Änderungen im Lohnprogramm ab 2010

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1 a.b.s. Rechenzentrum GmbH Straße der Nationen Chemnitz

2 Änderungen im Lohnprogramm ab 2010 ELENA = Elektronischer Entgeltnachweis ELENA ist ein Verfahren, mit dem zukünftig Einkommensnachweise elektronisch übermittelt werden sollen. Die erforderlichen Daten werden im Rahmen des ELENA-Verfahrens von uns automatisch ab Januar 2010 an die zuständige Stelle übermittelt. Es wird dabei für jeden Mitarbeiter ein ELENA Datensatz gemeldet (Ausnahme sozialversicherungsfreie Mitarbeiter mit dem Personengruppenschlüssel 999). Dieser enthält Grundbausteine, die jeden Monat gemeldet werden müssen und fallbezogene Zusatzbausteine, die nur, wenn der entsprechende Fall eintritt, von uns übermittelt werden (z.b. Austritt bei Azubis, Kündigung eines Mitarbeiters, etc.). Wir werden uns wie jedes Jahr bemühen, Ihnen soviel wie möglich an Arbeit abzunehmen. Um die notwendigen ELENA-Daten für Sie übermitteln zu können, benötigen wir mit der Abrechnung für Januar 2010 folgende Werte: 1. Vertraglich vereinbarte wöchentliche Arbeitszeit für alle Mitarbeiter Ab Januar 2009 müssen Sie uns die wöchentliche Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter mit angeben. Bei Pauschalkräften ist dafür ein Mittelwert zu bilden. Zum einen ist es möglich für normale Beschäftigte und Minijobbler Standardwerte zu hinterlegen. Als Aushilfen gelten hierbei Mitarbeiter mit einem Personengruppenschlüssel 109. Zum anderen kann auch bei den einzelnen Mitarbeitern die exakte monatliche Arbeitszeit individuell hinterlegt werden. Wird beim Mitarbeiter ein Wert angegeben, wird dieser, statt der im Firmenstamm hinterlegte Standardwert, verwendet. Wird von Ihnen weder im Firmenstamm, noch bei den Mitarbeitern individuell etwas angegeben, werden von a.b.s. bei "normalen" Arbeitnehmern 40 Stunden und bei Aushilfen 8 Stunden gemeldet. Hintergrund: Der Wert monatliche Arbeitszeit muss im Rahmen des ELENA-Verfahrens monatlich mit gemeldet werden. Mit jeder Arbeitszeitänderung ist auch eine Mitteilung verbunden. Papierkunden Sie teilen uns den Standardwert für die Arbeitsstunden auf dem Firmenstammblatt mit. Möchten Sie individuelle Arbeitsstunden pro Mitarbeiter hinterlegen, so tragen Sie diese auf dem Personalstammblatt des Mitarbeiters ein. LobuOnline-Kunden Die Eingabe des Standardwertes im Firmenstamm kann über Bearbeiten => Firma => in der Registerkarte ELENA vorgenommen werden. Als Aushilfen gelten hierbei Mitarbeiter mit einem Personengruppenschlüssel 109.

