SEPA HANDLUNGSEMPFEHLUNGEN SEPA UNGSEMPFEHLUNGEN. II. Ihre Vorbereitungen. III. Ihre Umstellungsarbeiten

Transkript

1 SEPA HANDLUNGSEMPFEHLUNGEN Wir unterstützen und begleiten Sie HANDLUNGSEMPFEHLUNGEN FÜR DEN VERWALTER SEPA UNGSEMPFEHLUNGEN I. Erläuterungen zur SEPA-Umstellung II. Ihre Vorbereitungen III. Ihre Umstellungsarbeiten

2 I. Erläuterungen zur SEPA-Umstellung SEPA = Single Euro Payments Area Einheitlicher Zahlungsverkehrsraum in Europa Das neue SEPA-Zahlverfahren basiert auf einer EU-Verordnung, die am 31. März 2012 in Kraft trat. Als Termin für die Ablösung der bisherigen Überweisungs- und Lastschriftverfahren wurde der 1. Februar 2014 festgesetzt. Der Geltungsbereich der SEPA-Migrationsverordnung umfasst insgesamt 32 europäische Länder. Belgien Malta Bulgarien Monaco (nicht EU, nicht EWR*) Dänemark Niederlande Deutschland Norwegen (nicht EU, nur EWR*) Estland Österreich Finnland Polen Frankreich Portugal Griechenland Rumänien Großbritannien Schweiz (nicht EU, nicht EWR*) Irland Schweden Island (nicht EU, nur EWR*) Spanien Italien Slowenien Liechtenstein (nicht EU, nur EWR*) Slowakei Litauen Tschechische Republik Luxemburg Ungarn Lettland Zypern * EU = Europäische Union, EWR = Europäischer Wirtschaftsraum Die Gläubiger-Identifikationsnummer Die Gläubiger-Identifikationsnummer (kurz Gläubiger-ID) dient der Identifikation eines Lastschrifteinreichers unabhängig von seiner Bankverbindung. Beispiel: DE 71 ZZZ Sie kann ausschließlich bei der Deutschen Bundesbank im Internet beantragt werden: oder https//extranet.bundesbank.de/scp Die Länge beträgt in Deutschland immer 18 Stellen Länderkennung DE Zweistellige Prüfziffer Die Geschäftsbereichskennung ist vom Zahlungsempfänger (WEG/Mietkonto) frei belegbar (Vorbelegung ZZZ). Die Vorbelegung kann durch eigene Kürzel ersetzt werden. Nationales Identifikationsmerkmal Dauer der Zuteilung ca. 3 Geschäftstage Jeder Lastschrifteinreicher muss eine Gläubiger-ID beantragen. Die Gläubiger-ID wird in Ihrer Hausverwaltungssoftware oder Online-Banking-Software hinterlegt und dann jeder SEPA Lastschrift automatisch beigesteuert. Der Zahlungspflichtige kann bei seiner Bank Abbuchungen einer bestimmten Gläubiger-ID sperren lassen. Jede WEG hat eine GläubigerID. Diese kann bankenunabhängig genutzt werden und ist auch bei einem Verwalterwechsel weiterhin verwendbar und muss nicht neu beantragt werden.

