Die Wissensmanagement Strategie der Stadt Wien

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1 CC BY 2.0 Martin Abegglen Die Wissensmanagement Strategie der Stadt Wien Maximilian Biwald, BA Isabella Mader, MSc wien mags wissen

2 Maximilian Biwald, BA Leiter der neu geschaffenen Stabstelle Wissensmanagement der Stadt Wien, Magistratsdirektion, Geschäftsbereich Personal und Revision. Er leitete das Projekt zur Erarbeitung der Wissensstrategie für die Stadt Wien. Isabella Mader, MSc Vorstand des Excellence Instituts und Lehrbeauftragte an mehreren Hochschulen. Sie begleitete das Projekt zur Erarbeitung der Wissensstrategie der Stadt Wien als wissenschaftliche Beraterin. 2

3 ! " # $ DER AUFTRAG Initiative von Magistratsdirektor Dr. Erich Hechtner DAS TEAM Dienststellenleiter, interne Anwender, IT, Verwaltungsakademie, DIE VORGEHENSWEISE 6 Phasen und Phasenverantwortliche, Bedarfserhebung, Rahmenbedingungen, Ziele DIE ERGEBNISSE Wissensstrategie & Knowledge Governance, Leitfaden, Mindeststandards, Self-Check, Toolbox, Stabsstelle, CoP, Kennzahlen DIE ZUKUNFT 5 Pilotdienststellen, CoP, selbsttragendes "Schneeballsystem", Integration in Kennzahlensystem, Wissensbericht der Stadt Wien 3

4 ! 1 DER AUFTRAG Initiative von Magistratsdirektor Dr. Erich Hechtner Projektidee / Ausgangsimpuls: Wissen ist die Schlüsselressource für das 21. Jahrhundert Die Stadt setzt ein Zeichen in Richtung einer modernen Unternehmenskultur. Projektziele: Erarbeitung einer Wissens-Strategie Berücksichtigung bestehender Erfahrungen im Magistrat Handlungsbedarf ableiten Werkzeuge & Methoden erarbeiten, bewerten, darstellen Tool zur Selbsteinschätzung erarbeiten Umsetzungsleitfaden Nicht-Ziele: u.a. Implementierung (!), IT-Rollouts 4

5 " 2 DAS TEAM Dienststellenleiter, interne Anwender, IT, Verwaltungsakademie, KA MA 2 MA 6 MA 11 MA 24 MA 18 MA 25 MA 14 MA 23 MA 13 MA 37 MD-PR MD-OS MA 26 MA 53 MA 64 MD-BD MA 63

6 " 2 DAS TEAM Dienststellenleiter, interne Anwender, IT, Verwaltungsakademie, Konsultiert: KA IR PV

7 # 3 DIE VORGEHENSWEISE 6 Phasen und Phasenverantwortliche, Bedarfserhebung, Rahmenbedingungen, Ziele Szenen eines Projektes Wir machen ein Wissensmanagement Projekt. Aha. Und, welche Software werdet Ihr nehmen? 7

8 # 3 FRAMEWORK & APPLICATION Community-driven approach & Strategy Development Motivation: Wissen als Schlüsselressource des 21. Jahrhunderts Information Overload und Unterbrechungskultur als ernstes Effizienzproblem Abgang von Wissen durch Pensionierungen etc. Moderne Org.-Kultur von Kollaboration & Teilen Community-getriebener Ansatz 8

9 # 3 FRAMEWORK & APPLICATION Community-driven approach & Strategy Development Auszug wissenschaftliche Grundlagen: KM Process (InfoMap) [Mader/Herget08] New Work (Rework) [Fried10] Wissensmanagement [Mader/Herget09, North12, Probst/Raub/Romhardt12] WM Erfolgsfaktoren [Lehner08, Helm07] Information Overload & Effizienz [Basex13, Mader11] Change Management [Kotter11] Community-driven Development [World Bank 05, Tapscott13] 9

10 # 3 DIE VORGEHENSWEISE 6 Phasen und Phasenverantwortliche, Bedarfserhebung, Rahmenbedingungen, Ziele 10

11 # 3 DIE VORGEHENSWEISE 6 Phasen und Phasenverantwortliche, Bedarfserhebung, Rahmenbedingungen, Ziele Die Strategie der Stadt Wien als Ausgangspunkt: Das Strategiehaus 11

