstellung des Leistungserstellung sowie des dadurch bedingten Ressourcenverbrauchs in der Kosten- und Leistungsrechnung Erfassung und übersichtliche Darstellung betrieblicher Vorgänge in der Statistik Durchführen von Planungsrechnungen zur Entscheidungsunterstützung Externe Informationsempfänger sind z.b. Kapitalgeber oder Finanzämter. Mit Hilfe der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) erhalten sie einen Einblick in die Entwicklung des Betriebes. Interne Informationsaufgaben erfüllt das Rechnungswesen gegenüber der Betriebsführung. Diese will in erster Linie die Wirtschaftlichkeit und den Erfolg der betrieblichen Prozesse kontrollieren. So erhält sie Informationen zur Planung und Steuerung der betrieblichen Prozesse (Entscheidungsunterstützung). 10 / 115