1. Ablauf- und Terminplanung 2

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1 Thema: Projektmanagement Seite 1 von 6 Inhaltsverzeichnis: 1. Ablauf- und Terminplanung Grundlagen des Ablauf- und Terminmanagements Aufgaben und Ziele des Ablauf- und Terminmanagements 3

2 Thema: Projektmanagement Seite 2 von 6 1. Ablauf- und Terminplanung Mit dem Projektstrukturplan wird die Gesamtaufgabe zergliedert und die Aufgaben eines Projektes anschaulich gemacht. Die Projektabwicklung erfolgt aber im Zeitablauf, sodass ein Ablauf- und Terminmanagement sicherzustellen ist. Die Planung, Überwachung und Steuerung komplexer Projekte erfordert die schrittweise Gliederung des Projekts in überschaubare Arbeitsschritte, die logische Verknüpfung der Arbeitsabläufe zum Ablaufplan, die Ermittlung der Termine und der zeitlichen Spielräume, die Analyse der Ursachen und der Auswirkungen bei Abweichungen vom geplanten Verlauf, das Schaffen von Handlungsalternativen für die Projektleitung zur Gegensteuerung sowie ein auf die Bedürfnisse der Projektbeteiligten ausgerichtetes Projekt Berichtswesen. Zur Erfüllung dieser Aufgaben und Ziele benötigt der Ablauf- und Terminplaner einen Überblick über die zur Verfügung stehenden Methoden, Verfahren und Kenntnisse und über den Einsatz der geeigneten Techniken. Als wichtigstes Werkzeug steht dabei die Netzplantechnik zur Verfügung. Moderne Softwarepakete erleichtern die Netzplanerstellung und -bearbeitung und nehmen dem Terminplaner die aufwendige Arbeit der Terminberechnungen ab. Dennoch erfordern sie vom Projektmanager die Kenntnis der elementaren Grundlagen der Netzplantechnik, z.b. die Beherrschung und richtige Anwendung der Anordnungsbeziehungen sowie die grundlegende Arbeitsweise der Berechnungsalgorithmen. Nur mit diesem Grundwissen können Ablauf- und Terminpläne erstellt, richtig interpretiert, auf Plausibilität geprüft und Änderungsalternativen simuliert werden. Neben einfachen Techniken zum Aufbau von Ablaufplänen liefert die Netzplantechnik Hilfestellung bei der Bearbeitung von umfangreichen Projekten mit einer hohen Anzahl von Vorgängen und/oder langer Projektdauer. Der Planer sollte deshalb auch Methoden wie Teilnetztechnik, Standardnetzplantechnik oder Meilensteintechnik sowie Techniken der Netzplanverfeinerung und -verdichtung kennen und anwenden können Grundlagen des Ablauf- und Terminmanagements Die wesentlichste Aufgabe des Projektmanagements besteht in der Realisierung eines definierten Projekts in einer vorgegebenen Zeit, mit vorgegebenen bzw. beschränkten Einsatzmitteln und Kosten, unter Berücksichtigung von technischen und wirtschaftlichen Gesichtspunkten, unter Einhaltung von Leistungszielen. Zur Erreichung dieser Ziele benötigt das Projektmanagement Methodiken zur Planung, Steuerung und Überwachung der Termine, Leistung und Kosten. Die Methoden und Verfahren des Ablauf- und Terminmanagements liefern einen Schlüssel zur operativen

3 Thema: Projektmanagement Seite 3 von 6 Verfolgung dieser Ziele. Bei oberflächlicher Betrachtung scheint der Aspekt der "Überwachung" im Vordergrund zu stehen. Tatsächlich liefert die Ablaufplanung bereits in einer frühen Phase des Projekts eine wertvolle Unterstützung bei der Projektplanung und ermöglicht das Durchspielen von Planvarianten und Alternativlösungen unter Berücksichtigung von Zeit, Einsatzmitteln und Kosten. Nach praktischen Erfahrungen ist der Einsatz der Netzplantechnik ab einer Projektlaufzeit von mehr als sechs Monaten und mehr als fünf Projektmitarbeitern überaus sinnvoll und notwendig. Der Ablauf und Terminplaner sollte jedoch dieses Instrument