Verwendungsnachweise so werden sie richtig erstellt

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1 7. Forschungsrahmenprogramm der Europäischen Union, Cooperation Verwendungsnachweise so werden sie richtig erstellt Der Verwendungsnachweis dient dazu, die entstandenen Kosten nachzuweisen, die Sie gegenüber der EU geltend machen möchten. Welche Kosten Sie geltend machen können, ergibt sich aus den Förderbedingungen Ihres Grant Agreements (insbesondere aus Annex II). Die Ausführungen dieses Merkblattes beziehen sich auf Verbundprojekte aus dem 7. Forschungsrahmenprogramm der EU (FP7). Es gibt Ihnen zunächst kurz einige allgemeine Informationen zu Verwendungsnachweisen und stellt dann den Ablauf bei der Erstellung eines Verwendungsnachweises dar. Grundlegende Informationen zu den finanziellen Bestimmungen für Verbundprojekte aus dem Bereich Cooperation des FP7 können Sie dem Merkblatt So haben Sie die Finanzen im Griff entnehmen. So erhalten Sie schnell und effektiv einen Überblick: Am besten lesen Sie zuerst die allgemeinen Informationen (Punkt I.). Dann werfen Sie einen Blick auf das Muster Form C am Ende dieses Merkblattes (Punkt V.) und schauen auf die Übersicht zum Ablauf der Erstellung eines Verwendungsnachweises (Punkt II.). Jetzt sollten Sie die detaillierte Beschreibung zur Erstellung eines Verwendungsnachweises (Punkt II, 1-5) lesen. Bei weiteren Fragen zur Erstellung von Verwendungsnachweisen stehen Ihnen die EU- Referentinnen gerne zur Verfügung (Punkt IV.). I. Allgemeine Informationen 1. Verwendungsnachweis (Form C) a) Sie sind in EU-Projekten verpflichtet, in festgelegten Abständen über den Projektverlauf und die entstandenen Kosten Bericht zu erstatten. Die Berichtsperioden sind im Grant Agreement in Artikel 4 festgelegt. b) Die finanzielle Berichterstattung erfolgt über einen Verwendungsnachweis, dem sogenannten Form C. Im Form C geben Sie alle Kosten an, die während einer Berichtsperiode entstanden sind und die Sie gegenüber der EU geltend machen wollen. c) Je nachdem welche Regelung in Ihrem Grant Agreement enthalten ist, müssen Sie das Form C nur online einreichen (mit elektronischer Signatur) oder zusätzlich auch in Papierform an die EU übermitteln (siehe Punkt II.4). Bei allen Grant Agreements, die ab dem unterzeichnet wurden, ist die elektronische Signatur ausreichend. Bei allen Grant Agreements, die bis zum unterzeichnet wurden, ist das Form C in Papierform notwendig, solange keine Umstellung auf die elektronische Signatur bei der EU beantragt wurde. Bitte sprechen Sie die EU-Referentinnen an, wenn Sie diesbezüglich Fragen haben. d) Sie haben zur Online-Einreichung 60 Tage nach Ende einer Berichtsperiode Zeit (Berücksichtigen Sie bitte, dass dies nicht automatisch zwei Monaten entspricht!). Bitte beachten Sie auch, dass die Koordinatoren oft eine frühere Frist für die Einreichung festsetzen. Die Papierversion (für Grant Agreements, die bis zum unterzeichnet wurden und bei denen keine Umstellung auf die elektronische Signatur erfolgt ist) wird erst nach der Prüfung der online übermittelten Kosten durch die EU angefordert. Hierfür setzt die EU eine weitere Frist. Für diese Frist gibt es keinen festgeschriebenen, einheitlichen Zeitraum. Stand: Seite 1 von 6

2 Beispiel Das EU-Projekt EU-FAU läuft vom Es gibt drei Berichtsperioden. Monate 1 12 ( ) Der Verwendungsnachweis muss bis zum online an die EU übermittelt werden. Dies sind genau 60 Tage (31 Tage im Januar, 28 Tage im Februar, 1 Tag im März) nach Ende der Berichtsperiode. Monate ( ) Der Verwendungsnachweis muss bis zum online an die EU übermittelt werden. Monate ( ) Der Verwendungsnachweis muss bis zum online an die EU übermittelt werden. 