3 Beleghafte Einzüge (Lastschriftbelege) SEPA-Lastschriften können nur noch elektronisch per Onlinebanking eingereicht werden. Beleghafte Lastschriftbelege können ab 1. Februar 2014 nicht mehr verarbeitet werden. Kürzung der Verwendungszweckzeilen aufgrund des XML-Formats von derzeit 14 Zeilen a 27 Zeichen (378) auf 4 Zeilen a 35 Zeichen (140 Zeichen) Geändertes Datenformat von DTA auf das neue einheitliche XML-Daten-Schema NDLUNGSEMPFEHLUNGEN Die bestehende Einzugsermächtigung in SEPA-Mandate umdeuten Bereits bestehende schriftliche Einzugsermächtigungen können in SEPA-Basis- Lastschriftmandate umgedeutet werden. Nutzen Sie diese auch weiterhin bis zur Umstellung Ihres Zahlungsverkehrs auf SEPA. Nach dem letzten Wohngeldeinzug bzw. Mieteinzug mit Kontonummer und Bankleitzahl verwenden Sie bitte nur noch die neuen SEPA-Lastschriftmandate! Mit der Änderung der Bedingungen für die Zahlungen mittels Lastschrift im SEPA-Basis- Lastschriftverfahren zum ist der Grundstein für die Weiternutzung/Umdeutung von bereits erteilten deutschen Einzugsermächtigungen als SEPA-Lastschrift-Mandate gelegt worden. Damit die Umdeutung rechtswirksam wird, müssen Sie als Lastschrifteinreicher bei bestehenden Einzugsermächtigungen nur noch folgende ergänzende Aktivitäten durchführen: 1. Eine Inkassovereinbarung für die Nutzung von SEPA-Basis-Lastschriften mit der Hausbank München eg abschließen (s. Anlage) 2. Eine Mandatsreferenz für jedes Lastschriftmandat bzw. jeden Zahlungspflichtigen vergeben und in die Kundenstammdaten Ihrer Hausverwaltungssoftware einpflegen 3. Bestehende Einzugsermächtigungen prüfen liegen bestehende Einzugsermächtigungen im Original vor? sind die vorliegenden Einzugsermächtigungen vom Zahlungspflichtigen unterschrieben? sind diese Vorgaben nicht erfüllt, müssen Sie eine neue Einzugsermächtigung einholen 4. Den Zahlungspflichtigen vor dem ersten SEPA-Lastschrifteinzug über die Gläubiger-ID, die Mandatsreferenz und den SEPA-Umstellungstermin (Tag des ersten SEPA-Lastschrifteinzugs) informieren (Umwandlungsschreiben). Textbeispiele: Wir werden Ihre bestehende Einzugsermächtigung am Tag.Monat.Jahr in ein SEPA-Mandat umwandeln. Ihre Mandatsreferenz lautet 12345ABC, unsere Gläubiger-ID lautet DEXXX... Ihre bestehende Einzugsermächtigung nutzen wir ab Tag.Monat.Jahr als SEPA- Lastschriftmandat. Unsere Gläubiger-ID lautet: DEXXX, Ihre Mandatsreferenznummer lautet: 12345ABC 5. Bisherige Abbuchungsaufträge können nicht für den Einzug von SEPA-Lastschriften weitergenutzt werden.

4 MUSTER Umdeutungsschreiben mit Vorankündigung für WEG s: WEG Musterstr. 1,80000 München Gläubiger-Identifikationsnummer: DE71ZZZ Mandatsreferenz: MR ObjektNr WohnungsNr Max Mustermann Musterstr München München, den WEG Musterstr. 1 Umstellung der Lastschrifteinzüge vom Einzugsermächtigungsverfahren auf das SEPA-Lastschriftverfahren und weitere Nutzung Ihrer Einzugsermächtigung Sehr geehrter Herr Muster, wir nutzen bei der mit Ihnen bestehenden Geschäftsbeziehung für Zahlungen aktuell die Lastschrift im Einzugsermächtigungsverfahren. Als Beitrag zur Schaffung des einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraums (Single Euro Payments Area, SEPA) stellen wir ab dem TT.MM.JJJJ auf das europaweit einheitliche SEPA-Lastschriftverfahren um. Die von Ihnen bereits erteilte Einzugsermächtigung wird dabei als SEPA-Lastschriftmandat weitergenutzt. Dieses Lastschriftmandat wird durch - die oben genannte Mandatsreferenz und - unsere oben genannte Gläubiger-Identifikationsnummer gekennzeichnet, die von uns bei allen Lastschrifteinzügen angegeben werden. Da diese Umstellung durch uns erfolgt, brauchen Sie nichts unternehmen. Lastschriften werden weiterhin von Ihrem folgenden Konto eingezogen: IBAN: BIC: Sollten diese Angaben nicht mehr aktuell sein, bitten wir Sie um entsprechende Mitteilung. Ihre IBAN und den BIC finden Sie z. B. auch auf Ihrem Kontoauszug. Ihre monatliche Wohngeldzahlung in Höhe von EUR wird Ihrem Konto mit den o.g. Mandatsdaten per SEPA-Lastschrift belastet. Die Belastung erfolgt jeweils zum TT des Monats, beginnend mit dem TT.MM.JJJJ. Fällt der Fälligkeitstag auf ein Wochenende oder einen Feiertag verschiebt sich der Fälligkeitstag auf den 1. folgenden Werktag. Sofern Sie Fragen zu diesem Schreiben haben, kontaktieren Sie uns gerne. Mit freundlichen Grüßen WEG Musterstr. 1,80000 München vertr. durch Hausverwaltung Muster GmbH

