E-Post Office Benutzerhilfe

Transkript

1 E-Post Office Benutzerhilfe Version V01.07 Ausgabe Juli

2 Inhaltsverzeichnis 1 Dienstleistungsbeschreibung 3 2 E-Post Office im Portal Navigationsmenu Swiss Post Box Ablage Ordnerstruktur in E-Post Office Markierungen Antworten Weiterleiten E-Post Office Einstellungen Benachrichtigung Quittungen Sonstiges 9 3 Zugang Webapplikation Mobile App Smartphone-App Tablet App Unterschiede Web und ipad-app 10 2

3 1 Dienstleistungsbeschreibung E-Post Office ist eine Internetplattform, über die Absender- und Empfängerkunden einfach und sicher kommunizieren können. Der Clou: Die Empfängerkunden wählen, wie sie ihre Post erhalten wollen. Physisch im Briefkasten, als IncaMail oder als elektronisches Dokument auf dem E-Post-Office-Konto. Der Absender gibt seine Sendungen nur noch elektronisch auf. Im Gegensatz zum klassischen erfolgt bei E-Post Office die Kommunikation gesichert innerhalb der Sicherheitsmechanismen von Login Post. Die Identität von Absender und Empfänger wird von der Post überprüft. Der Empfänger hat die Möglichkeit, die gesamte Verwaltung der Eingangspost über die Plattform abzuwickeln, um im End-to-End-Prozess Medienbrüche zu vermeiden und die Transparenz und Bequemlichkeit zu erhöhen. Alle relevanten Dokumente werden an einem sicheren Ort bei der Schweizerischen Post archiviert. Ein Single- Sign-on-Login ermöglicht einen geräte- und ortsunabhängigen Zugriff. E-Post Office steht dem Nutzer als Portallösung im Browser oder als mobile Applikation für Tablets (ipad) zur Verfügung. 3

4 2 E-Post Office im Portal 2.1 Navigationsmenu Im Navigationsmenu kann der Benutzer zwischen folgenden Teilbereichen der E-Post-Office-Applikation wechseln: Home (Startseite) E-Post Office (Posteingang E-Post Office) (Posteingang Swiss Post Box (Posteingang Swiss Post Box) als optionalem Scanservice Einstellungen 2.2 Swiss Post Box Die Swiss Post Box kann bei Bedarf über E-Post Office genutzt werden. Mit dieser kostenpflichtigen Dienstleistung werden physische Briefe gescannt und können elektronisch verwaltet werden. Für die Nutzung ist eine separate Registrierung notwendig. Weitere Informationen zum Produkt Swiss Post Box stehen unter: zur Verfügung. Im Register Swiss Post Box kann der Benutzer sein Swiss-Post-Box-Konto mit E-Post Office verbinden und auf seine Dokumente in der Swiss Post Box zugreifen. Für eine Verbindung sind die bei Swiss Post Box angemeldete -Adresse und das dazugehörige Passwort notwendig. Aktiviert der Benutzer die Checkbox «Angemeldet bleiben» werden die Eingaben gespeichert. Der Benutzer kann eine aktive Verbindung trennen. 4

5 Abbildung 1 Posteingang E-Post Office E-Post Office Startseite 1 Login Post (Login Box) 2 Posteingang (Systemordner) mit Direktfilterfunktion für Dokumentenkategorien 3 Systemordner (Entwürfe für E-Post-Office-Sendungen, Gesendete E-Post-Office-Sendungen, Papierkorb) 4 Persönliche Ordnerstruktur (max. drei Hierarchiestufen) 5 Dokumentenansicht und Funktionsmenu 6 Suchfunktion in E-Post Office und Drucken 5

