Verwaltungslehrgang 2015 Kosten- und Leistungsrechnung

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1 Verwaltungsakademie Vorarlberg Land Vorarlberg Vorarlberger Gemeindeverband Schloss Hofen Verwaltungslehrgang 2015 Kosten- und Leistungsrechnung Alexander Maccani, MBA Amt der Vorarlberger Landesregierung

2 Kosten- und Leistungsrechnung in der Vorarlberger Landesverwaltung Alexander Maccani, MBA Abteilung Finanzangelegenheiten (IIIa)

3 Inhalte Grundbegriffe Rechnungswesen allgemein 3 Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) 7 KLR in der Vorarlberger Landesverwaltung Ausgangslage 13 Entwicklung und aktueller Stand der KLR 17 Kostenstellen und Kostenarten 22 Betriebsabrechnungsbogen (BAB) 25 Kostenträger 31 Leistungserfassung (VBK-Zeiterfassung) 34 Budgetierung über die KLR 38 Controlling-Landkarte 40 Berichtswesen 41 Ziele, Nutzen und Grenzen der KLR 43 Ausblick 46 2

4 Rechnungswesen - Module Bilanzierung Buchhaltung Kostenrechnung Controlling Finanzrechnung Budgetierung Personalverrechnung 3

5 Controlling Könnten Sie mir schnell das Wichtigste auf einer Seite zusammenfassen? 4

6 Rechnungswesen - Abgrenzungen Finanzbuchhaltung beantwortet die Fragen - nach dem Vermögen zu einem bestimmten Zeitpunkt - nach dem Gewinn oder Verlust in einem Zeitraum Finanzrechnung beantwortet die Frage: Ist das Unternehmen ausreichend liquide? Kostenrechnung beantwortet die Fragen: Welcher Preis muss zur Kostendeckung mindestens erzielt werden? Welche Produkte / Leistungen sollen überhaupt angeboten werden? Sind die Kosten angemessen? Soll ich selbst anbieten oder zukaufen? 5

7 Ergebnis-, Finanzierungs- und Vermögensrechnung des Bundes (BHG 2013) 6

8 Gegenüberstellung Buchhaltung und Kostenrechnung Buchhaltung Kostenrechnung - rechenschaftsorientiert - vergangenheitsorientiert - gesetzlich normiert - zwingend vorgeschrieben - enger Interpretationsspielraum - stark standardisiert - richtet sich an externe Adressaten - bildet alle finanziellen Transaktionen ab - Jahresrechnung - entscheidungsorientiert - gegenwarts- und zukunftsorientiert - frei gestaltbar - fakultativ - weiter Interpretationsspielraum - maßgeschneidert - richtet sich an interne Adressaten - bildet nur die notwendigen Transaktionen ab - unterjährige Rechnung 7

9 Ausgestaltung der Kostenrechnung Vollkostenrechnung Verrechnung aller Kosten auf den Kostenträger orientiert an Amortisation und Preisrechtfertigung sowie mittel- bis langfristiger Steuerung Teilkostenrechnung Verrechnung nur der variablen Kosten (Produktkosten) auf den Kostenträger orientiert an kurzfristigen Entscheidungen Istkostenrechnung Verwendung von bereits angefallenen Kosten und Leistungen Plankostenrechnung Verwendung von künftig erwarteten Kosten und Leistungen 8

10 Aufbau und Struktur der Kostenrechnung 9

11 Kalkulatorische Kosten 10

12 Grundbegriffe der Kostenrechnung Einzelkosten einem Kostenträger (einem Produkt) direkt zurechenbare Kosten Variable Kosten (Produktkosten) ändern sich mit dem Beschäftigungsgrad, d.h. der Auslastung eines Unternehmens Gemeinkosten einem Kostenträger nur indirekt (über Verrechnungsschlüssel) zurechenbare Kosten Fixe Kosten (Strukturkosten) bleiben auch bei Beschäftigungsschwankungen konstant 11

13 Deckungsbeitrag und Gewinn Erlöse - variable Kosten (Produktkosten) = Deckungsbeitrag - fixe Kosten (Strukturkosten) = Gewinn 12

14 Entwicklung der KLR in der Vorarlberger Landesverwaltung Ausgangslage in der öffentlichen Verwaltung - Wandel im wirtschaftlichen und gesellschaftlichen Bereich - Schnelle Anpassungen an Veränderungen - Wettbewerbsdruck hinsichtlich: - Leistung - Qualität - Kosten 13

15 Entwicklung der KLR in der Vorarlberger Landesverwaltung Gründe für den Einsatz neuer Management-Methoden - Verknappung finanzieller und personeller Ressourcen - steigender Öffentlichkeitsdruck nach Transparenz und Wirtschaftlichkeit - Privatisierungen und Ausgliederungen von öffentlichen Aufgaben - Verrechnungsmöglichkeiten von Verwaltungsleistungen 14