12 # 3 DIE VORGEHENSWEISE 6 Phasen und Phasenverantwortliche, Bedarfserhebung, Rahmenbedingungen, Ziele Strategiehaus der Stadt Wien Ableitung von Bedarfserhebung & Self-Check Self-Check Ergebnis Darstellung Toolbox gewichtet nach Strategiefeldern Evaluierung und Anlass für Verfeinerung in weiteren Projekten 12

13 $ 4 DIE ERGEBNISSE Wissensstrategie & Knowledge Governance, Leitfaden, Mindeststandards, Self-Check, Toolbox, Stabsstelle, CoP, Kennzahlen Wissensstrategie und Knowledge Governance Leitfaden erklärt die Vorgehensweise bei der Einführung von WM Mindeststandards Beschäftigung mit WM, Self-Check, Ableitung von Wissenszielen, Ableitung von Maßnahmen, Evaluierung und Weiterentwicklung der Maßnahmen Self Check Selbsteinstufung anhand von Fragen zum WM entlang den Strategiefeldern des Strategiehauses der Stadt Wien, vorgeschlagener Wissensziele-Katalog, Toolbox Selektionshilfe Toolbox Kommentierter Methodenkoffer als Ausgangsbasis Stabsstelle Begleitet WM zu einem selbsttragenden, breit aufgestellten, integrierten Prozess der von der CoP kollaborativ weiter entwickelt wird. Begleitet Pilotprojekte und die Community of Practise. Community of Practise Generiert sich aus den AnwenderInnen und begleitet WM auf einer ständig verbreiterten Basis an Anwendungserfahrung. Identifiziert Bedarfe, erarbeitet Lösungen und entwickelt diese weiter. 13

14 $ 4 DIE ERGEBNISSE Wissensstrategie & Knowledge Governance, Leitfaden, Mindeststandards, Self-Check, Toolbox, Stabsstelle, CoP, Kennzahlen Wissensstrategie und Knowledge Governance

15 $ 4 DIE ERGEBNISSE Wissensstrategie & Knowledge Governance, Leitfaden, Mindeststandards, Self-Check, Toolbox, Stabsstelle, CoP, Kennzahlen Self Check: Schritt 1 - Die Fragen 15

16 $ 4 DIE ERGEBNISSE Wissensstrategie & Knowledge Governance, Leitfaden, Mindeststandards, Self-Check, Toolbox, Stabsstelle, CoP, Kennzahlen Self Check: Schritt 2 - Radar Auswertung 16

17 $ 4 DIE ERGEBNISSE Wissensstrategie & Knowledge Governance, Leitfaden, Mindeststandards, Self-Check, Toolbox, Stabsstelle, CoP, Kennzahlen Self Check: Schritt 3 - grafische Auswertung und vorgeschlagene Wissensziele 17

18 $ 4 DIE ERGEBNISSE Wissensstrategie & Knowledge Governance, Leitfaden, Mindeststandards, Self-Check, Toolbox, Stabsstelle, CoP, Kennzahlen Self Check: Schritt 4 - Tool-Selektionshilfe Vorgeschlagene Tools werden für jene Fragen angezeigt, die am höchsten priorisiert wurden 18

19 $ 4 DIE ERGEBNISSE Wissensstrategie & Knowledge Governance, Leitfaden, Mindeststandards, Self-Check, Toolbox, Stabsstelle, CoP, Kennzahlen Die Toolbox: 50 bewertete Tools als Ausgangsbasis 19

20 * Management-Informationssystem für Dienststellen wien mags wissen 6 5 DIE ZUKUNFT 5 Pilotdienststellen, CoP, selbsttragendes "Schneeballsystem", Integration in Kennzahlensystem, Wissensbericht der Stadt Wien Vorbereitung Pilot-Dienststellen Maßnahmenplanung & Rollout Piloten Self-Checks* Community of Practise nächste Piloten WMW Tag Self-Checks, Maßnahmenplanung & Rollout-Begleitung Dienststellen 2-3 dienststellenübergreifende Projekte Community of Practise Wissensbereiche Wissensbericht definiert Wiki & MIS** WM Tag IKS

21 Wien Mag s Wissen Was tut das Wissensmanagement der Stadt Wien? Es hilft beim Arbeiten, ganz einfach. 21

22 Maximilian Biwald, BA Isabella Mader, MSc Leiter Stabsstelle Wissensmanagement Magistratsdirektion Personal & Revision Rathaus 1082 Wien T: maximilian.biwald@wien.gv.at Vorstand Excellence Institute Research & Solutions Mischek Tower L.-Bernstein-Str Wien T: isabella.mader@excellence-institute.at 22