Umstieg BMD 5.5 auf NTCS Kore

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1 Umstieg BMD 5.5 auf NTCS Kore Falls bei einem bestehenden Mandanten bereits die BMD5.5-Kostenrechnung verwendet wird, kann diese importiert und auf NTCS umgestellt werden. Grundsätzlich bietet die NTCS-Kostenrechnung folgende Erweiterungen gegenüber BMD5.5: Neben Kostenstellen und Kostenträgern besteht die Möglichkeit, drei weitere Kostentypen (Abteilungen, Dimensionen, Geschäftsbereiche) zu verwenden - die Informationen die hinter diesen zusätzlichen Auswertungsmöglichkeiten mitgegeben werden, sind dabei komplett individuell gestaltbar. Kostenstellen, Kostenträger, Abteilungen, Dimensionen und Geschäftsbereiche können numerisch oder alphanumerisch geführt werden. Mittels Buchungsarten und Buchungsvarianten können laufende Buchungen von kalkulatorischen Buchungen unterschieden, und bei Auswertungen berücksichtigt werden oder nicht. Kalkulatorische Buchungen können direkt in der NTCS erfasst werden, und brauchen nicht mehr über eine eigene Schattenbuchhaltung eingegeben werden. In der NTCS können beliebig viele Gliederungstexte (Kurzfristige Erfolgsrechnung, Betriebsabrechnungsbogen, Kostenarten, usw.) mit der Unterteilung in Ebenen angelegt werden. Die Kostenstellen, Kostenträger, können beliebig oft verdichtet und für Auswertungszwecke zu unterschiedlichen Gruppen zusammen gefasst werden. Auswertungen und Berichte können individuell gestaltet und mit Grafiken aufbereitet werden. Bevor in der NTCS-Kostenrechnung allerdings begonnen wird, müssen die Datenverzeichnisse in folgendem Parameter hinterlegt werden: Tools / Überblick über alle Tools Parameter / Einstellungen für Gesamtsystem / BMD5.5- Parameter BMD Verzeichnis Konfigurationsverzeichnis Datenverzeichnis Arbeisverzeichnis Hinterlegung BMD5.5-Verzeichnis für den Erstimport und die laufende Stammdatenwartung (entweder absoluter Pfad, oder UNC-Pfad). Hinterlegung BMDC-Verzeichnis; wird das standardmäßige BMDC- Verzeichnis verwendet, kann diese Zeile leer gelassen werden. Hinterlegung Verzeichnis in welchem die BMD5.5-Daten liegen. Hinterlegung WORK-Verzeichnis; wird das standardmäßige WORK- Verzeichnis verwendet, kann diese Zeile leer gelassen werden. Seite 1

2 Anschließend sind für die Übernahme folgende Schritte notwendig: Schritt I: Schritt II: Schritt III: Schritt IV: Schritt V: Schritt VI: Schritt VII: Anlage Firma Anlage FIBU + KORE Zuordnung FIBU + KORE Gliederungsimport aus BMD5.5 BMD5.5-Stammdatenimport Übernahme der Buchungen Gliederung der Konten HINWEIS: Wird eine Kostenrechnung auf NTCS umgestellt, werden alle Stammdaten berücksichtig, einzig eventuell vorhandene Formeln können nicht aus BMD5.5 importiert werden, und müssen daher in der NTCS-Kostenrechnung neu angelegt werden! Schritt I: Anlage Firma Beim Einstieg in die Firmenstammdaten erscheint ein in der Mitte geteilter Schirm. Im linken Teil erfolgt die Neuanlage bzw. Bearbeitung der Firmen, im rechten Teil sind die Erfassungen der dazugehörigen Kostenrechnung und der Finanzbuchhaltung durchzuführen. Im linken Teil wird mit rechter Maustaste - Neu der Eingabemodus für die Anlage einer Firma geöffnet: Firma Name, Straße, Postleitzahl, Telefon, Hinterlegung Firmennummer; jede Firma muss mit einer bis zu 9stelligen Nummer angelegt werden; grundsätzlich kann die Firmennummer frei vergeben werden, bei Steuerberatern entspricht die Firmennummer allerdings der Klientennummer. Hinterlegung der Stammdaten der Firma. HINWEIS: Die jeweils relevanten Felder können rechts unten über die Feldauswahl deaktiviert werden. aktiviert oder Seite 2

