Prozessmanagement in der Praxis

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1 Prozessmanagement in der Praxis Die Stiftung Universität Hildesheim auf dem Weg zu einem prozessorientierten Qualitätsmanagement Benjamin Ditzel Stiftung Universität Hildesheim improve! 2008 Köln, den 18. November 208 Agenda Stiftung Universität Hildesheim Prozessorientierung und Prozessmanagement Prozessmodell und Prozessdokumentation Prozessanalyse und -optimierung Operatives Prozessmanagement Resümee Seite 1

2 Stiftung Universität Hildesheim Die Universität Hildesheim in Zahlen Studierende Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter - 88 Mitglieder der Hochschullehrergruppe - 28 Studiengänge, Schwerpunkt im Lehramt für Grund-, Haupt- und Realschulen - Profil: Bildungswissenschaften, Kulturwissenschaften, Informations- und Kommunikationswissenschaften an 3 Fachbereichen mit insgesamt 22 Instituten - Stiftungsuniversität seit 2003 QM als strategisches Ziel der Universität - Aufbau eines hochschulweiten QM-Systems - Prozessorientierter Ansatz - Diskursive Qualitätskultur Prozessorientierung Anforderungen der Anspruchsgruppen Prozessziele Zufriedenheit der Anspruchsgruppen Geschäftsprozess Input Anforderungen Zielvorgaben Ressourcen Definierter Prozessablauf Durchgängige Prozessverantwortung Klarer Input und klare Ergebnisse Wertschöpfender Beitrag Messbarkeit der Prozessleistung Ressourcen Personen, Information und Wissen, Finanz- und Sachmittel, IT-Infrastruktur, Räume und Ausstattung Ergebnisse Erfüllen der Anforderungen und Bedarfe Quellen: Ditzel et. al. (2007), Ljungberg (2002) Seite 2

3 Prozessmanagement-Modell Strategisches Prozessmanagement Prozessanalyse und -gestaltung Prozessmonitoring Hochschulplanung Prozesslandschaft Prozessdefinition Prozessanalyse und -modellierung Prozessgestaltung und -optimierung Verankerung des Prozessmanagements Schaffung von Organisationsstrukturen und Verantwortlichkeiten Verankerung in der Organisationskultur Schaffung der notwendigen Infrastruktur Schulung und Weiterentwicklung der Mitarbeiter Operatives Prozessmanagement Planung Verbesserung Dokumentation Information Kommunikation Durchführung Quellen: Ditzel et. al. (2007) Prozessmodell der Universität Hildesheim Strategische Prozesse Strategieentwicklung Forschungs- und Lehrprofil Zielvereinbarungen Management-Review Hochschulentwicklung Leistungsprozesse Kernbereich Studium und Lehre Legitime Anforderungen der Anspruchsgruppen Rechtliche Vorgaben Entwicklung und Weiterentwicklung Curricula Studium von Studium und Lehre Wertschöpfung: Neueste Erkenntnisse aus Wissenschaft und Praxis Lehrveranstaltungen Qualifizierte Absolventen Qualifizierte und motivierte Studierende Einrichtung von Studiengängen Entwicklung von Curricula Praktika Austauschprogramme Generieren wissenschaftlicher Qualifiziertes und motiviertes Personal Implementierung von Curricula Schließung von Studiengängen Studierendenverwaltung Abschlussarbeiten Erkenntnisse Prüfungsverwaltung Finanzielle Ressourcen Räume und Ausstattung IT-Infrastruktur Kernbereich Forschung Kernbereich Weiterbildung Qualitätsmanagement Personalmanagement Unterstützungsprozesse Bereitstellen der Infrastruktur Dienstleistungen Marketing und Fundraising Controlling und Berichtswesen Qualifizierung & Entwicklung Motivation QM-System QM-Beratung Prozessoptimierung IT-Infrastruktur Bibliothek Räume & Ausstattung Studieninformation und -beratung Rechtsberatung und -prüfung Seite 3

