Die GmbH und UG (haftungsbeschränkt) - Gesellschaftsformen mit beschränkter Haftung

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1 Die GmbH und UG (haftungsbeschränkt) - Gesellschaftsformen mit beschränkter Haftung Vorbemerkung Die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (nachfolgend GmbH ) gibt es seit 1892, die Unternehmensgesellschaft (nachfolgend UG (haftungsbeschränkt) ) als Variante der GmbH seit In Deutschland sind ca. eine Millionen GmbH und ca UG (haftungsbeschränkt) im Handelsregister eingetragen. Dieses Merkblatt soll für interessierte Gründer einen ersten Überblick verschaffen; es ersetzt keine individuelle rechtliche Beratung. 1. Was sind GmbH und UG (haftungsbeschränkt)? Die GmbH und die UG (haftungsbeschränkt) sind Kapitalgesellschaften mit eigener Rechtspersönlichkeit (= juristische Personen), bei denen die Haftung auf das Gesellschaftsvermögen beschränkt ist. Diese Gesellschaften vertreten durch die Geschäftsführung können eigene Rechte begründen (z. B. Forderungen und Verbindlichkeiten), können selber klagen und verklagt werden, sie haben eigenes Vermögen. Sie sind steuerpflichtig, haben also eigene Steuernummern. Die Rechte und Pflichten der GmbH und der UG (haftungsbeschränkt) bestehen unabhängig von den Rechten und Pflichten der Gesellschafter und der Geschäftsführer. 2. Wie unterscheiden sich GmbH und UG (haftungsbeschränkt)? Das (Mindest-) Stammkapital einer GmbH beträgt ,00 Euro, das (Mindest-) Stammkapital einer UG (haftungsbeschränkt) beträgt 1,00 Euro. (Hinweis: Ein Stammkapital von 1,00 Euro ist nicht empfehlenswert, da in diesem Fall noch nicht einmal die Gründungskosten (s. u.) von der Gesellschaft bezahlt werden können. Bei einer offensichtlichen Unterkapitalisierung besteht bereits in den ersten Tagen nach der Gründung das Problem der rechnerischen Überschuldung und der daraus evtl. resultierenden Insolvenzantragspflicht. Nicht alles was rechtlich zulässig ist, muss auch wirtschaftlich vernünftig sein! Unterhalb eines Betrages von 300,00 bis 500,00 Euro sollte die Gründung einer UG (haftungsbeschränkt) nicht ernsthaft erwogen werden.) 1/8

2 Die UG (haftungsbeschränkt) ist die Antwort des deutschen Gesetzgebers auf die Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofes (EuGH), wonach auch in Deutschland Kapitalgesellschaften aus EU-Mitgliedsstaaten, die keine oder eine nur sehr geringe Kapitalausstattung voraussetzen (insbesondere englische Ltd.) auch in Deutschland anzuerkennen sind (sog. EU-Inländer). Sehr viele deutsche Gründer wichen auf die Gründung einer englischen Ltd. aus, ohne dabei jedoch zu bedenken, dass sich Gründungsgesellschafter und Geschäftsführer den ihnen unbekannten ausländischen Rechtsvorschriften zu unterwerfen hatten (z. B. englisches Gesellschaftsrecht) und der Schriftverkehr mit den englischen Behörden dauerhaft über kostenpflichtige externe Dienstleister zu führen war. Eingeführt wurde daher im Jahr 2008 die UG (haftungsbeschränkt) als kleine Schwester der GmbH, besonders geeignet für Existenzgründungen mit geringer Kapitalausstattung. Mit Ausnahme der Höhe des Stammkapitals und einer erleichterten Gründungsmöglichkeit (s. u.) entspricht die UG (haftungsbeschränkt) ihrer großen Schwester, der GmbH. Nach dem Willen des Gesetzgebers soll sich jede gegründete UG (haftungsbeschränkt) im Laufe der Jahre zur GmbH entwickeln. Aus diesem Grunde ist die UG (haftungsbeschränkt) verpflichtet, jedes Jahr ¼ des Jahresüberschusses in die Rücklagen einzustellen. Wenn diese Rücklagen einen Betrag von ,00 Euro erreicht haben, kann die UG (haftungsbeschränkt) diese Rücklagen in Stammkapital umwandeln und so problemlos zur GmbH werden. 