SFirm32 - Leitfaden Cash -Modul

Transkript

1 SFirm32 - Leitfaden Cash -Modul Mit dem Cash -Modul stellen wir Ihnen folgende Funktionalitäten zur Verfügung: Valutensalden Die Valutensalden-Übersicht ermöglicht Ihnen einen Überblick über Ihre valutarischen Kontostände, also die Kontostände, die für die Berechnung von Soll- und Habenzinsen zugrunde gelegt werden. Einrichten einer Kontenauswahl Klicken Sie in der Symbolleiste auf das Symbol Valutensalden Bestätigen Sie anschließend die Option Neue Kontenauswahl erstellen durch einen Klick auf Weiter. Markieren Sie im linken Fenster Nicht ausgewählt den oder die gewünschten Auftraggeber, deren Konten in der Valutenübersicht erscheinen sollen und klicken Sie auf die Schaltfläche, um den Auftraggeber ins Feld Ausgewählt zu übertragen. Wählen Sie anschließend Weiter. Seite 1 von 7

2 Wenn Sie Ihre Konten nach bestimmten Kriterien gruppieren möchten, können Sie hier die Kriterien festlegen. Wählen Sie anschließend bitte Weiter. Setzen Sie nun einen Haken bei Auswahl speichern unter und geben Sie einen Namen an. Klicken Sie anschließend auf Weiter. Die Valutensalden-Übersicht erscheint. Künftig brauchen Sie nach Klick auf das Symbol Valutensalden in der Symbolleiste nur noch die gespeicherte Auswahl zu markieren und auf Ausführen zu klicken. Wenn Sie auch mit Plandaten arbeiten (siehe Plandaten ), können Sie durch Klick auf die Schaltfläche diese in die Valutenkontostände einrechnen lassen. Dies setzt jedoch eine sehr gewissenhafte Plandatenverwaltung voraus. Wenn Sie nicht mit Plandaten arbeiten, lassen Sie diese Schaltfläche bitte immer deaktiviert. Vormerkposten (ungebuchte Umsätze) Vormerkposten sind Umsätze, die derzeit noch nicht im Kontoauszug verbucht sind, sich aber in laufender Verbuchung befinden oder demnächst verbucht werden. Sie haben die Möglichkeit, diese sich in laufender Verbuchung befindlichen Umsätze, abzurufen. - über FTAM/EBICS Extra/FTAM(EBICS)/Vormerkposten - über FinTS (PIN/TAN o. Chipkarte/Sicherheitsdatei) Kontoumsatzabfragen oder Kontorundrufe Nach dem automatisierten Einlesen stehen diese Umsätze im Kontoauszug innerhalb des Reiters Vormerkposten zur Verfügung und werden zusätzlich in der Valutenübersicht als Plandaten eingestellt. Die Vormerkposten werden nur innerhalb der Valutensalden berücksichtigt und verändern nicht den Saldo des Kontoauszuges! Seite 2 von 7

