Häufige Fragen zum Case Management Beilage zum Leitfaden des Personalamts

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1 FINANZDIREKTION DES KANTONS ZÜRICH Personalamt 1 Häufige Fragen zum Case Management Beilage zum Leitfaden des Personalamts Anmeldung und Erstabklärung Gibt es ein Case Management für Teilarbeitsunfähigkeiten? Case Management wird grundsätzlich durchgeführt, um Langzeitabsenzen zu vermeiden oder zu verkürzen und Invalidisierungen zu verhindern. Auch eine Teilarbeitsunfähigkeit kann zu einer Invalidisierung führen. Ein Case Management ist deshalb auch bei anhaltender Teilarbeitsunfähigkeit zu prüfen. Kommt ein Case Management in Frage, wenn Mitarbeitende immer wieder einzelne Tage krank sind? Und was gilt, wenn Mitarbeitende zwar zur Arbeit kommt, aber die Leistung deutlich abgefallen ist? Diese Frage kann nicht generell beantwortet werden. Es kommt auf die gesundheitliche Situation der oder des Mitarbeitenden an. Zu klären ist, ob die Absenzen oder der Leistungsabfall tatsächlich gesundheitsbedingt oder aber allenfalls motivationsbedingt sind. Ob ein Case Management notwendig ist, muss daher im Einzelfall abgeklärt werden. Insbesondere wenn es sich um eine Krankheit handelt, die fortschreitenden Charakter hat (z.b. gewisse rheumatologische Beschwerden) ist ein Case Management unter Umständen angezeigt, um das Risiko einer Invalidisierung zu vermindern. Ich habe das Gefühl, mein Mitarbeiter könnte in ein Burnout hineinlaufen. Kommt ein Case Management in Frage? Burnout-Prophylaxe gehört nicht zum Case Management im klassischen Sinn, denn das Case Management verfolgt grundsätzlich die Absicht der möglichst raschen Rückkehr an den Arbeitsplatz nach einer Krankheitsepisode oder einem Unfall und die Verhinderung einer Invalidität. Ob bei einem drohenden Burnout ein Case Management der beste Weg ist, eine Absenz vorbeugend zu verhindern, muss von Fall zu Fall abgeklärt werden. Andere Sofort- Massnahmen sollten auf jeden Fall geprüft werden. Mein Mitarbeiter hat sein Pensum von 100 auf 80% reduziert, weil es ihm zu viel wurde. Ist das ein Fall für das Case Management? Im Hinblick auf eine spätere Invalidisierung ist dies eine wichtige Information. Wenn die Reduktion des Pensums aufgrund einer gesundheitlichen Beeinträchtigung erfolgt ist, ist eine Mel-

