Einführung und Finanzierung der elektronischen Aktenführung in ausgewählten Bereichen der Berliner Verwaltung.

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1 Der Senat von Berlin Berlin, den 28. Juli 2015 SenInnSport ZS C 2 9(0) Ludwig.Bohrer@seninnsport.berlin.de An den Vorsitzenden des Hauptausschusses über den Präsidenten des Abgeordnetenhauses über Senatskanzlei G Sen Einführung und Finanzierung der elektronischen Aktenführung in ausgewählten Bereichen der Berliner Verwaltung. rote Nummer/n: - Vorgang: 40. Sitzung des Abgeordnetenhauses vom 12. Dezember 2013 Auflagen zum Haushalt 2014/2015 (Drs. 17/1400 II A.01) hier: Außerplanmäßige Verpflichtungsermächtigungen Ansätze: Kapitel 0505/Titel abgelaufenes Haushaltsjahr: laufendes Haushaltsjahr: kommendes Haushaltsjahr angemeldet Ist des abgelaufenen Haushaltsjahres: ,29 Verfügungsbeschränkungen: aktuelles Ist (Stand ) ,53 Gesamtausgaben eakte: Das Abgeordnetenhaus von Berlin hat am 12. Dezember 2013 folgenden Beschluss gefasst: Der Senat und die Bezirke werden ersucht, bei über- oder außerplanmäßigen Ausgaben und Verpflichtungsermächtigungen sowie bei Einnahmeverzichten in grundsätzlichen (d. h. 1

2 auch bei neuen Baumaßnahmen) oder finanziell bedeutsamen Fällen vorab das Einvernehmen mit dem Hauptausschuss herbeizuführen. Dies gilt auch, wenn im Laufe eines Haushaltsjahres zusätzliche Ausgaben für nichtplanmäßige Dienstkräfte bereitgestellt werden sollen und insoweit eine künftige Erweiterung des Stellenrahmens vorgesehen ist. Dienen die über- oder außer-planmäßigen Ausgaben und Verpflichtungsermächtigungen der Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen oder machen die Umstände sofortiges Handeln erforderlich, ist der Hauptausschuss unverzüglich nachträglich zu unterrichten. Beschlussvorschlag: Der Hauptausschuss wird gebeten, zustimmend davon Kenntnis zu nehmen, dass die Senatsverwaltung für Finanzen beabsichtigt, für die Einführung der elektronischen Akte (eakte) in den Pilotbereichen Polizeipräsident in Berlin Landesamt für Bürger- und Ordnungsangelegenheiten SenInnSport Bezirksamt Tempelhof-Schöneberg für 2000 Erstanwender außerplanmäßige Verpflichtungsermächtigungen in Höhe von maximal bei Kapitel 0505/Titel mit den nachfolgenden Jahresbeträgen zuzulassen: 2016: , 2017: , 2018: Hierzu wird berichtet: Begründung: Ausgangssituation Der Senat hat sich zum Ziel gesetzt, die Digitalisierung der Geschäftsprozesse in der Berliner Verwaltung kontinuierlich voranzubringen. So wird inzwischen auf ca Arbeitsplätzen mit elektronischer Aktenführung gearbeitet. Das am 1. August 2013 in Kraft getretene Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung sowie zur Änderung weiterer Vorschriften (E-Government-Gesetz des Bundes) ist eine Grundlage auch für die Bundesländer. Es ist der rechtliche Rahmen für die fortschreitende Digitalisierung der Deutschen Verwaltung. Der Bundes-Gesetzgeber hat sowohl neue Möglichkeiten für elektronische Zugänge zur Verwaltung geschaffen als auch die Bundesverwaltung verpflichtet, ihre internen Prozesse zu digitalisieren und den konsequenten Wechsel zur elektronischen Akte einzuleiten. Der Entwurf des Berliner E-Government-Gesetzes sieht ebenfalls perspektivisch eine elektronische Aktenführung für die Berliner Verwaltung vor. Das im Auftrag des Senats von der Senatsverwaltung für Inneres und Sport gemeinsam mit Vertretern aus neun Senats- und sechs Bezirksverwaltungen, drei nachgeordneten Behörden und dem ITDZ Berlin sowie externen Unterstützung erarbeitete Umsetzungskonzept zur Einführung der elektronischen Akte zeigt auf, wie eine elektronische Aktenführung und Vorgangsbearbeitung in der Berliner Verwaltung erreicht werden kann und welche finanziellen und personellen Aufwände damit verbunden sind. Der Staatssekretärsausschuss zur Verwaltungsmodernisierung hatte darüber hinaus um eine Konkretisierung durch ressortbezogene Implementierungsfahrpläne gebeten. Die Im- 2