3 Um die Arbeitszeit für einzelne Mitarbeiter zu hinterlegen, wechseln Sie über Bearbeiten => Personal => Stammdaten in die Registerkarte SV2. Hier können Sie dann die Arbeitszeit bei dem betreffenden Mitarbeiter individuell angeben. Wird hier beim Mitarbeiter ein Wert angegeben, wird dieser statt der im Firmenstamm hinterlegte Standardwert verwendet. 2. Voraussichtliches Ende der Ausbildung (Azubis = Personengruppenschlüssel 102) Bei allen Auszubildenden muss das Ende der Ausbildung ab Januar 2010 im Personalstamm nachgetragen werden. Eine automatische Ermittlung kann hier leider nicht erfolgen. Liegt uns dieser Wert nicht mit der Abrechnung für 01/2010 vor, kann keine endgültige Abrechnung erfolgen. Sie erhalten dazu einen Fehler im Kontrollfenster. Papierkunden werden kostenpflichtig von uns telefonisch benachrichtigt. Hintergrund: Bei einem Azubi muss dieser Wert monatlich gemeldet werden. Beim Ende der Ausbildung (regulär oder vorzeitig) wird dann das tatsächliche Ende der Ausbildung gemeldet. Dadurch kann das Arbeitsamt sofort ersehen, dass die Ausbildung vorzeitig beendet worden ist und sich auf eventuelle Zahlungen oder Maßnahmen vorbereiten. Papierkunden Sie tragen bitte einfach das voraussichtliche Ende der Ausbildung als Austrittsdatum entweder auf dem Personalstammblatt oder dem Umsatzblatt, bei Ihren Azubis ein. LobuOnline-Kunden Sie tragen das voraussichtliche Ende der Ausbildung als Austrittsdatum einfach unter Bearbeiten => Personal => Stammdaten in der Registerkarte Allgemein bei Ihren Azubis ein. 3. Lohnarten Bei diversen Lohnarten muss im Rahmen des ELENA-Verfahrens gemeldet werden, um welche Art von Bezug es sich hierbei handelt. Hierzu zählen: apple sonstige Bezüge / Einmalzahlungen apple steuerfreie Bezüge (Sonntag-, Feiertag-, Nachtzuschläge, Auslöse, etc.) apple pauschal-besteuerte Bezüge (Fahrgeld, Direktversicherung, etc.) Für jede Lohnart muss eine bestimmte Schlüsselnummer vergeben werden. Ein einfacher Freitext ist nicht ausreichend. Wenn der Wert nicht näher angegeben werden kann, ist ein Wert "Sonstiges" möglich. In unseren vorgegebenen Lohnartenstamm (Lohnarten 0-199, ) werden wir die entsprechenden Lohnarten bereits richtig für die ELENA-Meldung schlüsseln. Bereits von Ihnen angelegte Lohnarten erreichen wir damit aber nicht. Unser Lohnprogramm prüft daher beim Jahreswechsel für o.g. Lohnarten Folgendes ab: a) Stimmt der Text der Lohnart im Firmenstamm mit unserem Standardtext überein? Wenn ja, wird die Lohnart entsprechend dem Standard verschlüsselt. b) Bei bestimmten Texten der Lohnart, z.b. "Weihnachtsgeld", "Urlaubsgeld", "Urlaubsabgeltung", etc. wird automatisch der richtige Schlüssel ausgewählt. Dies

4 funktioniert natürlich nur für einige Texte. Wenn Sie individuelle Texte verwendet haben, kann das Programm das nicht automatisch erkennen. Wenn Sie bei den neu angelegten Lohnarten keinen Wert angeben, melden wir als Standardwert Sonstiges. Hintergrund: Das Arbeitsamt hat durch die exakte Meldung der einzelnen Lohnarten einen genauen Überblick, welche Bezüge für die einzelnen Mitarbeiter abgerechnet wurden. Bei den einzelnen Entgeltbescheinigungen müssen diese Bezüge zudem auch separat mit ausgewiesen werden. Sie als Kunde können die Lohnarten bei Bedarf einfach nachbearbeiten. Gehen Sie dazu wie folgt vor: Papierkunden Sie können den entsprechenden Wert auf dem Firmenstammblatt angeben. Schreiben Sie einfach neben die entsprechende Lohnart den ELENA-Wert (Urlaubsgeld, Urlaubsabgeltung, Weihnachtsgeld etc). Details folgen in unserem Newsletter Anfang Januar Lobu-Online Kunden Sie gehen unter Bearbeiten => Firma in die Registerkarte Lohnarten. Hier wählen Sie über Ändern bei der entsprechenden Lohnart die Art des Bezuges über ein Auswahlfeld an. Der Inhalt des Auswahlfeldes wird je nach Lohnartengruppe (sonstiger Bezug, steuerfrei, etc.) unterschiedlich sein. Bei sonstigen Bezügen haben Sie dann z.b. folgende Auswahlmöglichkeiten: apple Urlaubsabgeltung apple Urlaubsgeld apple Provision apple Weihnachtsgeld apple 13tes Gehalt etc. 4. Betriebsstätten Wenn Sie als Kunde mehrere Betriebsstätten unterhalten, muss jeder Mitarbeiter einer Betriebsstätte zugewiesen sein. Details finden Sie unter Betriebsstätten. (siehe Seite 12 Punkt ) Hintergrund: Wenn der Mitarbeiter bei einer anderen Adresse als dem Stammsitz der Firma arbeitet, muss dies entsprechend gemeldet werden. Die Angabe wird auch für die verschiedenen Bescheinigungen benötigt. Für die einzelnen Betriebsstätten einer Firma sind unter Umständen auch unterschiedliche Arbeitsämter zuständig. 5. Meldeprotokoll Sie sind als Arbeitgeber gesetzlich dazu verpflichtet, Ihre Arbeitnehmer darüber zu informieren, dass eine Datenübertragung im Rahmen des ELENA-Verfahrens stattgefunden hat. Daher wird auf der Abrechnung Ihrer Mitarbeiter ab Januar 2010 ein Text angedruckt, dass die Daten an die Zentrale-Speicherstelle (ZSS) im Rahmen von ELENA übermittelt wurden. Der Arbeitgeber ist aber laut Gesetz nicht verpflichtet, dem Arbeitnehmer Auskunft