3 Cash-Management/Pooling Das Cash Management liefert für Ihre betriebliche Finanzplanung alle notwendigen Daten: - zur Aufrechterhaltung der Liquidität bei - gleichzeitiger ertragbringender Anlage freier Mittel mit dem Ziel - der Erhöhung der Rentabilität Den Schwerpunkt des Cash-Management bildet das Pooling. Das Pooling ist die zielgerichtete optimale Steuerung der liquiden Mittel der Unternehmung und beinhaltet die Planung (über Plandaten und Valutensalden), die Steuerung und die Kontrolle von Geldmittelströmen. Hierbei sollen Liquiditätsüberschüsse ermittelt und optimal angelegt werden. Mit der Erfassung von Plandaten wird die Planungsgenauigkeit der Valutensalden und somit Ihres Cash Managements gesteuert. Das Pooling umfasst die Funktionen Saldoausgleich und Kontokonzentration. Bei einem Saldoausgleich werden die negativen Valutasalden ausgeglichen, wobei zuerst die Konten mit dem höchsten Fremdkapitalzins ausgeglichen werden. Es werden hierzu die Mittel von dem Konto mit dem geringsten Habenzins verwendet. Die Kontokonzentration vereinigt die verbliebenen Restmittel (soweit ein Liquiditätsüberschuss für alle Konten besteht) auf ein Konto. SFirm32 führt bei der Kontokonzentration, im Hinblick auf eine zinsoptimierte Anlage der Liquiditätsüberschüsse und unter Berücksichtigung vorher erfasster Kreditlinien, Bankkonditionen sowie Sockelbeträge, jedoch immer zuerst einen Saldoausgleich durch. Über eine Optimierungstabelle können Sie die vom Programm vorgeschlagenen Transferbeträge Ihren manuellen Anforderungen anpassen und bei Bedarf noch ändern. Die Transferaufträge können Sie als normale FTAM/EBICS- Zahlungen (DTA) oder als FTAM/EBICS-Eilzahlungen (DTE) abwickeln. Eilüberweisungen (DTE) benötigen Sie nur zum valutenneutralen Transfer zwischen Konten verschiedener Banken. Hier sind besondere Einlieferungszeiten und evtl. weitere Kosten zu beachten. Die Option DTE muss auf Ihrer FTAM/EBICS- Teilnahmevereinbarung angegeben sein. Die im Programm ebenfalls genannte Möglichkeit per Fax wird von uns nicht unterstützt. Einrichtung des Cash-Management/Poolings Kontoeinstellungen: Unter dem Menüpunkt Wechseln zu, Auftraggeber, öffnen Sie im rechten Fenster den gewünschten Auftraggeber und klicken Sie auf das Register Bankkonten. Mit einem Doppelklick öffnen Sie das gewünschte Konto. Wählen Sie im Fenster Bankverbindung ändern das Register Cash. Seite 3 von 7

4 Region: Wählen Sie hier Ihre Region aus. Dadurch werden bei den Plandaten und dem Cashpooling auch Feiertage bei der Valutenermittlung berücksichtigt. Sollten noch keine Regionen vordefiniert sein, können Sie diese unter dem Menüpunkt Wechseln zu, Regionen neu anlegen und die Feiertage selbst definieren. Poolingkosten bearbeiten: Die hier definierten Kosten werden bei der Berechnung der Transferkosten berücksichtigt. Poolingtransaktionen per: Wählen Sie hier die Option DTA, Fax aus. Sockelbetrag: Hier können Sie einen kontoindividuellen Betrag festlegen, der auf ihrem Konto verbleiben soll. Konditionen: Sie können über die Optionen (Reiter CMS) Referenzzinssätze hinterlegen, die Ihnen hier als Vorschläge angezeigt werden (siehe nächste Abb.). Oder Sie klicken hier auf Neu und erfassen die Sollund Habenzins-Konditionen einzeln. Tragen Sie den normalen Sollzins ab Betrag 0 und den Sollzins inklusive Überziehungsprovision ab Ihrem eingeräumten Kreditlimit ein (wichtig für die korrekte Berücksichtigung des Kreditlimits). Bestätigen Sie anschließend alle Änderungen mit OK. Richten Sie auf gleiche Weise Ihre weiteren Konten ein. Über den Menüpunkt Extra, Optionen stellen Sie im Register CMS ein, welche Plandaten Sie bei der Errechnung der Transfersummen berücksichtigen wollen. Dies setzt jedoch eine sehr gewissenhafte Plandatenverwaltung voraus, weil es sonst zu falschen Transfersummen kommen kann. Lassen Sie im Zweifelsfall diese Optionen deaktiviert. Weiter können Sie festlegen, dass bei der Ausgabe der Transferzahlungen eine Transferliste gedruckt wird. Bestätigen Sie Ihre Einstellungen mit OK. Über Referenzzinssätze bearbeiten stellen Sie allgemein gültige Zinssätze ein, auf die Sie im Rahmen der Konditionenerfassung zurückgreifen können (siehe vorherige Abbildung). Seite 4 von 7

5 Einrichten einer Kontenauswahl Klicken Sie in der Symbolleiste auf das Symbol Pooling Bestätigen Sie die Einrichtung einer neuen Kontenauswahl mit Klick auf Weiter. Zunächst müssen Sie die Parameter fürs Pooling festlegen. Wählen Sie den/die gewünschten Auftraggeber, bzw. Konten (Pull-down-Menü) und verschieben Ihre Auswahl mit Klick auf die Pfeiltasten > (einzelne) oder >> (alle) in das Feld Ausgewählt und bestätigen mit Weiter. Legen Sie nun die eventuell gewünschten Gruppierungskriterien fest und klicken Sie wieder auf Weiter. Als nächstes legen Sie Ihre Pooling-Parameter fest. Sie können über die Eingaben steuern, welche Pooling-Variante vom Programm durchgeführt werden soll, Saldoausgleich oder Kontokonzentration. Seite 5 von 7

