KA IV - GU 15-5/05. Jahr Vollzeitbeschäftigte Teilzeitbeschäftigte Lehrlinge

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Emilia Förstner
vor 8 Jahren
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1 KA IV - GU 15-5/05 Die Neupositionierung der Wien Holding GmbH (WH) bewirkte u.a. breiteres Leistungsangebot der Abteilung Rechnungswesen sowohl für Konzerngesellschaften als auch für Dritte. Dieser Sachverhalt führte zur Empfehlung, die wirtschaftlichen Ergebnisse der Abteilung künftig im Rahmen einer Deckungsbeitragsrechnung zu verfolgen. Ferner sollten die Leistungsparameter der Konzernumlage überprüft und gegebenenfalls angepasst werden. 1. Allgemeines Die WH hat neben der strategischen und operativen Führung der eigenen und der verwalteten Beteiligungen sowie der Projektberatung und -begleitung für die Stadt Wien und deren Unternehmen die Aufgabe, neue - aussichtsreiche - Geschäftsfelder frühzeitig zu erkennen. Durch die Entwicklung neuer Kooperations- und Partnerschaftsmodelle soll die Stadt Wien als Wirtschaftsstandort - auch im Hinblick auf die erweiterte EU - etabliert werden. Diese im August 2002 erfolgte Neupositionierung der Gesellschaft führte auch dazu, die angebotenen Dienstleistungen für die Beteiligungsunternehmen der WH zu erweitern. Neben den üblichen Aufgaben - wie Controlling, juristische Beratung und Personalmanagement - werden diesen als Dienstleistung nunmehr auch Buchhaltungskapazitäten, Personalverrechungsagenden sowie das Projektmanagement angeboten. Damit soll sichergestellt werden, dass dem gesamten Konzern entsprechendes Know-how zugute kommt. 2. Kosten und Erlöse der Abteilung Rechnungswesen 2.1 Der Personalstand der Abteilung Rechnungswesen erhöhte sich von einer teilzeitbeschäftigten Mitarbeiterin im Jahr 2001 auf zwei vollzeitbeschäftigte und drei teilzeitbeschäftigte Mitarbeiterinnen im Jahr 2004: Jahr Vollzeitbeschäftigte Teilzeitbeschäftigte Lehrlinge

Ferner sollten die Leistungsparameter der Konzernumlage überprüft und gegebenenfalls angepasst werden. 1.

2 - 2 - Diese Personalaufstockung war einerseits auf die Erweiterung des Kreises der konsolidierten Unternehmen von zwei im Jahr 2002 auf 31 im Jahr 2004 (s. Pkt. 3) sowie auf die Übernahme von Buchhaltungsaufgaben für Dritte zurückzuführen. 2.2 Auf die Abteilung Rechnungswesen entfielen im Berichtszeitraum 2001 bis 2004 direkt zurechenbare Kosten von insgesamt ,35 EUR. Hievon betrafen ,50 EUR Personalkosten der WH selbst (interne Kosten) und ,85 EUR Leistungen (externe Kosten), die in den Jahren 2001 bis 2003 zugekauft wurden. Die im Jahr 2003 ausgewiesenen externen Kosten von ,-- EUR bezogen sich auf die Erstellung des Konzernabschlusses der WH. Im Jahr 2004 fielen keine externen Kosten mehr an (Angaben in EUR): Jahr Interne Kosten Externe Kosten Gesamtkosten , , , , , , , , , , ,21 Gesamt , , , Für jene Leistungen, die von der Abteilung Rechnungswesen in den Jahren 2001 bis 2004 für Kunden erbracht wurden, wurden Honorare von insgesamt ,28 EUR in Rechnung gestellt. Dieser Betrag setzte sich aus nachstehend angeführten Beträgen zusammen (in EUR): Jahr Erlöse , , ,20 Gesamt ,28 Die Erhöhung der Außenumsätze von 8.189,11 EUR im Jahr 2002 auf ,20 EUR im Jahr 2004 beruhte darauf, dass sich die Zahl der Leistungsempfänger von drei im Jahr 2002 auf insgesamt zwölf (hievon vier konzernfremde Kunden) im Jahr 2004 erweiterte. Der durchschnittliche Umsatz je Kunde nahm von 2.729,70 EUR im Jahr 2002 auf 6.875,18 EUR im Jahr 2004 zu.