6 2.3 Ablage Ordnerstruktur in E-Post Office Der Benutzer kann seine persönliche Ordnerstruktur erstellen und Dokumente in diese verschieben. Dokumente in der Ablagestruktur sind im Posteingang nicht mehr sichtbar. Mit dem Symbol (+) oder (-) kann der Benutzer die Ablagestruktur auf- und zuklappen. Über «Bearbeiten» kann der Benutzer seine individuelle Ordnerstruktur anpassen. Die persönlichen Ordner sind auf max. drei Hierarchiestufen begrenzt. Durch das Klicken auf das Symbol «Herunterladen» kann ein Benutzer Ordner inklusive Unterordner und darin enthaltene Dokumente lokal auf dem Rechner speichern. Bei E-Post-Office-Dokumenten wird nur das Hauptdokument heruntergeladen. Beilagen aus E-Post-Office-Dokumenten müssen manuell durch den Benutzer in der Dokumentenansicht heruntergeladen werden. 2.4 Markierungen Jeder Benutzer kann seine Dokumente individuell markieren. Damit sind Dokumente zusammen mit der Suche schnell wieder auffindbar. 2.5 Antworten Antworten via E-Post Office ist eine kostenpflichtige Dienstleistung der Post CH AG. Beim Antworten via E-Post Office erfolgt die Übermittlung der Sendung innerhalb des gesicherten (nicht öffentlichen) Systems E-Post Office. Gemäss dem Prinzip von E-Post Office bestimmt der Empfänger der Sendung, ob er diese als digitale E-Post-Office-Sendung oder als physischen Brief erhalten möchte 1. Abhängig von der gewählten Empfangsvariante entstehen für Sie als Absender unterschiedliche Kosten. Hat der Empfänger die Empfangsart E-Post Office (digital) eingestellt, kostet Sie der Versand CHF Hat der Empfänger die Empfangsart Brief (physisch) eingestellt, kostet Sie der Versand CHF Die Kosten setzen sich beim Briefversand aus folgenden Punkten zusammen: Anzahl Seiten, Druck und Aufbereitung zum Versand, Frankierung und Versand. 2.6 Weiterleiten Weiterleiten via E-Post Office ist eine kostenpflichtige Dienstleistung der Post CH AG. Beim Weiterleiten via E-Post Office erfasst der Benutzer zuerst die Adresse (PLZ Ort, Strasse, Hausnummer und Name) des Empfängers der Sendung. Das System sucht anschliessend den Empfänger in der Datenbank der Post. Wurde der Empfänger in der Datenbank gefunden, kann der Empfänger durch den Benutzer ausgewählt werden. Vor dem Versand prüft das System, ob der Empfänger E-Post-Office-Nutzer ist oder nicht und übermittelt die Sendung anschliessend gemäss dem Prinzip von E-Post Office. 2.7 E-Post Office Einstellungen Unter Einstellungen kann der Benutzer folgende Bereiche verwalten: Empfangspräferenzen Benachrichtigung Quittungen Sonstiges Swiss Post Box Die Auswahl erfolgt via Klick auf die jeweiligen Register. 1 Ist der Empfänger nicht E-Post-Office-Nutzer, wird die Sendung immer als Brief verschickt. 6

7 Register Empfangspräferenzen Wählt der Benutzer die Einstellungen aus, wird er zur Auswahl der Empfangspräferenzen weitergeleitet (siehe Abbildung 2). Empfangspräferenzen können auf Kategorie- bzw. auf Absenderebene vergeben werden. Dabei kann der Benutzer zwischen dem Empfangskanal Brief, IncaMail und E-Post Office auswählen. Ist die Checkbox mit einem Quadrat ausgefüllt, zeigt das dem Benutzer, dass eine Kategorie verschiedene Empfangspräferenzen hat. Ist in der Checkbox ein Haken, ist die Kategorie vollständig ausgewählt und nur einer Präferenz zugeordnet. Abbildung 2 Empfangspräferenzen Mit der Empfangspräferenz IncaMail hat der Benutzer die Möglichkeit, Sendungen, die über E-Post-Office verschickt werden, als gesicherte zu erhalten. Hierbei wird der Dienst IncaMail der Schweizerischen Post verwendet. Möchte der Benutzer die Empfangspräferenz IncaMail nutzen, muss er unter «IncaMail-Adresse verwalten» eine -Adresse angeben. Diese -Adresse muss vom Benutzer als gültige -Adresse verifiziert werden. Hierfür verschickt das System E-Post Office ein entsprechendes Verifikations- . Solange unter «IncaMail-Adresse verwalten» keine -Adresse hinterlegt ist, kann IncaMail als Empfangspräferenz nicht ausgewählt werden. 7

8 2.7.1 Benachrichtigung Der Benutzer kann auswählen, wie er über die Ankunft neuer Dokumente benachrichtigt werden möchte, indem er eine oder mehrere Checkbox(en) aktiviert. Zur Auswahl steht die in Login Post hinterlegte - Adresse, die als Standard- -Adresse für Benachrichtigungen verwendet wird. Möchte der Benutzer eine alternative -Adresse als Benachrichtigungsadresse erfassen, kann dies direkt in E-Post Office erfolgen. Zusätzlich kann der Benutzer seine -Benachrichtigung personalisieren, indem er die möglichen Optionen via Checkbox aktiviert und die Einstellungen abspeichert. Direkter Link auf die neue Sendung Betreff der Sendung Kategorie der Sendung Absender der Sendung Der Benutzer kann in diesem Register zusätzlich den Newsletter nachträglich aktivieren. Eine Deaktivierung kann nur im Newsletter selbst erfolgen. Meldungen, die der Benutzer via Checkbox unterdrückt hat, können hier wieder angezeigt werden (z. B. Infoseite beim Antworten) Quittungen Im Register Quittungen kann der Benutzer seine Quittungen verwalten. Diese können heruntergeladen und/ oder gelöscht werden. Quittungen werden im Gegensatz zu Dokumenten, direkt gelöscht und nicht in den Papierkorb verschoben. 8