16 Controllingziele: Effektivität und Effizienz 15

17 Erfolg haben kann nur die Unternehmung, die weiß was sie will, und in der alle Mitarbeiter konsequent nach dem vorgegebenen Weg handeln. Alles andere wäre management by happening d. h. ein Reagieren auf das, was gerade kommt. Quelle: Albrecht Deyhle, Controller-Praxis 16

18 Entwicklung der KLR in der Vorarlberger Landesverwaltung Entwicklung der Kostenrechnung - 9/1996: Regierungsbeschluss zur Einführung einer Kosten- und Leistungsrechnung Gründung einer Projektgruppe KLR : Aufbau eines dezentralen KLR-Systems mit Benennung von KLR-Beauftragten /1999: Definition von Kernleistungen (Zeiterfassung) : flächendeckender Betrieb (Kostenstellen, Kostenarten) : Erweiterung um eine Kostenträgerrechnung 17

19 Entwicklung der KLR in der Vorarlberger Landesverwaltung Entwicklung der Kostenrechnung : Einführung von V aufkurs führt zu einer stärkeren Nutzung der KLR /2009: Projekt KLR Konzept und Umsetzungsplan - ein mit V aufkurs abgestimmtes Kostenrechnungsgesamtkonzept - ein mit V aufkurs abgestimmtes Umsetzungskonzept für die flächendeckende Ausrollung - Optimierung des BAB-Erstellungsprozesses (Fast-close) - Weiterentwicklung des KLR-Berichtswesens - Ermittlung des Ressourcenbedarfs und der organisatorischen Verankerung der KLR - 7/2009: Regierungsbeschluss zur Weiterentwicklung und Ausrollung der KLR 18

20 Aktueller Stand der KLR - IST-Kostenrechnung auf Basis Vollkosten! - ca. 170 End-Kostenstellen, 70 Service-Kostenstellen und 110 Gebäude-Kostenstellen - Kostenträger-Rechnung bei 39 Organisationseinheiten ausgerollt (Zeiterfassung, Sachkostenverbuchung, ) ca Kostenträger (davon ca LVG u VIIb) 19

21 V B K das Rechnungswesensystem der Vorarlberger Landesverwaltung - V... Voranschlag Voranschlag bzw. Budget (VRV) (Ausgaben und Einnahmen) - B... Buchhaltung Doppik: Hauptbuch, Debitoren und Kreditoren (Aufwand und Ertrag) - K... Kostenrechnung Kostenarten-, Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung, BAB (Kosten und Leistungen) Vollintegriertes, dezentrales System; Einsatz seit 1995, mittlerweile in allen Abteilungen und Dienststellen. 20

22 V B K das Rechnungswesensystem der Vorarlberger Landesverwaltung 21

23 Dimensionen der Kosten- und Leistungsrechnung 22

24 Dimensionen der Kosten- und Leistungsrechnung 23

25 Dimensionen der Kosten- und Leistungsrechnung KOSTENSTELLE IIIa Finanzangelegenheiten BEW 3100 KST KOSTENSTELLE Gehaltsbemessungsstelle BEW 3110 KST KOSTENSTELLE Amtsstelle für Rechnungswesen BEW 9990 KST KOSTENSTELLE Landesabgabenamt BEW 3101 KST

26 Betriebsabrechnungsbogen (BAB) Kostenarten KST 1 KST KST n 1 Personalkosten 2 Materialkosten 3 Energiekosten 4 Fremdleistungskosten 5 Sonstige Kosten 6 Kalkulatorische Kosten PRIMÄRKOSTEN 7 Umlage 1 Umlage 2 Umlage n SEKUNDÄRKOSTEN GESAMTKOSTEN./. Bezugsgröße (mengenmäßig, zeitmäßig) -> KOSTENSÄTZE: (EUR/Bezugsgröße) 25

27 Kostenstellen Gebäudekostenstelle Endkostenstellen Kostenstelle (KST) Landhaus KST Abt. Va Landwirtschaft Energiekosten Personalkosten Fremdleistungskosten Materialkosten Fremdleistungskosten 600 Gesamtkosten Bezugsgröße m² Investitionen Gesamtkosten Bezugsgröße m² 20 Bezugsgröße Mitarbeiter Servicekostenstelle Transfers KST PrsI Personalkosten KST Abt. Vb Veterinärangelegenh. Materialkosten Personalkosten Fremdleistungskosten Materialkosten Fremdleistungskosten Gesamtkosten Bezugsgröße m² 40 Gesamtkosten Bezugsgröße Mitarbeiter Bezugsgröße m² 25 Investitionen Durchbuchung Bezugsgröße Mitarbeiter auf Kostenträger Kostenträger Vokis 800 JVW Jagdverwaltung u. Wildschadenkontr. 200 KST... Veterinärzentraldatenbank Infrastruktur Arbeitsplatz Dienstleistungen Sonstige Transfers Investitionen