2 Auf die Abteilung Rechnungswesen entfielen im Berichtszeitraum 2001 bis 2004 direkt zurechenbare Kosten von insgesamt 640.299,35 EUR. Hievon betrafen 545.

3 Bei jenen Leistungen, welche die Abteilung Rechnungswesen der WH für andere Gesellschaften des Konzerns erbrachte, wurden gemäß einem Konzernvertrag die tatsächlich anfallenden Arbeitsstunden mit einem Stundensatz bewertet. Dieser betrug für Leistungen der Buchführung 45,-- EUR pro Stunde, für Bilanzierungsleistungen 75,-- EUR pro Stunde und für die Konzernabschlusserstellung 115,-- EUR pro Stunde. Für erbrachte Lohnverrechnungsleistungen wurden die eingesetzten WH-MitarbeiterInnen mit einer Personalverrechnungspauschale (25,-- EUR pro Person) bewertet. Leistungen, die nicht vom Pauschale erfasst wurden, wie beispielsweise die Abwicklung von Lohnsteuer-, Sozialversicherungs-, Dienstgeberabgabe- und Kommunalsteuerprüfungen, wurden auf Grund des erforderlichen Zeitaufwandes mit einem Stundensatz von 45,-- EUR abgerechnet. 2.5 Wie bereits erwähnt, wurden Leistungen des Rechnungswesens der WH nicht nur für Konzernunternehmen, sondern auch für Gesellschaften erbracht, die mit der WH in keinem konzernrechtlichen Verhältnis standen. Da schriftliche Verträge, die den diesbezüglichen Leistungsumfang und die Honoraransprüche der WH regeln, nicht vorlagen, wurde aus Gründen der Rechts- und Gebarungssicherheit angeregt, die getroffenen Vereinbarungen schriftlich festzulegen. Stellungnahme der Wien Holding GmbH: Der Anregung des Kontrollamtes zur schriftlichen Festlegung von getroffenen Vereinbarungen wird in Zukunft Rechnung getragen werden. 2.6 Bei der Übernahme der Buchhaltung der Kostenrechnung und der Anlagenbuchhaltung für eine Drittfirma im Jahr 2003 ging die WH von einem lukrierbaren, d.h. ihr verbleibenden Deckungsbeitrag aus. Die Einschau ergab, dass mangels einer diesbezüglichen Kostenrechnung die Wirtschaftlichkeit der Leistungserbringung nicht zu ermitteln war. Erst im Zuge der Prüfung des Kontrollamtes wurde für das erste Halbjahr 2005 eine Kostenrechnung erstellt, welche einen vorläufigen Überschuss der Erlöse über die mit der Leistungserbringung in Verbindung stehenden Personalkosten von 2.027,24 EUR ergab. Es wurde daher empfohlen, bei derartigen Leistungen künftig Deckungsbei-

4 - 4 - tragsrechnungen zu erstellen, um die wirtschaftlichen Ergebnisse im Zeitablauf verfolgen zu können. Der Empfehlung des Kontrollamtes zur Erstellung einer Deckungsbeitragsrechnung, um die wirtschaftlichen Ergebnisse im Zeitablauf verfolgen zu können, wird künftig nachgekommen werden. 2.7 Die Abteilung Rechnungswesen erbrachte auch verschiedene Tätigkeiten, die auf Grund einer Vereinbarung mit dem Bund und dem Land Wien betreffend die Übernahme von Funktionen für die Programme INTERREG III C East (Gemeinsames Technisches Sekretariat - JTS) und INTERREG III B CADSES (Transnationaler Contact Point in Wien - TCP) des Europäischen Fonds für regionale Entwicklung zu leisten waren. Es wurde empfohlen, auch in diesem Bereich die entstehenden Kosten gesondert zu erfassen. Der Anregung des Kontrollamtes die entstehenden Kosten, in den Bereichen INTERREG III C East und INTERREG III B CADSES gesondert zu erfassen, wird in Zukunft Rechnung getragen werden. 2.8 Eine Gegenüberstellung der Kosten der Abteilung Rechnungswesen mit den ihr zurechenbaren Erlösen führte zu folgendem Ergebnis (in EUR): Jahr Kosten Erlöse % Differenz , , , ,11 9, , , ,97 38, , , ,20 29, ,01 Gesamt , ,28 26, ,07 Im Berichtszeitraum standen somit Gesamtkosten von ,35 EUR Erlösen von ,28 EUR gegenüber. Hieraus ließen sich Aufwendungen von ,07 EUR für das eigene Rechnungswesen und die Systemerhaltung ermitteln. 2.9 Hinsichtlich der gewerberechtlichen Befugnis für diese Tätigkeit ergab die Einschau