9 Die Verwaltung der bei der Registrierung ausgewählten -Adresse erfolgt im Register . Der Benutzer kann ein neues Passwort festlegen oder seine -Adresse ändern. Das Passwort wird benötigt, wenn man via externes -Programm auf sein -Konto zugreifen möchte. Nachfolgend finden Sie die notwendigen Angaben, um den IMAP-Zugang auf externe -Programme (Outlook, Thunderbird, Smartphones usw.) zu konfigurieren. Einstellungen für externe -Programme: Name: Vorname Nachname -Adresse: Kontotyp: IMAP SMTP-Authentisierung auswählen Posteingangsserver: imap.epost.ch Benutzername: Kennwort: Passwort* Posteingangsserver (IMAP): 993 Verschlüsselter Verbindungstyp: SSL Postausgangsserver: mail.epost.ch Benutzername: Kennwort: Passwort* Postausgangsserver (SMTP): 587 Verschlüsselter Verbindungstyp: TLS Stammordnerpfad: INBOX Hinweis: Innerhalb von E-Post Office wird die Anzeige von IMAP-Ordnern nicht unterstützt. Diese können nur in externen -Programmen abgebildet werden. Der Benutzer kann s aus den -Systemordnern in seine persönliche E-Post-Office-Ablage kopieren oder verschieben. Beim Kopieren verbleibt eine Version im -Systemordner Sonstiges Unter Sonstiges kann der Benutzer auswählen, welche Seite nach Starten der Applikation angezeigt wird. Zur Auswahl stehen: Home, E-Post-Office-Posteingang, -Posteingang. 9

10 3 Zugang 3.1 Webapplikation Folgende Browserversionen werden nur eingeschränkt unterstützt. Name Version Bemerkung Internet Explorer 8 Die Nutzung der E-Post-Office-Portallösung mit IE8 kann Fehler verursachen. Opera Die Nutzung von E-Post Office mit diesem Browser kann Fehler verursachen. 3.2 Mobile App Smartphone-App Eine iphone-app wird ab September 2014 im Apple App Store verfügbar sein. Ab Oktober wird eine für Android-Geräte optimierte App im Google Play Store zur Verfügung stehen Tablet App Die E-Post Office App ist ab Ende Juli 2014 für ipad verfügbar. Andere Tablets können E-Post Office über den Browser nutzen. 3.3 Unterschiede Web und ipad-app Funktionen Verfügbarkeit Bemerkungen Portal ipad App Registrierung Die Registrierung bei Login Post und E-Post Office kann nur im Browser erfolgen. Ablage und Systemordner ipad-app: Dokumente können für den Offlinezugriff auf dem Gerät gespeichert werden. Posteingang und Funktionen Ordnerverwaltung (Ablage) Portal: Ordner können inkl. Unterordner und deren Dokumenten als ZIP-File heruntergeladen werden. Markierungen verwalten Suchfunktion ipad: Suche nur im ausgewählten Ordner möglich. Empfangspräferenzen einstellen ipad: Die Empfangspräferenz IncaMail steht beim ipad nur zur Verfügung, wenn der Benutzer seine hinterlegte IncaMail- verifiziert hat. IncaMail-Adresse verwalten (Empfangspräferenzen) Benachrichtigungsverwaltung Portal: Eine IncaMail-Adresse ( -Adresse) kann nur im Portal erfasst und verwaltet werden. Antworten/ Weiterleiten ipad: Antworten und Weiterleiten via ist nur mit einer auf dem ipad konfigurierten -Adresse möglich. -Funktion ipad: Ein vorkonfiguriertes -Profil kann beim erstmaligen Starten der Applikation auf dem Gerät installiert werden. Swiss Post Box ipad: Für die Nutzung von Swiss Post Box wird eine eigene App benötigt. 10

11 Post CH AG PostMail Viktoriastrasse Bern Telefon +41 (0) (PM)