YouCard Bildungspaket in Hamm

Transkript

1 YouCard Bildungspaket in Hamm Inhalt Hinweise Startseite/Anmeldung als Leistungserbringer nach einmaliger Registrierung Leistung abbuchen Abbuchung stornieren Ausblick: Vereinfachungsmöglichkeit durch Import-Funktion Eigene Berichte Kontoübersicht Meine Transaktionen Gutschriften ansehen Verwaltung eigener Daten Meine Daten ändern Passwort ändern Bankdaten verwalten, weitere Bankkonten zuweisen Einmalige Registrierung als Leistungserbringer FAQ YouCard Häufig gestellte Fragen Service-Hotline YouCard Ansprechpartner YouCard bei der Stadt Hamm... 14

2 Hinweise Bitte folgen Sie dem Link auf der Seite - dort werden Sie auf die Seite der Bildungskarte weitergeleitet. Die Umsetzung der YouCard wird in Kooperation mit der Bildungskarte der Firma Sodexo Pass GmbH durchgeführt. Bitte beachten Sie, dass das Design der dargestellten Grafiken demnächst durch das Design der Stadt Hamm ersetzt wird. Die in den Schulungsunterlagen beschriebenen Funktionen werden durch erforderliche Updates fortgeschrieben und ggfls. erweitert. Die beschriebenen Grundfunktionen bleiben erhalten. 1. Startseite/Anmeldung als Leistungserbringer nach einmaliger Registrierung Benutzername: Bitte geben Sie hier die adresse ein, die Sie bei der einmaligen Registrierung genutzt haben. Passwort: Bei der Registrierung haben Sie ein Passwort vergeben. Bitte geben Sie dieses hier ein. Wichtig: Sollten Sie Ihr Passwort vergessen haben, geben Sie bitte unter Passwort vergessen? Ihre registrierte adresse ein und gehen Sie auf zurücksetzen. Sie erhalten umgehend eine mit Informationen zur erneuten Passwortvergabe. Seite 2 von 14

3 2. Leistung abbuchen Kartennummer Geben Sie bitte hier die vorgelegte YouCard-Nummer ein. Leistungsberechtigter Name des Kindes wird zur Kontrolle automatisch eingeblendet Leistungsart Betrag Verwendungszweck Bitte wählen Sie die Leistungsart, die abgerechnet werden soll. (Leistungserbringer können nur die Leistungsarten abrechnen, die bei der Registrierung freigeschaltet wurden.) Geben Sie bitte den abzurechnenden Betrag ein. Bitte ergänzen Sie den vorgeschlagenen Verwendungszweck. z.b. Mittagsverpflegung: Mai 2012 z.b. eintägige Ausflüge: Waldbühne , Tierpark Bitte wählen Sie Abbuchung durchführen, wenn die Abbuchung durchgeführt werden soll. Sie können mit Abbuchung prüfen eine Vorabprüfung durchführen, es erscheint dann eine Meldung. Sie werden aufgefordert, die Abbuchung zu bestätigen. Hier haben Sie auch die Möglichkeit, die Abbuchung noch abzubrechen und ggfl. zu korrigieren. Bei einer Bestätigung erhalten Sie die Meldung Die Leistung wurde erfolgreich abgebucht! Seite 3 von 14

4 2.1 Abbuchung stornieren Abbuchungen, die im aktuellen Monat durchgeführt wurden und noch den Status Offen führen (d.h. noch nicht über das System YouCard tatsächlich abgerechnet und in Geldwert umgesetzt wurden), können über Meine Transakionen storniert werden. Wählen Sie die Transaktion aus, die storniert werden soll, indem Sie in das Datumfeld klicken. Es erscheint die Ansicht Transaktionsdetails, wählen Sie Stornieren. Es folgt die Ansicht Transaktionen stornieren, geben Sie hier bitte eine Begründung für die Stornierung ein (z.b. Falscher Betrag, Ausflug ausgefallen, ) und wählen Sie Stornieren. Sie erhalten die Meldung Die Trasaktion wurde erfolgreich storniert!. In der Übersicht Meine Transaktionen erscheint jetzt eine Stornierung, der Betrag wird in voller Höhe wieder abgezogen. Seite 4 von 14

5 2.2 Ausblick: Vereinfachungsmöglichkeit durch Import-Funktion Voraussichtlich in Juni 2012 wird das System YouCard um eine Import-Funktion für Leistungserbringer erweitert. Durch die Import-Funktion wird es möglich, für eine Leistungsart eine Abrechnung für mehrere YouCards gesammelt zu erstellen und somit die Abrechnung schneller durchzuführen. Die für die Abbuchung erforderlichen Angaben werden gesammelt in einer CSV-Datei über Excel erfasst (s.u. CSV-Musterdatei). Im nächsten Schritt werden die Inhalte der Datei in das System YouCard geladen. Bitte wenden Sie sich an die YouCard Ansprechpartner der Stadt Hamm, wenn Sie Fragen zu der Import-Funktion haben. CSV-Musterdatei (In diesem Muster können 6 Abbuchungen für Ausflüge in einem Schritt durchgeführt werden) Seite 5 von 14