4 Legitime Anforderungen der Anspruchsgruppen Rechtliche Vorgaben Neueste Erkenntnisse aus Wissenschaft und Praxis Finanzielle Ressourcen Qualifizierte und motivierte Studierende Qualifiziertes und motiviertes Personal Entwicklung und Weiterentwicklung Curricula Einrichtung von Studiengängen Entwicklung von Curricula Implementierung von Curricula Schließung von Studiengängen Qualitätsmanagement Personalmanagement Qualifizierung & Entwicklung Motivation QM-System QM-Beratung Prozessoptimierung Strategieentwicklung Forschungs- und Lehrprofil Zielvereinbarungen Management-Review Hochschulentwicklung Studium Lehrveranstaltungen Praktika Austauschprogramme Studierendenverwaltung Abschlussarbeiten Prüfungsverwaltung Bereitstellen der Infrastruktur IT-Infrastruktur Bibliothek Räume & Ausstattung Dienstleistungen Studieninformation und -beratung Rechtsberatung und -prüfung von Studium und Lehre Interne/externe Lehrveranstaltungsevaluation Leistungsindikatoren Absolventenbefragung Verbleibstudien Feedback der Berufspraxis Marketing und Fundraising Qualifizierte Absolventen Controlling und Berichtswesen Stiftung Universität Hildesheim: Prozessmanagement in der Praxis Dokumentation im Prozessmanagement Strategische Prozesse Managementdokumentation Hochschulenwicklungsplanung Qualitätsmanagementsystem Prozessmodell Leistungsprozesse Kernbereich Studium und Lehre Kernbereich Forschung Kernbereich Weiterbildung Unterstützungsprozesse Transparenz Formalisierung Voraussetzung für Prozessanalyse Institutionalisierung von Prozessoptimierungen Neueinführung von Prozessen Vorgabedokumentation Prozessbeschreibung (online) Prozessabläufe Prozessleitfäden Merkblätter Formulare und Dokumentvorlagen Checklisten Dokumentation der Prozessdurchführung Entwicklungsplan, Zielvereinbarungen Selbstdokumentation sberichte Studiengangsberichte Prozessanalyse und -optimierung Studierendenverwaltung: Bewerbung, Zulassung und Einschreibung Ziel Optimierung interner Prozessabläufe und Personalressourcen, um zeitnahe Zulassung und Einschreibung zu gewährleisten Vorbereitung Analyse Optimierung Dokumentation Ergebnisse Optimierung v.a. interner Prozessabläufe und Schnittstellen Reduktion von zeitlichen Verzögerungen des Verfahrensablaufs Weitgehend reibungsloser Ablauf der Onlinebewerbung Seite 4

5 Operatives Prozessmanagement Planung Verbesserung Dokumentation Information Kommunikation Durchführung Institutionalisierung durch Definition von Verantwortlichkeiten Einrichtung bzw. Beauftragung von Universitätsgremien Gestaltung von Informations- und Kommunikationsprozessen Maßnahmen, Anlässe und Dokumente zur 9 Resümee Wesentliche Anforderungen an das Prozessmanagement - Definition einer Prozesslandschaft - Anbindung operativer Prozesse und der Ausgestaltung des Prozess- und Qualitätsmanagements an wesentliche Führungsprozesse - Definition von Prozessen und Verantwortlichkeiten - Systematische Analyse- und Optimierung erfolgskritischer Prozesse unter Einbeziehung aller beteiligter Personen - Institutionalisierung der kontinuierlichen Verbesserung durch Implementierung individueller Qualitätskreise Seite 5

6 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Kontakt Stiftung Universität Hildesheim Benjamin Ditzel Qualitätsmanager Marienburger Platz 22, D Hildesheim Benjamin Ditzel Telefon +49 (0) Stiftung Universität Hildesheim www improve! 2008 Köln, den 18. November 208 Literatur Adesola, S.; Baines, T. (2005): Developing and evaluating a methdology for business process improvement, In: Business Process Management Journal, Vol. 11, No. 1, S Armistead, C.; Pritchard, J.-P.; Machin, S. (1999): Strategic Business Process Management for Organisational Effectiveness, In: Long Range Planning, Vol. 32, No. 1, S Ditzel, B. et. al. (2007): Lee, R.G.; Date, B.G. (1998): Ljungberg, A. (2002): Wissensaspekte im Geschäftsprozessmanagement, In: Wissensmanagementforum: Praxishandbuch Wissensmanagement Integratives Wissensmanagement, TU Graz Verlag, S Business process management: a review and evaluation, In: Business Process Management Journal, Vol. 4, No. 4, S Process measurement, In: International Journal of Physical Distribution & Logistics Management, Vol. 32, No. 4, S Seite 6