Version: 2.0 Stand: Anleitung zum Govello Client für die Virtuelle Poststelle NRW

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1 Anleitung zum Govello Client für die Virtuelle Poststelle NRW

2 Inhaltsverzeichnis: 1. TECHNISCHE VORAUSSETZUNGEN FÜR DIE TEILNAHME: TIPPS ZUR NETZWERK-UMGEBUNG: DOWNLOAD UND ERSTER START DES CLIENTS: KONFIGURATION DES CLIENT S : GRUNDKONFIGURATION EINGABE DER NUTZERDATEN Persönliche Daten - Registerkarte: Visitenkarte Einstellungen ihres Postfachs Registerkarte: Grundeinstellungen DIE ERSTE MAIL (TESTMAIL) VERSENDEN EINER NACHRICHT Postausgang Nachricht signieren Versenden einer Nachricht ZUSAMMENFASSUNG / KURZANLEITUNG ERSTER START NEUE NACHRICHT VERSENDEN Seite 2 von 17

3 1. Technische Voraussetzungen für die Teilnahme: PC mit Internetanschluss Betriebsystem o Windows 2000 o Windows XP o Linux RedHat ab 8.0 o SuSE ab 8.0 Internet-Browser (für Abruf der Downloads, Start Client, Infos Neuerungen Client etc.): o für Windows: Internet-Explorer ab 5.5 oder Netscape Navigator ab 7.0 o für Linux: Netscape Navigator ab 7.0 Signaturkarte mit qualifizierter elektronischer Signatur. Eine Liste der geeigneten Karten finden Sie unter: Chipkarten-Lesegerät, an den PC angeschlossen. Eine Liste der geeigneten Geräte finden Sie unter: Java Runtime Environment (JRE) ab Version 1.4.2_03. Es steht unter der folgenden Internet-Adresse zum kostenlosen Download bereit: Wir empfehlen jedoch die Version 1.4.2_09. Wenn Sie Java Runtime Environment (JRE) die installieren, wird Java Web Start (JWS) automatisch mitinstalliert. Java Web Start (JWS) wird benötigt um die Anwendung über eine Internetseite aufzurufen und zu starten. Seite 3 von 17

4 2. Tipps zur Netzwerk-Umgebung: Für den Internet-Rechner, auf dem Sie den VPS-Client nutzen, sind folgende Dinge zu beachten. Leiten Sie folgende Informationen ggf. an Ihre(n) Administrator(in) weiter: Die Software zur Virtuellen Poststelle wird automatisch beim erstmaligen Aufruf installiert. Dabei ist eine Internetverbindung notwendig, da die Installation übers Internet erfolgt. Je nach Zugangsgeschwindigkeit kann die Erstinstallation einige Zeit in Anspruch nehmen. (Java ca. 108 MB, Govello-Client ca. 7 MB). Bitte beachten Sie, um Java korrekt installieren zu können, benötigen Sie auf dem System Adminstratorrechte! Nach der ev. erf. Installation der benötigten Java -Version wird ein Neustart erforderlich. Die Kommunikation findet über Port 80 statt. Der Informationsaustausch mit dem Verzeichnisdienst (https), findet über Port 443 statt, dieser muß eingehende Verbindungen zulassen. Als Dienste werden von der Anwendung HTTP und SOAP benötigt. Der MIME Type von.jar - Dateien darf nicht verändert werden. Ein ev. Proxy muss zusätzlich den MIME-Type "application/x-java-jnlp-file jnlp" unterstützen. Es dürfen keine 'jnlp' und 'jar' Dateien gefiltert oder geblockt werden. Die HTTP Methode HEAD muss erlaubt sein (ist Standard). Als Host sollte folgender Rechner (Registrierungsserver) erreichbar sein: o gp1.vps.nrw.de o gp1.egvp.nrw.de Seite 4 von 17

5 3. Download und Erster Start des Clients: Die Software zur Virtuellen Poststelle wird automatisch beim erstmaligen Aufruf über den entsprechenden Link im Internet installiert (ca. 7 MB). Bei der Installation wird das Vorhandensein und die Version der Java Runtime Environment (JRE) Software abgeprüft. Eventuell wird diese mit installiert (ca. 108 MB) bzw. ein Update vorgenommen. Bitte beachten Sie dies im Zusammenspiel mit ev. anderer Java nutzender Software auf Ihrem Rechner. Während der kompletten Installation ist eine Internetverbindung notwendig, da die Installation übers Internet erfolgt. Je nach Zugangsgeschwindigkeit kann die Erstinstallation einige Zeit in Anspruch nehmen. 1. Starten Sie die Installation durch Klick auf den Link der entsprechenden Behörde im Internet. 2. Die Installation startet automatisch. Die Installationskomponeneten des Clients der Virtuellen Poststelle und ev. erforderliche Java -Komponenten werden geladen. Abb. 1: Download-Status des VPS - Client 3. Automatische Prüfung auf die eventuell erforderlichen Java -Version. Sollten Sie über eine geeignete Java -Version verfügen, werden die folgenden Punkte (a-c) übersprungen. Abb. 2: Prüfen und ev. Laden der erforderlichen Java - Version a. Während der Installation werden die Programme auf Ihre Vertrauenswürdigkeit geprüft (Zertifizierung). Bitte überprüfen und bestätigen Sie die entsprechenden Nachfragen. (Genauere Angaben finden Sie im gleichen Fenster unter Mehr Details unten rechts.) Seite 5 von 17