5 darüber zu geben, welche Daten im Einzelnen übertragen wurden. Der einzelne Mitarbeiter kann sich aber an die ZSS wenden um zu erfahren, was über ihn gespeichert wurde. Wir werden ab Januar 2010 ein ELENA Meldeprotokoll anbieten. Im Januar 2010 wird dieses kostenfrei für alle Firmen als Anhang zum Lohnjournal gedruckt. Wenn Sie als Kunde dieses Protokoll weiterhin erhalten möchten, ist dies gegen einen Mehrpreis von 0,50 EUR pro Mitarbeiter bis maximal 15,- EUR pro Firma möglich. Fragen Sie das Protokoll später ab, berechnen wir Ihnen pro Protokollabruf / Monat 15,- EUR. 6. Mitteilung der ELENA Änderungen Bitte beachten Sie bei allen Eingabewerten bezüglich des ELENA-Verfahrens, dass diese Werte nur für Meldungen relevant sind und sich dadurch keine Berechnungen im Rahmen der Lohnabrechnung verändern. Die genaue Details zur Mitteilung der Änderungen werden im Newsletter Januar 2010 detailliert erläutert. Für LobuOnline-Kunden: Im Firmenstamm finden Sie eine neue Registerkarte ELENA. In dieser Registerkarte können Sie alle Werte erfassen, die für alle Mitarbeiter der Firma gelten sollen. Für die einzelnen Mitarbeiter können Sie die Daten für das ELENA-Verfahren in der Registerkarte SV2 eingeben. Die Eingaben werden u.a. auf Fehler überprüft und es werden ggf. Hinweise ausgegeben (z.b. wenn die wöchentliche vertragliche Arbeitszeit mit 10 Stunden eingeben wurde, aber aus dem Tätigkeitsschlüssel eine Beschäftigung mit > 18 Stunden pro Woche ersichtlich ist. Für Papierkunden: Sie teilen uns die entsprechenden Daten auf dem Personalstammblatt bzw. dem Firmenstammblatt Januar 2010 mit. Details folgen mit dem Newsletter Anfang Januar 2010.

6 Faktorverfahren Ab dem Jahr 2010 wird für Doppelverdiener-Ehepaare ein so genanntes optionales Faktorverfahren eingeführt, um den Splitting-Vorteil auf beide Ehegatten aufzuteilen. Damit soll die lohnsteuerliche Ungleichbehandlung der Ehegatten beseitigt werden. Das neue Optionsverfahren zur Ehegattenbesteuerung soll den Ehegatten die Möglichkeit geben, statt der bisherigen Steuerklassen-Kombinationsmöglichkeit III/V künftig die Steuerklassenkombination IV-Faktor/IV-Faktor zu wählen. LobuOnline Kunden Sie geben uns einfach den Faktor der Steuerkarte des jeweiligen Mitarbeiters in der Registerkarte Steuer mit an. Papierkunden Sie vermerken den Faktor auf dem Personalstammblatt. Hierfür wird ein eigenes Feld vorgesehen. Details folgen dann mit dem Newsletter Anfang Januar 2010.