2. Certificate on the Financial Statements (CFS) a) Falls die im Form C angeforderte EU-Fördersumme überschreitet, muss zusätzlich eine Prüfbescheinigung über die geltend gemachten Kosten, ein sogenanntes Certificate on the Financial Statements (CFS), eingereicht werden. Das CFS bestätigt, dass die geltend gemachten Kosten den Förderbedingungen der EU entsprechen. An der FAU wird das CFS durch einen Buchprüfer der Regierung von Mittelfranken erstellt. Das CFS müssen Sie zusammen mit dem Online-Form C bei der EU einreichen, d. h. spätestens 60 Tage nach Ende einer Berichtsperiode. b) Bitte beachten Sie, dass für den Schwellenwert von eine kumulative Berechnung erfolgt. Wenn Sie z. B. in der ersten Berichtsperiode den Schwellenwert nicht überschreiten, dann wird am Ende der zweiten Berichtsperiode die Summe der ersten Berichtsperiode zu der Summe der zweiten Berichtsperiode addiert. Wenn Sie dann mit dem Ergebnis überschreiten, wird ein CFS von Ihnen verlangt. Nach Vorlage eines CFS beginnt die Berechnung wieder bei Null und erst wenn Ihre EU-Fördersumme wieder überschreitet, wird ein zweites CFS notwendig. c) Bitte nehmen Sie zwölf Wochen vor Ende der Berichtsperiode mit den EU-Referentinnen Kontakt auf, wenn Ihre angeforderte EU-Fördersumme voraussichtlich überschreitet. Wir informieren Sie dann über den weiteren Ablauf. Beispiel Das EU-Projekt EU-FAU läuft vom Es gibt drei Berichtsperioden. Monate 1 12: Sie machen für die erste Berichtsperiode eine EU-Fördersumme von geltend. Ein CFS ist nicht notwendig, da Sie weniger als von der EU erhalten. Monate 13 24: Sie machen für die zweite Berichtsperiode eine EU-Fördersumme von geltend. Ein CFS ist notwendig, da die EU-Fördersummen der ersten und zweiten Berichtsperiode zusammen überschreiten: = Das CFS umfasst eine Prüfung aller geltend gemachten Kosten der ersten und zweiten Berichtsperiode. Monate 25 36: Sie machen für die dritte Berichtsperiode eine EU-Fördersumme von geltend. Ein CFS ist nicht notwendig, da Sie weniger als erhalten. Durch die Erstellung des CFS nach der zweiten Berichtsperiode beginnt die Berechnung wieder bei Null. Stand: Seite 2 von 6

3 II. Ablauf Übersicht Ende der Berichtsperiode 1. Erstellung des Online-Form C im Participant Portal Wer? Lehrstuhl 2. Prüfung durch die Finanzbuchhaltung Wer? Referat H 4 60 Tage (eventuell weniger, falls der Koordinator eine kürzere Frist festsetzt) 3. Weiterleitung des Form C an das Referat F 1 Wer? Referat H 4 4. Online-Übermittlung und elektronische Signatur Wer? Lehrstuhl und Referat F 1 5a) Prüfung des Online-Form C Wer? EU 5a) Geprüftes Form C als PDF an Koordinator Wer? EU 5a) Weiterleitung an den Partner (= Lehrstuhl) Wer? Koordinator 5b) Weiterleitung an das Referat F 1 zur Unterschrift Wer? Lehrstuhl 5b) Unterzeichnung der Papierversion des Form C Wer? Referat F 1 90 Tage (kann sich durch Nachfragen der EU verlängern) 5c) Weiterleitung Papierversion Form C an Koordinator Wer? Lehrstuhl 5c) Weiterleitung Papierversion Form C an EU Wer? Koordinator Zahlung Wer? EU Stand: Seite 3 von 6

4 Details 1. Erstellung des Online-Form C im Participant Portal a) Die Online-Version des Form C erstellen und übermitteln Sie im Participant Portal ( über das die komplette Abwicklung Ihres EU-Projektes erfolgt. b) Im Form C werden die Kosten einer Berichtsperiode nach Kostenkategorien (Personnel costs, Subcontracting und Other direct costs) aufgeschlüsselt. Alle Kosten müssen einer Aktivität (bei Verbundprojekten: RTD, Demonstration, Management, Other) zugeordnet werden. Ein Beispiel für ein Form C finden Sie am Ende dieses Merkblattes (siehe Punkt V.). c) Bei der Erstellung des Online-Form C wird zudem eine Erklärung zu den einzelnen Kostenpunkten verlangt, die sogenannte Explanation on the use of resources. Hier müssen Sie z. B. die einzelnen Mitarbeiter oder die einzelnen Geräte auflisten. Eine Anleitung zum Ausfüllen der Explanation on the use of resources finden Sie unter: d) Sobald alle Kosten in das Form C eingetragen sind, können Sie dieses speichern und ein PDF- Dokument generieren. Bitte übermitteln Sie die Zahlen zu diesem Zeitpunkt noch nicht online. Es muss erst eine Prüfung der Kosten durch die Finanzbuchhaltung erfolgen (siehe Punkt 2). 