3. Haftungsbeschränkung Mit der Eintragung der GmbH bzw. der UG (haftungsbeschränkt) in das Handelsregister (Vergabe einer HRB-Nummer) entsteht die Haftungsbeschränkung. Dies bedeutet, dass für Verbindlichkeiten der Gesellschaft zwar das gesamte Gesellschaftsvermögen, nicht aber das persönliche Vermögen der Gesellschafter haftet. Im Krisenfall (Insolvenz) verlieren die Gesellschafter zwar die Stammeinlage und das Vermögen der Gesellschaft, nicht aber ihr sonstiges Privatvermögen. Es gibt aber wichtige (und nicht ganz seltene) Ausnahmen von der Haftungsbegrenzung. In den typischen (strafbaren) Missbrauchsfällen bei Insolvenzverschleppung, bei nicht rechtzeitiger Zahlung von Umsatz- oder Lohnsteuer oder fehlender Weiterleitung von Sozialversicherungsabgaben (Beiträge zur Renten-, Kranken- und Arbeitslosenversicherung) können die Gesellschafter und Geschäftsführer auch mit ihrem Privatvermögen haften. 4. Wie gründe ich eine GmbH oder eine UG (haftungsbeschränkt)? Die GmbH bzw. die UG (haftungsbeschränkt) wird durch die Gesellschafter gegründet. Der Gesellschaftsvertrag (Satzung) muss von allen Gründungsgesellschaftern in einer notariellen Beurkundung unterzeichnet werden. Eine Stellvertretung ist nur bei Vorlage einer notariell beglaubigten Vollmacht möglich. 2/8

3 a) Gesellschafter Die Gesellschafter schließen den Gesellschaftsvertrag, stellen das Stammkapital zur Verfügung und sind an den Gewinnen und Verlusten der Gesellschaft beteiligt. Die Gesellschafter bestellen den oder die Geschäftsführer. Gesellschafter können natürliche Personen (In- oder Ausländer) oder andere Gesellschaften (Kapital- oder Personengesellschaften, auch GbR) sein. Die Gründung durch nur einen Gesellschafter ist ohne weitere Besonderheiten zulässig. b) Gründungsmöglichkeiten Sowohl die GmbH als auch die UG (haftungsbeschränkt) können durch ein stark vereinfachtes Gründungsprotokoll mit einer nicht veränderbaren Satzung (sog. Musterprotokoll) oder durch einen individuell erstellten Gesellschaftsvertrag gegründet werden. Das kostengünstigere Musterprotokoll kann/sollte nur gewählt werden, wenn der gesetzlich vorgeschriebene Mindestinhalt eines Gesellschaftsvertrages in Verbindung mit dem GmbHG für die Gründung genügt und die Gesellschafter keine (individuellen) Regelungen benötigen für z. B. die Höhe einer Abfindung bei Ausscheiden aus der Gesellschaft durch Tod oder Ausschluss, Regelungen zur Übertragbarkeit von Gesellschaftsanteilen, Erbfolge usw. aa) Gründung mit Musterprotokoll Auch das Musterprotokoll muss notariell beurkundet werden. Die Anmeldung zum Handelsregister erfolgt über den Notar in elektronischer Form. Bei Verwendung des Musterprotokolls sind einige Einschränkungen zu beachten: - Die Gesellschaft darf nur 1 bis maximal 3 Gesellschafter haben, - es darf nur einen Geschäftsführer geben, - der Geschäftsführer ist zwingend vom Verbot des In-Sich-Geschäftes (vgl. 181 BGB) befreit, d. h. der Geschäftsführer darf Geschäfte der Gesellschaft mit sich selbst als Privatperson oder als Vertreter für eine andere Person abschließen, - es ist nur eine Bargründung, keine Sachgründung möglich. bb) Gründung durch individuellen Gründungsvertrag Der Gesellschaftsvertrag kann individuell auf die Bedürfnisse der Gesellschafter zugeschnitten werden. Nach notarieller Beurkundung erfolgt die Anmeldung zum Handelsregister durch den Notar. Einige in der Praxis relevante Vorteile sind beispielhaft aufzuführen: - Es ist die Bestellung mehrerer Geschäftsführer möglich. 3/8

