Konferenzservice als operativer Erfolgsfaktor

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1 Konferenzservice als operativer Erfolgsfaktor Integral Management Systeme ohg Robert-Perthel-Strasse 79 D Köln Herr Enrico Bertoncello Telefon: Web:

2 Unser Unternehmen Integral Management Systeme ohg Firmensitz in Deutschland (Köln) Gründung des Unternehmens 1999 Inhaber geführtes Unternehmen Enrico Bertoncello Horst Grabenhofer Unser Team besteht aus 11 professionellen und innovativ denkenden Mitarbeitern Partner der Competence Group 2

3 Unser Unternehmen INTEGRAL ist der anerkannte Anbieter für Raumreservierungs- & Konferenzmanagementsysteme sowie für Kundenmanagementsysteme Unsere Stärken liegen in einer ausgereiften Standardsoftware in der Softwareentwicklung nach kundenspezifischen Anforderungen in unseren ausgeprägter Branchenkenntnissen im professionellem Entwicklungs-Know-how für innovative Full-Service-Lösungen für unsere Kunden und in der dauerhaften und zielorientierten Kundenbetreuung 3

4 Unsere Philosophie Vorsprung INTEGRAL bietet herausragende Lösungen, die bisher niemand so komplett liefern kann. Durch regelmäßige Innovationen bauen wir unseren Technologievorsprung permanent aus. Engagement Wir setzen uns intensiv mit den Projekten und den daran Beteiligten auseinander. Wir nehmen Herausforderungen gerne an und hören nicht auf, wo es schwierig wird. Weitblick Wir streben an, immer einen Schritt voraus zu sein. So bieten wir eine permanent weiterentwickelte Produktlandschaft auf höchstem Niveau. Partnerschaft Wir streben eine langfristige partnerschaftliche Zusammenarbeit mit unseren Kunden an. 4

5 Warum ein Konferenzmanagement-System? Erhöhung der Effizienz Raumbuchungen per Telefon oder binden viel Zeit/Kapazitäten Besprechungsräume stehen oft leer oder werden nur sporadisch genutzt Mangelnde zentrale Steuerung der Veranstaltungsräume führt dazu, dass Veranstaltungen oft extern durchgeführt werden obwohl Ressourcen verfügbar wären Verbesserung der Qualität Anforderungen im Konferenzmanagement sind oft unklar oder werden mangels Know-How nicht richtig umgesetzt. Mit einem IT-System wird der gesamte Workflow für die Kunden und für die Dienstleister abgebildet. Reduzierung der Kosten Effiziente Auslastung der Räume und Ressourcen Bedarfsorientierte Flächeneinteilung Konferenzräume <-> Büroräume 5

6 Produktüberblick Konferenz- Management CRM Desk-Sharing Individuelle Software- Entwicklung Beratungs- Trainingsund Serviceleistungen 6

7 Unsere Produkte (1) Module ist eine branchenunabhängige und modular aufgebaute Lösung für Raumreservierungen & Konferenzmanagement, mit den Modulen Raumreservierung & Konferenzmanagement Bewirtungssystem / Büroservice Displayserver / Besucherleitsystem Front-Desk Besucherverwaltung bietet die Anbindung und Integration von externen Systemen an: (z.b. Outlook / Exchange-Server, Lotus-Notes / Domino, SAP, DATEV, NAVISION, Single-Sign-On, WebDAV, ) 7

8 Unsere Produkte (2) CRM bietet alle notwendigen Funktionen für ein einfaches und professionelles Kundenmanagement inklusive einer zentralisierten Kundenkommunikation Adressmanagement Anlegen und Verwaltung von Events / Organisation der Event-Teilnehmer Erstellung von Steuersatzdateien für Serienbriefe, Adressetiketten, etc. Aktivitätenzuordnung bei Veranstaltungen 8

9 Unsere Produkte (3) Desk-Sharing hierbei geht es um die Vergabe von Arbeitsplätzen für einen Zeitraum oder auch längeren Perioden. Desk-Sharing gibt Ihnen die Flexibilität bei neuen Anforderungen, unterstützt eine maximale Flächeneffizienz und senkt somit die Kosten. Auswahl der Arbeitsplätze nach verschiedenen Kriterien verschiedene Buchungsmöglichkeiten (einmalig, bestimmte Dauer, periodisch etc.) Aktionen mit der Buchung verknüpfen (Bereitstellung von Technik, Catering, etc.) Kostenverrechnung von gebuchten Leistungen auf Kostenstellen / Projektnummern 9

10 Systemeigenschaften Gebäude- und Standort unabhängig Individuelles Kunden-Layout Variable Systemkonfigurationen Standard Systemvoraussetzungen Kurze Systemeinführung (1-3 Monate) Einfache Bedienbarkeit 10

11 Unsere Produkte (4) Individuelle Software-Entwicklung Geschäftsprozesse können oftmals mit Standardsoftware zuverlässig unterstützt werden. Reichen die Anforderungen weiter, bieten wir den Fachabteilungen optimierte Lösungen als Individual-Software oder Anpassung der Standard-Software an. Einige Beispiele: Fuhrparkverwaltung Online-Terminbuchung Mitgliederverwaltung individuelle Schnittstellen 11

12 Unsere Produkte (5) Beratungs- Trainings- und Serviceleistungen INTEGRAL bietet Ihnen Unterstützung bei der Einführung des Systems inkl. Optimierung Ihrer Prozesse Anpassung Ihrer Organisationsstruktur Erarbeitung von Systemerweiterungskonzepten nach Inbetriebnahme Programmierung von neuen Modulen Support und Wartung Ihrer Systeme 12

13 Vorteile von ist seit 2000 erfolgreich im Einsatz und ist somit eine ausgereifte Lösung wurde in den verschiedensten Branchen erfolgreich eingeführt basisiert auf dem neusten Stand der Technik und ist eine webfähige Lösung hat keinen Schulungsaufwand durch eine einfache, übersichtliche und selbsterklärende Benutzeroberfläche wird kontinuierlich weiterentwickelt ist modular aufgebaut und kann somit sehr flexibel an Kundenwünsche angepasst werden 13

14 Einige Referenzen 14

15 Wir machen Ihr Konferenz- und Veranstaltungsmanagement zum operativen Erfolgsfaktor! Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! 15

16 Event-IS Systemabbildungen

17 - Online Buchungsübersicht 17

18 - Raumauswahl 18

19 - Buchung / Details 19

20 - Catering Bestellung 20

21 - Buchungsabschluss 21

22 - Web Terminals / Catering (1) 22

23 - Web Terminals / Catering (2) 23

24 - Digitale Beschilderung 24

25 Event-IS Desk-Sharing (1) 25

26 Event-IS Desk-Sharing (2) 26