5 ANDLUNGSEMPFEHLUNGE Das SEPA-Lastschriftmandat (Basis-Lastschrift) Die bisherige Einzugsermächtigung ist mit dem neuen SEPA-Mandat gleichzusetzen. Ein einheitlicher Aufbau ist vorgeschrieben. Das SEPA-Lastschriftmandat besteht aus einem Autorisierungstext und bestimmten Angaben zum Zahlungsempfänger und Zahlungspflichtigen. Angaben zum Zahlungsempfänger: Name und Adresse Gläubiger-Identifikationsnummer (Gläubiger-ID) Kennzeichnung für wiederkehrende/einmalige Zahlungen Angaben zum Zahlungspflichtigen: Name und Adresse des Kontoinhabers IBAN und ggf. BIC Unterschrift und Unterschriftsdatum Mandatsreferenz (individuell vom Zahlungsempfänger für jedes SEPA-Mandat/Mitglied festzulegen) Das SEPA-Lastschriftmandat ist die rechtliche Grundlage für den Einzug von SEPA- Lastschriften. Ohne gültige Mandate können keine Lastschriften eingezogen werden. Sollten sich o.g. Angaben ändern, ist zu prüfen, ob ein neues Mandat abgeschlossen werden muss. Das SEPA-Mandat und die bestehenden Einzugsermächtigungen müssen mindestens 14 Monate nach dem letzten Lastschrifteinzug im Original aufbewahrt werden. Das Mandat verfällt, wenn es 36 Monate nicht genutzt wurde bzw. nach Widerruf durch den Zahlungspflichtigen. Ohne Angabe von Gründen kann eine gültige SEPA-Lastschrift innerhalb von 8 Wochen vom Zahlungspflichtigen zurück gegeben werden. Liegt kein gültiges Mandat vor, besteht eine Rückgabefrist von 13 Monaten.

6 Hausverwaltung Muster GmbH Musterstr München Mustervorlage eines SEPA-Lastschrift-Mandats SEPA-Lastschrift-Mandat WEG Musterstr. 1,80000 München Name und Anschrift des Zahlungsempfängers Gläubiger-Identifikationsnummer: DE71ZZZ Mandatsreferenz: MR Zahlungsart: Wiederkehrende Zahlung Ich/Wir ermächtige(n) die WEG Musterstr. 1,80000 München, Zahlungen von meinem Konto mittels Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich mein/unser Kreditinstitut an, die von der WEG Musterstr. 1,80000 München auf mein/unser Konto gezogenen Lastschriften einzulösen. Hinweis: Ich kann innerhalb von acht Wochen, beginnend mit dem Belastungsdatum, die Erstattung des belasteten Betrages verlangen. Es gelten dabei die mit meinem Kreditinstitut vereinbarten Bedingungen. Angaben zum Zahlungspflichtigen: Max Mustermann Vorname und Name Kontoinhaber: Musterstr. 1 Straße und Hausnummer: München Postleitzahl und Ort: Deutschland Land: DE IBAN: GENODEF1M04 (Hausbank München) BIC: Ort, Datum, Unterschrift Hinweis: Meine / Unsere Rechte zu dem o.g. Mandat sind in einem Merkblatt enthalten, das ich/wir von meinem/unserem Kreditinstitut erhalten kann/können. Mandate die 36 Monate nicht genutzt wurden, sind ungültig und müssen erneuert werden.

