Löhne und Gehälter professionell

Transkript

1 Sonderdruck Löhne und Gehälter professionell Aktuelle Informationen und Praxisempfehlungen zu Lohnsteuer und Sozialversicherung Finanzamtssichere Tankgutscheine Grundsätze Warengutscheine OFD-Verfügung zu Tankgutscheinen Muster für anerkannten Tankgutschein Verwendung von Tankkarten Abgekürzter Zahlungsweg Gutscheine der Tankstelle Zuflusszeitpunkt bei Warengutscheinen

2 OFD-Verfügung Finanzamtssichere Tankgutscheine Die Ausgabe von Tankgutscheinen an Arbeitnehmer ist beliebt lohnsteuerlich können sie sich aber zu einer tickenden Zeitbombe entwickeln. Das zeigt eine Verfügung der OFD Hannover, die verschiedene Gutscheinmodelle unter die Lupe genommen hat. Lesen Sie, welche Modelle der Fiskus anerkennt und wie Arbeitgeber diese richtig in der Praxis umsetzen. Grundsätze Warengutscheine Bei der Ausgabe von Tankgutscheinen steht immer die Frage im Mittelpunkt, ob es sich beim Gutschein um einen Sachbezug oder um Barlohn handelt. Zum besseren Verständnis nachfolgend noch einmal die Grundzüge der lohnsteuerlichen Behandlung von Warengutscheinen. Beim Arbeitgeber einzulösende Warengutscheine Bei Warengutscheinen, die beim Arbeitgeber einzulösen sind, handelt es sich immer um einen Sachbezug, auch wenn der Gutschein auf einen Euro- Betrag ausgestellt ist. Die monatliche Freigrenze für Sachbezüge in Höhe von 44 Euro ( 8 Abs. 2 Satz 9 EStG) und der jährliche Rabattfreibetrag in Höhe von Euro ( 8 Abs. 3 EStG) sind grundsätzlich anwendbar. Immer Sachbezug Beachten Sie: Der Arbeitslohn fließt dem Arbeitnehmer erst mit Einlösung des Warengutscheins beim Arbeitgeber zu (R 38.2 Abs. 3 Satz 2 LStR). Bei einem Dritten einzulösende Warengutscheine Bei Warengutscheinen, die bei einem Dritten einzulösen sind, kommt es entscheidend auf den Wortlaut des Gutscheins an. Sachbezug: Berechtigt der Gutschein zum Bezug einer bestimmten, der Art und Menge nach konkret bezeichneten Ware oder Dienstleistung, handelt es sich um einen Sachbezug. Der Bezug bleibt im Rahmen der monatlichen Freigrenze von 44 Euro steuer- und sozialabgabenfrei. Art und Menge muss konkret bezeichnet sein Beachten Sie: Ist neben der Mengenangabe und der Warenbezeichnung ein anzurechnender Betrag oder Höchstbetrag angegeben, handelt es sich um Barlohn, und nicht mehr um einen Sachbezug. Barlohn: Ist der Gutschein auf einen Euro-Betrag ausgestellt, handelt es sich in jedem Fall um Barlohn. Die Freigrenze für Sachbezüge ist nicht anwendbar. Der Warengutschein ist mit dem angegebenen Betrag als steuer pflichtiger Arbeits lohn zu erfassen (R 8.1 Abs. 1 Satz 7 LStR). OFD-Verfügung zu Tankgutscheinen Die lohnsteuerliche Behandlung von Tankgutscheinen wurde auf Bund- Länder-Ebene erörtert. Die OFD Hannover hat die Ergebnisse veröffentlicht (Verfügung vom , Az: S StO 212; Abruf-Nr ). Löhne und Gehälter professionell Sonderdruck