6 Saldoausgleich: Erfolgt nur für die Konten mit negativen Salden. Konten mit Liquiditätsüberschüssen werden hier nicht berücksichtigt. Als Transferkonto wird als Standardwert nicht festgelegt angezeigt. Das Transferkonto wird automatisch ermittelt und die Anzahl der Transaktionen werden vom Programm minimiert. Alternativ können Sie natürlich auch ein konkretes Transferkonto für den Saldoausgleich auswählen. Reicht das Guthaben der Konten nicht aus, die erforderlichen negativen Salden bzw. die Sockelbeträge aufzufüllen, werden unter Berücksichtigung der Konditionen der Konten die zinsoptimalen Transferbeträge ermittelt. Restguthaben konzentrieren auf: Die Liquiditätsüberschüsse werden auf ein zinsoptimales Konto (Transferkonto nicht festgelegt ) transferiert. SFirm32 ermittelt automatisch, auf Basis der bei den Konten hinterlegten Zinsstaffel, das Zielkonto. Alternativ können Sie ein Zielkonto auswählen. Konten ausgleichen: Auch für Konten mit negativen Salden ist beim Saldoausgleich die Berücksichtigung von Sockelbeträgen möglich. Sockelbeträge: Für Konten mit positiven Salden ist für die Kontokonzentration von Liquiditätsüberschüssen die Berücksichtigung von Sockelbeträgen möglich. Sie können sowohl für jedes einzelne Konto den Betrag beim Konto direkt hinterlegen und/oder eine allgemeine Einstellung vornehmen. Aktivieren Sie beide Haken, wird der höhere Sockelbetrag berücksichtigt. Plandaten berücksichtigen für: Wenn Sie diese Optionen aktivieren, werden auch ungebuchte Plandaten bei der Ermittlung der Transfersummen berücksichtigt. Dies setzt jedoch eine sehr gewissenhafte Plandatenverwaltung voraus, weil es sonst zu falschen Transfersummen kommen kann. Lassen Sie im Zweifelsfall diese Optionen deaktiviert. Wählen Sie Weiter und vergeben Sie anschließend mit der Option Auswahl speichern unter einen Namen für die Kontenauswahl. Dies bestätigen Sie wiederum mit Weiter und erhalten die folgende Poolingübersicht: Künftig brauchen Sie nach einem Klick auf das Symbol Pooling in der Symbolleiste nur noch die gespeicherte Auswahl zu markieren und über den Button Ausführen aufzurufen. Seite 6 von 7

7 Anhand der festgelegten Kriterien errechnet SFirm32 automatisch einen Transfervorschlag. Sie können die Transfersummen durch Klick auf den entsprechenden Betrag in der Spalte Transfer noch individuell verändern. Beim manuellen Ändern achten Sie darauf, dass die Summen für Transfer Soll und Transfer Haben identisch sind und somit die Summe Null ist. Über die Menü- bzw. Symbolleiste können Sie die Ansicht individuell gestalten und Berechnungskriterien zu- oder abwählen. Wählen Sie die gewünschte Option und klicken Sie zur Zahlungsausgabe auf das Symbol Ausführen. Danach können Sie Ihre Transferbuchungen durch Klick auf Ausführen per FTAM/EBICS übertragen. Wenn Sie Transfers zwischen Konten verschiedener Banken valutenneutral übertragen möchten, aktivieren Sie bitte das Feld Versand als DTE-Datei. Hier sind besondere Einlieferungszeiten und -kosten zu beachten. Die Option DTE muss auf Ihrer FTAM/EBICS- Teilnahmevereinbarung angegeben sein. Haben Sie noch Fragen? In der Software SFirm32 gelangen Sie entweder mit der Taste F1 oder über das Symbol umfangreichen Hilfemenü oder rufen Sie uns einfach an. zum Das Team der SSK-Hameln hilft Ihnen gerne weiter. Seite 7 von 7