28 Umlage Gebäudekostenstelle Kostenstelle (KST) Landhaus KST Abt. Va Landwirtschaft Energiekosten Personalkosten Fremdleistungskosten Materialkosten Fremdleistungskosten 600 Gesamtkosten UML Gebäude 585 Bezugsgröße m² Investitionen Gesamtkosten /m² 29 Bezugsgröße m² 20 Umlage an Nutzer Bezugsgröße Mitarbeiter Transfers KST PrsI Personalkosten KST Abt. Vb Veterinärangelegenh. Materialkosten Personalkosten Fremdleistungskosten Materialkosten UML Gebäude Fremdleistungskosten UML Gebäude 731 Gesamtkosten Bezugsgröße m² 40 Gesamtkosten Bezugsgröße Mitarbeiter Bezugsgröße m² 25 Investitionen Bezugsgröße Mitarbeiter Transfers Investitionen Kostenträger Vokis 815 JVW Jagdverwaltung u. Wildschadenkontr. 204 KST... Veterinärzentraldatenbank Infrastruktur Arbeitsplatz Dienstleistungen Sonstige

29 Umlage Servicekostenstelle Kostenstelle (KST) Landhaus KST Abt. Va Landwirtschaft Energiekosten Personalkosten Fremdleistungskosten Materialkosten 500 Umlage an Nutzer Fremdleistungskosten 600 Gesamtkosten - UML Gebäude 585 Bezugsgröße m² UML PrsI 227 Investitionen Gesamtkosten Bezugsgröße m² 20 Bezugsgröße Mitarbeiter Transfers KST PrsI Personalkosten KST Abt. Vb Veterinärangelegenh. Materialkosten Personalkosten Fremdleistungskosten Materialkosten UML Gebäude Fremdleistungskosten UML Gebäude 731 Gesamtkosten UML PrsI 125 Bezugsgröße m² 40 Gesamtkosten Bezugsgröße Mitarbeiter Bezugsgröße m² 25 Investitionen Bezugsgröße Mitarbeiter Transfers Investitionen Kostenträger Verteilschlüssel Vokis 815 nach Arbeitsplätzen 1% 8 JVW Jagdverwaltung u. Wildschadenkontr. 204 nach Nutzung (Va) 100% 204 KST... Veterinärzentraldatenbank 102 nach Nutzung (Vb) 100% Infrastruktur Arbeitsplatz Dienstleistungen nach Arbeitsplätzen 1% 15 Sonstige

30 Kostenstellen nach Umlage Kostenstelle (KST) Landhaus KST Abt. Va Landwirtschaft Energiekosten Personalkosten Fremdleistungskosten Materialkosten 500 Umlage an Nutzer Fremdleistungskosten 600 Gesamtkosten - UML Gebäude 585 Bezugsgröße m² UML PrsI 204 Investitionen Gesamtkosten Bezugsgröße m² 20 Bezugsgröße Mitarbeiter Transfers KST PrsI Personalkosten KST Abt. Vb Veterinärangelegenh. Materialkosten Personalkosten Fremdleistungskosten Materialkosten UML Gebäude Fremdleistungskosten Umlage an Nutzer UML Gebäude 731 Gesamtkosten - UML PrsI 102 Bezugsgröße m² 40 Gesamtkosten Bezugsgröße Mitarbeiter Bezugsgröße m² 25 Investitionen Bezugsgröße Mitarbeiter Transfers Investitionen Kostenträger Vokis 815 JVW Jagdverwaltung u. Wildschadenkontr. 204 KST... Veterinärzentraldatenbank Infrastruktur Arbeitsplatz Dienstleistungen Sonstige BAB-Auswertung - Beispiel 29

31 Auszug aus den Erläuterungen zum BAB 30

32 Dimensionen der Kosten- und Leistungsrechnung 31

33 Dimensionen der Kosten- und Leistungsrechnung 32

34 Zuordnung der Einzelkosten 33

35 Zeiterfassung Personalkosten machen im Schnitt zwischen 50 % und 80 % der Gesamtkosten einer Kostenstelle aus Zeiterfassung der Mitarbeiter auf ihre Kostenträger (Produkte) und Leistungsarten um die Kosten verursachungsgerecht aufzuteilen 34

36 Zeiterfassung Ausrollungsstand Insgesamt benutzen derzeit 39 Abteilungen oder Amts- bzw. Dienststellen eine EDV-unterstützte Zeiterfassung Davon verwenden 37 Abteilungen oder Amts- bzw. Dienststellen die VBK-Zeiterfassung 35