6 Abb. 3: Sicherheitsprüfung des Java - Versions Updates, falls eine Installation der Java-Version erforderlich wurde. b. Falls Sie für den Client eine neue Java -Version benötigen, müssen Sie auch das License Agreement der Firma Sun akzeptieren. Abb. 4: License Agreement Abfrage c. Nun wird die eventuell erforderliche Java -Version installiert. Dies dauert aufgrund der Größe einige Zeit. Bitte warten Sie bis das unten abgebildete Fenster automatisch geschlossen wird und sich ein neues Fenster öffnet. Eventuell werden Sie am Ende zum Neustart des Rechners aufgefordert. Abb. 5: Java - Installation Seite 6 von 17

7 4. Starten der Installation des Clients für die Virtuelle Poststelle. Während der Installation werden die Programme auf Ihre Vertrauenswürdigkeit geprüft (Zertifizierung). Bitte bestätigen Sie die entsprechenden Nachfragen. (Genauere Angaben finden Sie im gleichen Fenster unter Mehr Details unten rechts.) Abb. 6: Sicherheitsprüfung des Client s Virtuelle Poststelle Installation (Hersteller bremen online services GmbH & Co. KG ) 5. Der Client für die virtuelle Poststelle wird vom Hersteller geladen, installiert und dann gestartet. Abb. 7: Start des Client s Virtuelle Poststelle Seite 7 von 17

8 4. Konfiguration des Client s : Die Konfigurationsabfragen starten automatisch beim Start des Clients, solange noch nichts konfiguriert wurde Grundkonfiguration 1. Sofern Sie für die Verbindung zum Internet einen Proxy-Server (z.b. mit Windows-Authentifizierung) nutzen, werden folgende Angaben ggf. von Ihnen abgefragt. Abb. 8: Angaben für Proxy Authentifizierung des Client s Virtuelle Poststelle 2. Lesen Sie die Lizenzbedingungen für die Nutzung des Clients für die Virtuelle Poststelle und bestätigen Sie diese über das Optionsfeld Annehmen. Abb. 9: Bestätigen der Lizenzbedingungen für die Nutzung des Clients Seite 8 von 17

9 3. Der Client speichert alle ein- und ausgehenden Nachrichten in einem Verzeichnis. Wählen Sie ein Verzeichnis über den Schalter Auswählen aus. Beachten Sie, daß Sie in dem gewünschten Verzeichnis ausreichend Platz haben. Hinweis: Das Verzeichnis kann nachträglich nicht mehr geändert werden! Abb. 10: Bestätigen der Lizenzbedingungen und Auswahl Verzeichnis für Speicherung der Nachrichten 4. Der Client prüft bei jedem Start ob die Java Version ev. aktualisiert werden muß (Updates). Lesen Sie die Lizenzbedingungen und stimmen Sie diesen entsprechend zu. Abb. 11: Lizenzbedingungen Java-Update Seite 9 von 17

10 4.2. Eingabe der Nutzerdaten Persönliche Daten - Registerkarte: Visitenkarte Unter Einstellungen Registerkarte Visitenkarte sind die persönlichen Daten des Anwenders einzugeben. Diese Daten werden beim Versand immer zusammen mit der jeweiligen Nachricht an den Empfänger übermittelt. Die ROT -markierten Felder sind jeweils Pflichtfelder und dürfen nicht leer sein. Ohne Eingabe dieser Daten ist eine Nutzung des Clients nicht möglich. Abb. 12: Registerkarte: Visitenkarte Einstellungen ihres Postfachs Registerkarte: Grundeinstellungen Gehen Sie nun in die Registerkarte Grundeinstellungen. In diesem Registerblatt werden Name des sendenden Postfachs und das zugehörige Zertifikat festgelegt. Abb. 13: Grundeinstellungen Geben Sie in das Feld Postfachname einen Namen für Ihr Postfach ein. Seite 10 von 17