7 Die Abteilung Rechnungswesen erbrachte auch verschiedene Tätigkeiten, die auf Grund einer Vereinbarung mit dem Bund und dem Land Wien betreffend die Übernahme von Funktionen für die Programme

5 - 5 - des Kontrollamtes, dass die WH erst seit dem 20. Juli 2004 über eine diesbezügliche Gewerbeberechtigung verfügte. Als gewerberechtliche Geschäftsführerin fungierte die Leiterin der Abteilung Rechnungswesen der WH. 3. Konzernumlage 3.1 Die Anzahl der konsolidierten Konzernunternehmen nahm im Betrachtungszeitraum von zwei auf 31 zu: Unternehmen Töchter Enkel Urenkel Ururenkel Assoziierte Unternehmen Gesamt Um die im Zusammenhang mit der Konzernführung der WH entstehenden Aufwendungen auf die betreuten Unternehmen zu verteilen, wurde im Jahr 2003 eine Konzernumlage zur anteiligen Kostentragung geschaffen. Diese dient zur pauschalen Abdeckung von Kosten der WH in den Geschäftsfeldern Geschäftsführung, Controlling, juristische Beratung und Personalmanagement. Das Ausmaß der Inanspruchnahme einzelner Geschäftsbereiche der WH (Basis jeweils 100 %) wurde für die Jahre 2003 und 2004 mit 10 % für die Geschäftsführung, 80 % für Controlling, 40 % für juristische Beratung und 60 % für das Personalmanagement festgelegt. In Zusammenarbeit mit dem Wirtschaftsprüfer der WH wurde ein Verfahren entwickelt, das die von der WH erbrachten Leistungen verrechenbar macht: So wird bei den Kosten des Controllings ein Umsatzschlüssel, für die Kosten des Personalmanagements ein Personalschlüssel (bezogen auf die Anzahl der Beschäftigten) und für die juristische Beratung und für die Geschäftsführung ein zeitbezogener Schlüssel angewandt. Aus verwaltungstechnischen Gründen bezieht die WH dieses Konzernvertragsverhältnis nur auf ihre Tochtergesellschaften und auf von der WH verwaltete Unternehmen, nicht

1 Die Anzahl der konsolidierten Konzernunternehmen nahm im Betrachtungszeitraum von zwei auf 31 zu: Unternehmen 2002 2003 2004 Töchter 2 9 12 Enkel - 7 9 Urenkel - 3 2 Ururenkel - 2 2 Assoziierte

6 - 6 - jedoch auf Enkel- und Urenkelgesellschaften. Um nun den Tochterunternehmen ebenfalls die Möglichkeit zu geben, Kosten an deren Töchter weiterzuverrechnen, werden auch die Eckdaten der Enkelgesellschaften erfasst. Ausgehend von diesen Daten können die jeweiligen Anteile für die Tochtergesellschaften sowie deren Tochter- und Enkelgesellschaften errechnet werden. 3.2 Die von der WH an ihre Tochtergesellschaften verrechnete Konzernumlage stieg von ,-- EUR (2003) auf ,-- EUR (2004). Diese Mittel wurden von elf (im Jahr 2003) bzw. 14 (im Jahr 2004) Gesellschaften aufgebracht. Im Hinblick darauf, dass im Jahr 2004 die Übernahmen von Geschäftsanteilen weit gehend abgeschlossen und im Prüfungszeitpunkt (August 2005) keine maßgebenden Veränderungen anstehend waren, wird sich die Tätigkeit der WH verstärkt auf betriebliche Funktionsbereiche, wie z.b. die Vereinheitlichung des Rechnungswesens oder die Ausbildung von Mitarbeitern verlagern. Es wurde daher empfohlen, die diesbezüglichen Leistungsparameter zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen. Der Anregung des Kontrollamtes, die Leistungsparameter zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen, wird nachgekommen werden.

Ausgehend von diesen Daten können die jeweiligen Anteile für die Tochtergesellschaften sowie deren Tochter- und Enkelgesellschaften errechnet werden. 3.

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