7 Erweiterter Buchungsbeleg Der erweiterte Buchungsbeleg dient zur übersichtlicheren Kontierung und zur detaillierten Verbuchung der einzelnen Bezüge nach Kostenstellen. Der erweiterte Buchungsbeleg kann von uns auch in Dateiform zur Verfügung gestellt werden. Damit ist das komfortable Einlesen z.b. in Ihr Finanzbuchhaltungsprogramm möglich und sie müssen die Einzelbuchungen nicht mehr mühsam manuell erfassen. Die von uns erstellte Excel-Datei kann dann selbstverständlich auch von Ihnen weiterberarbeitet werden und z.b. für individuelle Auswertungen verwendet werden. Für Kunden mit einer erweiterten Kostenstellenliste ist der erweiterte Buchungsbeleg kostenlos. Für alle anderen Kunden wird diese Leistung monatlich mit netto 15,- EUR berechnet. Aufbau des Buchungsbeleges Der Buchungsbeleg besteht aus mehreren Spalten: Spalten Datum - diese wird aus dem letztem Tag des Abrechnungszeitraumes gebildet. Spalte Zeitraum - gibt den Abrechnungszeitraum an Spalten der Beträge (Soll/Haben) - wenn ein Betrag negativ wird, z.b. durch Storno/Neurechnung, wird er mit einem Minus in der entsprechenden Zeile ausgewiesen. Kosten werden in der Sollspalte, Verbindlichkeiten in der Habenspalte ausgewiesen. Sachbezüge werden sowohl in der Soll-Spalte, als auch in der Haben-Spalte ausgewiesen. Im Lohnprogramm kann ein Sachbezug jeweils für die Soll- und Habenseiten unterschiedlich kontiert werden. Im Normalfall werden sämtliche Kosten-Lohnarten auf die Kostenstellen aufgeteilt. Es ist aber auch möglich für einzelne Lohnarten ohne Kostenaufteilung in einer Summe dazustellen. Spalte Konto - enthält die eigentliche Kontierung. Diese kann direkt im Lohnprogramm erfasst werden.

8 apple Spalte Gegenkonto - enthält das Buchungskonto für die Gegenbuchung und kann ebenfalls direkt im Programm eingepflegt werden. apple Spalte Kostenstelle - ergibt sich aus den Kostenstelle, die im Firmenstamm hinterlegt sind. apple Spalte Schlüssel - hier wird die entsprechende Lohnartennummer angegeben. apple Spalte Text ergibt sich: o o o bei Lohnarten: aus der Lohnartenbeschriftung bei Krankenkassen und Berufsständischen Versorgungskassen (BV) aus deren Namen: (ggf. mit dem Hinweis auf Vorlauf/ Differenzen / Übertrag) aus vorgegebenen Texten, die nicht geändert werden können (z.b. "Finanzamt", "Netto Kasse", etc.). Wir bieten diesen erweiterten Buchungsbeleg mittlerweile schon seit Anfang 2009 an. Da wir aber festgestellt haben, dass viele Kunden die Lohnbuchungen immer noch mühsam manuell einbuchen und nichts von dieser Schnittstelle wissen, möchten wir an dieser Stelle nochmals auf diese fortschrittlichere Form des Buchungsbeleges hinweisen.

9 Aufteilung Krankenkassen Seit November 2009 werden die Verbindlichkeiten an die Krankenkassen auf dem Buchungsbeleg nicht mehr nur in einer Summe, sondern zusätzlich pro Krankenkasse ausgewiesen. Sollte ein Kassenvorlauf stattgefunden haben, werden auch die Vorlaufswerte bei der entsprechenden Kasse aufgeführt. Das erleichtert Firmen mit mehreren Krankenkassen die Abstimmung in der Finanzbuchhaltung deutlich, da nun für jede Kasse ein eigenes Verbindlichkeitskonto angelegt werden kann. Unter der Zeile 1017 wird nach wie vor die Differenz zum Vormonat ausgewiesen, allerdings auch nach den einzelnen Krankenkasse getrennt. Die bisherige Zeile 1013 Krankenkassen/Knappschaft wurde aufgeteilt in die Zeilen 1013 Vorlauf Gesamt und 1038 Differenz Vorl./Abr. Gesamt. Die Zeile 1013 Vorlauf Gesamt enthält die an die Krankenkasse durch den Kassenvorlauf gemeldeten Beträge. Die Zeile 1038 Differenz Vorl./Abr. Gesamt enthält die Differenz der mit dem Vorlauf gemeldeten Beträge zu der endgültigen Abrechnung. Diese Werte werden automatisch in den Folgemonat übertragen. Die Zeilen 1015 Kassenvorlauf gemeldet und 1016 Kassenvorlauf überwiesen entfallen ab sofort. Wenn Sie die Krankenkassen in Zukunft einzeln verbuchen möchten, können Sie uns Ihre entsprechenden Konten aus der Finanzbuchhaltung mitteilen. Sie können aber auch nach wie vor die Gesamtbeträge pro Krankenkasse buchen und müssen uns dann nichts weiter mitteilen. Als Kontierung für die einzelnen Krankenkassen, verwenden wir die Kontonummer, die bereits bei der Gesamtsumme unter Zeile 1013 hinterlegt war. Papierkunden Sie können uns die Konten für die einzelnen Krankenkassen ganz einfach vorgeben. Schreiben Sie einfach auf unserem Buchungsbeleg das entsprechende Konto neben die jeweilige Krankenkasse und senden Sie uns diesen dann mit dem nächsten Lohnlauf zu.

