Grundlagen der Textverarbeitung

Transkript

1 anhand des Programmpakets Open Office 3 Kursus in der evangelischen Familienbildungsstätte im Paul-Gerhard-Haus in Münster abgehalten von Dipl.-Ing. K laus G. M atzdorff

2 Ev. FaBi I. Wozu eigentlich Textverarbeitung? Textverarbeitung dient zum Schreiben von Briefen, Büchern, Bedienungsanleitungen, wissenschaftlichen Arbeiten, Notizzetteln und Anderem. Durch die Korrekturmöglichkeiten und Formatierungsmöglichkeiten ist Textverarbeitung jeder Schreibmaschine weit überlegen. II. Ablauf von Textverarbeitung Anders als beim Schreiben mit der Schreibmaschine muss man am Computer noch nicht wissen wie der Text später aussehen soll. Der Ablauf soll immer Folgender sein: a. Text erfassen b. Text zum ersten Mal speichern (speichern unter ) c. Text korrigieren d. Text formatieren 1) Zeichenformatierung 2) Absatzformatierung 3) Seitenformatierung 4) Sonderformatierungen e. Seitenansicht f. Drucken III. Text erfassen Zur Texterfassung benötigt man die Tastatur. Für richtige Tastaturen gibt es feste Anordnungen, für Laptops gelten manche Regeln nicht, so dass Laptopbenutzer manche Tasten suchen müssen. Eine separate Tastatur besteht aus vier Funktionsbereichen: Der alphanumerischen Tastatur Der numerischen Tastatur Den Cursortasten Den Funktionstasten Seite 2 von Klaus G. Matzdorff

3 Ev. FaBi Grundlagen der Textverarbeitung Die Funktionstasten Leertaste Die Schreibtasten Die Steuerungstasten Die Zifferntasten Die Funktionstasten benötigen wir in diesem Kurs überhaupt nicht. Die Schreibtasten funktionieren überwiegend wie die Schreibmaschine. Wenn wir eine Buchstabentaste drücken, erscheint ein kleiner Buchstabe, z.b. gedrückt, ergibt e. Wenn wir einen Großbuchstaben benötigen, müssen wir die Shift- oder Umschalttaste drücken und festhalten, während wir zusätzlich die Buchstabentaste drücken, z.b. + ergibt E. Die Shift-Taste finden wir links und rechts auf der Tastatur. Auf manchen Tasten finden wir sogar drei verschiedene Zeichen. So ist das Et- auf der Taste. Wenn wir für eine -Adresse benötigen. Müssen wir die Alt GR-Taste gedrückt halten, wenn wir die Taste drücken. Wenn wir eine Textzeile vorzeitig beenden wollen, betätigen wir die Enter- Taste. Diese wird auch Return- oder Eingabetaste genannt. Wir finden diese Taste zweimal, nämlich im Schreibbereich als auch bei den Zifferntasten Klaus G. Matzdorff Seite 3 von 10

4 Ev. FaBi jeweils rechts. Zum Korrigieren von Text gibt es verschiedene Tasten. Wenn wir einen Buchstaben vergessen haben, stellen wir den Cursor an die Stelle, an der der Buchstabe fehlt und schreiben den fehlenden Buchstaben, z.b. Co puter + m = Computer Haben wir einen Buchstaben doppelt geschrieben, gibt es 2 Möglichkeiten. In jedem Fall stellen wir den Cursor zwischen die doppelten Buchstaben: Com mputer Mit der Korrekturtaste löschen wir den Buchstaben links vom Cursor, mit der Löschtaste löschen wir den Buchstaben rechts vom Cursor. Bevor wir nun unseren ersten Text erfassen, müssen wir uns den Bildschirm richtig einstellen. Dazu gehört, dass wir das Textprogramm maximieren. Anschließend bringen wir unser Blatt Papier auf die richtige Größe. Seite 4 von Klaus G. Matzdorff

5 Ev. FaBi Grundlagen der Textverarbeitung Dazu wählen wir das Menü Ansicht Maßstab, die Zeile Fensterbreite und ok. Dann schalten wir die Steuerzeichen ein, um alle Zeichen und Formatierungen zu sehen. So sehen wir die Absatzzeichen und die Leerzeichen als Punkt zwischen den Worten. Unser Mustertext: Das aktuelle Datum holen wir uns über das Menü Einfügen Feldbefehl Datum. Es erscheint das Datum in der Form und ist grau hinterlegt. Klaus G. Matzdorff Seite 5 von 10