37 VBK-Zeiterfassung 36

38 VBK-Zeiterfassung 37

39 Budgetierung über die KLR Budgetierung auf Kostenträger (EK) oder Kostenstellen (GK) Planung von Kostenträgern und Kostenstellen Controllingberichte mittels laufenden PLAN-IST Vergleichen möglich Sicht auf Voranschlagstellen bleibt erhalten (KTR-Aggregation auf VST) Schaffung von Transparenz, Planung von Leistungen oder Projekten, 38

40 39

41 Controlling-Landkarte Quelle: ICG Integrated Consulting Group GmbH 40

42 Berichtswesen und Praxisbeispiele zentrale wichtige Berichte (Standardberichte) - BAB (jährlich) - KTR-Bericht (Plan/Ist Ist Vorjahr/Ist) mit Detailabfragemöglichkeiten - Kernleistungsbericht (für Organisationseinheiten ohne KTR-Rechnung) - V aufkurs-bericht (KTR/LA) u. Kennzahlen 41

43 Berichtswesen und Praxisbeispiele Mit der KLR können bspw. folgende Fragen beantwortet werden: Wie hoch sind die Gesamtkosten der einzelnen Produkte (Vokis, Landtagswahl, Landesvoranschlag, VA/RA-Prüfung, Respektiere deine Grenzen, Luftgüteüberwachung, Fischökologische Untersuchung, Tierseuchenbekämpfung, Forstliche Förderung)? Wie oft werden einzelne Produkte innerhalb des Betrachtungszeitraums erstellt? Welche Organisationseinheiten wirken an der Erstellung eines Produktes mit? Welche Ressourcen (z. B. Mitarbeiter, Sachmittel) stellen die einzelnen Organisationseinheiten für die Erstellung dieses Produktes bereit? Mit welchen Qualifikationsprofilen (z. B. Verwendungsgruppen) werden die Produkte erstellt? Wie hoch ist der Personalbedarf für die Produkterstellung? Was kosten die einzelnen Organisationseinheiten (z. B. Abteilungen, Fachbereiche)? Wie hoch ist der Kostenanteil der Querschnittsfunktionen an den Gesamtkosten? Was kosten die Produkte der internen Service-Kostenstellen (PrsI, PrsP, IIIa, ) den einzelnen Organisationseinheiten? Wie hoch sind die Instandhaltungskosten des Landhauses? Was kostet eine durchschnittliche Anwesenheitsstunde? 42

44 Ziele und Nutzen der KLR Kenntnis der eigenen Kosten und Steigerung des Kostenbewusstseins Argumente in Verhandlungen mit anderen Gebietskörperschaften (Bund) Kalkulation von Gebühren, Verwaltungsabgaben oder Projekten Ermittlung der Folgekosten / Vollzugskosten von Rechtsnormen Leistungskatalog über die gesamte Landesverwaltung 43

45 Ziele und Nutzen der KLR KLR dient als Grundlage für NPM (V aufkurs) Zielvereinbarung, Leistungsplanung, Steuerung und Planung von Ressourcen, Arbeitsprozessoptimierung Berechnung der Selbstkosten von Verwaltungsleistungen Nutzung der Ergebnisse der KLR für die Budgetierung Zeitgerechte Bereitstellung von führungsrelevanten Informationen Übergreifende Kostenvergleiche (Benchmarking) 44

46 Grenzen / Gefahren der KLR Kosten dürfen nicht zu alleinigen Entscheidungskriterien werden es müssen auch Zweckmäßigkeit und Wirksamkeit von staatlichen Leistungen berücksichtigt werden. Kostentransparenz und Kenntnis von Kostenstrukturen können auch zu Angriffspunkten werden. Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen können auf nicht sachgemäße Verwendung mit Widerstand reagieren. Die KLR erfordert neben der Fachkenntnis auch neue Spielregeln und einen gewissen Aufwand. 45

47 Ausblick - Ausrollung der Kostenträgerrechnung (Zeiterfassung, Sachkosten und Erlöse, Budgetierung) - VBK-Anwenderschulungen (VBK-System, Buchhaltung, Zeiterfassung, Kostenund Leistungsrechnung, Budgetierung) für Controlling-Mitarbeitende - laufende Betreuung und Erfahrungsaustausch - mit V aufkurs abgestimmtes Betreuungskonzept - Einführung eines integrierten Planungsprozesses - technische Migration der VBK - Weiterentwicklung der VBK im Zuge der VBK_Migration 46

48 Kontakt Abteilung Finanzangelegenheiten (IIIa) Kosten- und Leistungsrechnung/Controlling Tel:

49 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! 48