2. Prüfung durch die Finanzbuchhaltung a) Bitte drucken Sie die PDF-Version des Form C aus und unterschreiben Sie es (nicht in der Zelle Date & signature, sondern außerhalb der Tabelle auf dem ganz unteren Rand des Dokuments). Sollten Sie nicht selbst der Lehrstuhlinhaber/die Lehrstuhlinhaberin sein, holen Sie bitte dessen/deren Unterschrift ein. Zum Zeitpunkt des Herunterladens erscheint auf dem Form C noch ein Wasserzeichen DRAFT, das aber keine Bedeutung für die Prüfung hat. Das Wasserzeichen verschwindet, wenn das Form C endgültig online übermittelt wird. b) Leiten Sie das unterschriebene Form C an die Finanzbuchhaltung (Referat H 4, Frau Linda Mai, Tel ) zur Prüfung weiter. Dies sollte so rechtzeitig wie möglich erfolgen, spätestens jedoch zwei Wochen vor Ablauf der Frist für die Abgabe des Verwendungsnachweises. c) Die zügige Überprüfung durch die Finanzbuchhaltung wird erleichtert, wenn Sie folgende Punkte beachten: Die Überprüfung erfolgt anhand der vom Projektkonto gebuchten Bruttobeträge. Falls Sie Buchungen haben, bei denen die Mehrwertsteuer abgezogen wurde, dann sollten Sie zusätzlich zum Verwendungsnachweis eine Excel-Tabelle 1 beigefügen. Aus dieser sollten mindestens drei Informationen der betroffenen Buchung ersichtlich sein: die HÜL-Nummer, der Bruttobetrag und der Nettobetrag. Alternativ können Sie auch auf einem Ausdruck des Kontoauszuges bei den betreffenden Buchungen die abgerechneten Nettobeträge vermerken. Falls Umbuchungen von Personalkosten erforderlich sind, sollten Sie diese nach Möglichkeit spätestens drei Monate vor dem Abrechnungszeitpunkt veranlassen. Dann kann die Buchung noch zum Abrechnungszeitpunkt erfolgen und ist so für die Finanzbuchhaltung ersichtlich. Bitte berücksichtigen Sie, dass die Reisekostenabrechnung einige Zeit in Anspruch nimmt. Um Reisekosten in der jeweiligen Periode abzurechnen, sollte die Reisekostenabrechnung so früh wie möglich beim Referat P 1 eingereicht werden. Bitte beachten Sie hier auch die Einreichungsfrist für Reisekostenabrechnungen: Diese müssen spätestens sechs Monate nach Beendigung der Reise eingereicht werden. d) Bitte beachten Sie, dass sich die Überprüfung durch die Zentrale Universitätsverwaltung nicht auf die Erstattungsfähigkeit der abgerechneten Kosten bezieht. Die Verantwortung dafür, dass die abgerechneten Kosten den Förderbestimmungen der EU entsprechen, trägt der Lehrstuhl. Die Bedingungen für die Erstattungsfähigkeit von Projektkosten sind dem jeweiligen Grant Agreement (insbesondere dem Annex II) zu entnehmen. 3. Weiterleitung an das Referat F 1 Nachdem die Finanzbuchhaltung bestätigt hat, dass die angegebenen Kosten mit den Buchungen übereinstimmen, übersendet sie das Form C an das Referat F 1. Von dort erhält der Lehrstuhl das geprüfte Form C. 1 Bitte verwenden Sie ein.xls-speicherformat, da die Software für die Finanzbuchhaltung noch nicht mit der neuesten Office-Version kompatibel ist. Stand: Seite 4 von 6

5 4. Übermittlung des Online-Form C im Participant Portal und elektronische Signatur Je nachdem, ob in Ihrem Projekt bereits die elektronische Signatur verwendet wird oder nicht, müssen Sie bei der Online-Übermittlung im Participant Portal verschiedene Schritte vollziehen. a) Ohne elektronische Signatur: Drücken Sie auf den Button Submit to coordinator. Es geht weiter mit Punkt 5. b) Mit elektronischer Signatur: Bitte drücken Sie auf den Button Notify FSign. Dadurch wird das Referat F 1 per benachrichtigt, dass alle Zahlen eingetragen sind. Das Referat F 1 prüft noch einmal die Zahlen und leistet dann die elektronische Signatur. Diese ersetzt die unterzeichnete Papierversion des Form C. Bitte speichern Sie sich trotzdem eine Kopie des Form C (in PDF-Version). Die finanzielle Berichterstattung ist mit diesem Schritt beendet. 