ANLEITUNG BUSINESS KONFERENZ APP FÜR IHR BLACKBERRY KONFERENZEN MOBILE PLANEN UND BUCHEN.

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1 ANLEITUNG BUSINESS KONFERENZ APP FÜR IHR BLACKBERRY KONFERENZEN MOBILE PLANEN UND BUCHEN.

2 INHALT EINFÜHRUNG ENDGERÄTE UND SOFTWARE FUNKTIONEN UND ANWENDUNGEN 3 2 LEISTUNGSMERKMALE ACCOUNT-EINSTELLUNGEN FESTLEGEN KONFERENZEN PLANEN UND BUCHEN KONFERENZEINLADUNGEN EINTRAGUNG DER KONFERENZ IN IHREN BLACKBERRY TERMINKALENDER KONFERENZ AUS DEM TERMINKALENDER HERAUS STARTEN UND DURCHFÜHREN 6 3 BERECHTIGUNGEN BERECHTIGUNGEN BEI LOKALER INSTALLATION BERECHTIGUNGEN BEI INSTALLATION ÜBER BLACKBERRY ENTERPRISE SERVER

3 3 1 EINFÜHRUNG Diese Leistungsbeschreibung erläutert Ihnen den Leistungsumfang der BlackBerry Conference App, der Business-Conferencing-Anwendung. Die Anwendung ermöglicht es Ihnen, Konferenzen direkt mit Ihrem BlackBerry zu buchen und zu starten. 1.1 ENDGERÄTE UND SOFTWARE Alle BlackBerry Modelle der 8000er- und 9000er-Serie unterstützen die Business-Conferencing-Anwendung. Voraussetzung ist die BlackBerry Device Software ab Version Ältere Versionen werden nicht unterstützt. 1.2 FUNKTIONEN UND ANWENDUNGEN Die Business-Conferencing-Anwendung für das BlackBerry hat gegenüber klassischen Konferenzlösungen den Vorteil, dass Sie: Konferenzen ohne die Verwendung eines PCs buchen können Konferenzen in Ihrer gewohnten BlackBerry Umgebung buchen können gebuchte Konferenzen direkt in Ihren BlackBerry Terminkalender eintragen lassen können Konferenzen schnell und einfach von unterwegs buchen und starten können Konferenzteilnehmer direkt aus Ihrem BlackBerry Adressbuch auswählen können per One Click to Conference mit nur einem Klick in Ihre Konferenz gelangen Mit der BlackBerry Business-Conferencing-Anwendung können Sie künftig Ihre Konferenzen komfortabel unterwegs buchen, starten und durchführen und so ungenutzte Zeit, wie z. B. Zugfahrten zu Geschäftsterminen, produktiv nutzen. Hinweis: Verschieben Sie die Conference App am besten auf Ihre Startseite bzw. auf Ihren Home-Screen, damit sie im Bedarfsfall gleich aktiviert werden kann: Conference-App-Icon markieren BlackBerry Taste VERSCHIEBEN drücken Icon an die gewünschte Position bringen BlackBerry Taste VERSCHIEBEN ABSCHLIESSEN drücken 2 LEISTUNGSMERKMALE In den folgenden Abschnitten wird Ihnen der Leistungsumfang der BlackBerry Business- Conferencing-Anwendung näher erläutert. 2.1 ACCOUNT-EINSTELLUNGEN FESTLEGEN Bevor Sie mit Ihrer ersten Konferenz beginnen, legen Sie Ihre Account- Einstellungen fest. Benutzername und Passwort Mit Ihrem Benutzernamen und Ihrem Passwort authentifizieren Sie sich als Nutzer des Konferenzsystems. Name Als Name wird der Name verwendet, der unter OPTIONEN > EIGENTÜMER > NAME eingetragen ist. Telefonnummer Die Telefonnummer wird als Moderatorenrufnummer verwendet.

