Prozessmanagement Modeerscheinung oder Notwendigkeit

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1 1 von5 Prozessmanagement Modeerscheinung oder Notwendigkeit Autor: Dr. Gerd Sonntag Beratender Ingenieur disocon (Unternehmensberatung Diekelmann & Sonntag) Das Thema Prozessmanagement wurde in einem kompakten und unterhaltsamen Informationsvortrag leicht verständlich nahe gebracht. Dr. Sonntag ging kurz unf einprägsam auf die vier Teilaspekte - Grundlagen - Methoden - Chancen und - Risiken beim Übergang von funktionsorientierter auf prozessorientierte Unternehmensführung ein. Prozessmanagement ist keine Modeerscheinung! Es ist vielmehr notwendiger als je das Gesamtkonzept zur Sicherung des mittel- und langfristigen Erfolges eines jeden Unternehmens. Die Prozesse in den Unternehmen stellen eine wahre Fundgrube für Verbesserungen dar. Hier sind ca. 40 % Blind- und Fehlleistungen, ca. 50 % des Optimierungspotenzials und ca. 99 % aller Arbeitsfehler zu finden. Untersuchungen haben gezeigt, dass wir in den Prozessen die die Ursachen finden für: ca. 40 % Blind- und Fehlleistungen ca. 99 % aller Arbeitsfehler ca. 50 % des Optimierungspotenzials Von 100% Gesamtleistung eines Unternehmens können nur etwa 30% als Wirkleistung bezeichnet werden. Kurzfassung-PMuMITARB.doc 1 von 5

2 2 von5 Jedoch ist das Denken und Handeln nach Prozessgesichtspunkten um so geringer entwickelt, je kleiner ein Unternehmen ist. Obwohl die theoretischen Grundlagen und auch Berichte darüber, wie erfolgreiche Unternehmen Prozessmanagement tagtäglich praktizieren seit vielen Jahren bekannt sind, haben viele Unternehmen offenbar Probleme mit der Umsetzung dieses positiven Wissens. Es fällt vielen noch zu schwer, die notwendigen Veränderungen anzugehen. Kundenorientierung und effiziente stabile Prozesse (Produktivität) sind die Schlüssel zum geschäftlichen Erfolg. Defizite sind vor allem auf folgenden Gebieten zu finden: kein überzeugendes Leitbild, teils unscharfe strategische Ziele, unklare Prozess- und Produktziele, unzureichende Kenntnis und Nutzung der Erfolgsfaktoren und Erfolgspotenziale sowie unzureichende Kenntnis der Kundenbedürfnisse und Kundenprobleme Wer Prozessmanagement aktiv betreibt, der strebt nach der Erfüllung der Kundenbedürfnisse und erreicht auf diesem Wege die Befriedigung, dabei auch die strategischen und operativen Unternehmensziele zu erreichen! Prozessmanagement umfasst die Bereiche FÜHRUNG, ORGANISATION und CONTROLLING. Erfolgreiches Prozessmanagement orientiert sich dabei an den 7 Schwerpunkten. Kunden Der Kunde allein steht am Anfang und Ende der Geschäftsprozesse. Auf die Befriedigung seiner Bedürfnisse ist das Unternehmen aus zurichten Prozesse Stabile Prozesse sind die Basis für die effiziente Befriedigung der Kundenbedürfnisse Mitarbeiter Nichts geht ohne motivierte und engagierte Mitarbeiter. Sie stellen eine wichtige Säule des Betriebskapitals dar. Kurzfassung-PMuMITARB.doc 2 von 5