3 Arbeitgeber erstellt Gutscheine Folgende Vorgehensweise hat die OFD abgesegnet: Der Arbeitgeber erstellt auf eigenem Briefpapier Tankgutscheine, die er an seine Arbeitnehmer ausgibt. Auf dem Gutschein sind Art und Menge des Kraftstoffs genau bezeichnet. Der Arbeitnehmer löst den Gutschein bei der auf dem Gutschein bezeichneten Tankstelle ein. Hat der Arbeitnehmer mehr als die auf dem Gutschein angegebenen Liter getankt, darf er den Gutschein nicht einlösen auch nicht, wenn er den Differenzbetrag selbst zahlt. Mit der Tankstelle hat der Arbeitgeber eine Rahmenvereinbarung über die Einlösung von Kraftstoffgutscheinen abgeschlossen. Danach erfolgt die Abrechnung über die eingelösten Gutscheine mittels einer in der Tankstelle verbleibenden Kundenkarte des Arbeitgebers. Tankkarte bleibt bei der Tankstelle Der von der OFD abgesegnete Gutschein sah wie folgt aus: Muster Tankgutschein Briefkopf des Arbeitgebers Gutschein für : Name des Mitarbeiters einzulösen bei : Tankstelle Str. Ort für Monat : Monats- und Jahresangabe über : Art und Menge des Kraftstoffs... Unterschrift des Arbeitgebers Gutschein erhalten am Unterschrift des Arbeitnehmers Ablaufplan zur Gutscheineinlösung ist bekannt; ich bin damit einverstanden, dass es sich bei der Gewährung dieses Gutscheins um eine einmalige, freiwillige Sonderleistung meines Arbeitgebers handelt und ich auch bei wiederholter Gewährung eines solchen Gutscheins über einen bestimmten Zeitraum keinen Rechtsanspruch auf die zukünftige Gewährung solcher Gutscheine erlange.... Unterschrift des Arbeitnehmers Arbeitsrechtlicher Zusatz Löhne und Gehälter professionell Sonderdruck

4 Geht der Arbeitgeber so vor, erhält der Arbeitnehmer einen Sachbezug und die Freigrenze kann angewendet werden. Die Abrechnung über eine Kundenkarte des Arbeitgebers ist unschädlich, da diese bei der Tankstelle verbleibt und daher keine Zahlungsfunktion für den Arbeitnehmer hat. Verwendung von Tankkarten In der Regel haben Tankkarten allerdings eine Zahlfunktion und wirken daher wie eine Firmenkreditkarte. Überlässt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer neben einem von ihm ausgestellten Benzingutschein eine solche Tankkarte, hat die Zuwendung Bargeldcharakter. Tankkarte als Firmenkreditkarte Beispiel Der Arbeitgeber erstellt Tankgutscheine auf denen Art und Menge des Kraftstoffs genau bezeichnet sind. Die Gutscheine werden nicht bei der Tankstelle eingereicht, sondern der Arbeitnehmer tankt mit einer Tankkarte des Arbeitgebers. Die Rechnungslegung erfolgt an den Arbeitgeber. Tanken darf der Arbeitnehmer mit der Tankkarte nur, wenn er einen Tankgutschein von seinem Arbeitgeber erhalten hat. Der Kartenzahlungsbeleg wird mit der monatlichen Gehaltsabrechnung aufbewahrt. In diesem Fall handelt es sich nicht um einen bei einem Dritten einzulösenden Warengutschein. Mit der Rechnungslegung an den Arbeitgeber gegen Vorlage der Tankkarte des Arbeitgebers durch den Arbeitnehmer bei der Tankstelle, tilgt der Arbeitgeber eine vom Arbeitnehmer im eigenem Namen des Arbeitnehmers begründete Verbindlichkeit. Der Arbeitgeber ist nicht Vertragspartner der Tankstelle. Hier liegt eine Barlohnzahlung vor, die 44 Euro-Freigrenze kann nicht angewendet werden (BFH, Urteil vom , Az: VI R 51/03; Abruf-Nr ). 44 Euro-Freigrenze kann nicht angewendet werden Barlohn liegt auch vor, wenn der Arbeitnehmer anstelle des Gutscheins eine Bescheinigung erhält, mit der er gegenüber der Tankstelle nachweist, dass er im Namen und für Rechnung des Arbeitgebers tankt. Auch in diesem Fall hat die Tankkarte die Funktion einer Firmenkreditkarte. Denn würde der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber Bargeld und eine Bescheinigung erhalten, dass er im Namen und für Rechnung des Arbeitgebers tankt, läge auch kein Sachbezug vor. Fazit: Das Verwenden von Tankkarten geht in der Regel schief. Nur wenn die Tankkarte bei der Tankstelle verbleibt und der Arbeitnehmer mit einem korrekten Gutschein tankt, sollte über eine Tankkarte abgerechnet werden. Abgekürzter Zahlungsweg Bezahlt der Arbeitnehmer zunächst die Tankfüllung und erhält aufgrund des Gutscheins vom Arbeitgeber später eine Gutschrift in Höhe des ausgelegten Betrags, handelt es sich um eine Geldleistung, für die die 44-Euro-Freigrenze nicht gilt. Der Arbeitgeber wird hier nicht Vertragspartner der Tankstelle. Vielmehr tilgt der Arbeitgeber eine vom Arbeitnehmer in dessen eigenem Namen begründete Verbindlichkeit. Arbeitnehmer zahlt zunächst die Tankfüllung Löhne und Gehälter professionell Sonderdruck