11 Bei Nutzung einer Chipkarte können Sie optional die PIN für das Zertifikat über das Lesegerät eingeben, sofern das Lesegerät dies unterstützt. Aktivieren Sie für diese Funktion die folgende Checkbox. Abb. 14: Checkbox Sie benötigen ein Zertifikat für die Ver- und Entschlüsselung: Wenn kein Zertifikat verfügbar ist, können Sie mit Hilfe des Client über den Schalter Erstellen ein Software-Zertifikat erstellen. Dieses Software-Zertifikat können Sie aber nicht zum signieren von Nachrichten nutzen! Bei Anwendung eines vorhandenen Software-Zertifikats wählen Sie über den Schalter Auswählen das Zertifikat aus, das für die Ver- und Entschlüsselung verwendet werden soll. Bei Verwendung einer Signaturkarte lesen Sie das Zertifikat über den Schalter Auslesen von der Karte aus. Hinweis: Bei Verlust, Sperrung oder Zerstörung der Karte ist das Postfach für Sie nicht mehr zu öffnen. Nachdem Sie nun ein Zertifikat an das Postfach angebunden haben, schließen Sie das Fenster über den Schalter OK. Hinweis: Sollten Sie später die Angaben der persönlichen Daten und/oder die Postfach Einstellungen ändern wollen, finden Sie diese immer unter Extras Einstellungen Empfehlung: Nutzen Sie zur Ver- und Entschlüsselung ein Software-Zertifikat und die Signaturkarte nur für die Signatur (siehe Punkt 4.4.2) Die erste Mail Nach Einlesen des Zertifikats öffnet sich automatisch ein neues Nachrichtenfenster. Hier haben Sie nun sofort die Möglichkeit, Ihre erste Mail zu verschicken. Hinweis: Der Client Govello setzt automatisch den Empfänger ein. Diesen Empfänger haben Sie über den Link auf der Behördenseite ausgewählt. D.h. sollten Sie Nachrichten an mehrere verschiedene Behörden senden wollen, müssen Sie jeweils über den Link auf der Behördenseite den Govello -Client neu aufrufen/starten. Für das Versenden muss in die Zeile Betreff ein entsprechender Text eingegeben werden. Optional sind die Angaben Bezug, die Eingabe einer Nachricht und das Anhängen einer Datei möglich. Seite 11 von 17

12 Abb. 15: Fenster für Nachrichteneingabe Über den Schalter Anhänge können Sie Ihrer Nachricht Anhänge beifügen. Beachten Sie, dass der Empfänger die mögliche Größe der Anhänge ev. beschränkt hat. Über den Schalter In den Postausgang wird das Nachrichtenfenster geschlossen. Ihre Nachricht wird in den Postausgang gelegt. Seite 12 von 17

13 4.4. Versenden einer Nachricht Postausgang Wechseln Sie über die Symbolleiste auf der linken Seite in den Postausgang um eine Übersicht aller erstellten Nachrichten zu erhalten. Abb. 16: Posteingang Im Postausgang sehen Sie eine Übersicht aller erstellten Nachrichten. Wenn Sie zusätzliche eine neue Nachricht erstellen wollen, drücken Sie den Schalter Neue Nachricht. Es öffnet sich ein neues leeres Nachrichtenfenster. Abb. 17: Neue Nachricht Seite 13 von 17

14 Nachricht signieren Jede Nachricht muß einzeln vor dem Versenden vom Nutzer signiert werden. In der Spalte des i Postausganges wird der Signaturstatus der Nachricht angezeigt: Nachricht ist nicht signiert Nachricht ist signiert Abb. 18: Status der Nachricht Um eine Nachricht des Postausganges zu signieren markieren Sie die Nachricht, so dass sie wie in der folgenden Abbildung zu sehen blau eingefärbt ist. Abb. 19: Postausgang Drücken Sie den Schalter Signieren in der oberen Symbolleiste. Abb. 20: Schalter Signieren Seite 14 von 17

15 Im folgenden Fenster wird Ihr Zertifikat angezeigt. Geben Sie die PIN für das Zertifikat ein und bestätigen Sie die Eingabe über den Schalter OK. Abb. 21: Signatur PIN-Abfrage Die Nachricht ist jetzt signiert und bereit für den Versand. Seite 15 von 17

16 Versenden einer Nachricht Um signierte Nachrichten zu senden, drücken Sie einen der folgenden Schalter: Alle Nachrichten, die markiert sind, werden gesendet. Alle Nachrichten, die im Postausgangsordner liegen, werden gesendet unabhängig von Ihrer Markierung. Die Nachricht wird gesendet und in den Ordner gesendete Nachrichten verschoben. Abb. 14: Gesendete Nachrichten Seite 16 von 17

17 5. Zusammenfassung / Kurzanleitung Erster Start Start des Client über Link auf Behördenwebsite Bestätigen der Lizenzbedingungen Auswahl eines Nachrichtenordners Eingabe der Nutzerdaten im Registerfeld Visitenkarte Eingabe des Postfachnamens im Registerfeld Grundeinstellungen Auswahl des Zertifikats im Registerfeld Grundeinstellungen Ausfüllen des Nachrichtenfensters Fenster schließen über den Schalter In den Postausgang Nachricht markieren und Schalter Signieren drücken PIN eingeben Schalter Markierte Senden Nachricht wurde versendet und in den Ordner Gesendete Nachrichten verschoben Neue Nachricht versenden Start des Client über Link auf Behördenwebsite Schalter Neue Nachricht drücken Ausfüllen des Nachrichtenfensters Fenster schließen über den Schalter In den Postausgang Nachricht markieren und Schalter Signieren drücken PIN eingeben Schalter Markierte Senden Nachricht wurde versendet und in den Ordner Gesendete Nachrichten verschoben Seite 17 von 17