3 Schritt II: Anlage FIBU + KORE Im Anschluss an die Erfassung der Firma, sind pro Jahr der dazugehörige FIBU- und der entsprechende KORE-Stamm mittels F5 anzulegen (oder in weiterer Folge mit F6 zu bearbeiten). TIPP: Wenn dabei mit der Anlage des ältesten Jahres begonnen wird, kann im Zuge der Erfassung gleich immer das Vorjahr ausgewählt und hinterlegt werden. a) Kostenrechnung Firma Firma, für welche die Kostenrechnung angelegt wird; die Firmennummer wird automatisch vorgeschlagen. Kore-Jahr! Kore-Unternummer! Kore-Name! Matchcode Hinterlegung aktuelles Jahr für welches die Kostenrechnung angelegt wird. Gibt es innerhalb eines Jahres mehrere Kostenrechnungen, können diese über fortlaufende Unternummern getrennt werden. Vorschlagswert, der sich aus Firmenname, Jahr und Unternummer zusammensetzt; der Kore-Name kann jederzeit geändert werden. Wiederholung Kore-Name; der Matchcode wird in allen Suchroutinen verwendet. WJ-Beginn / Ende! Hinterlegung Beginn und Ende des Wirtschaftsjahres; diese Einstellung muss mit dem KORE00 übereinstimmen. Daten aus BMD5.5 Kennzeichen, dass Daten aus BMD5.5 importiert werden; sobald ein Verzeichnis 5.5 hinterlegt wird, wird dieses Feld automatisch aktiviert. Seite 3

4 Kore-Verzeichnis 5.5! Firmen-Nr Vorjahr / Kore-Nr Vorjahr! Kostenstellen, Kostenträger, Abteilungen, Dimensionen, Geschäftsbereiche! Alphanumerische KST, Mengen Hinterlegung Verzeichnis der entsprechenden Kore 5.5; mittels F4 oder gelangt man über die Suchroutine in den Explorer; erst durch diese Hinterlegung können Daten aus BMD5.5 in die NTCS oder umgekehrt Daten aus der NTCS in BMD5.5 geschrieben werden. Für Vorjahresvergleiche müssen hier die Firmennummer und die Kore-Nummer des entsprechenden Vorjahres hinterlegt werden; ohne die Firmen-Nr bleibt das Feld der Kore-Nr inaktiv. Definition, welche Kostentypen in der Kostenrechnung grundsätzlich verwendet werden; standardmäßig sind nur Kostenstellen aktiv, alle weiteren Kostentypen müssen manuell aktiviert werden. Sollen alle oder nur bestimmte Kostentypen alphanumerisch geführt werden, müssen die entsprechenden Felder (Feldauswahl!) aktiviert werden; wenn Vorjahre vorhanden sind, muss diese Einstellung für Vorjahresvergleiche auch in den relevanten Vorjahren getroffen werden. Kennzeichen für die Verwendung von Bezugsmengen in der Kostenrechnung (Stunden, Kilometer, Mitarbeiter, usw.) HINWEIS: Nur bei Feldern die mit einem! gekennzeichnet sind, handelt es sich um Pflichtfelder - die restlichen Einstellungen sind vom individuellen Kore-Schema abhängig! b) Finanzbuchhaltung Firma Fibu-Jahr! Fibu-Unternummer! Firma, für welche die Finanzbuchhaltung angelegt wird; die Firmennummer wird automatisch vorgeschlagen. Hinterlegung aktuelles Jahr für welches die Finanzbuchhaltung angelegt wird. Gibt es innerhalb eines Jahres mehrere Finanzbuchhaltungen, können diese über fortlaufende Unternummern getrennt werden (Beispiel: Unternummer 1 laufende Buchhaltung, Unternummer 2 kalkulatorische Buchhaltung ). Seite 4

5 Fibu-Name! Matchcode Vorschlagswert, der sich aus Firmenname, Jahr und Unternummer zusammensetzt; der Fibu-Name kann jederzeit geändert werden. Wiederholung Fibu-Name; der Matchcode wird in allen Suchroutinen verwendet. WJ-Beginn / Ende! Hinterlegung Beginn und Ende des Wirtschaftsjahres; diese Einstellung muss mit dem PR00 übereinstimmen. Fibu-Verzeichnis BMD5.5! Firmen-Nr Kore, Kore-Nr, Kore-Buchungsart Hinterlegung Verzeichnis der entsprechenden Fibu 5.5; mittels F4 oder gelangt man über die Suchroutine in den Explorer; erst durch diese Hinterlegung können Daten aus BMD5.5 in die NTCS oder umgekehrt Daten aus der NTCS in BMD5.5 geschrieben werden. Laufen in einer Kostenrechnung mehrere FIBUs zusammen, können deren Buchungen über Buchungsarten getrennt bzw. gekennzeichnet werden; damit eine Buchungsart hinterlegt werden kann, müssen vorher allerdings die Firmen- und Kore-Nummer angegeben werden. Schritt III: Zuordnung FIBU + KORE Nach der Anlage des NTCS FIBU- und KORE-Stamms ist die Voraussetzung für die KORE-FIBU- Zuordnung innerhalb einer Firmennummer geschaffen. Diese Zuordnung ist ausschlaggebend für die Überleitung der FIBU in die KORE, da hier definiert wird, welche Buchhaltungsdaten in die Kostenrechnung einfließen. HINWEIS: Die Funktion Kore-Fibu-Zuordnung ist (genauso wie der später erfolgende BMD5.5- Import) nur aufrufbar, wenn im Firmenstamm der Bereich KORE aktiv ist! Auswahl ob alle Fibus oder nur jene der Firma angezeigt werden sollen. In der Kore werden die Buchungen jener Fibus berücksichtigt, die rechts stehen, also zugeordnet wurden. Seite 5