10 LobuOnline-Kunden Sie können das Konto für die jeweilige Krankenkasse im Firmenstamm im Register Sozialversicherung bei der jeweiligen Krankenkasse bzw. Versorgungskasse eingeben. 1. Wählen Sie dazu unter Bearbeiten => Firma => die Registerkarte Sozialversicherung 2. Klicken Sie die Krankenkasse oder Versorgungskasse, für die die Buchungskontonummer eingetragen werden soll, doppelt an.

11 3. Tragen Sie dann unter Konto Verbindlichkeit die entsprechende Kontonummer für die einzelne Krankenkasse ein. 4. Diese Kontonummer wird dann bei der jeweiligen Krankenkasse auf dem Buchungsbeleg unter Zeile 1017, 1013 und 1038 angedruckt. Sozialversicherung aus Einmalbezügen und Fiktiventgelt getrennt auf Lohnkonto und Abrechnung Bislang wurden auf der Lohnabrechnung die Sozialversicherungsanteile nach den einzelnen Versicherungszweigen zusammengefasst ausgewiesen. Es wurde nicht unterschieden, ob die Beiträge auf Einmalzahlungen oder auf laufende Bezüge berechnet wurden. Auf der Abrechnung werden ab 2010 die Anteile aus der Sozialversicherung, die auf eine Einmalzahlung entfallen, aus Übersichtlichkeitsgründen getrennt ausgewiesen (nach KV/RV/AV/PV). Auf der Beitragsabrechnung und im Lohnkonto werden die Anteile aus Einmalzahlungen, fiktivem Entgelt (KUG/ATZ) ebenfalls getrennt dargestellt. Hier werden dann auch die nur vom Arbeitgeber zu zahlenden Beiträge (Insolvenzgeldumlage etc.) und die entsprechenden SV-Tage, die auf die Einmalzahlung entfallen, mit ausgewiesen. Diese Änderung erleichtert die Nachvollziehbarkeit der Abrechnung deutlich.

12 Anschrift pro Betriebsstätte erforderlich Ein Unternehmen unterhält mehrere Niederlassungen mit unterschiedlichen Betriebsnummern, hat aber nur eine Steuernummer. Die Lohnabrechnung erfolgt dementsprechend unter einer Kundennummer (FKN). Die Krankenkassenmeldungen mit unterschiedlichen Betriebsnummern werden aktuell dadurch gelöst, dass mehrere Krankenkassen mit jeweils unterschiedlichen Betriebsnummern angelegt werden. Ab 2010 wird das Modul Betriebsstätten hinzukommen. Sie können dann zusätzlich zu Ihrer Hauptbetriebsstätte (Ihre normale Betriebsnummer) im Firmenstamm Ihre verschiedenen Neben-Betriebsstätten hinterlegen. Im Personalstamm weist man jedem Mitarbeiter die passende Betriebsstätte zu. Wird ein Mitarbeiter nicht zugewiesen, gilt die "Hauptbetriebsstätte" (Betriebsnummer der Firma). Für jede Betriebsstätte muss erfasst werden: apple Adresse apple Betriebsnummer apple Bundesland Das Programm erstellt dann pro Betriebsstätte für die betroffenen Krankenkassen einen eigenen Beitragsnachweis. Beispiel Der Sitz einer Firma ist in Chemnitz. Das Unternehmen betreibt noch Betriebsstätten in Berlin, Dresden und Leipzig. Alle Mitarbeiter sind bei der DAK versichert. Anlage bis 2010: Es wird jeweils eine DAK für Chemnitz, Berlin, Dresden und Leipzig mit den jeweils abweichenden Betriebsnummern angelegt. Jedem Mitarbeiter wird die passende Betriebsnummer über die jeweilige Krankenkasse zugeordnet. Anlage ab 2010: Es wird nur eine DAK angelegt. Die Betriebsnummer des Hauptsitzes wird im Firmenstamm erfasst. Weiterhin werden die Betriebsstätten für Berlin, Dresden und Leipzig angelegt. Bei jeder Betriebsstätte wird deren Adresse, Betriebsnummer und Bundesland erfasst. Bei jedem Mitarbeiter wird die Betriebsstätte ausgewählt (außer bei den Mitarbeitern der Hauptniederlassung in Chemnitz). Das Programm erstellt jeweils unterschiedliche Beitragsnachweise für Chemnitz, Berlin, Dresden und Leipzig. Sollten Sie von dieser Änderung betroffen sein, kontaktieren Sie uns telefonisch, dass wir die erforderlichen Änderungen gemeinsam mit Ihnen vornehmen können.