4 - Die unterschiedlichen Interessen verschiedener Gesellschafter können im Vertrag festgeschrieben werden. - In-Sich-Geschäfte des Geschäftsführers können ausgeschlossen werden (keine Befreiung von 181 BGB). - Aufnahme klarer nachvollziehbarer Regelungen zur Einberufung und Abhaltung von Gesellschafterversammlungen. - Regelungen zur Kündigung, Beendigung oder Fortsetzung der Gesellschaft. - Regelungen zum Verkauf oder zur Vererbung von Geschäftsanteilen (z. B. mit Vorkaufsrechten für Mitgesellschafter). [Hinweis: Das sehr knappe, nicht veränderbare und deshalb kostengünstige Musterprotokoll ist nicht unbedingt sinnvoll, wenn es mehr als einen Gesellschafter gibt. Regelmäßig gibt es bei mindestens zwei Gesellschaftern widerstreitende Interessen, die im Vorfeld besprochen, geklärt und im Gesellschaftsvertrag festgehalten werden sollten.] 5. Inhalt des Gesellschaftsvertrages Ein Gesellschaftsvertrag muss folgenden Mindestinhalt haben: a) Firma Die Firma der Gesellschaft kann als Personenfirma (Name des Gesellschafters), Sachfirma (Information über den Geschäftszweck), reine Phantasiefirma oder eine Kombination dieser Möglichkeiten gebildet werden. Wichtig ist, dass die Firma kennzeichnungs- und unterscheidungskräftig ist. Die Firma darf auch nicht irreführend sein. Die Firma muss den Rechtsformzusatz Gesellschaft mit beschränkter Haftung oder GmbH oder im Fall der kleineren Schwester den Rechtsformzusatz Unternehmergesellschaft (haftungsbegrenzt) oder die Abkürzung UG (haftungsbeschränkt) enthalten. Um kostspielige Änderungen des Gesellschaftsvertrages im Nachhinein zu vermeiden, empfiehlt es sich, die gewünschte Firma mit der Industrie- und Handelskammer abzusprechen. Die IHK prüft, ob am selben Ort bzw. in der selben Gemeinde bereits eine verwechslungsgeeignete Firma besteht und erteilt auf Wunsch eine sog. Firmenrechtliche Unbedenklichkeitsbescheinigung, die über den Notar dem Registergericht vorgelegt werden kann. b) Sitz der Gesellschaft Als Sitz der Gesellschaft kann jede politische Gemeinde in Deutschland gewählt werden. Unabhängig von diesem Satzungssitz ist die Geschäftsanschrift im Handelsregister einzutragen. Diese kann vom Verwaltungssitz abweichen. 4/8

5 Jede spätere Sitzverlegung bedarf einer Änderung des Gesellschaftsvertrages, jede Änderung der Geschäftsanschrift ist (ohne Änderung des Gesellschaftsvertrages) gleichwohl zum Handelsregister anzumelden. c) Gegenstand des Unternehmens Der Unternehmensgegenstand ist im Handelsregister eingetragen und muss über die Geschäftstätigkeit der Gesellschaft informieren. Er begrenzt den Handlungsbereich der Geschäftsführung. [Hinweis: Bei erlaubnispflichtigen Tätigkeiten, z. B. handwerkliche Tätigkeit, Immobilienvermittlung, muss die Erlaubnis nicht zum Zeitpunkt der Eintragung in das Handelsregister, wohl aber bei Aufnahme der Tätigkeit vorliegen. Sie ist anlässlich der Gewerbeanmeldung bei der Gemeinde nachzuweisen. Es empfiehlt sich aber unbedingt, sich mit der Frage der Erlaubnispflicht vor der Gründung zu beschäftigen.] d) Betrag des Stammkapitals bei der GmbH Das gesetzliche Mindestkapital der GmbH (Stammkapital) beträgt ,00 Euro. Es kann in einzelne Geschäftsanteile aufgeteilt werden, von denen jeder Geschäftsanteil mindestens auf 1,00 Euro lauten muss. Das Stammkapital kann durch Bar- oder Sacheinlagen erbracht werden. Im Fall der Bargründung müssen zum Zeitpunkt der Eintragung in das Handelsregister ¼ jeder Einlage, mindestens aber die Hälfte des gesetzlichen Stammkapitals (12.500,00 Euro) eingezahlt sein. Sofern das Stammkapital nicht sofort in voller Höhe eingezahlt wird, handelt es sich um eine Forderung der GmbH an die Gründungsgesellschafter. Übersehen wird häufig, dass jeder Gründungsgesellschafter für die Einzahlung des gesamten Stammkapitals haftet. Dies bedeutet, dass ein Gründungsgesellschafter unter Umständen auch noch Jahre