4 4 Adresse An die eingegebene -Adresse werden Benachrichtigungs- s zu gebuchten Konferenzen gesendet. Konferenztyp Dial-In mit Termin, Dial-Out mit Termin oder sofort startend. Thema Standard-Thema. Dauer Wird zur Eintragung der Konferenz in den Terminkalender verwendet. Kostenstelle Standard-Kostenstelle. Die Kostenstelle wird für die Weiterberechnung oder Zuordnung von Konferenzkosten verwendet. Konferenz aufzeichnen Standard-Einstellung für Gesprächsmitschnitte. Benachrichtigung mittels , SMS oder keine Benachrichtigung. Kalender für Konferenzen Wählen Sie einen Kalender aus, in welchen der Konferenztermin eingetragen wird. 2.2 KONFERENZEN PLANEN UND BUCHEN Sie können eine Dial-In oder Dial-Out Konferenz buchen. Nach der Buchung erhalten Sie die Einwahlnummer für Ihre Konferenz eine Telefonnummer mit der Ortsvorwahl 069. Sie können wählen, ob Sie diese Nummer per SMS oder erhalten und ob Sie sie an die Teilnehmer versenden wollen DIAL-IN KONFERENZ Dial-In Konferenzen sind ideal für spontane Meetings mit voller Kostenkontrolle und ohne Vertragsbindung. Bei einer Dial-In Konferenz wählt sich jeder Konferenzteilnehmer zum vereinbarten Zeitpunkt mit einem Zugangs-Code ein. Als Konferenzinitiator können Sie entscheiden, ob die Verbindungskosten von jedem Teilnehmer bezahlt oder von Ihnen übernommen werden (Freecall Service). Buchen Sie Ihre Dial-In Konferenz komfortabel auf Ihrem BlackBerry. Nach Auswahl der Teilnehmer aus dem BlackBerry Adressbuch können Sie folgende Konferenzspezifikationen vornehmen: Typ Wenn Sie eine Dial-In Konferenz buchen möchten, dann ist der Konferenztyp standardmäßig Dial-In. Sie können aber auch beim Buchungsvorgang den Typ auf Dial-Out umstellen. Thema Beginn Angabe von Datum und Uhrzeit. Kalendar für Termin Wählen Sie einen Kalender aus, in welchen der Konferenztermin eingetragen wird. Dauer Wird zur Eintragung der Konferenz in den Terminkalender verwendet. Sicherheits-Code Sie können zusätzlich zum Zugangs-Code einen 4- stelligen Sicherheits- Code definieren. Kostenstelle Die Kostenstelle wird für die Weiterberechnung oder Zuordnung von Konferenzkosten verwendet. Konferenz aufzeichnen Die Konferenz kann aufgezeichnet werden. Teilnehmer benachrichtigen Legen Sie fest, ob die Konferenzteilnehmer eine Konferenzeinladung erhalten sollen.

5 5 Bei Abschluss der Buchung wird Ihnen der Zugangs- Code für den Moderator und die Teilnehmer angezeigt. Sie können den Konferenztermin in Ihren Terminkalender übernehmen lassen. Über den Terminkalender können Sie jederzeit den Termin und die Zugangs-Codes der Konferenz einsehen und die Konferenz starten DIAL-OUT KONFERENZ Dial-Out Konferenzen eignen sich vor allem für Besprechungen mit einem Höchstmaß an Qualität und Komfort. Bei der Dial-Out Konferenz übernimmt das Konferenz-Team der Telekom professionell die Abwicklung Sie müssen lediglich die Teilnehmer festlegen! Zum gewünschten Zeitpunkt werden alle Teilnehmer automatisch angerufen und zur Konferenz geschaltet. Falls einer Ihrer Teilnehmer nicht erreicht werden kann, werden Sie direkt darüber informiert. Buchen Sie Ihre Dial-Out Konferenz komfortabel auf Ihrem BlackBerry. Nach Auswahl der Teilnehmer aus dem BlackBerry Adressbuch können Sie folgende Konferenzspezifikationen vornehmen: Typ Wenn Sie eine Dial-Out Konferenz buchen möchten, dann ist der Konferenztyp standardmäßig Dial-Out. Sie können aber auch beim Buchungsvorgang den Typ auf Dial-In umstellen. Thema Startmodus Sie können auswählen, ob die Konferenz sofort nach Abschluss der Buchung oder zu einem bestimmten Termin stattfinden soll. Dauer Wird zur Eintragung der Konferenz in den Terminkalender verwendet. Kostenstelle Die Kostenstelle wird für die Weiterberechnung oder Zuordnung von Konferenzkosten verwendet. Konferenz aufzeichnen Die Konferenz kann aufgezeichnet werden. Wenn die Konferenz nicht sofort, sondern zu einem bestimmten Termin stattfindet, dann können Sie den Konferenztermin in Ihren Terminkalender übernehmen lassen. Über den Terminkalender können Sie jederzeit den Termin einsehen. 2.3 KONFERENZEINLADUNGEN Alle Teilnehmer können per oder SMS benachrichtigt werden.

