Regelung zur Beschaffung

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1 Regelung zur Beschaffung Zweck Das Einbinden der Arbeitsschutzbelange in den Beschaffungsprozess kann Erkrankungen, Verletzungen oder nachträgliche Prozessumstellungen verhindern. Beschaffungskriterien sind zum Beispiel Anforderungen an die Benutzerfreundlichkeit, Ergonomie, Hautverträglichkeit und den Wartungsservice von Arbeitsmitteln. Hinweise ergeben sich aus Gefährdungsbeurteilungen und Gesprächen mit Mitarbeitern. Externe Informationen können aus Vorschriften und Regeln, Informationen der BGW, Sicherheitsdatenblättern und Konformitätsbescheinigungen (zum Beispiel GS-Zeichen) entnommen werden. Werden Beschaffungsvorgänge ausgliedert, muss die Einrichtung bei der Beschaffung der Persönlichen Schutzausrüstung seiner Anhörungspflicht gegenüber den Mitarbeitern nachkommen. Ihr Nutzen Mit Ihrer schriftlich dargelegten Regelung legen Sie die entscheidenden Kriterien für Anschaffungen in Ihrem Unternehmen fest. Sie bewerten systematisch gesundheitliche Wirkungen Ihrer gesamten Infrastruktur und zwar bereits vor dem Einkauf. Berücksichtigen Sie dabei auch Ihre Auftragnehmer, Leiharbeiter oder Lieferanten. Mitarbeiter von Fremdfirmen können durch das betriebliche Geschehen gefährdet werden sie können aber auch umgekehrt Ihr Personal gefährden. Ermitteln Sie die für Ihren Betrieb relevanten Arbeitsschutzkriterien und machen Sie diese zum Bestandteil der Verträge mit Lieferanten. Was Sie tun können Sie finden im Folgenden die wichtigsten Aspekte, die Sie beachten sollten, wenn Sie arbeitsschutzrelevante Kriterien in den Beschaffungsprozess einbeziehen. Passen Sie diese an Ihre betrieblichen Erfordernisse an. Ihre Beschaffungsphilosophie ist abhängig von der Größe und dem Tätigkeitsfeld Ihres Betriebes und muss nicht alle aufgezählten Punkte umfassen. Lassen Sie sich beraten, wenn Sie nicht alle auf den Arbeitsschutz bezogenen Kriterien selbst prüfen können, oder wenn diese Ihnen nicht bekannt sind. Ihre Fachkraft für Arbeitssicherheit, die BGW und andere Institutionen helfen gern. Aus den Gestaltungsanforderungen im Betrieb und dem Marktangebot ergibt sich eine Wechselbeziehung. Die nebenstehende Abbildung erläutert diese in zeitlicher Abfolge. Besonders wichtig sind die Schnittstellen zur vorhandenen

2 Einsatzumgebung. Die Überlegung, welche Chancen und Risiken der Einsatz des neuen Geräts oder der Dienstleistung birgt, sollte bei allen Stufen der Zusammenarbeit (unter Einbeziehung der Fachkraft für Arbeitssicherheit und gegebenenfalls des Betriebsarztes) mit den Lieferanten eine Rolle spielen. Warten Sie damit nicht, bis das Gerät geliefert oder die Dienstleistung im Portfolio ist. Sinnvoll ist es, die arbeitsschutzrelevanten Kriterien in Ihren vorhandenen Beschaffungsprozess zu integrieren und keinen zusätzlichen Katalog anzulegen. Schritte des Beschaffungsprozesses Problemanalyse, Bedarfsermittlung Was ist Anlass der Beschaffung? Gibt es Probleme, die zu beseitigen sind? Dient die Beschaffung der Erweiterung der Geschäftsfelder? Welche Kundeninteressen sind betroffen? Welche betrieblichen Bereiche und Arbeitsbedingungen sind betroffen? Welche Beschäftigtenanforderungen sind betroffen? Welcher Zusammenhang besteht zu Qualität und Arbeitsschutz? Worin besteht das vorläufige Nutzungskonzept? Dokumentierte Gefährdungsbeurteilung: Gibt es gesundheitliche Risiken? Gab es Unfälle oder arbeitsbedingte Erkrankungen in der Einsatzumgebung? Welche Ursachen liegen den vorhandenen Gefährdungen zugrunde? Gab es Verletzungen von Vorschriften und Regeln? Gibt es Ideen zur Verbesserung von Sicherheit und Gesundheit in dem betroffenen Bereich? Welche Ziele werden zu Sicherheit und Gesundheit bei der Beschaffung verfolgt? Anforderungen an die Beschaffenheit des Produkts, der Dienstleistung oder des Geräts Welche grundsätzlichen Anforderungen stellt der Betrieb? Welche Vorschriften und Regeln sind zu beachten? Wie ist der Stand der Technik und welche Anforderungen ergeben sich daraus? Welche kritischen Aspekte sind bei den weiteren Schritten der Beschaffung besonders zu beachten? Wie sollen die konkreten Arbeitsbedingungen beim Einsatz des Produkts aussehen? Wie lassen sich gesundheitliche Risiken vermeiden? Sind alle denkbaren Gefährdungen umfassend berücksichtigt (in Folge von Lärm, Vibration, Klima, Brand und Explosion, chemische und biologische Gefährdungen, körperliche und psychische Belastungen)? Wie kann der Produkt-/Dienstleistungseinsatz vorhandene Gefährdungen beseitigen oder minimieren? Welche konkreten Vorschriften und Regeln des Arbeitsschutzes gibt es? Werden die selbst gestellten Ziele erfüllt?