13 Exportfunktion aus LobuOnline Sie können bereits ab 2009 diverse Felder aus LobuOnline exportieren. Somit können Sie sich bequem Jubiläumslisten, Adresslisten, Bankverbindungslisten oder andere individuell gestaltete Listen im Excel Format erstellen. Zum exportieren der Daten gehen Sie wie folgt vor: 1. Aktivieren Sie das Modul Datenexport unter Extras => Einstellungen in der Registerkarte Module per Doppelklick. 2. Wählen Sie im Menü Bearbeiten die Option Datenexport aus. 3. Wählen Sie nun aus, welche Art von Liste Sie erstellen möchten. Über Neu können Sie auch eine eigene Liste definieren. 4. Klicken Sie nun auf Export starten

14 5. Geben Sie jetzt unter Dateiname für Export noch den Namen und den Speicherort für die Exportliste an. Jetzt können Sie noch die Mitarbeiter auswählen für die die Daten exportiert werden sollen. Klicken Sie dann auf Exportdatei erstellen. 6. Nun wird die ausgewählte Liste im.csv Format unter dem von Ihnen unter Punkt 5 ausgewählten Pfad gespeichert und kann mit Excel geöffnet werden. Mitgliedsnummer BG wird geprüft Ab 01/2010 wird die Mitgliedsnummer der Berufsgenossenschaft auf gültige Werte geprüft. Fantasienummern wie "123" oder "999" werden nicht mehr zugelassen. Bitte prüfen Sie vor der Abrechnung 01/2010 Ihre Mitgliedsnummer unbedingt auf deren Richtigkeit. Hintergrund: Ab 01/2010 können sämtliche DEÜV Meldungen, also auch die Jahresmeldungen 2009, nur noch mit gültiger BG-Mitgliedsnummer elektronisch an die Krankenkassen gemeldet werden. LobuOnline-Kunden Sie können keine endgültige Abrechnung mit ungültiger BG-Mitgliedsnummer senden. Es erscheint eine Fehlermeldung im LobuOnline. Um Ihre Mitgliedsnummer bei der Berufsgenossenschaft zu ändern gehen Sie wie folgt vor: 1. Wechseln Sie über Bearbeiten => Firma in die Registerkarte Sozialversicherung. 2. Klicken Sie doppelt auf Ihre Berufsgenossenschaft

15 3. Geben Sie unter Mitgliedsnummer die neue Mitgliedsnummer ein.