6 6 2.4 EINTRAGUNG DER KONFERENZ IN IHREN BLACKBERRY TERMINKALENDER Während der Konferenzbuchung können Sie auswählen, ob Sie die Konferenz in Ihren Terminkalender übernehmen möchten. Über den Terminkalender können Sie jederzeit den Termin einsehen. Bei einer Dial-In Konferenz wird zusätzlich der Teilnehmerzugangscode angezeigt und Sie haben die Möglichkeit, an der Dial-In Konferenz direkt aus dem Terminkalender heraus teilzunehmen. 2.5 KONFERENZ AUS DEM TERMINKALENDER HERAUS STARTEN UND DURCHFÜHREN Mit dem Feature One Click to Conference starten Sie eine Dial-In Konferenz direkt aus Ihrem Terminkalender heraus ganz einfach ohne sich einwählen und einen Zugangs-Code eingeben zu müssen! Beides übernimmt die Conference App automatisch für Sie. So einfach halten Sie über Ihr BlackBerry Smartphone eine Konferenz ab, selbst mit vielen Teilnehmern. 3 BERECHTIGUNGEN Damit Sie die BlackBerry Conference App in vollem Umfang nutzen können, sind bestimmte Berechtigungen erforderlich. 3.1 BERECHTIGUNGEN BEI LOKALER INSTALLATION Wenn Sie die Administrator-Rechte für Ihr BlackBerry Smartphone besitzen, können Sie die Installation selbst vornehmen. Nach erstmaliger Installation werden Sie aufgefordert, die Sicherheitseinstellungen anzupassen. Alternativ können Sie auch über EINSTELLUNGEN > SICHERHEITSOPTIONEN > ANWENDUNGSBERECHTIGUNGEN die Anwendung auswählen und die Berechtigungen bearbeiten. Folgende Berechtigungen sind erforderlich: Telefon: zulassen Carrier-Internet: zulassen Wi-Fi: zulassen Interprozess-Kommunikation: zulassen Geräte-Einstellungen: zulassen Medienzugriff: zulassen Themendaten: zulassen 3.2 BERECHTIGUNGEN BEI INSTALLATION ÜBER BLACKBERRY ENTERPRISE SERVER Wenn die Administrator-Rechte für Ihr BlackBerry Smartphone bei Ihrer IT-Abteilung liegen, lassen Sie die Installation von den entsprechenden Fachkräften durchführen. Folgende Berechtigungen sind erforderlich: <DOMAIN-NAME DES KONFERENZSYSTEMS>: <HOST-NAME DES KONFERENZSYSTEMS> Interprozess-Kommunikation: zulassen Unternehmensnetzwerk: zulassen Externes Netzwerk: zulassen Telefon: zulassen zulassen Nutzerdaten: zulassen Vorlagen: zulassen HERAUSGEBER Telekom Deutschland GmbH Landgrabenweg Bonn