5 Beispiel Der Arbeitnehmer löst einen Tankgutschein (mit Literangabe aber ohne Höchstbetrag) bei einer Tankstelle seiner Wahl ein. Er bezahlt die Tankrechnung namens und im Auftrag des Arbeitgebers (abgekürzter Zahlungsweg) und lässt sich den eingelösten Tankgutschein vom Tankwart bestätigen. Nach Vorlage des unterzeichneten Gutscheines und der Quittung beim Arbeitgeber erhält der Arbeitnehmer den ausgelegten Betrag zurück. Es handelt sich um steuer- und sozialversicherungspflichtigen Barlohn. Gutscheine der Tankstelle Erhält der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber einen von der Tankstelle erstellten Blanko-Tankgutschein und wird Art und Menge des Kraftstoffs erst von der Tankstelle bei Einlösen des Gutscheines eingetragen, wendet der Arbeitgeber Barlohn zu. Barlohn bei Blankogutscheinen Zuflusszeitpunkt bei Tankgutscheinen Der Sachbezug fließt dem Arbeitnehmer mit Erhalt des Gutscheins zu, weil er in diesem Zeitpunkt einen Rechtsanspruch gegenüber der Tankstelle erhält (R 38.2 Abs. 3 Satz 1 LStR). Die Höhe des geldwerten Vorteils ist somit anhand des Literpreises am Ausgabetag zu ermitteln. Zufluss mit Erhalt des Tankgutscheins Unser Tipp: Bei der Bewertung des Vorteils kann außerdem die Vereinfachungsregelung in R 8.1 Abs. 2 Satz 9 LStR angewendet werden (Ansatz mit 96 Prozent des Endpreises am Abgabeort). Beispiel Der Arbeitnehmer erhält von seinem Arbeitgeber einen Gutschein über 30 Liter Diesel. Der Arbeitgeber hat ermittelt, dass bei Hingabe des Gutscheins der Liter Diesel 1,48 Euro kostet. Als der Arbeitnehmer den Gutschein einlöst ist der Dieselpreis auf 1,54 Euro gestiegen. Die 44-Euro- Freigrenze kann angewendet werden, weil sich im Zeitpunkt der Hingabe ein geldwerter Vorteil in Höhe von 42,62 Euro ergibt (30 l 1,48 Euro x 96 %). Dass der Arbeitnehmer bei Einlösen des Gutscheins einen Vorteil von 44,35 Euro erhält (30 l 1,54 Euro 96 %), spielt keine Rolle. Tatsächlicher Vorteil kann über 44 Euro liegen Fazit: Tankgutscheine ja, aber richtig... Mit Tankgutscheinen können Arbeitgeber insbesondere in Zeiten steigender Kraftstoffpreise ihren Arbeitnehmern etwas Gutes tun. Um die 44-Euro-Grenze nicht zu gefährden, sollten sie aber darauf achten, die strengen Vorgaben der Finanzverwaltung genau einzuhalten. Besondere Vorsicht ist bei Verwendung von Tankkarten geboten. Nur die Abrechnung der Gutscheine über eine bei der Tankstelle verbleibende Tankkarte des Arbeitgebers, sichert derzeit den Sachbezug im Rahmen der 44-Euro-Grenze. Löhne und Gehälter professionell Sonderdruck

