Otto-Friedrich-Universität Bamberg

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1 Otto-Friedrich-Universität Bamberg Merkblatt zur Umsatzsteuerpflicht bei der Auftragsforschung Infolge der Aufhebung der vormaligen Steuerbefreiung der Umsätze der staatlichen Hochschulen aus Forschungstätigkeit nach 4 Nr. 21a Umsatzsteuergesetz (UStG) mit Wirkung vom 1. Januar 2004 durch das Steueränderungsgesetz 2003 vom 15. Dezember 2003 unterliegen die Einnahmen der Hochschulen aus Auftragsforschung der Umsatzsteuer, sofern die jeweilige Universitätseinrichtung ein Betrieb gewerblicher Art (BgA) ist. Betriebe gewerblicher Art von juristischen Personen des öffentlichen Rechts sind alle Einrichtungen, die einer nachhaltigen wirtschaftlichen Tätigkeit zur Erzielung von Einnahmen dienen und die sich innerhalb der Gesamtbetätigung der juristischen Person wirtschaftlich herausheben, 4 Abs. 1 Körperschaftssteuergesetz (KStG). Nicht erforderlich ist die Absicht, Gewinn zu erzielen sowie die Beteiligung am allgemeinen wirtschaftlichen Verkehr. Nach Auffassung der Finanzverwaltung sind unter Einrichtungen einzelne Arbeitseinheiten zu verstehen, die sich durch ihre Tätigkeiten in den verschiedenen Forschungsbereichen unterscheiden. Wichtiger Anhaltspunkt für eine wirtschaftlich bedeutende Tätigkeit ist ein erzielter Jahresumsatz, der ,-- nachhaltig übersteigt. 1. Umsatzsteuerpflichtige Leistungen a) Umsatzsteuerpflichtige Auftragsforschung ist die entgeltliche Erbringung von Leistungen an Dritte im Rahmen eines Forschungs- und Entwicklungsvorhabens. Sie liegt grundsätzlich vor, wenn dem Auftraggeber Rechte am Forschungsergebnis (Eigentumsrecht, Nutzungsrecht oder Verwertungsrecht) eingeräumt werden oder die Veröffentlichungsrechte der Universität zugunsten des Auftraggebers eingeschränkt werden.

2 Merkblatt zur Umsatzsteuerpflicht bei der Auftragsforschung 2 b) Umsatzsteuerpflichtig ist auch die entgeltliche Erbringung von Dienstleistungen unter Anwendung gesicherter wissenschaftlicher Erkenntnisse. (z. B. Routineuntersuchungen, Materialprüfungen). c) Nicht umsatzsteuerpflichtig ist die Durchführung von Forschungsprojekten, zu denen von dritter Seite ein Zuschuss gegeben wird, bei denen jedoch kein Leistungsaustauschverhältnis vorliegt, also die Forschungsleistung erkennbar gerade nicht um der Zahlung willen erfolgt. In der Regel nicht umsatzsteuerpflichtig sind in diesem Sinn die Zuwendungen zur Forschungsförderung durch öffentliche Drittmittelgeber (z. B. EU, BMBF, DFG), aber auch zugesagte Forschungsmittel gemeinnütziger privater Einrichtungen (z. B. Stiftungen, Vereine), mit denen die Forschung in einem bestimmten Fachgebiet oder Projekt ermöglicht oder allgemein gefördert wird. Dies gilt auch für Zuwendungsbescheide des BMBF infolge eines AZA-Antrags, wohingegen Unterverträge zu BMBV- Projekten aufgrund eines AAA-Antrags in der Regel umsatzsteuerpflichtig sind. d) Ausnahmsweise können aber auch öffentliche oder gemeinnützige private Drittmittelgeber umsatzsteuerpflichtige eigennützige Aufträge an Forschungseinrichtungen der Universität erteilen. e) Bei Auftragsforschung bzw. Dienstleistungen unter Anwendung gesicherter wissenschaftlicher Erkenntnisse für Unternehmen bzw. juristischen Personen mit Sitz im Ausland gelten besondere Regelungen für die Frage der Umsatzsteuerpflicht. f) Neben der Umsatzsteuer kann im Übrigen auch Ertragssteuer (Körperschaftssteuer, Gewerbesteuer) anfallen: Für die Auftragsforschung an Hochschulen gilt grundsätzlich eine Befreiung von der Körperschaftssteuer, sofern sich die Tätigkeit nicht auf die Anwendung bereits vorhandener wissenschaftlicher Kenntnisse, die Übernahme von Projektträgerschaften sowie wirtschaftliche Tätigkeiten ohne Forschungsbezug beschränkt ( 5 Abs. 1 Nr. 23 KStG), 2. Feststellung der Umsatzsteuerpflicht im Einzelfall Die Umsatzsteuerpflicht bzw. freiheit wird in jedem Einzelfall bei der obligatorischen Prüfung von Drittmittelverträgen durch die Zentrale Universitätsverwaltung an Hand der maßgeblichen steuerrechtlichen Vorschriften festgestellt. Bei bestehender Umsatzsteuerpflicht wird als Gegenleistung für die Forschungsleistung vertraglich ein Nettoentgelt zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer vereinbart. Die Projektleiter sind verpflichtet, die Universitätsverwaltung frühzeitig von möglicherweise umsatzsteuerlich relevanten Projekten in Kenntnis zu setzen, da nur so die Erfüllung einer möglichen Umsatzsteuerpflicht sichergestellt wird und Nachforderungen durch das Finanzamt zu Lasten der Universität ohne Rückgriffsmöglichkeiten auf den Auftraggeber vermieden werden.