als "Mittel zum Zweck" einsetzen und die Ergebnisse seiner Arbeit nicht als "Netzplan", sondern als "Ablauf- oder Terminplan" kundengerecht verkaufen Aufgaben und Ziele des Ablauf- und Terminmanagements Die Zerlegung eines komplexen Projektes in Phasen, Teilprojekte, Teilaufgaben und Arbeitspakete im Rahmen der Projektstrukturierung ist Voraussetzung für die Ablauf- und Terminplanung. Der Projektstrukturplan liefert Transparenz hinsichtlich der funktionalen, organisatorischen oder technisch - sachlichen Gliederung des Projekts und zeigt alle im Projekt durchzuführenden Aufgaben (als Menge aller Arbeitspakete) auf. Der PSP gibt aber keine Auskunft über die Reihenfolge der Bearbeitung aller Arbeitspakete, Schnittstellen zwischen Teilprojekten/Teilaufgaben und Arbeitspaketen, genaue zeitliche Abfolge und Durchführungszeitpunkte. Die Ablauf- und Terminplanung geht schrittweise an die Beantwortung dieser Fragen heran: Detaillierung der Arbeitspakete Für die Planung, Überwachung und Steuerung des Projektablaufs ist es in der Regel notwendig, die einzelnen Arbeitspakete jeweils in weitere Arbeitsschritte, d.h. in Vorgänge, aufzugliedern. Durch die Zerlegung des zunächst "unübersehbar komplexen" Projektes entstehen überschaubare Einheiten. Somit ergibt sich die Möglichkeit, die Durchführungsdauer, den Einsatzmittelbedarf und/oder die Kosten eines Vorgangs zu schätzen. Soll zunächst nur ein Grobablaufplan entstehen, können die Arbeitspakete als Vorgänge definiert, ggfls. sogar noch zu "Sammelvorgängen" gebündelt werden. Festlegung der Abläufe und Erstellung des Ablaufplans Danach sind die Arbeitspakete/Vorgänge sachlich und logisch miteinander zu verknüpfen. Damit entsteht ein Ablaufplan, in dem eindeutig festgelegt wird, - welche Abhängigkeiten zwischen den Vorgängen untereinander bestehen, - welche Vorgänge nacheinander, parallel oder unabhängig voneinander ablaufen können, - welche Zeitabstände zwischen einzelnen Vorgängen erforderlich sind.

4 Thema: Projektmanagement Seite 4 von 6 Ein Ziel der Ablaufplanung ist es demnach, in einer frühen Phase des Projekts die Projektbeteiligten zu einer klaren Aussage über die geplanten Abläufe zu bringen, die Abläufe zu koordinieren, um eine Vorgehensweise zu erzielen. Ohne Ablaufplanung ist im Extremfall die Anzahl der Lösungswege zum Projektziel identisch mit der Anzahl der Projektbeteiligten es kann jedoch nur einen gemeinsamen Weg geben. Der Zwang, frühzeitig im Projekt Abläufe festzulegen und Schnittstellen abzuklären, macht die Ablaufplanung zu einem wichtigen Instrument der Projektkoordination und - planung. Das Festlegen der Vorgänge und Erarbeiten des Ablaufplans sind Voraussetzungen für die folgenden Schritte des Terminmanagements. Überführung des Ablaufplans in den Terminplan (Kalendrierung) Nach der Schätzung realistischer Durchführungsdauern für die Arbeitspakete/Vorgänge können die Frühest- und Spätesttermine für jeden Vorgang berechnet und kritische Abläufe sowie die zeitlichen Spielräume aufgezeigt werden. Damit ist der Schritt vom Ablauf- zum Terminplan (vorläufig) vollzogen. Optimierung des Ablauf- und Terminplans Als weiterer Schritt folgt die Optimierung des Ablauf- und Terminplans. Selbst bei sorgfältiger Definition der Abläufe und gewissenhafter Schätzung der Durchführungsdauern zeigt eine erste Terminberechnung häufig, dass ein gewünschter bzw. geforderter Projekttermin nicht erreicht werden kann. In diesem Fall beginnt der Prozess der näherungsweisen Ablauf- und Terminoptimierung in Zusammenarbeit mit allen verantwortlichen Projektbeteiligten. Hier kann z.b. versucht