KLEINE PROZESSE GANZ GROSS

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1 KLEINE PROZESSE GANZ GROSS Prozessmanagement keep it short & simple In Zeiten internationalen Wettbewerbs und hoher Kosten kann es sich kaum ein Unternehmen leisten, nicht ablaufbzw. kundenorientiert zu arbeiten. Mit professionellem Prozessmanagement beeinflussen Unternehmen, ob sie kostengünstiger, schneller, qualitativ hochwertiger oder kundenorientierter als die Konkurrenz arbeiten. Prozessmanagement kann also entscheidend dafür sein, ob ein Unternehmen die Nase vorne hat! Längst keine Neuigkeit mehr und dennoch arbeiten viele Unternehmen nicht so effizient, effektiv und qualitativ hochwertig wie sie es könnten. Oliver Dragoun und Christian Rinner Beinahe jedes Unternehmen hat irgendwann einmal seine Prozesse definiert. Aber zu oft zeigt die Erfahrung, dass den handelnden Personen nach dem Startsprint, einer ausführlichen Prozesserhebung, sprichwörtlich die Luft ausgeht. Betriebsamkeit, personelle Engpässe und zu komplexe Prozessmanagement- Ansätze führen dazu, dass Prozesse zwar definiert, viel zu selten aber analysiert und optimiert werden. So schöpfen viele Unternehmen ihr Potential nicht aus und das Thema Prozessmanagement bleibt auf der Strecke.

2 Kriterien Minimal Maximal Anzahl beteiligter Organisations-Einheiten 1 4 Anzahl der Wiederholungen pro Jahr > und > Ausmaß der Wertschöpfung Indirekt wertschöpfend Direkt wertschöpfend Anzahl der Prozessschritte 5 20 Abb. 1: Kriterien zur Identifikation eines k.i.s.s. Prozesses Wir reduzieren den Methodeneinsatz auf die wesentlichsten Dinge und halten dadurch die Prozess- management- Energie hoch. Hier setzt der k.i.s.s. Prozessmanagement-Ansatz an. Im Sinne eines Ausdauersportlers laufen wir nicht mit maximalem Tempo weg und riskieren einen vorzeitigen körperlichen Zusammenbruch, sondern laufen lieber mit mittlerem Tempo, halten das dafür aber über die gesamte Marathondistanz, also den gesamten Prozesslebenszyklus, durch. Übersetzt heißt das: Wir reduzieren den Methodeneinsatz auf die wesentlichsten Dinge und halten dadurch die Prozessmanagement-Energie hoch. k.i.s.s. passt zu 80% aller Prozesse k.i.s.s. Prozessmanagement ist für alle Prozesse mittlerer Komplexität geeignet, wobei Prozess als repetitiver Ablauf mit inhaltlicher und sozialer Komplexität definiert wird. Konkret kann ein k.i.s.s. Prozess anhand von Kriterien, wie Anzahl beteiligter Organisationseinheiten, Anzahl der Wiederholungen im Jahr, Ausmaß der Wertschöpfung oder Anzahl der Prozessschritte (vgl. Abb. 1) werden. k.i.s.s. Prozessmanagement basiert auf der Annahme, dass ein reduziertes Set an Prozessmanagement-Methoden und ein schlank gestalteter Prozesslebenszyklus für einen Großteil der Prozesse vollkommen ausreichend sind. Somit ist dieser Baukasten ideal für Unternehmen, die einen einfachen und pragmatischen Ansatz suchen. Denn dieser Ansatz enthält ein abgestimmtes Set an Methoden, Prozessen und Hilfsmittel, das genau so viel beinhaltet wie es braucht um professionell zu sein und all das weglässt, was nicht praktikabel ist. k.i.s.s. begleitet Unternehmen von der Prozesserhebung, über die Optimierung bis hin zur Implementierung und zum Controlling. Somit ist k.i.s.s. ganzheitlich im Ansatz aber reduziert in der Komplexität und damit praxistauglich und effizient eben short and simple! Das Erfolgsgeheimnis liegt aber in der richtigen Auswahl der Methoden, Prozesse und Hilfsmittel (vgl. Abb. 2). Wir haben uns dabei auf die wesentlichen Dinge konzentriert, trotzdem war es uns wichtig so sicher und professionell wie nötig unterwegs zu sein. Genau hier unterscheiden wir uns zu den umfangreichen Ansätzen im Prozessmanagement, so Oliver Dragoun, Prozessmanagement- Verantwortlicher bei pmcc consulting GmbH. Der k.i.s.s Prozessmanagement-Ansatz beschränkt sich daher auf folgende Methoden: Bildkartenmethode drei verschiedene Prozess-Darstellungsvarianten (Wertschöpfungsdiagramm, Flow- Chart und Swimlane-Diagramm) ein definiertes Kennzahlenset einen Kosten- und Ressourcenplan