6 3. Eigene Berichte 3.1 Kontoübersicht Hier haben Sie auf einem Blick den Gesamtwert der Transakionen des laufenden Monats, die jedoch noch nicht durch eine Abrechnung durch die Stadt Hamm in Geldwert umgesetzt wurden. 3.2 Meine Transaktionen Hier können Sie nach vorgenommen Transaktionen suchen. Filter zum Eingrenzen: Datum bzw. Datumszeitraum auswählen bestimmte Leistungsart wählen Die angezeigten Transakionen können im Datei-Format für eigenen Gebrauch exportiert werden a) als PDF b) als CSV, d.h. angezeigte Transaktionen können in Excel weiterverarbeitet werden Bitte beachten Sie die Anzahl der angezeigten Transakionen Seite 6 von 14

7 3.3 Gutschriften ansehen Hier können Sie alle Transaktionen aus den Vormonaten, die bereits durch die Stadt Hamm in Geldwert umgesetzt wurden, aufrufen. Wählen Sie einen Abrechnungszeitraum aus, Sie werden zu einer Aufstellung nach Leistungsart für diesen Abrechnungszeitraum weitergeleitet. Wenn Sie dann die Leistungsart wählen, können Sie alle dazugehörenden Einzelbuchungen aufrufen. Seite 7 von 14

8 4. Verwaltung eigener Daten 4.1 Meine Daten ändern Hier können Sie die bei der Registrierung benannte Ansprechperson und adresse ändern. 4.2 Passwort ändern Nach der ersten erfolgreichen Anmeldung haben Sie die Möglichkeit Ihr Passwort zu ändern. Nach dem Speichervorgang ist Ihr Passwort bei der nächsten Anmeldung aktiv. Seite 8 von 14

9 4.3 Bankdaten verwalten, weitere Bankkonten zuweisen Hier können Sie ein weiteres Bankkonto hinterlegen, wenn Sie z.b. für eintägige Ausflüge und Mittagsverpflegung unterschiedliche Bankkonten verwenden. XXXXX XXXXX Um ein zusätzlich angelegtes Bankkonto einer Leistungsart zuzuorden, gehen Sie bitte zur Kontoübersicht, dann wählen Sie die Leistungsart aus, der Sie das Bankkonto zuordnen wollen. Wählen Sie dann das gewünschte Bankkonto aus und gehen Sie auf Speichern. Seite 9 von 14

10 5. Einmalige Registrierung als Leistungserbringer Um Leistungen der YouCard mit der Stadt Hamm abrechnen zu können ist, ist eine einmalige Registrierung als Leistungserbringer erforderlich. Bitte wählen Sie auf der Startseite Für den Leistungserbringer/-anbieter und folgen Sie den weiteren Schritten. Seite 10 von 14

11 Bitte geben Sie hier die Grunddaten Ihrer Schule/Einrichtung/Organisation etc. ein. An die hier angegebene -Adresse werden Sie nach Freigabe durch die Stadt Hamm den Aktivierungslink für Ihre Registrierung erhalten. Seite 11 von 14

12 Leistungserbringer können nur die Leistungsarten abrechnen, die bei der Registrierung durch die Stadt Hamm freigeschaltet wurden. Momentan ist eine Angabe zur Höhe der Kosten erforderlich. Dieses Pflichtfeld wird bei den folgenden Updates entfernt. Diese Angaben sind nur informativ und haben keine Auswirkung auf die tatsächlichen Abbuchungen. Bitte geben Sie solange einen (fiktiven) Betrag ein, um die Registrierung fortsetzen zu können. Bitte geben Sie hier die Bankverbindung an, die für die Überweisung der Gutschrift nach Abrechnung durch die Stadt Hamm genutzt werden soll. XXXXX XXXXX XXXXXXXXXXXXX XXXXXXX Seite 12 von 14

13 Bitte prüfen Sie Ihre Angaben und bestätigen Sie Ihre Anmeldung. XXXXXXXX XXXXXXXX Die Stadt Hamm prüft Ihre Registrierung und gibt Sie als Leistungserbringer im System YouCard frei. Sie erhalten dann eine Mitteilung mit dem Aktivierungslink an die angegebene adresse. Seite 13 von 14

14 6. FAQ YouCard Häufig gestellte Fragen Die Koordinierungsstelle YouCard berät Sie gerne in allen Fragen zur YouCard und Bildungspaket in der Stadt Hamm. Um Ihnen das Auffinden der erforderlichen Informationen zu erleichtern, wird für Sie unter ein Katalog mit den Antworten auf die häufigsten Fragen (FAQ) zusammengestellt und fortgeschrieben. Zusätzlich finden Sie dort auch Schulungsunterlagen und weitere Informationen für Leistungserbringer. 7. Service-Hotline YouCard Wenn Sie Fragen haben bzw. Hilfe bei der Abbuchung benötigen, bietet die Firma Sodexo Pass GmbH eine Service-Hotline an: Montag bis Freitag 8:00-20:00 Uhr Samstag / Sonntag 10:00-18:00 Uhr Tel: * * 0,14 Euro je Minute aus dem Festnetz, maximal 0,42 Euro pro Minute aus den Mobilfunknetzen oder per bildungskarte-support@sodexo.com 8. Ansprechpartner YouCard bei der Stadt Hamm Bei Fragen zur Einführung, Umsetzung und Begleitung der YouCard in der Stadt Hamm wenden Sie sich bitte an die Koordinierungsstelle im Sozialamt Sozialamt der Stadt Hamm Sachgebiet Bildung und Teilhabe Amtsstr. 19, Hamm Herr Dominik Trockel Tel / Trockeld@stadt.hamm.de Frau Melanie Walter Tel / Melanie.Walter@stadt.hamm.de Seite 14 von 14