2 FINANZDIREKTION DES KANTONS ZÜRICH Personalamt 2 dung an die BVK angezeigt. Wenn allenfalls eine weitere Reduktion des Beschäftigungsgrads in Aussicht steht, ist ein Case Management zu prüfen. Erhalten die Mitarbeitenden unabhängig von ihrem Dienstalter ein Case Management? Grundsätzlich ja. Auswahl des Case Managers, Erstgespräch, Offerte, Auftragserteilung Meine Mitarbeiterin ist zwar arbeitsunfähig, ihre gesundheitliche Situation aber eindeutig und problemlos. Ist trotzdem ein Case Management notwendig? Für alle Mitarbeitenden, welche die entsprechenden Voraussetzungen für ein Case Management erfüllen, ist grundsätzlich ein Erstgespräch mit einem Case Manager durchzuführen. Ist die gesundheitliche Situation tatsächlich problemlos und der oder die Mitarbeitende voraussichtlich in absehbarer Zeit wieder voll arbeitsfähig, kann auf ein Case Management verzichtet werden. Wie wähle ich eine Case Managerin oder einen Case Manager aus? Das Personalamt stellt eine Liste mit empfohlenen Case Management Anbietern zur Verfügung. Obwohl ein Case Manager grundsätzlich in der Lage ist, jeden Fall zu begleiten, haben sich gewisse Case Manager auf medizinische Gebiete (psychisch Kranke, Schleudertrauma usw.) oder auf Hauptinterventionsgebiete (z.b. medizinische Versorgung, versicherungstechnische Fragen usw.) spezialisiert. Wenn bei der Auswahl eines geeigneten Case Management- Anbieters Unsicherheiten bestehen, hilft die Case Management-Koordinationsstelle des Personalamts gerne weiter. Wie schliesse ich den Vertrag mit den Case Managern ab? Mit dem Case Management Anbieter wird für den konkreten Fall ein Einzelvertrag abgeschlossen. Der Einzelvertrag benennt den im betreffenden Fall zu erwartenden Aufwand und die offerierten Kosten sowie die Zahlungsmodalitäten. Im Übrigen verweist der Einzelvertrag auf die Allgemeinen Vertragsbestimmungen Case Management als integrierender Bestandteil. Die Allgemeinen Vertragsbestimmungen Case Management enthalten detaillierte Regelungen zu den Rechten und Pflichten der betreffenden Direktion bzw. der von ihr ermächtigten Amtsstelle als Auftraggeberin sowie insbesondere zu den Rechten und Pflichten des Case Management-Anbieters als Auftragnehmer. Im Einzelvertrag können Abweichungen von den Allgemeinen Vertragsbestimmungen festgelegt oder Ergänzungen vorgenommen werden. Ebenfalls integrierender Bestandteil des Einzelvertrages bilden die Minimal-Standards zur Case Management-Dokumentation, welche die Informations- und Dokumentationspflicht der Case Management-Anbieter detailliert ausführen. Das Personalamt stellt Musterdokumente zur Verfügung. Es bleibt den Direktionen unbenommen, die Dokumente auf ihre Bedürfnisse anzupassen. Wie viel kostet ein Case Management?

3 FINANZDIREKTION DES KANTONS ZÜRICH Personalamt 3 Der Aufwand für ein Case Management hängt von verschiedenen Faktoren ab. Die Komplexität des Falls und damit die Anzahl der Anspruchsgruppen, die vom Case Manager zu koordinieren sind, die Intensität der Fallbegleitung, die Dauer der Fallbegleitung und die Honorarnote der Case Manager beeinflussen die Kosten für den einzelnen Fall. Da Pauschalen erfahrungsgemäss immer etwas höher veranschlagt werden, ist eine Honorierung nach Stundenansatz vorzuziehen. In der Regel sollte anhand des geschätzten Zeitaufwands ein Kostendach vereinbart werden; bei dessen Überschreitung ist vorgängig eine Standortbestimmung angezeigt. Die Stundenansätze für Case Management bewegen sich üblicherweise zwischen Fr (exkl. MwSt.) Die Fahrzeitkosten sind separat auszuweisen und vorzugsweise zu einem niedrigeren Tarif zu verrechnen. Abgesehen von allfälligen Reisekosten sind in der Regel keine Spesen zu vergüten. Die Kosten für die meisten Fallbegleitungen bewegen sich zwischen Fr und Fr Fallbegleitung, vertrauensärztliche Abklärung Was macht eine Case Managerin? Die Case Managerin verfolgt zusammen mit der oder dem Mitarbeitenden das Ziel der möglichst raschen Reintegration an den Arbeitsplatz. Sie koordiniert dazu alle Aktivitäten am Arbeitsplatz, im Bereich der medizinischen Versorgung, im sozialen Umfeld und falls notwendig auch im Versicherungsbereich. Dazu nimmt sie in Absprache mit der oder dem Mitarbeitenden mit allen Ansprechpersonen Kontakt auf für eine umfassende Situationsanalyse. Dann erarbeitet sie gemeinsam mit der oder dem Mitarbeitenden und Arbeitgeber bzw. den anderen Ansprechpersonen Ziele auf dem Weg zur Reintegration. Anschliessend plant sie wiederum gemeinsam die Massnahmen, um deren Umsetzung sie sich in der Folge kümmert. Eine Case Managerin sorgt dafür, dass alle Personen, die auf eine Reintegration hinarbeiten können, an einem Strick ziehen. Sie hilft, den Horizont zu erweitern und neue Wege zu finden. Vertritt ein Case Manager die Interessen des Patienten? Ein Case Manager ist nicht anwaltschaftlich tätig. Er vertritt die Interessen der erkrankten oder verunfallten Mitarbeitenden, soweit es für die Reintegration möglich und sinnvoll ist. Nicht jede Lösung, die im Case Management erarbeitet wird, deckt sich mit den Wünschen der Mitarbeitenden. Der Case Manager hat immer die oder den Mitarbeitenden und deren berufliches Umfeld im Visier. Welche Entscheidungskompetenz hat eine Case Managerin? Die Case Managerin hat eine koordinierende und beratende Funktion und trifft keine Entscheidungen. Sie ist für die Lösungserarbeitung und Massnahmenumsetzung auf die Mitarbeit der Betroffenen und aller anderen Beteiligten angewiesen. Die Mitarbeitenden sowie die Vorgesetzten und das Arbeitsumfeld sind allerdings verpflichtet, sich an der Reintegration zu beteiligen.