3 Merkblatt zur Umsatzsteuerpflicht bei der Auftragsforschung 3 Die Umsätze der entgeltlichen Forschungstätigkeit unterliegen grundsätzlich einem Umsatzsteuersatz von derzeit 19 %. 3. Rechnungsstellung Für erbrachte umsatzsteuerpflichtige Forschungsleistungen im Rahmen der Drittmittelforschung muss dem Auftraggeber eine Rechnung ausgestellt werden und dabei zusätzlich zum vertraglich vereinbarten Nettoentgelt die Umsatzsteuer in Rechnung gestellt werden; die nachstehenden Erfordernisse einer ordnungsgemäßen Rechnung sind zu berücksichtigen. Auch bei vertraglich vereinbarten Voraus- und Abschlagszahlungen ist jeweils eine Rechnungsstellung erforderlich. 4. Angaben für eine ordnungsgemäße Rechnung Nach 14 Abs. 4 UStG sind für eine ordnungsgemäße Rechnung folgende Angaben erforderlich: a) Vollständiger Name und vollständige Anschrift der Universitätseinrichtung bzw. der leistenden Forschungseinrichtung im Bereich der Universität und des Leistungsempfängers. b) Die der Universität vom Finanzamt erteilte Steuer-Nummer: DE c) Ausstellungsdatum (Rechnungsdatum). d) Fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungs-Nummer). Die Rechnungsnummer wird zentral von Referat III/5 vergeben. e) Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung (Forschungsleistung gemäß Forschungvertrag vom <Datum>; ggf. nähere Angaben). f) Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung oder der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts im Falle der Vereinnahmung vor Lieferung oder Leistung, sofern dieser Zeitpunkt feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung identisch ist. Rechnungen über Vorauszahlungen oder Anzahlungen sind als solche kenntlich zu machen. Der voraussichtliche Zeitpunkt (Kalendermonat) der Vereinnahmung der Zahlungen und der abschließenden Erbringung der Forschungsleistung ist anzugeben. Soweit Vorauszahlungen erfolgten, ist am Ende des Projekts nur eine Restrechnung zu stellen. In ihr sind die im Voraus vereinnahmten Teilentgelte und die darauf entfallenden Steuerbeträge nicht anzugeben.