6 Ev. FaBi Das ist keine Markierung, sondern der Hinweis, dass es sich um eine Feldfunktion handelt. Wenn wir das Datum in einer etwas anderen Form benötigen, müssen wir einen Doppelklick in das Datum machen. Wir erhalten das folgende Fenster: In der Spalte Auswahl sehen wir Datum (fix) und Datum. Datum (fix) bedeutet. Dass das einmal erschienene Datum (z.b ) für alle Zeit konstant bleibt. Datum bedeutet, dass sich das Datum verändert; es wird immer das Tagesdatum angezeigt. Am 5. Mai 2010 erscheint also Die Form des Datum können wir in der Spalte Format aussuchen. So wird aus dem Datum z.b. das Datum 21. November IV. Text speichern Wenn wir unseren Text oder auch nur einen Teil des Textes erfasst haben, sollten wir ihn speichern. Dazu müssen wir wissen, wie der Text heißen soll, und in welchem (Akten-)Ordner wir ihn ablegen wollen. Zum Speichern benutzen wir die Maus und wählen in der Menüzeile das Menü Datei mit der Funktion Speichern unter. Seite 6 von Klaus G. Matzdorff

7 Ev. FaBi Grundlagen der Textverarbeitung Wir wählen den Ordner Briefe und wählen einen geeigneten Namen. Bei späteren Speicherungen wählen wir das Symbol Speichern. V. Das Formatieren An diesem Text wollen wir nun einige Formatierungen anwenden. Zum Formatieren von Textstellen müssen wir als Erstes das Markieren beherrschen. Das Markieren geschieht üblicherweise mit der Maus. Dazu klicken wir mit der linken Maustaste vor den zu markierenden Text, halten die Maustaste gedrückt und fahren mit der Maus ans Ende des zu markierenden Textes. Wenn wir also den Namen des Absenders markieren wollen, klicken wir vor das S von Susi und fahren bei gedrückter Taste bis hinter das zweite n von Mustermann. Susi Mustermann Klaus G. Matzdorff Seite 7 von 10

8 Ev. FaBi Wenn wir Buchstaben oder Worte markiert haben, können wir Zeichenformatierungen vornehmen. Zu den Zeichenformatierungen gehören Fett, Kursiv, Unterstreichen, Schriftarten, Schriftgrößen und noch ein paar andere. Für fast alle Formatierungen gibt es Symbole. Diese Symbole lassen sich vergrößert darstellen! Menü Extras Optionen OpenOffice.org Ansicht Symbolgröße groß. Wir formatieren den Namen in der ersten Zeile, das Wort Herbstfest und unten den Vornamen in der Schriftart M onotype Corsiva. Dann setzen wir die Namen in der Schriftgröße 20 und das Wort Herbstfest in der Schriftgröße 24. Für einige Zeichenformatierung gibt es keine Symbole. Dazu gehören Hochoder Tiefstellen oder Kontur. Hochstellen: Uhr Tiefstellen: H 2 O Für diese Formatierungen wählen wir das Menü Format Zeichen Position : Seite 8 von Klaus G. Matzdorff

9 Ev. FaBi Grundlagen der Textverarbeitung Kontur: Für diese Formatierung wählen wir Format Zeichen Schrifteffekt : Anschließend können wir Absatzformatierungen durchführen. Wir markieren den kompletten Absender und setzen ihn zentriert. Das Datum setzen wir rechtsbündig. Das Wort Herbstfest setzen wir zentriert. Blocksatz wird nur bei Spaltenbildung benutzt. Linksbündig zentriert Rechtsbündig Blocksatz Ein anderes Kapitel ist die Farbe. Wir unterscheiden die Schrift- oder Zeichenfarbe, Farbe zum Hervorheben und die Hintergrundfarbe. Auch hierfür haben wir Symbole. Zeichenfarbe Zeichenhintergrund Hintergrund Klaus G. Matzdorff Seite 9 von 10

10 Ev. FaBi Mit der Zeichenfarbe legen wir fest, in welcher Farbe die Schrift angezeigt wird. Mit dem Zeichenhintergrund können wir einzelne Worte hervorheben. Mit der Hintergrundfarbe können wir den Bereich kompletter Absätze mit einer Farbe hinterlegen. Zum Abschluss können wir einen oder mehrere Absätze mit einem Rahmen versehen. Dazu wählen wir Format Absatz Umrandung und erhalten folgendes Bild: Hier müssen wir viele Einstellungen vornehmen. Dazu sollten wir die Reihenfolge von 1 bis 8 einhalten. Als erstes 1 wählen wir Gesamtrahmen; als zweites 2 die Rahmenart und Stärke; als drittes 3 die Farbe; als viertes 4 den Abstand zum Text; als fünftes 5 (wenn gewünscht) eine Schattenposition; als sechstes 6 den Schattenabstand; als siebtes 7 die Schattenfarbe und als achtes 8 OK. Für alle Formatierungen gilt: Probieren, Probieren, Probieren. Es gibt immer noch die Funktion Rückgängig! Viel Spaß! Seite 10 von Klaus G. Matzdorff