3 Marktsondierung, Ausschreibung, Anfrage Welche Angebote sind auf dem Markt? Gibt es Produktbewertungen durch Verbraucherverbände? Welche Lieferanten gibt es? Sind Positivlisten für Produkte und Hersteller sowie Lieferanten verfügbar? Gibt es Herstellerinformationen zum anzuschaffenden Produkt? Sollten besondere Prüfzertifikate beigebracht werden? Erstellen eines Pflichtenheftes oder konkreter Auflagen Gibt der Hersteller Hinweise auf den sicheren und gesundheitsgerechten Betrieb? Hält der Hersteller Hinweise zu noch verbleibenden Gefährdungen seiner Produkte bereit? Gibt es besondere Anforderungen für die sichere und gesundheitsgerechte Wartung, das Beseitigen von Störungen und die Instandsetzung sowie für Demontage und Entsorgung? Welche konkreten Forderungen zu Sicherheit und Gesundheit gehören in die Ausschreibung? Sind in der Ausschreibung die Arbeitsschutzanforderungen klar und eindeutig genannt? Welche Unterlagen zu Sicherheit und Gesundheit sind vom Hersteller beizubringen und über die Ausschreibung mit anzufordern? Analyse und Bewertung der Angebote, Herstellervorauswahl Erfüllt der Anbieter alle gestellten Anforderungen (siehe Schritt 2)? Ist er zuverlässig? Existiert ein aktuelles Qualitätszertifikat? Welche Veränderungen ergeben sich für die Einsatzumgebung? Entsprechen die Leistungsmerkmale des Geräts dem Bedarf im Unternehmen? Erfüllt der Anbieter alle Anforderungen zu Sicherheit und Gesundheit? Sind die festgelegten Arbeitsschutzanforderungen (siehe Schritt 2) erfüllt? Vertragsverhandlungen, Vertragsabschluss, Bestellung Wie soll die konkrete Bestellung erfolgen? Sind spezielle Verhandlungen erforderlich, um erkannte Probleme zu beheben? Müssen die Anforderungen bei der konkreten Bestellung präzisiert werden? Müssen spezielle Zertifikate für die Dokumentation angefordert werden? Sind alle Anforderungen festgeschrieben? Sind alle Voraussetzungen geschaffen, dass sich die Mitarbeiter des Lieferanten arbeitsschutzgerecht verhalten (können)? Können Anforderungen im Vertrag verankert werden, die erkennbare gesundheitliche Risiken minimieren? Müssen notwendige ergänzende arbeitsschutzrelevante Einrichtungen (Schutzeinrichtungen) mitgeliefert werden? Sind im Vertrag die betreffenden Arbeitsschutzanforderungen verankert und wird auf entsprechende Leistungsmerkmale hingewiesen? Muss der Lieferant spezielle Anforderungen an den Arbeitsschutz im eigenen Unternehmen