3 3 von5 Strategie Langfristig hat hier nur der nachhaltigen Erfolg, der seine Strategie auf die bestmögliche Befriedigung der Kundenbedürfnisse ausrichtet. Wertschöpfung Durch die Wertschöpfung entstehen die Produkte und Leistungen, mit denen die Unternehmen am Markt Gewinne erzielen. Hier ist alles zu beseitigen, was das Betriebsergebnis negativ beeinflusst! Leistung Ziel sollte es sein, die Effektivität (das Richtige zu tun) und die Effizienz (es mit bestmöglichem wirtschaftlichem Ergebnis zu tun) ständig zu verbessern. Kompetenz Die Geschäftsprozesse tragen zur ständigen Verbesserung und Erweiterung der Kernkompetenzen bei und umgekehrt. Der Übergang von der Funktionsorientierung zur Prozessorientierung erfordert eine grundlegende Änderung in der Geschäftsphilosophie! Wie sollte man vorgehen? Für kleinere mittelständische Unternehmen sind die die Vorgehensmodelle zur Einführung von Prozessmanagement nach DGQ und DIN sehr gut. Größere unternehmen werden vielleicht eher die Excellenzmodelle nach EFQM oder QPEX bevorzugen. Prozesse sollten nach folgendem Schema strukturiert werden: Schritt --> Schrittkette Prozesskette --> Prozess --> Prozessgruppe Prozesslandkarte Dabei werden folgende Prozesskategorien unterschieden: Wertschöpfungsprozesse Führungsprozesse Unterstützungsprozesse Die Prozesslandkarte ist das zentrale Informations- und Steuerungsinstrument beim Prozessmanagement. Sie stellt das universell verwendbare Werkzeug für Entscheidungsfindung dar. In einer übersichtlichen und für alle transparenten individuellen Darstellung des Unternehmens Kurzfassung-PMuMITARB.doc 3 von 5

4 4 von5 bringt sie sofort spürbaren Nutzen für alle Beteiligten, da sie: Schnittstellen und Verlustquellen offen sichtbar macht das Denken in Prozessen und die Bereitschaft für Veränderungen fördert, als Grundlage für messbare Verbesserungen dient. Einfachste grafische Symbole reichen zum Anfang, um die Zusammenhänge der Prozesse in der Prozesslandkarte zu visualisieren. Chancen und Risiken der Einführung von Prozessmanagement: Kurzfassung-PMuMITARB.doc 4 von 5

5 5 von5 Erfolgsfaktoren zum Prozessmanagement: Klare Regelungen zur Verantwortung treffen Eindeutige Ziele beschreiben Entwicklung aussagefähiger Kennzahlen (Weniger ist hier viel viel mehr!!) Maßnahmen planen, umsetzen, kontrollieren, bewerten geeignete Ressourcen für das Projekt bereitstellen ein für das Unternehmen geeignetes Prozessmodell entwickeln und pflegen Prozesse eindeutig identifizieren und gegeneinander abgrenzen Entwicklung und Umsetzung firmen- / bzw. branchenspezifischer Standards In den Erfolgsfaktoren zum Prozessmanagement liegen gleichzeitig auch die Potenziale für Misserfolge / Risiken Nutzen von Prozessmanagement: Steigerung der Kundenzufriedenheit Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit Zeiteinsparungen Verbesserung der Produktqualität Kostensenkung (Reduzierung von Verschwendungen aller Art) Steigerung von Effizienz und Effektivität lernende Organisation Alles Wissen und Können nützt nichts, wenn das Wollen fehlt. Prozessmanagement muss gewollt und von der Geschäftsleitung wie auch vom Management in Vorbildwirkung gelebt werden. Ohne dem Wollen werden sich die gewünschten Ergebnisse nicht einstellen! Wenn dazu noch eine offene Kommunikation und Aufklärung der Mitarbeiter erfolgt, liegen beste Umgebungsbedingungen für eine erfolgreiche Einführung von Prozessmanagement vor. Wer die Wertschöpfung im Unternehmen verbessern will muss das Rad nicht neu erfinden. Er findet im Prozessmanagement den wohl umfassensten Ansatz. Prozessmanagement ist nicht nur etwas für die ganz großen Unternehmen. Auch Kleinere können durch die Umsetzung einzelner Teile des Prozessmanagements bereits messbaren Nutzen ziehen. Man muss es nur erkennen und dann wollen! Kurzfassung-PMuMITARB.doc 5 von 5