7 Die Mandatsreferenz Die Mandatsreferenz dient in Verbindung mit der Gläubiger-ID der eindeutigen Identifizierung eines SEPA-Mandats. Sie wird vom Lastschrifteinreicher selbst individuell für jedes SEPA-Mandat vergeben Die Länge beträgt maximal 35 Zeichen Der Aufbau kann vom Lastschrifteinreicher festgelegt werden (z. B. Objekt/Wohnungsnummer) Bezug zum Eigentümer/Mieter Bezug zum Zahlerkonto Die Mandatsverwaltung Die Mandatsverwaltung wird durch den Verwalter selbst durchgeführt. Die Mandatsverwaltungs-Software sollte nachfolgende Funktionen beinhalten: verfallene Mandate erkennen (bei 36 Monate Nicht-Nutzung) Vorlage der Lastschrift steuern (einmalig, erstmalig, wiederkehrend, letztmalig) Doppelvergabe der Mandatsreferenz erkennen automatische Vergabe einer Mandatsreferenz (z.b. Wohnungsnummer/Objektnummer ) elektronische Archivierung/Sicherung von Mandaten und automatische Vorlage bei möglichen Lastschriftrückgaben nach Ablauf der 8-Wochen Frist Die Vorabankündigung (Pre-Notification) Vor dem Lastschrifteinzug mittels SEPA-Lastschrift muss diese dem zahlungspflichtigen Eigentümer/Mieter mitgeteilt werden, damit dieser auf seinem Konto für Deckung sorgen kann. Die Vorabankündigung muss nachfolgende Daten enthalten: die Gläubiger-ID der WEG bzw. Mietkontoinhaber die Mandatsreferenznummer des Eigentümers/Mieters der Zahlbetrag des SEPA-Lastschrifteinzuges der Belastungstermin/Fälligkeitsdatum des SEPA-Lastschrifteinzuges (bei wiederkehrenden Lastschriften kann die Fälligkeit als periodische Zeitangabe angegeben werden z.b. wird monatlich zum 15. abgebucht oder wird jährlich zum ersten Februar abgebucht IBAN und BIC des Zahlungspflichtigen Diese Vorabankündigung muss mindestens 14 Tage vor dem SEPA-Lastschrifteinzuges erfolgen, sofern vertraglich keine andere Frist vereinbart ist. (z.b. im Verwaltervertrag oder im Mietvertrag). Die Vorabankündigung muss schriftlich z.b. mittels Anschreiben, Mail, Fax oder über den letzten normalen Lastschrifteinzug übermittelt werden. Eine Ankündigung der Erstlastschrift z.b. beim Wohngeld/Mieteinzug für 2013 über den Verwendungszweck auf dem Kontoauszug ist zulässig. Sollte sich das Fälligkeitsdatum, der Lastschriftbetrag, die Gläubiger-ID oder die Mandatsreferenznummer ändern, so ist eine erneute Vorabankündigung notwendig.