3 plementierungsfahrpläne wurden in enger Zusammenarbeit mit allen tangierten Behörden erstellt. Weiteres Vorgehen Der Senat hat entschieden, dass vor Implementierung des o.g. Umsetzungskonzepts zur Einführung der elektronischen Akte die elektronische Aktenführung vorerst in 4 (weiteren) Behörden mit ca IT-Arbeitsplätzen eingeführt werden soll. Diese Behörden sind: die Senatsverwaltung für Inneres und Sport (Stammhaus ohne Abt. Verfassungsschutz) der Polizeipräsident in Berlin (ZS E -Personal, Finanzen, Recht) das Landesamt für Bürger- und Ordnungsangelegenheiten (Abt. II Glücksspielwesen, Abt. III - Fahrerlaubnisbehörde, Abt. V Informationsmanagement/IT-Service/Personal/Finanzen) das Bezirksamt Tempelhof-Schöneberg von Berlin (Sozialamt) Dieses Vorgehen erfolgt, weil die bisherigen Erfahrungen mit der Einführung von rd DMS-Systemen in verschiedenen Berliner Behörden nicht ausreichen, um eine notwendige Sicherheit zum landesweiten Vorgehen bei der Einführung der elektronischen Aktenverwaltung und Vorgangsbearbeitung zu erhalten. Insbesondere liegen kaum oder keine Erfahrungen mit der behördenübergreifenden elektronischen Aktenführung und Vorgangsbearbeitung, mit der sicheren Nutzung elektronischer Akten auf mobilen Geräten, der systematischen Einbindung von IT-gestützten Fachverfahren, dem Vorgehen bei der Digitalisierung des Posteingangs, bei der Langzeitspeicherung sowie der Archivierung von elektronischen Dokumenten und bei der Anbindung vorhandener IT-Dienste vor. Eine mit einem erheblichen zeitlichen, kapazitären und finanziellen Aufwand verbundene EU-weite Ausschreibung u.a. für eine Produktlösung ohne eine politische Grundsatzentscheidung, bei fehlenden Erfahrungen und auf der Basis einer erst späteren Evaluation erscheint nicht vertretbar. Die fehlenden Erkenntnisse vor einer Grundsatzentscheidung zur landesweiten Einführung von elektronischen Akten und Vorgangsbearbeitung sollen in den vier o.g. Behörden mithilfe des bereits in der Berliner Verwaltung im Einsatz befindlichen Systems gewonnen werden. Die Frage der Lizenzen ist positiv geklärt. Erfahrungen mit der Einführung und Nutzung des Programms liegen vor. Nach Einführung der eakte auf den dann insgesamt ca Arbeitsplätzen ist eine Evaluation aller Anwender von elektronischen Akten und Vorgangssystemen geplant (2.300 bestehende und neue Pilotanwender). Mit den vorgesehenen Arbeiten erfolgt somit noch keine Festlegung für eine spätere Ausschreibung zur landesweiten Einführung von elektronischen Akten und Vorgangsbearbeitung, sondern es werden vielmehr die Voraussetzungen für eine Senatsentscheidung und eine anschließende Vergabe geschaffen. Angepasste Zeitplanung: 1. Beginn der Arbeiten in den o.g. Behörden in 2. JH Erste Testinstallationen im Herbst Rollout in den o.g. Behörden (2.000 Plätze) bis Sommer Evaluierung aller elektronischen Aktenführungen im Land Berlin (Pilotbehörden und weitere Behörden : ca Plätze ) von Sommer 2017 bis Sommer Senatsentscheidung über den landesweiten Einsatz der elektronischen Aktenführung in der Berliner Verwaltung im Herbst