4 Ist der Lieferant über die Gefahren in meinem Unternehmen informiert? berücksichtigen? Vorbereitungsmaßnahmen im Betrieb: Abschätzen des Gestaltungsbedarfs, Umsetzen der Gestaltung Ergibt sich ein ergänzender Gestaltungsbedarf im Unternehmen? Sind Schulungen vorzubereiten? Was muss getan werden, um die vorhandenen Bedingungen entsprechend dieser Anforderungen weiterzuentwickeln? Welche organisatorischen Abläufe müssen neu gestaltet werden? Welche Wartungs-, Prüfungs-, Inspektions- und Instandsetzungsarbeiten sind erforderlich? Wie können diese Veränderungen fristgerecht erfüllt werden? An welchen produktbezogenen Ursachen für Gefährdungen ist anzusetzen? Welches sind die technischen und organisatorischen Anforderungen für den sicheren und gesundheitsgerechten Einsatz? Wie müssen die Beschäftigten im Interesse einer sicheren und gesundheitsgerechten Nutzung qualifiziert werden? Ist eine besondere Prüfung durch befähigte Personen nachzuweisen? Sind Betriebsanweisungen vorzubereiten? Gibt es Anforderungen an das Verhalten in Störund Notfällen? Ist mit Arbeitsschutzproblemen bei Anlieferung und Montage zu rechnen? Lieferung, Eingangskontrolle, Abnahme Sind alle vereinbarten Anforderungen umfassend erfüllt? Liegen alle erforderlichen Dokumente vor? Wie kann eine Einweisung der Zuständigen erfolgen? Wie können gegebenenfalls vorhandene Anforderungen an den Probebetrieb erfüllt werden? Sind alle Arbeitsschutzanforderungen erfüllt? Gibt es erkennbare neue Gefährdungen? Sind Betriebsanleitungen und Konformitätserklärungen mitgeliefert worden? Enthalten die Dokumente bisher nicht bekannte Hinweise auf mögliche Gefährdungen und ergänzend erforderliche Schutzmaßnahmen? Einführungsphase, Wirkungskontrolle, Nutzung, Lagerung, Instandhaltung Welche besonderen Anforderungen sind für die erste Phase der Produktnutzung zu stellen? Was ist bei der Lagerung zu beachten Sind die erforderlichen Veränderungen in den Arbeitsbedingungen realisiert? Erreicht das neue Produkt seine Wirksamkeit? Sind ergänzende Maßnahmen erforderlich? Wird eine erste Gefährdungsbeurteilung vorgenommen? Werden aus den konkreten Gefährdungsbeurteilungen erforderliche Maßnahmen unmittelbar abgeleitet und realisiert? Ist eine arbeitsschutzgerechte Nutzung sichergestellt?

5 Ist ein Controlling zum Einsatz des neuen Produkts sichergestellt? Wie ist sichergestellt, dass von den Nutzern erkannte Gefährdungen und sonstige Mängel schnell gemeldet und beseitigt werden? Ist eine Erstunterweisung sichergestellt? Sind die Betriebsanweisungen nachhaltig eingeführt? Werden die auf den Arbeitsschutz bezogenen Wartungs-, Prüfungs- und Instandsetzungsarbeiten regelmäßig durchgeführt? Ist eine zeitnahe Überprüfung der Gewährleistung des Arbeitsschutzes nach Inbetriebnahme gewährleistet? Ist das neue Produkt im Bestandsverzeichnis eingetragen? Lieferantenmarkt beobachten Werden für regelmäßig zu beschaffende Produkte die Märkte beobachtet? Werden gegebenenfalls auftretende Reklamationen systematisch mit dem Lieferanten ausgewertet? Wird die Weiterentwicklung des Stands der Technik für regelmäßig zu beschaffende Geräte und Hilfsmittel verfolgt? Werden gezielt Neuentwicklungen von Schutzeinrichtungen, Persönlichen Schutzausrüstungen verfolgt und für den Einsatz im Unternehmen geprüft? Wie wird die Entwicklung des Stands der Technik für solche regelmäßig zu beschaffenden Mittel verfolgt? Wird der Markt beobachtet, um gegebenenfalls öffentliche Beschwerden über Lieferanten zu erkennen und auszuwerten?