5. Unterzeichnung der Papierversion des Form C a) Sobald die EU die Zahlen geprüft und bewilligt hat, schickt sie das endgültige Form C als PDF- Version an die Koordinatoren (oder an die FAU, wenn es sich um eine Individualförderung handelt oder die FAU Koordinator ist). Die Koordinatoren leiten diese an die einzelnen Partner (= Lehrstuhl) weiter. b) Bitte leiten Sie das endgültige Form C per an die EU-Referentinnen weiter, da es vom Referat F 1 unterzeichnet werden muss. Nach Unterzeichnung durch das Referat F 1 wird das Form C an den Lehrstuhl zurückgegeben. c) Abschließend senden Sie das unterzeichnete Form C an die Koordinatoren, die es an die EU weiterleiten. III. Weitere Informationen a) Leitfaden zur Berichterstattung für Projekte im Bereich Cooperation: European Commission: Guidance Notes on Project Reporting, b) Leitfaden zur Erstellung des Online-Form C im Participant Portal: European Commission: FORCE User Manual, IV. Ansprechpartnerinnen Referat F 1 Frau ORRin Ulrike Hoffmann Frau Franziska Müller (Lehrstuhlinhaber/in Nachname A D, Sd Z) (Lehrstuhlinhaber/in Nachname E Sc) Tel.: Tel.: ulrike.hoffmann@fau.de franziska.mueller@fau.de Referat H 4 Frau Linda Mai Tel linda.mai@fau.de Bitte beachten Sie, dass dieses Merkblatt nur einen ersten Überblick gibt und keinen Anspruch auf Vollständigkeit erhebt. Neue Aspekte können sich im Verlauf des FP7 ergeben. Stand: Seite 5 von 6

6 V. Beispiel für ein Form C in einem Verbundprojekt Sie müssen die grauen Zellen ausfüllen. FP7 - Grant Agreement - Annex VI - Collaborative Project Form C - Financial Statement (to be filled in by each beneficiary ) Project nr Funding scheme Collaborative Project Project Acronym EU-FAU Period from Is this an adjustment to a previous statement? Yes/No To Legal Name Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg Participant Identity Code Organisation short Name FAU Beneficiary nr 3 Funding % for RTD activities (A) 75% If flat rate for indirect costs, specify % 60% 1- Declaration of eligible costs/lump sum/flate-rate/scale of unit (in ) RTD (A) Demonstration (B) Management (C) Other (D) TOTAL (A+B+C+D) Personnel costs Subcontracting Type of Activity Other direct costs Indirect costs Lump sums/flat-rate/scale of unit declared Total Maximum EU contribution Requested EU contribution Declaration of receipts Did you receive any financial transfers or contributions in kind, free of charge from third parties or did the project generate any income which could be considered a receipt according to Art.II.17 of the grant agreement If yes, please mention the amount (in ) 3- Declaration of interest yielded by the pre-financing (to be completed only by the coordinator ) Did the pre-financing you received generate any interest until 31/12/2012 according to Art. II.19? If yes, please mention the amount (in ) 4- Certificate on the methodology Do you declare average personnel costs according to Art. II.14.1? Is there a certificate on the methodology provided by an independent auditor and accepted by the Commission according to Art. II.4.4? Cost of the certificate (in ), if charged Name of the auditor under this project Yes/No No No No 5- Certificate on the financial statements Is there a certificate on the financial statements provided by an independent auditor attached to this financial statement according to Art.II.4.4? Name of the auditor Cost of the certificate (in ) Yes/No 6- Beneficiary s declaration on its honour We declare on our honour that: - the costs declared above are directly related to the resources used to attain the objectives of the project and fall within the definition of eligible costs specified in Articles II.14 and II.15 of the grant agreement, and, if relevant, Annex III and Article 7 (special clauses) of the grant agreement; - the receipts declared above are the only financial transfers or contributions in kind, free of charge, from third parties and the only income generated by the project which could be considered as receipts according to Art. II.17 of the grant agreement; - the interest declared above is the only interest yielded until 31/12/2012 by the pre-financing which falls within the definition of Art. II.19 of the grant agreement ; - there is full supporting documentation to justify the information hereby declared. It will be made available at the request of the Commission and in the event of an audit by the Commission and/or by the Court of Auditors and/or their authorised representatives. Beneficiary s Stamp (if applicable) Name of the Person(s) Authorised to sign this Financial Statement Date & hand signature / electronic submission and signature Lehrstuhlinhaber/in: Bitte hier unterzeichnen Stand: Seite 6 von 6