4 Rechtsgrundlage/Grundlage für die Zuständigkeit des Senats: 11 GO Sen Kostenauswirkungen auf Privathaushalte und/oder Wirtschaftsunternehmen: Durch die Umsetzung der Maßnahme und die damit verbundene erleichterte Realisierung von Online-Angeboten werden Transaktionskosten sowohl für Bürgerinnen und Bürger als auch für Wirtschaftsunternehmen reduziert. Gesamtkosten Für die Pilotanwender werden Projektausgaben in Höhe von sowie voraussichtlich jährliche Betriebsausgaben in Höhe von ca notwendig. Zusammenfassung Gesamt Haushaltswirksame Einmalausgaben, davon für Projektmanagement Konzeption Prüfung + Testung funktionaler Erweiterungen wie mobiles Arbeiten, Fachverfahrensanbindung, Digitalisierung Posteingang usw. Rollout in den vier Piloten Haushaltswirksame laufende Ausgaben für Betrieb Einschl. aller notwendigen zentralen betrieblichen Leistungen und einschl. 1 GB Speicher pro Jahr und Nutzer Auswirkungen auf die Zusammenarbeit mit dem Land Brandenburg: Keine Auswirkungen, es besteht jedoch ein intensiver Erfahrungsaustausch zwischen Berlin und Brandenburg im Rahmen des Vorhabens. Auswirkungen auf den Haushaltsplan und die Finanzplanung: a) Auswirkungen auf Einnahmen und Ausgaben: 4

5 Die im Haushaltsplan 2014/2015 im Haushaltsjahr 2014 veranschlagte VE in Höhe von 7 Mio konnte aufgrund einiger ungeklärter Rahmenbedingungen nicht in Anspruch genommen werden. Die im Schreiben dargestellte neue Planung erfordert nunmehr zum Beginn bzw. zur Umsetzung der Maßnahmen die Zulassung außerplanmäßigen Verpflichtungsermächtigungen in Der Mittelbedarf i.h.v.insgesamt von 2015 bis einschließlich 2018 soll wie folgt finanziert werden: 2015: , die aus der für die Einführung der eakte in Höhe von 2 Mio gebildeten Rücklage zur Verfügung stehen 2016: , ebenfalls aus der Rücklage 2017: , davon , die ebenfalls noch aus der Rücklage zur Verfügung stehen und , die im Rahmen der Haushaltsplanaufstellung 2016/2017 zu berücksichtigen sind 2018: , die im Rahmen der Haushaltsplanaufstellung 2016/2017 für die Finanzplanung 2015 bis 2019 zu berücksichtigen sind. Summe: (davon Betriebsausgaben in 2017 und in 2018) Die Wirtschaftlichkeit eines Dokumentenmanagement-/ Vorgangsbearbeitungssystems wurde bereits in der 2009 erstellten Wirtschaftlichkeitsbetrachtung nachgewiesen. Die Wirtschaftlichkeitsuntersuchung kam zu dem Schluss, dass der Einsatz eines elektronischen Aktenführungs- und Vorgangsbearbeitungssystems in der Berliner Verwaltung, selbst unter sehr konservativen Annahmen, wirtschaftlich ist, wenn die haushaltsunwirksamen Effekte berücksichtigt werden. b) Personalwirtschaftliche Auswirkungen: keine Der Senat von Berlin Michael Müller Reg. Bürgermeister Frank Henkel Senator für Inneres und Sport 5