4 FINANZDIREKTION DES KANTONS ZÜRICH Personalamt 4 Die Case Managerin hat das Recht, einen Fall abzugeben, wenn die Zusammenarbeit nicht ihrer Methodik oder Berufsethik entspricht. Wie wird der Datenschutz sichergestellt? Der Case Manager ist vertraglich zur Geheimhaltung verpflichtet. Die Weitergabe von Daten zwischen Case Manager und Arbeitgeber, Medizinalpersonen und weiteren Dritten erfolgt nur mit Einwilligung der oder des Mitarbeitenden. Welche Kosten übernimmt der Arbeitgeber im Case Management? Der Arbeitgeber übernimmt nur die Kosten der Fallbegleitung durch die Case Managerin. Es werden keine Kosten für zusätzliche Therapien, Kuraufenthalte, Versicherungsanwälte o.ä. übernommen. Welche Rechte haben Mitarbeitende, wenn sie von einem Case Manager betreut werden? Mitarbeitende, die von einem Case Manager begleitet werden, sind allen anderen Mitarbeitenden gleich gestellt und geniessen keinerlei Sonderrechte während oder nach der Begleitung. Wann findet eine vertrauensärztliche Untersuchung statt? Allenfalls kann eine vertrauensärztliche Untersuchung zur Klärung der Frage beitragen, ob ein Case Management überhaupt sinnvoll wäre. Die Untersuchung durch einen Vertrauensarzt der BVK kann zudem zu Beginn eines Case Managements eingesetzt werden, um die Arbeitsunfähigkeit und die Zweckmässigkeit der aktuellen medizinischen Therapie zu überprüfen und um Empfehlungen für eine möglichst baldige Arbeitsaufnahme abzuholen. Dabei handelt es sich um eine so genannte dienstrechtliche Abklärung. Für arbeitsunfähige Mitarbeitende, die mit Case Management begleitet werden, ist spätestens 4 bis 6 Monate nach Beginn der Arbeitsunfähigkeit ein Antrag zur vertrauensärztlichen Untersuchung zu stellen. Mit einem solchen frühen Einbezug der BVK wird sichergestellt, dass ein allfälliger Rentenentscheid rechtzeitig vorliegt, falls eine vollständige oder teilweise berufliche Wiedereingliederung nicht möglich ist. Ist das Case Management freiwillig? Die mit Unterstützung eines Case Managements angestrebte baldige Rückkehr an den Arbeitsplatz ist sowohl im Interesse der betroffenen Mitarbeitenden wie auch im Interesse ihres Arbeitgebers. Nicht zuletzt im Hinblick auf ihre Schadensminderungspflicht gegenüber ihrem Arbeitgeber ist den Mitarbeitenden daher eine Teilnahme und Mitwirkung an einem Case Management zumutbar, sofern nicht nachvollziehbare Gründe dagegen sprechen. Ein unbegründeter Verzicht auf dieses Unterstützungsangebot kann eine Kürzung der Lohnfortzahlung zur Folge haben.

5 FINANZDIREKTION DES KANTONS ZÜRICH Personalamt 5 Fragen und Auskünfte Für Fragen bezüglich der Durchführung von Case Management-Begleitungen steht die Case Management-Koordinationsstelle des Personalamts, Tel , Mail: cm@pa.zh.ch, gerne zur Verfügung. FINANZDIREKTION Personalamt