später die fehlenden Beträge seiner Mitgesellschafter bezahlen muss. In der Praxis erfolgt die Bargründung in der Form, dass nach der notariellen Gründung für die GmbH ein Konto eröffnet wird, auf das die Einzahlung des Stammkapitals erfolgt. Sofern Sacheinlagen geleistet werden sollen (z. B. PKW, Maschinen, Grundstücke), sind zwei Besonderheiten zu beachten: Die Sacheinlage muss immer in voller Höhe erbracht werden; ferner muss der Wert der Sacheinlage nachgewiesen werden. Häufig verlangt das Registergericht bei Sachgründungen zum Nachweis der Werthaltigkeit ein Sachverständigengutachten, wodurch neue Kosten entstehen. Die Sachgründung ist daher in der Regel teurer als eine Bargründung. e) Betrag des Stammkapitals bei der UG (haftungsbeschränkt) Wie bereits ausgeführt, muss das Stammkapital der UG (haftungsbeschränkt) mindestens 5/8

6 1,00 Euro betragen und es muss in voller Höhe eingezahlt sein. Eine Sachgründung ist nicht möglich. f) Gesellschafter und Geschäftsanteile Im Gesellschaftsvertrag auszuweisen sind die Anzahl und die Beträge der Geschäftsanteile, die von jedem Gesellschafter übernommen werden; ferner Vor- und Zuname, Geburtsdatum und Wohnort jedes Gesellschafters. g) Vertretungsregelung Im Gesellschaftsvertrag muss festgelegt werden, wie die Gesellschaft durch die Geschäftsführer vertreten wird (z.b. Einzel- oder Gesamtvertretungsbefugnis). Die Geschäftsführer werden durch die Gründungsgesellschafter per Beschluss bestimmt. Der oder die Geschäftsführer melden die Gesellschaft zum Handelsregister an. Diese Anmeldung bedarf der notariellen Beglaubigung. Der oder die Geschäftsführer haben die gesetzlichen Pflichten zu beachten. Werden diese vorwerfbar verletzt, trifft den Geschäftsführer ein persönliches Haftungsrisiko. Die Geschäftsführer müssen anlässlich der Anmeldung zum Handelsregister vor dem Notar versichern, dass keine Umstände vorliegen, die ihrer Bestellung entgegenstehen (z. B. eine rechtskräftige Verurteilung wegen einer Insolvenzstraftat oder das Vorliegen einer Gewerbeuntersagung). 6. Haftung des Geschäftsführers Der Geschäftsführer vertritt die Gesellschaft. Er verwaltet treuhänderisch fremdes Vermögen. Wenn der Geschäftsführer die ihm obliegenden Pflichten verletzt, kann eine persönliche Haftung bestehen. a) Haftung im Bereich Steuer/Buchführung Verletzt der Geschäftsführer die Pflicht zur Erstellung einer ordnungsgemäßen Buchführung bzw. werden insbesondere Lohn- und Umsatzsteuern nicht rechtzeitig oder vollständig abgeführt, kann den Geschäftsführer eine vermögensrechtliche Haftung treffen, ferner sind strafrechtliche Konsequenzen möglich. Werden Sozialversicherungsabgaben nicht oder nicht rechtzeitig abgeführt, haftet der Geschäftsführer persönlich für die Arbeitnehmeranteile der Sozialversicherungsbeiträge; ferner macht er sich strafbar. Meldet der Geschäftsführer bei einer drohenden Insolvenz (Überschuldung oder Zahlungsunfähigkeit) nicht ohne schuldhaftes Zögern, spätestens aber innerhalb von drei Wochen, die Insolvenz an, drohen haftungs- und strafrechtliche Konsequenzen nach StGB 6/8

7 und InsO. 7. Gründungskosten (Stand seit ) Zu den Gründungskosten zählen die zwingend notwendigen Kosten des Notars, des Registergerichtes und der Veröffentlichung a) Die Kosten für die Veröffentlichung der Gründung im elektronischen Bundesanzeiger belaufen sich auf 1,00 Euro. Die Veröffentlichung wird vom Registergericht veranlasst. b) Registergericht Die Gebühren belaufen sich für die GmbH und die UG (haftungsbeschränkt) unabhängig von der Höhe des Stammkapitals auf Ersteintragung GmbH oder UG Bargründung mit Sacheinlage nach Umwandlungsgesetz 150,00 Euro 240,00 Euro 260,00 Euro c) Notar Die