6 Leserservice / Impressum Redaktion Abonnentenbetreuung Online-Service myiww Sie haben Fragen oder Anregungen zur Berichterstattung? IWW-Institut, Redaktion Löhne und Gehälter professionell Max-Planck-Str. 7/9, Würzburg, Fax: , lgp@iww.de Als Verlag ist uns individuelle Rechtsberatung nicht erlaubt. Bei Fragen rund um das Abonnement hilft Ihnen der IWW-Abonnenten-Service, Postfach 9161, Würzburg, Telefon: , Fax: , abo@iww.de; Bankverbindung: DataM-Services GmbH, Postbank Nürnberg, BLZ , Kto.-Nr Nutzen Sie Ihren persönlichen Informationsbereich im Internet: Online-Archiv Ihres Informationsdienstes Arbeitshilfen (Musterformulierungen, Checklisten u.v.m.) Quellenmaterial (Entscheidungen, BMF-Schreiben u.v.m.) Um myiww nutzen zu können, müssen Sie sich unter im Bereich myiww Login unter Registrieren einmalig mit Ihrer Abonnenten-Nummer und der Postleitzahl Ihrer Lieferanschrift anmelden. Sie erhalten dann eine mit Ihren Zugangsdaten. Newsletter Seminare Über die aktuelle Rechtsprechung informieren Sie unsere kostenlosen Newsletter, zu denen Sie sich auf anmelden können: BFH-Entscheidungen BGH-Entscheidungen Sie wünschen ergänzend vertiefende Informationen? Bitte informieren Sie sich unter über das aktuelle Seminarangebot. Impressum Herausgeber und Verlag Redaktion Bezugsbedingungen Hinweise Druck Löhne und Gehälter professionell (ISSN ) IWW Institut für Wirtschaftspublizistik Verlag Steuern Recht Wirtschaft GmbH & Co. KG, Max- Planck-Str. 7/9, Würzburg, ein Unternehmen der Vogel Medien Gruppe, Telefon: , Fax: , iww-wuerzburg@iww.de, Internet: RA Norbert Rettner (Chefredakteur); Dipl.-Kauffr. Chris Wiegand (verantwortlich) Der Informationsdienst erscheint monatlich. Der Jahresbezugspreis beträgt 144 EUR inklusive Porto, Versand und Umsatzsteuer. Das Abonnement ist jederzeit zum Quartalsende kündbar. Zu viel gezahlte Jahresbeträge werden erstattet. Alle Rechte am Inhalt liegen beim Verlag. Nachdruck und jede Form der Wiedergabe auch in anderen Medien sind selbst auszugsweise nur nach schriftlicher Zustimmung des Verlages erlaubt. Der Inhalt des Informationsdienstes ist nach bestem Wissen und Kenntnisstand erstellt worden. Die Komplexität und der ständige Wandel der Rechtsmaterie machen es notwendig, Haftung und Gewähr auszuschließen. Rademann GmbH, Lüdinghausen Löhne und Gehälter professionell