6 Schritt IV: Gliederungsimport aus BMD5.5 Im Anschluss an die Zuordnung sollten, bevor die Stammdaten einmalig importiert werden, zunächst die verwendeten Gliederungstexte (KERF, KOSTART, BAB) aus der BMD5.5-Kostenrechnung übernommen werden. Diese Ablaufreihenfolge ist wichtig, da nur dann Umlageschlüssel und Zuschläge, die sich auf Gliederungen beziehen, automatisch an das neue NTCS-Gliederungsschema angepasst und richtig importiert werden können! Für die Umstellung bzw. den Import vorhandener Schemen sind dazu zwei Schritte notwendig: a) Anlage Gliederungsschema b) Schema aus BMD5.5 übernehmen a) Anlage Gliederungsschema Um bestehende Gliederungstexte in die NTCS-Kostenrechnung einspielen zu können, ist als erster Schritt im Programmpunkt Gliederungstexte die Anlage eines Schemas mit Alt + F5 notwendig. Die einzigen Pflichtfelder sind dabei die Schemanummer (höchstens 4-stellig) und die Auswertungsart Firma und Fibu sollten bis auf Ausnahmen leer bleiben, um die Allgemeingültigkeit des Schemas zu gewährleisten. Auswertungsart! Basisgliederung Definiert, ob es sich um eine KERF-, KOSTART- oder BAB-Gliederung handelt. Bei einem Import der Gliederung aus der BMD5.5 sollte dieser Punkt ebenfalls leer gelassen werden. Wird ein Schema in der NTCS neu angelegt, stellt die Basisgliederung die Verbindung zwischen den Konten und der jeweiligen Gliederung dar, sodass sämtliche Konten nur einmal zugegliedert werden müssen. Seite 6

7 b) Schema aus BMD5.5 übernehmen Sobald das Gliederungsschema in der NTCS angelegt wurde, kann eine bestehende KERF-, KOSTART- oder BAB-Gliederung über den Menüpunkt Gliederungsschema - Schema aus BMD5.5 übernehmen problemlos importiert werden. Nach der Eingabe des richtigen Pfades werden die einzelnen Gliederungszeilen in der rechten Bildschirmhälfte dargestellt: Nachdem das gewünschte Schema importiert wurde, ist es notwendig, die Schemanummer im folgenden Parameter gesondert zu hinterlegen: Stammdaten - Allgemeine Kore Parameter - Allgemeine KORE Einstellungen - Einstellungen für Import Dieser Parameter ist wichtig, falls aus der 5.5-Kostenrechnung Schlüssel oder Zuschläge importiert werden, die sich auf eine Textzeile der KERF-, KOSTART- oder BAB-Gliederung beziehen (Umlageschlüssel mit Bezug zu einer Gliederungszeile). Erst dadurch können im Zuge des NTCS- Stammdatenimports im Umlageschlüssel bzw. im Zuschlag die entsprechende NTCS-Schemanummer und Gliederungszahl hinterlegt werden. Sie müssen somit nicht manuell eingetragen bzw. nachträglich korrigiert werden! Seite 7