Kosten des Notars bestimmen sich nach dem GNotKG. Sie sind davon abhängig, ob z.b. eine UG (haftungsbeschränkt) mit Musterprotokoll oder eine Gesellschaft mit individuellem Gesellschaftsvertrag gegründet wird, ob eine Bar- oder Sachgründung oder eine Umwandlung nach dem Umwandlungsgesetz beabsichtigt ist. Einige Beispiele: - UG (haftungsbeschränkt) mit 1 Gesellschafter und Musterprotokoll (Stammkapital 1.000,00 Euro) mit Gründungsurkunde, Handelsregisteranmeldung, ohne Rücksprache mit IHK oder Dritten, elektronische Einreichung, Auslagen, Porto, einschließlich Umsatzsteuer (19%) ca. 160,- - GmbH Bargründung mit 2 Gesellschaftern (25.000,00 Euro Stammkapital) mit individuellem Gesellschaftsvertrag und Beschluss über die Bestellung der Geschäftsführer, Handelsregisteranmeldung, Gesellschafterliste und Rücksprache mit IHK oder Dritten, elektronische Einreichung, Auslagen, einschließlich gesetzlicher Umsatzsteuer (19%) ca. 800,- Als Faustformel gilt: Die klassische Bargründung einer GmbH mit mehreren Gesellschaftern und einem Stammkapital von ,00 Euro kostet einschließlich Notar, Handelsregister und Bundesanzeiger ca. 950,- Euro; die Gründung einer UG (haftungsbeschränkt) insgesamt ca. 310,-. Die Gründung einer GmbH mit nur einem Gesellschafter ist etwas günstiger. Grundsätzlich gilt, dass Sachgründungen und / oder Gründungen nach dem Umwandlungsgesetz aufwendiger und daher teurer sind. Jeder Notar wird auf Anfrage vor der Beurkundung eine 7/8

8 Kostenschätzung erteilen. Nicht in diesen Berechnungen enthalten sind eventuelle weitere Kosten für die Beratung durch Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte oder Unternehmensberater. 8. Anmeldung zur Eintragung Bei dem Notar ist durch die Geschäftsführer eine Handelsregisteranmeldung zu unterzeichnen. Diese müssen versichern, dass zum einen die Stammeinlage im vertraglich und gesetzlich vorgesehenen Umfang erbracht ist und in der Person des Geschäftsführers keine Ausschlussgründe vorliegen. Der Notar berät und begleitet die Geschäftsführer. 9. Wirkung der Eintragung Zu beachten ist, dass die GmbH und die UG (haftungsbeschränkt) erst mit der Eintragung in das Handelsregister entstehen. Erst mit der Eintragung wird eine HRB-Nummer erteilt. Bis zur Eintragung in das Handelsregister sind zwei Phasen zu unterscheiden, die Phase vor dem Notartermin (Vorgründungsgesellschaft) und die Phase nach dem Notartermin bis zur Eintragung (Vor-GmbH/Vor-UG (haftungsbeschränkt) bzw. GmbH/UG (haftungsbeschränkt) i.g.). Eine Vorgründungsgesellschaft entsteht, wenn der oder die Gründer den Entschluss fassen, eine GmbH oder UG (haftungsbeschränkt) zu gründen. In diesem Stadium handelt es sich um eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts mit einem persönlichen (unbegrenzten) Haftungsrisiko der Beteiligten für in dieser Phase bereits entstehende Verbindlichkeiten. Eine Haftungsfreistellung der Gründer bzw. Geschäftsführer müsste ausdrücklich mit den Vertragspartnern vereinbart werden. Die GmbH i.g. ist als Gesellschaft eigener Art in der Rechtsprechung anerkannt. Diese Vor- GmbH kann Trägerin von Rechten und Pflichten sein. Die muss allerdings den Zusatz in Gründung oder i.g. führen. Ansprechpartner: Oldenburgische IHK, Moslestr. 6, Oldenburg Claudia Poneleit, Telefon (04 41) , Telefax (04 41) , Hinweis: Dieses Merkblatt soll als Service Ihrer IHK nur erste Hinweise geben und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl es mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurde, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden. Das Dokument wurde uns freundlicherweise von Herrn Notar Thomas König, Oldenburg, zur Verfügung gestellt. Stand: Mai /8