4 Merkblatt zur Umsatzsteuerpflicht bei der Auftragsforschung 4 g) Das nach Umsatzsteuersätzen und einzelnen Umsatzsteuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist. Der universitätsintern erhobene Infrastrukturbeitrag (Overhead) ist Bestandteil des Nettoentgelts und muss in der Rechnung nicht gesondert ausgewiesen werden. h) Der anzuwendende Umsatzsteuersatz sowie der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag oder im Fall einer Umsatzsteuerbefreiung ein Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt. i) Im Fall, dass die Universitätseinrichtung als Betrieb gewerblicher Art eine innergemeinschaftliche Lieferung ausführt, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer der Universität (DE ) und die des Leistungsempfängers. Sofern diese formalen Anforderungen an eine Rechnung nicht erfüllt sind, wird dem Drittmittelgeber der Vorsteuerabzug nicht gewährt. Bitte beachten Sie deshalb genau diese steuerrechtlichen Vorschriften zur Rechnungsstellung, um sich und dem Geldgeber zusätzlichen Aufwand zu ersparen. 5. Vorsteuerabzug und Berichtigung des Vorsteuerabzugs a) Die Umsatzsteuerpflicht begründet im Gegenzug auch die Berechtigung zum Abzug von Vorsteuerbeträgen, die als von der Universität zu zahlende Umsatzsteuer (z. B. bei der Anschaffung von Geräten und Materialien, der Vergabe von Unteraufträgen oder bei Reisekosten) im Zusammenhang mit der Auftragsforschung anfallen. Der Vorsteuerabzug ist dagegen ausgeschlossen, wenn Lieferungen und sonstige Leistungen an die Universität wirtschaftlich allein der nicht der Umsatzsteuer unterliegenden Eigenforschung (oder der im Einzelfall steuerfreien Drittmittelforschung) zuzurechnen sind. Wird ein Umsatz für beide Bereiche ausgeführt, ist die darauf entfallende Steuer entsprechend der tatsächlichen Verwendung in einen abziehbaren und einen nichtabziehbaren Anteil aufzuteilen. Teilen Sie Referat III/5 immer mit, zu welchem prozentualen Anteil das Wirtschaftsgut im Rahmen einer nicht der Umsatzsteuer unterliegenden Eigenforschung o. ä. genutzt wird. b) Nicht als für den Betrieb gewerblicher Art (BgA) ausgeführt gilt die Lieferung, die Einfuhr oder der innergemeinschaftliche Erwerb des Gegenstands, der zu weniger als 10 % für den BgA genutzt wird. Diese 10 %-Regelung findet keine Anwendung beim Bezug von sonstigen Leistungen. c) Nach 15a UStG ist eine Berichtigung der Vorsteuerabzüge vorzunehmen, wenn sich bei einem Wirtschaftsgut innerhalb von fünf Jahren ab dem Zeitpunkt der erstmaligen Verwendung die für den ursprünglichen Vorsteuerabzug maßgebenden Verhältnisse ändern. Das Referat III/5 ist daher zeitnah über die Änderung zu unterrichten. Eine Berichtigung des Vorsteuerabzugs entfällt, wenn die auf die Anschaffungs- oder

5 Merkblatt zur Umsatzsteuerpflicht bei der Auftragsforschung 5 Herstellungskosten eines Wirtschaftsguts entfallende Vorsteuer 1.000,-- nicht übersteigt. 6. Buchung der Umsatzsteuerbeträge bzw. Vorsteuerbeträge Die Umsatzsteuer muss monatlich von Referat III/5 an das Finanzamt abgeführt werden. Um eine korrekte Meldung der steuerpflichtigen Beträge bzw. der abziehbaren Vorsteuerbeträge gegenüber dem Finanzamt zu garantieren, wird gebeten, alle Rechnungen über Einnahmen und Ausgaben, welche zu steuerpflichtigen Drittmittelprojekten gehören, dem Referat III/5 zuzuleiten. Reichen Sie bitte alle Rechnungen, die Sie erhalten, im Original zügig bei Referat III/5 zur Bezahlung ein, die ausgewiesene Vorsteuer, die zum Abzug beim Finanzamt angemeldet wird, wird dem jeweiligen Drittmittelkonto gutgeschrieben. Vom Finanzamt nicht anerkannte Vorsteuerbeträge werden diesem wieder belastet. Ausgangsrechnungen (Rechnungen, die Sie stellen) schicken Sie bitte im Original an Referat III/5, sofern die Rechnungsstellung mit Steuerausweis erfolgen muss. Die Rechnungen erhalten vom Referat III/5 eine fortlaufende Rechnungsnummer sowie ein Buchungskennzeichen. 7. Aufbewahrungspflichten Alle Belege (Eingangsrechnungen und Doppel der Ausgangsrechnungen) im Zusammenhang mit der Umsatzsteuerpflicht/dem Vorsteuerabzug sind mindestens 10 Jahre sicher und auffindbar aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem Rechnung ausgestellt worden ist. Da die Hochschulen in Zukunft möglicherweise einer verstärkten Betriebsprüfung der Finanzbehörden unterliegen, ist für einen sorgfältigen Umgang mit diesen Unterlagen zu sorgen. Auf Anforderung sind die Belege gegebenenfalls kurzfristig für Prüfungszwecke vorzulegen. Otto-Friedrich-Universität Bamberg Bamberg, 9. November 2007 gez. Marianne Schmitt-Huhn Ständige Vertreterin der Kanzlerin