3 k.i.s.s. Methoden Bildkartenmethode Wertschöpfungs diagramm, Flow-Chart, Swimlane- Diagramm Kennzahlen Kosten- & Ressourcen plan k.i.s.s. Prozesse Prozesserhebung Prozessoptimierung Prozess implementierung k.i.s.s. Toolbox Wertschöpfungs diagramm Flow-Chart Swimlane-Diagramm Ursache-Wirkungs- Diagramm Prozess-Leitwerte Ressourcen- und Kostenrechnung Prozess-Statusbericht Abb. 2: Die k.i.s.s. Methoden, Prozesse, Hilfsmittel Der k.i.s.s Prozesslebenszyklus Der k.i.s.s Prozesslebenszyklus (vgl. Abb. 3) umfasst eine schlanke Erhebungsphase, gefolgt von einer Prozessoptimierung, die auf die wesentlichsten Dinge reduziert ist sowie eine nachhaltige Prozessimplementierung. Ein wichtiger Punkt ist das regelmäßige Controlling, da nur so die Effizienz eines Prozesses langfristig sichergestellt werden kann. Wenn man den Prozesslebenszyklus im Detail betrachtet, führt dieser einfach und sicher durch die einzelnen Prozessschritte: In der Erhebung ist es das Ziel den aktuellen Ist-Stand eines Prozesses zu erfassen. Dies ist die Basis, um den Prozess in weiterer Folge zu optimieren. Auf dieser Erhebung baut die Optimierung der Prozesse auf. In einem ersten Schritt ist der Prozess hinsichtlich möglicher Fehler bzw. ungewollter Abweichungen zu analysieren (mit dem Ursache-Wirkungs- Diagramm aus der k.i.s.s. Toolbox). Diese Analyse liefert schon erste Ideen, wie der Prozess zukünftig verändert bzw. optimiert werden könnte. Daran anschließend ist festzulegen, in welche Richtung (schneller, billiger etc.) der Prozess optimiert werden soll (Ermittlung von Leitwerten). Für eine sinnvolle Steuerung des Prozesses ist es notwendig Kennzahlen zu definieren. Das Erreichen dieser Kennzahlen bzw. allfällige Abweichungen geben Aufschluss über den korrekten Durchlauf des Prozesses. Basierend auf diesen Erfahrungswerten kann ein Soll-Prozess definiert werden. Ziel der Implementierung ist, die Übergabe der definierten Soll-Prozesse an die Prozessdurchführenden und die Verankerung des Prozesses in der Ablauforganisation. Dafür sind ein paar Voraussetzungen nötig, wie z.b.: Alle vereinbarten Optimierungsmaßnahmen sind umgesetzt Das ist aufgesetzt Alle Prozessmitarbeiter sind entsprechend informiert und kennen die notwendige Prozessinformation Ziel des Controllings ist es, den reibungslosen Durchlauf des Prozesses zu gewährleisten. Wann und wie oft gemacht wird, hängt vom jeweiligen Prozess ab. Wird der Prozess sehr oft durchlaufen bzw. hat er hohe Priorität im Unternehmen, empfiehlt es sich, das Controlling in regelmäßigen