werden, durch Änderung der Ablaufstruktur (Überlappung von Vorgängen) oder durch Kürzung von Ausführungszeiten (Kapazitätserhöhung) eine Verkürzung der Projektlaufzeit zu erreichen. Unter Berücksichtigung der Zielgrößen des Projektmanagements Termine -Leistung - Kosten ist jedoch davon auszugehen, dass bei diesem Optimierungsprozess in der Regel nur ein Suboptimum in bezug auf die Termine erreicht werden kann. In diesem Stadium der Ablauf- und Terminplanung können auch alternative Handlungsabläufe simuliert und deren Auswirkungen auf den Projektendtermin oder anderer Zielfaktoren, wie z.b. Kosten oder Einsatzmittelbedarf, durchgespielt werden. Verabschiedung des Ausführungsplanes Der nach der Optimierung vorliegende Ablauf- und Terminplan des Projekts ist von den für das Projekt verantwortlichen Stellen (z.b. Auftraggeber, Unternehmensleitung, Projektleitung, Lieferanten) zu verabschieden. Dieser für alle Beteiligten verbindliche Ausführungsplan enthält Soll-Termine und ist Basis für das Termincontrolling. Termincontrolling Das Termincontrolling als Teil des Terminmanagements beginnt mit der Erfassung der Ist-Termine und der Überwachung des termingerechten Ablaufs. Nach der Durchführung von Soll-Ist-Vergleichen können Abweichungen vom geplanten Ablauf,

5 Thema: Projektmanagement Seite 5 von 6 insbesondere Terminverzögerungen oder Änderungen in der Ablaufstruktur, aufgezeigt und analysiert werden. Beim konsequenten Einsatz der Netzplantechnik lassen sich dann unmittelbar die Auswirkungen von Abweichungen auf Teilbereiche des Projekts oder auf das Projektende insgesamt aufzeigen. Auch hier können - wie in der Phase der Optimierung - Alternativen durchgespielt werden, um geeignete Maßnahmen der Gegensteuerung herauszufinden. In jedem Fall liefert das terminliche Projektcontrolling rechtzeitig ein Warnsignal für die Projektleitung, dass Korrekturen erforderlich sind und lasst eine Vorausschau bzl. der Entscheidungswirkungen zu. Der Prozess der Terminplanaktualisierung umfasst 1. Erfassung der Ist-Termine, 2. Vergleich der Ist-Termine mit den Soll-Terminen, 3. Analyse der Abweichungen, 4. Planung von Korrekturmaßnahmen, 5. Revision der Terminplanung und läuft nach dem Muster des Regelkreises nicht nur einmal im Projekt, sondern in regelmäßigen, zyklischen Intervallen ab. Der weitergehende Begriff des Projektcontrollings umfasst neben dem Terminmanagement auch die Bereiche Kosten-, Leistungs- und Einsatzmittelmanagement. Dementsprechend können die Ausführungen über Soll-Ist-Vergleiche und Abweichungsanalysen analog auf Kosten, Leistung und Einsatzmittel übertragen werden. Die wichtigsten Aufgaben und Ziele lassen sich wie folgt zusammenfassen: Arbeitsschritte Aufgabe Ziel Ergebnis 1 Detaillierung der Arbeitspakete Zerlegung der Gesamtaufgabe; Festlegung der Teilaufgaben; Vorgänge 2 Festlegung der Abläufe Koordinierung und Planung der Abläufe; Festlegung der AOB und Zeitabstände; Ablaufplan 3 Überführung des Ablaufplanes in den Terminplan Ermittlung der Vorgangsdauern und der vorläufigen Projektdauer Terminplan 4 Optimierung Anpassung der Projektdauer Optimierter Terminplan 5 Entscheidung Verbindliche Vorgabe für alle Projektbeteiligten Soll-Terminplan 6 Termincontrolling Überwachung und Steuerung der Abläufe Aktualisierter Terminplan Im Projektstrukturplan stellt ein Arbeitspaket die kleinste Einheit dar. Im Ablaufplan ist der Übergang vom Arbeitspaket zum Vorgang in der Praxis häufig fließend: - Einzelne überschaubare Arbeitspakete müssen nicht weiter detailliert werden und gehen als "Vorgang" in den Ablaufplan ein ("1 : 1 - Beziehung").