8 Schritt V: BMD5.5 Datenimport Sobald nach der KORE-FIBU-Zuordnung und dem Import der Gliederungstexte der BMD5.5-Import gestartet wird (in den Firmenstammdaten), werden die folgenden Stammdaten in die NTCS übernommen: Kostenstellen, Kostenträger, Abteilungen, Dimensionen, Geschäftsbereiche Verdichtungen (Darstellung als Bäume) Umlage-/Übernahmeschlüssel, Umlagevarianten, Umlagereihenfolgen Budgetwerte, Budgetmodelle Konten (KostCode, ) Dieser Stammdatenimport braucht grundsätzlich nur einmal, bei der Umstellung der Kostenrechnung, gestartet zu werden. Sobald die Stammdaten in der NTCS vorhanden sind, erfolgt der Abgleich mit der BMD5.5-Kostenrechnung entweder automatisch oder durch die Übernahme der Buchungen. Werden in der NTCS beispielsweise neue Kostenstellen angelegt, so werden diese in die BMD5.5- Kostenrechnung sofort zurück geschrieben. Wenn im Buchungsprogramm PR03 neue Kostenstellen angelegt werden, erfolgen der Import und die Anlage in der NTCS bei der Übernahme der Buchungen. ACHTUNG: Wird der Stammdatenimport gestartet, nachdem in der NTCS zum Beispiel bereits Schlüssel oder Bäume/Verdichtungen geändert wurden, werden diese wieder (wenn die folgende Sicherheitsmeldung übergangen wird) mit den BMD5.5-Daten überschrieben! Durch nochmaliges Starten des BMD5.x- Imports werden sämtliche NTCS- Stammdaten gelöscht und neu aus BMD5.5 übernommen! Seite 8

9 Schritt VI: Übernahme der Buchungen Um die vorhandenen 5.5-Buchungen aus den im Firmenstamm hinterlegten FIBUs in die NTCS zu importieren, ist die Aufrollung und die Übernahme der bereits gebuchten Perioden im Programmpunkt Übernahme/Umlage durchzuführen. Da dieser Punkt Voraussetzung dafür ist, dass aktuelle Kostenrechnungsauswertungen zur Verfügung stehen, muss er immer dann gestartet werden, wenn neue Buchungen dazugekommen oder bestehende Buchungen verändert worden sind: Neben der Auswahl der zu importierenden Firma, der jeweiligen Kostenrechnung und der Perioden, muss auch der BMD5.5-Datenimport angewählt werden. HINWEIS: Im Rahmen dieser Buchungsübernahme werden die Perioden 1 bis 12 als laufende Periodenbuchungen übernommen (Standardbuchungsart 1001), die Buchungen der 13. Periode werden als Bilanzbuchungen übernommen (Standardbuchungsart 2001). Falls parallel zur NTCS-Kostenrechnung die BMD5.5-Kostenrechnung verwendet wird (vor allem das Änderungsprogramm KORE21), ist es notwendig, im Menüpunkt Extras - Globale Einstellungen für Kore Übernahme den Parameter Vergleich BMD5.x-Daten zu aktivieren. Erst dadurch werden sämtliche Änderungen, die in der 5.5-Kostenrechnung durchgeführt wurden, auch in die NTCS durchgeschrieben. Sollte es dennoch zu Differenzen zwischen der NTCS-Kostenrechnung und der 5.5-Kostenrechnung kommen, muss im Zuge der Übernahme der Buchungen anstelle des Parameters Vergleich BMD5.5- Daten der Parameter Löschen BMD5.5-Daten gesetzt werden. (Da dann allerdings sämtliche Buchungen komplett neu aus der Finanzbuchhaltung übergeleitet werden, ist eine Geschwindigkeitsverzögerung möglich!). Seite 9

10 Schritt VII: Gliederung der Konten Nachdem die Konten bereits im Schritt V und die Textzeilen im Schritt IV importiert wurden, fehlt nur mehr die Zuordnung der Konten zu eben diesen Gliederungszeilen. Dieser Schritt kann in den Stammdaten im Programmpunkt Konten ebenfalls durch einen Import automatisch durchgeführt werden (muss für Vorjahresvergleiche pro Jahr gestartet werden!): Sobald in der Menüzeile unter den Funktionen der Bereich Gliedern gewählt wird, kann anschließend unter den Auswertungen das gewünschte Schema übernommen werden [das Schema kann wahlweise auch von einem bereits richtig gegliederten NTCS-Mandanten übernommen werden (Gliederung laden); beim BMD5.5-Import kann die Abfrage ob sie die Gliederung laden möchten mit Nicht laden übergangen werden]. Sämtliche auf der rechten Bildschirmhälfte dargestellten Kore-Konten werden dann durch den Punkt Gliederung aus 5.5 laden der jeweiligen Textzeile zugeordnet (entsprechend den im PR01 erfassten Gliederungszahlen): Die erfolgte Kontenzuordnung kann jederzeit mittels Drag & Drop verändert werden. Genauso besteht die Möglichkeit, Einträge hinzuzufügen/zu entfernen (rechte Maustaste) oder, die in der Gliederungstextverwaltung vorhandenen Textzeilen anzupassen und danach die Gliederung sofort auszudrucken (Menüzeile Ausdruck). Nach der Kontenzuordnung ist die Kostenrechnung auf NTCS umgestellt und Auswertungen sind wie gewohnt auch mit Gliederungen möglich! Seite 10