4 ERHEBUNG OPTIMIERUNG IMPLEMEN- TIERUNG CONTROLLING Kernprozesse Ist-Prozesse analysiert / bewertet Prozesse und Werkzeuge angepasst Nutzung der Prozesse Schlüsselprozesse Optimierungspotentiale Prozessänderung implementiert Durchführung Ist-Prozesse (As-Is) dargestellt Leitwerte definiert Soll-Prozess-Beschreibung erstellt Prozesse an Nutzer übergeben aufgesetzt Durchführung KVP (KAIZEN) Abb. 3: Der k.i.s.s. Prozesslebenszyklus Abständen, zum Beispiel monatlich, durchzuführen. Ist der Prozess weniger wichtig, ist ein Controllingabstand von einem Jahr durchaus legitim. k.i.s.s. sieht im Controlling sowohl das Monitoring der Hard Facts (Kennzahlen, allgemeine Prozessleistungen, Prozesszweck oder -design oder Vorhaben zur Prozessverbesserung), als auch jenes der Soft Facts (Prozessorganisation, Kultur und Kommunikation) vor. Abb. 4: Beispiel k.i.s.s. Cockpit (Prozessstatusbericht) Der Controllingstatus wird in einem Prozessstatusbericht (vgl. Abb. 4) zusammengefasst, für den die k.i.s.s. Toolbox, neben zahlreichen anderen wertvollen Templates, das k.i.s.s. Cockpit anbietet, in welchem alle Controllingzahlen einfach und übersichtlich dargestellt werden können. k.i.s.s. stattet Prozessverantwortliche damit mit allem aus, was diese benötigen, um Prozesse mit einem überschaubaren und vertretbaren Aufwand effektiv zu managen und professionell zu optimieren.

5 FACTBOX K.I.S.S. PROZESSMANAGEMENT k.i.s.s. Training k.i.s.s. Literatur Kompakt wie der Ansatz ist das Training: In nur drei Tagen lernen Sie ein abgestimmtes Set an Methoden für eine effiziente Prozesserhebung kennen und erfahren, wie Sie Ihre Prozesse praxisgerecht optimieren, implementieren und controllen können. Ab 2016 auch in unserem pmcc academy Programm! k.i.s.s. Toolbox Die k.i.s.s. Literatur richtet sich vor allem an prozessverantwortliche Personen. Sie gewährleistet einen einfachen Einstieg in ein schlankes Prozessmanagement und ermöglicht eine unmittelbare Umsetzung in die Praxis. Der Einsatz von Methoden wird praxisorientiert dargestellt, pragmatische Prozessbeschreibungen, ergänzt durch Hilfsmittel und Checklisten, führen durch den Prozesslebenszyklus. Die k.i.s.s. Toolbox stellt intuitiv bedienbare Vorlagen und Hilfsmittel für alle Phasen des Prozesslebenszyklus zur Verfügung und macht einheitliches und professionelles Arbeiten möglich. Templates wie, Wertschöpfungsdiagramm, Flowchart, Swimlane-Diagramm, Ursache-Wirkungs-Diagramm, Prozess-Radar, Ressourcen- und Kostenübersicht oder das Prozesscockpit erleichtern das tägliche Doing. k.i.s.s. Coaching Und wenn s brennt, begleiten unsere k.i.s.s Coaches Sie ganz konkret in Ihrem Tagesgeschehen z.b. bei der Erstellung der Prozesslandkarte für ein Unternehmen oder eine Abteilung und auch bei der operativen Durchführung im Prozessmanagement (Erhebung, Optimierung, Implementierung und Controlling). Ing. Oliver Dragoun zpm, PcE Senior Consultant M 0043/676/ E oliver.dragoun@pmcc-consulting.com Christian Rinner MIB, zpm Partner, Senior Consultant M 0043/676/ E christian.rinner@pmcc-consulting.com