8 SEPA HANDLUNGSEMPFEHLUNGEN unterstützen und II. Ihre Vorbereitungen Beantragen Sie Ihre Gläubiger-Identifikationsnummer (Gläubiger-ID) online bei der Deutschen Bundesbank ( und leiten Sie diese an die Hausbank München weiter. Ergänzen Sie IBAN, BIC und Gläubiger-ID auf allen Vordrucken (Briefen, Einladungen, Jahresabrechnungen, Wirtschaftsplänen usw.) der WEG bzw. bei Ihren Mietern. Entwickeln Sie neue Serienbriefe für Eigentümer/Mieter mit integriertem SEPA- Mandat anstelle der bisherigen Einzugsermächtigungen. Vergeben Sie eine eindeutige Mandatsreferenz pro Mandat, d. h. pro Einzugsermächtigung (z. B. Objekt/Wohnungsnummer). Reichen Sie Ihre Lastschrift noch in Papierform ein? Dann beantragen Sie für Ihre Buchhaltung einen Online-Banking-Zugang. Bestehen bei der Hausbank Dauerlastschriften? Für die Umstellung auf SEPA- Lastschriften ist es erforderlich, dass diese gelöscht werden und zukünftig über Ihre Online-Banking-Software bzw. über Ihre Hausverwaltungssoftware im XML-Format ausgeführt werden. SEPA-Lastschriften können ausschließlich online eingereicht werden. Klären Sie, ob Ihre Hausverwaltungs- oder Zahlungsverkehrssoftware SEPA-fähig ist bzw. wann eine SEPA-fähige Version verfügbar ist. Prüfen Sie, ob Sie von allen Eigentümern/Mietern unterschriebene Einzugsermächtigungen vorliegen haben. Holen Sie eine Einzugsermächtigung bzw. ein SEPA-Lastschriftmandat von den Eigentümern/Mietern ein, bei denen bisher keine korrekte Einzugsermächtigung vorliegt. Rechnen Sie nationale Bankverbindungen (Kontonummer/Bankleitzahl) in IBAN und BIC um. Sofern dies nicht Ihre eingesetzte Software erledigt, nutzen Sie z. B. einen IBAN-Konverter über das Internet ( IBAN und BIC von nicht konvertierbaren Kontoverbindungen erfragen Sie bitte direkt bei Ihrem Eigentümer/Mieter. Machen Sie die Umstellung auf SEPA zu einem Thema auf der nächsten Eigentümerversammlung. Nutzen Sie evtl. die Einladung zur Eigentümerversammlung um über die Umstellung auf SEPA (siehe Vorabankündigung) zu informieren. Einarbeitung der Vorab-Information für die Erstellung von Wirtschaftsplänen, Jahresabrechnungen und Sonderumlagen. SEPA HANDLUNGSEMPFEHLUNGEN

9 III. Ihre Umstellungsarbeiten Schließen Sie die Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch SEPA- Lastschriften bei der Hausbank München eg ab. Diese erhalten Sie zeitnah durch die Bank, Sie müssen hierzu keinen Antrag stellen. Beschaffen Sie sich eine SEPA-fähige Hausverwaltungs- oder Zahlungsverkehrssoftware und machen Sie sich damit vertraut bzw. führen Sie ein dementsprechendes Update durch. Rechnen Sie den Kontonummernbestand mittels IBAN-Konverter aller Zahlungspflichtigen in IBAN und BIC um. In Einzelfällen müssten Sie diese bei Ihren Eigentümern/Mietern nochmals abfragen. Tragen Sie in der Software Ihre Gläubiger-ID pro Kontoinhaber (z.b. WEG) ein und ergänzen Sie die Mandatsreferenz des Eigentümers bzw. Mieters. Legen Sie einen genauen Einzugstermin für die SEPA Lastschriften fest. Da Sie Ihre Eigentümer vorab über den genauen Einzugstermin informieren müssen, empfehlen wir den Einzug monatlich an einem identischen Tag durchzuführen. Informieren Sie die Zahlungspflichtigen spätestens 14 Tage vor dem ersten SEPA-Lastschrifteinzug ( Pre-Notification / Vorabankündigung ). Reichen Sie die SEPA-Lastschriften unter Beachtung der Einreichungsfristen bei Ihrer Hausbank ein: o Erst-/Einmal-Lastschrift: frühestens 14 Kalendertage und spätestens 6 Bankarbeitstage vor dem Fälligkeitsdatum (bis Uhr) o Folge-Lastschrift: frühestens 14 Kalendertage und spätestens 3 Bankarbeitstage vor dem Fälligkeitsdatum (bis Uhr) Bewahren Sie Mandate und Einzugsermächtigungen im Original für mindestens 14 Monate nach dem letztmaligen Lastschrifteinzug auf. Eventuell bestehende Dauerlastschriften bei der Hausbank löschen lassen und den Bestand durch Ihre Online-Banking-Software als SEPA Lastschrift ausführen. Gerne berät Sie auch Ihr Kundenbetreuer zum Thema SEPA. Dieser Leitfaden dient als Orientierungshilfe und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit