2.3. Mahnwesen Mahnwesen einrichten. Kapitel 2.3. Mahnwesen

Transkript

1 2.3. Mahnwesen Das Mahnwesen als letzte Konsequenz der Belegerfassung dient zur Bearbeitung der Zahlungseingänge, der Aufstellung der noch offenen Posten und zur Erstellung von Anschreiben an säumige Kunden Mahnwesen einrichten Mahnformular: MAHNUNG.MAN Das Mahnformular und die Mahntexte werden mit dem Formulargenerator eingerichtet und schon bei der Einarbeitung entsprechend Ihren Wünschen eingestellt. Mahnungen können als Einzelmahnung pro Rechnung, oder als Sammelmahnung (alle offenen Rechnungen) gedruckt werden, auch dies wird bei der Einarbeitung entsprechend eingestellt. Buchungskonten/Buchungsart anlegen Im unteren Fensterteil können Sie mit dem Kontextmenü über Konten bearbeiten dieses Fenster öffnen und dort wieder mit dem Kontextmenü neue Datensätze hinzufügen. Hier geht es nicht um Kontonummern, sondern nur um eine Zuordnung der eingegebenen Buchungen, die Sie wiederum als Kontobewegungen nach Zeitraum ausdrucken können. Das Buchungskonto/Buchungsart Ausgebucht hat im Zusammenhang mit der Provisionsvariante Provision nach Zahlungseingang eine spezielle Funktionalität, der Beleg wird nicht mehr in der OP- Liste geführt und auch nicht als bezahlte Rechnung bei der Provisionsermittlung berücksichtigt. 1

2 Kapitel Fehler! Kein Text mit angegebener Formatvorlage im Dokument Zahlungen erfassen Zahlungen können nur für bestehende Rechnungen erfasst werden. Dabei ist es unerheblich, wenn für die Rechnung schon Zahlungen eingegangen sind. Wählen Sie im Feld Kundennummer den Kunden aus, von dem Zahlungen eingegangen sind. Die offenen Rechnungen des Kunden, werden in der linken Tabellenhälfte angezeigt. Wissen Sie die Kundennummer nicht, kann eine evtl. bekannte Belegnummer in das Feld Beleg-Nr. eingetragen werden. Ist auch die Belegnummer unbekannt, können durch die Eingabe eines Sterns * in das Eingabefeld alle noch offenen Rechnungen in die Liste übernommen werden. Mit einem einfachen Mausklick auf den betreffenden Eintrag wird die Zahlungserfassung für die ausgewählte Rechnung gestartet. Der Cursor befindet sich dann im rechten Teil der Tabelle in der untersten Zeile. Geben Sie hier die Nummer des Konto-Auszuges ein (diese Eingabe ist notwendig!) und wechseln Sie mit der TAB-Taste in die nächste Eingabespalte. Als Datum wird das aktuelle Datum vorgeschlagen, als Zahlbetrag der offene Betrag aus der Rechnung. Weichen die einzugebenden Werte von den Vorschlägen ab, so sind die Einträge entsprechend abzuändern. Eine Rechnung gilt als bezahlt (der offene Posten wird gelöscht), wenn der in der Rechnung enthaltene offene Betrag vollständig bezahlt wurde. Hat der Kunde nur einen Teilbetrag des Rechnungsbetrages überwiesen (z.b. Skonto abgezogen) so sind die nicht eingegangenen Beträge in weiteren Tabelleneinträgen zu erfassen, bis der Rechnungsgesamtbetrag erreicht ist. Ist dies der Fall, wird, wie schon weiter oben erwähnt, der offene Posten gelöscht, die Rechnung wird als bezahlt gekennzeichnet. 2