16 Papierkunden Sie geben uns bitte auf dem Firmenstammblatt die korrekte Mitgliedsnummer bei der Berufsgenossenschaft an, falls diese noch nicht hinterlegt ist. Dieses lassen Sie uns dann mit der Abrechnung Januar 2010 zukommen. Sie werden *kostenpflichtig* zurück gerufen, sollte eine ungültige BG-Mitgliedsnummer hinterlegt sein. Steuer-ID Eingabe Die Papier-Lohnsteuerkarten werden im Rahmen des Verwaltungsvereinfachungsverfahrens zum letzten mal für 2010 ausgestellt. Die Vorbereitung der elektronischen Datenabfrage wurden bereits im Vorjahr getroffen und bereits ab 2009 wurden Steueridentifikationsnummern, über die vertrauliche Daten von jedem einzelnen steuerpflichtigen Bürger gespeichert werden, auf den Lohnsteuerkarten der Arbeitnehmer mit angedruckt. Diese hatten zunächst aber noch keine Bedeutung. Darüber hatten wir im letzten Workshop auch ausführlich berichtet. Da aber ab 2011 die Steuerdaten über die Steueridentifikationsnummer (Steuer-ID) direkt beim Finanzamt von uns angefragt werden, muss uns diese Nummer bis spätestens zur Dezemberabrechnung 2010 mitgeteilt worden sein. Das bedeutet also für Sie eine erhebliche Vereinfachung im Rahmen der Lohnabrechnung. Sie müssen ab 2011 nicht mehr kontrollieren, ob der Mitarbeiter Ihnen die Lohnsteuerkarte ausgehändigt hat und die Daten jedes Jahre entsprechend anpassen. Wir als Rechenzentrum machen dann eine automatische Abfrage an das Finanzamt und aktualisieren die Steuerdaten dann automatisch für Sie. Die Steuer-ID finden Sie rechts oben auf der Steuerkarte Ihrer Mitarbeiter. Bislang war die Eingabe der Steuer-ID freiwillig, wurde aber bereits im LobuOnline auf Korrektheit geprüft. Sie haben auch noch bis Dezember 2011 Zeit, diese Eingabe zu vervollständigen. Um die Steuer-ID zu hinterlegen gehen Sie bitte wie folgt vor: LobuOnline-Kunden 1. Wechseln Sie über Bearbeiten => Personal => Stammdaten in die Registerkarte Steuer. 2. Pflegen Sie unter Identifikationsnummer die Steuer-ID ein.

17 Papierkunden Sie tragen die Steuer-ID einfach auf dem Personalstammblatt der Mitarbeiter mit ein und lassen uns dieses dann spätestens bis zur Abrechnung Dezember 2010 zukommen. Neues Personalstammblatt Das Personalstammblatt wird auf A4 Format umgestellt und enthält nunmehr alle gespeicherten Werte. Gerade in den letzten Jahren sind sehr viele neue Informationen im Bereich der Lohnabrechnung zusätzlich mit eingeführt worden. Diese zusätzlichen Informationen und Werte werden auf diesem neuen Personalstammblatt alle mit dargestellt. Damit enthält es gerade im Zusammenhang mit dem ELENA-Verfahren wesentlich mehr Informationen und ist auch etwas umfangreicher. Beim Ausdruck eines Personalstammblattes aufgrund einer Änderung der gespeicherten Stammdaten, werden die geänderten Werte optisch markiert. Das erleichtert Ihnen nachzuvollziehen, welche Änderungen in dem jeweiligen Monat beim dem betreffenden Mitarbeiter gemacht wurden.

18 Neues Layout Lohnabrechnung Bisher wurde auf der Lohnabrechnung der Auszahlungsbetrag an den Mitarbeiter ausgewiesen. Ab 2010 wird zusätzlich auch das gesetzliche Netto mit angedruckt. Grobaufbau der Lohnabrechnung ab 2010: Brutto./. alle gesetzlichen Abzüge Lohnsteuer, KV, RV, AV, PV, pauschale Lohnsteuern, etc. + alle vom Arbeitgeber übernommenen Erstattungen Pauschalsteuer, KV/PV Erstattung etc. = Netto./. sonstigen Abzüge (z.b. Abzug VWL oder Direktversicherungen, Vorschüsse, Nettoabzüge, Pfändungen, freiwilliger KV/PV Beitrag (Firmenzahler), Beitrag zur Berufsständischen Versorgungskasse (Firmenzahler) etc.) = Summe Auszahlung Scheck/Kasse/Bank Änderung bei der freiwilligen Versicherung Zur Verbesserung der Lesbarkeit der Lohnabrechnung wird ab 2010 ein freiwillig Versicherter folgendermaßen auf der Abrechnung ausgewiesen: Unter "Erstattung/Zuschüsse" wird der Arbeitgeberzuschuss zur freiwilligen KV/PV (getrennt) ausgewiesen. Wenn es sich nicht um einen Selbstzahler handelt, wird in der Spalte "Sonstige Abzüge" der Gesamtbeitrag an die Krankenkasse ausgewiesen. Das wird immer der aus dem allgemeinen Beitragssatz KV/PV und der BBG KV/PV ermittelte Wert sein.

19 Warnungen deaktivierbar Sollten Sie monatlich wiederkehrende Hinweise für diverse Mitarbeiter erhalten, die Sie bereits zur Kenntnis genommen und Sie möchten daher die Anzeige dieses Hinweises in Zukunft unterdrücken, gehen Sie dazu bitte wie folgt vor: LobuOnline Kunden 1.) Wählen Sie über Extras => Einstellungen Kontrolle gesamte Abrechnung aus. 2.) Klicken Sie bei der Hinweis-Anzeige auf die Nr. des Hinweises. 3.) Es erscheint ein neues Fenster Beschreibung der Meldung.