6 Thema: Projektmanagement Seite 6 von 6 - In der Regel beinhaltet jedoch ein Arbeitspaket eine Reihe von untereinander abhängigen Arbeitsschritten ("1 : n - Beziehung"), die als Vorgänge einzeln geplant und überwacht werden müssen. In diesem Fall entsteht aus einem Arbeitspaket ein "Teilnetz" im Ablaufplan. - Für bestimmte Zwecke, z.b. zur Verdichtung von Termininformationen (Grobnetzplan, Rahmenterminplan) können mehrere Arbeitspakete zu einem Vorgang zusammengefasst werden (" n : 1 Beziehung ). Die Verknüpfung der Teilnetze erfordert eine sorgfältige Klärung der Schnittstellen zwischen den Arbeitspaketen und ist eine wesentliche Aufgabe der Ablaufplanung. Die Vorgänge zwischen den einzelnen Teilnetzen symbolisieren z.bsp. notwendige Arbeitsschritte wie Koordinationsaufgaben, Teilsystemtest, Phasenabschluß-Reviews oder technisch bedingte Arbeiten wie z.b. Aufbau von Testanlagen oder Transport von Maschinen. Diese Vorgänge können u.u. aus anderen Arbeitspaketen stammen, die nicht als in sich geschlossene " Teilnetze" abgebildet werden können (z.b. Arbeitspaket "Projektmanagement"). Bei der Überführung des Projektstrukturplans in einen Ablaufplan kann die "Projektmatrix" wertvolle Unterstützung liefern. Sie stellt eine Beziehung zwischen der Projektstruktur und den Projektphasen her. Die Zeilen der Matrix beinhalten die Teilaufgaben des Projekts (1. Strukturebene), während die Spalten die Projektphasen wiedergeben. Die Matrixelemente repräsentieren die zu erledigenden Arbeitspakete. Die Projektmatrix stellt für die Ablaufplanung eine "Checkliste" dar. Der Planer kann schrittweise die Matrixelemente (Arbeitspakete) in Vorgänge/Teilnetze überführen und durch Verknüpfung der Teilnetze den Ablaufplan erstellen. Die Projektmatrix ist darüber hinaus ein ideales Organisationshilfsmittel. Beispielsweise können in den Feldern die Arbeitspaketverantwortlichen hinterlegt werden oder fertiggestellte Arbeitspakete zur Sichtbarmachung des Projektfortschritts besonders markiert werden. Die Codierung (Zeilen und Spaltennummerierung) kann wie beim Projektstrukturplan als Nummernschlüssel definiert werden, und z.b. als Ordnungskriterium für die Projektdokumentation Verwendung finden. Zu beachten ist, dass der zeitliche Phasenverlauf für jede Teilaufgabe unterschiedlich sein kann, d.h. verschiedene Teilaufgaben können sich zu einem bestimmten Zeitpunkt in unterschiedlichen Phasen befinden. Geht man davon aus, dass Projekte komplex sind, kommt man bei der Bearbeitung größerer Vorgangsmengen, bei der Verknüpfung einzelner Vorgänge oder Teilnetze und insbesondere bei der Terminierung sehr schnell an einen Punkt, bei dem die Bearbeitung "per Hand" und mit "Bleistift und Papier" an die Grenze des Möglichen stößt. Zur praktischen Umsetzung der Aufgaben und Ziele des Ablauf und Terminmanagements gibt es heute eine Vielzahl von Softwarewerkzeugen, die sowohl die Projektstrukturierung unterstützen als auch die Terminierung übernehmen. Diese Werkzeuge liefern die Arbeitsunterlagen und Ergebnisse in vielfältiger Form, z. Bsp. Projektstrukturpläne, Vorgangs und Terminlisten, Rückmeldelisten, (vernetzte) Balkendiagramme, Netzpläne, Zeit-Weg-Diagramme, Meilensteinpläne, Soll-Ist-Vergleiche, Meilensteintrendanalysen. Nahezu alle EDV-Programme stützen sich auf Verfahren der Netzplantechnik.