3 Offene Posten Liste Dialogfenster 131: Offene-Posten-Liste Verwenden Sie diesen Programmteil (Schaltfläche Offene Posten drucken ), um eine Liste zu erstellen, die Ihnen Informationen über die noch ausstehenden Zahlungen Ihrer Kunden gibt. Neben der Möglichkeit, die Ausgabe nach Datum einzugrenzen, können Sie über die Optionsschalter festlegen, ob auch die bisher eingegangenen Zahlungen mit ausgegeben werden sollen, und, ob die Liste alle Rechnungen unabhängig von dem Zahlungsstatus beinhalten soll, weiterhin können Sie die Liste nach 3 Kriterien sortieren, Standard ist die Sortierung nach Kunden-Nr. Wenn Sie offene Posten nach einem Betrag suchen wollen, können Sie den gesuchten OP- Betrag eingeben, auf der OP-Liste erscheinen alle OP s mit 10 % Abweichung zu diesem Betrag. Die Liste selbst gibt Aufschluss über den Rechnungsempfänger, die Beleg-Datumswerte (Belegdatum, Fällig usw.) den Rechnungsbetrag und den noch offenen Betrag. Mit der Schaltfläche Buchungsjournal drucken und der Auswahl eines Kontos erstellen Sie sich Buchungslisten für beliebige Datumsbereiche Mahnungen drucken Ist der Zeitraum für den Eingang der Zahlungen weit überschritten, les es sich häufig nicht umgehen, dass der Kunde schriftlich daran erinnert wird, dass seine Zahlungen fällig sind. Das Paket SQLHandel bietet komfortable Mechanismen an, um auch diesen Vorgang zu automatisieren. Insgesamt stehen 9 Mahnstufen zur Verfügung, die den Mahn-Status der Rechnung wiedergeben. Pro Mahnstufe können unterschiedliche Texte im Anschreiben verwendet werden, die Ihren Schreiben den nötigen Nachdruck verleihen können. Die Mahntexte werden in ihrer Standardform bei der Auslieferung des Systems mit installiert, können vom Anwender aber jederzeit an die unternehmensspezifischen Eigenschaften angepasst werden. Die Mahntexte tragen die Namen MAHN1...MAHN9 und sind im RTF-Textformat gespeichert. Die Texte können mit dem Formulargenerator oder jedem RTF-fähigen Texteditor (z.b. Microsoft WinWord ) bearbeitet werden. 3

4 Kapitel Fehler! Kein Text mit angegebener Formatvorlage im Dokument. Im Programm selbst kann die Menge er zu mahnenden Kunden über die Felder Von Kunde und Bis Kunde eingegrenzt werden. Geben Sie im Optionsfeld Mahnzähler erhöhen an, ob die gemahnten Kunden-Rechnungen automatisch um eine Mahn-Stufe erhöht werden sollen. Wird eine erneute Mahnung notwendig, so wird dann auch der der höheren Mahnstufe zugehörige Mahntext im Anschreiben verwendet. Geben Sie die Höhe des Mahnzinses, die Vergabe der Zinsen pro Mahnstufe ( Zinsen ab Mahnstufe ), eventuelle Mahngebühren und die Höhe des Portos ein. In dieser Tabelle machen Sie Ihre Vorgaben für alle möglichen Mahnstufen (max. 9). Und speichern die Tabelle über die Schalfläche Einstellungen speichern. Des weiteren ist die Ausgabe der Mahnungen auf bestimmte Mahnstufen eingrenzbar. Es ist anzugeben, bis wann die eingegangenen Zahlungen Ihrer Kunden berücksichtigt wurden und der Termin, bis zu dem von Ihnen die Begleichung der Offenen Posten erwartet wird. Beim Mahnen werden die gespeicherten Werte ausgelesen und verwendet. Für die Mahngebühr wird die Gebühr der höchsten Mahnstufe genommen. Die hier getroffenen Voreinstellungen können mit dem Button Einstellungen speichern benutzerbezogen abgespeichert werden, so dass beim erneuten Aufruf des Programmteiles Ihre gemachten Angaben wieder zur Verfügung stehen. Starten Sie die Druckausgabe über den Schalter Mahnungen drucken. 4

5 Pro Firma kann zusätzlich mit verschiedenen Mahnformularen gearbeitet werden. Üblichweise wird der Name der Datenbank/Firma an den Namen MAHNUNG_ angehängt. Z.b: MAHNUNG_FORMAT.man, wenn die Datenbank FORMAT heißt. Damit kann man mit unterschiedlichen Datenbanken/Firmen auf dafür bereitgestellten Formularen drucken. Extras Die RZ Extras ist geschützt. Setzten Sie den Cursor auf das Feld Kundennummer und drücken Sie UMSCHALT+F9 dann wird die RZ EXTRAS frei. Dort haben Sie folgende Möglichkeiten: Rechnungen als bezahlt kennzeichen: Für Datenübernahmen mit Rechnungen, die schon lange bezahlt sind(fremdsystem) Mahnzähler zurücksetzen: Der Mahnzähler wird hierbei zurückgesetzt. Gewählt werden kann die Mahn stufe oder der komplette Mahnlauf mit Datum wann der Mahnlauf erstellt wurde. Die Datei mahnlauf.log wird immer im SQLHandel-Verzeichnis erstellt bzw. angehängt wenn sie bereits vorhanden ist. Durch das Häkchen(mahnlauf.log nicht löschen) wird die Datei angehängt, ansonsten wird Sie neu erstellt. 5