20 4.) Wählen Sie bitte jetzt im unteren Bereich in Zukunft diese Meldung nicht mehr anzeigen. 5.) Bitte Auswahl treffen: für diesen Mitarbeiter oder für die gesamte Firma. Ab 2010 werden unterdrückte Hinweise nicht mehr auf dem Kunden-Hinweisprotokoll angedruckt. Papierkunden Sie streichen bitte auf dem Fehlerprotokoll, das Sie monatlich mit den Abrechnungsunterlagen erhalten, einfach den entsprechenden Hinweis durch. Dann wird dieser in Zukunft nicht mehr angezeigt. Identische Storno/Neurechnungen wird nicht mehr gedruckt Handelt es sich bei der Neurechnung um exakt gleiche Monatswerte (nicht Aufrechnungswerte), wird diese ab Februar 2010 nicht mehr als Abrechnung für den Mitarbeiter gedruckt. Beispiel: Im Monat Juli 2010 wird der Monat Januar 2010 korrigiert. Bisher wurden in diesem Fall auch alle Abrechnungen der Zwischenmonate Februar bis Juni 2009 gedruckt, obwohl sich hier nichts an den Monatswerten geändert hat. In Zukunft wird dann nur noch die Neurechnung Januar 2010, in der sich tatsächlich Änderungen ergeben haben, gedruckt. Das Programm muss trotzdem die Zwischenmonate Februar bis Juni 2009 mit aufrollen, da die Aufrechnungswerte und alle anderen Lohnlisten (wie z.b. Lohnjournal, Lohnkonto, Beitragsabrechnung) laut Gesetz korrigiert und korrekt dokumentiert werden müssen. Daher werden auch die Neurechnungen für diese Zwischenmonate entsprechend berechnet.

21 Ausnahme: Sollte eine Neurechnung nur auf Grund eines Umlage-Erstattungsantrages notwendig sein, wird ab 2010 die entsprechende Neurechnung nicht gedruckt und auch nicht berechnet. Deaktivieren von Lohnarten / Krankenkassen Sie können Lohnarten und Krankenkassen löschen bzw. deaktivieren. Das dient in erster Linie der Übersichtlichkeit. Es erscheint selbstverständlich eine Warnung, wenn die betreffende Lohnart aktiv verwendet wird. Das Löschen ist nach 24 Monaten möglich. Das entspricht auch der Rückrechnungstiefe für Korrekturen. Sind diese 24 Monate noch nicht erreicht, wird die betreffende Lohnart oder Krankenkasse deaktiviert (hellgrau) angezeigt und kann dann nicht mehr ausgewählt werden. Nachdem die 24 Monate erreicht sind, wird Sie dann gelöscht und verschwindet dann ganz. Um eine Lohnart oder Krankenkasse zu löschen gehen Sie wie folgt vor: LobuOnline-Kunden Wechseln Sie unter Bearbeiten => Firma in die Registerkarte Lohnarten. Sie klicken die entsprechende Lohnart an und wählen dann Löschen. Es erfolgt nochmals eine Sicherheitsabfrage, ob Sie Lohnart tatsächlich löschen möchten bzw. ein Fehler, wenn die Lohnart noch einem Mitarbeiter zugewiesen ist.

22 Um eine Krankenkasse zu löschen, gehen Sie unter Bearbeiten => Firma in die Registerkarte Sozialversicherung, wählen ebenfalls die entsprechende Kasse aus und klicken auf Löschen. Im Anlagemonat kann die Krankenkasse oder Lohnart selbstverständlich sofort gelöscht werden. Papierkunden Sie streichen auf dem Firmenstammblatt einfach die entsprechende Krankenkasse durch, um diese zu löschen. Um eine Lohnart zu entfernen, streichen Sie diese einfach in dem Lohnartenverzeichnis auf dem Firmenstammblatt durch. Beide Formulare reichen Sie uns dann mit der nächsten Lohnabrechnung mit ein. Abrechnungstermine Januar 2010 Die neue LobuOnline Version 10.0 wird voraussichtlich ab Montag den im Internet zum Download bereitstehen. Die ersten Abrechnungen werden bei uns dann ab Donnerstag, den durchgeführt.