T-Systems Multimedia Solutions. doculife Dokumente digital managen und archivieren

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1 T-Systems Multimedia Solutions Erste Schritte doculife Schritte Dokumente digital managen und archivieren Version: 3.1 Datum: Version: 3.1 Datum:

2 Die Document Future AG ist ein führender Anbieter servicebasierter Software-Lösungen (ASP/Cloud) für unternehmensweites Management von Information, Wissen, Verwaltungsabläufen und Geschäftsprozessen. Das Unternehmen mit Sitz in der Schweiz und einer Niederlassung in Villingen-Schwenningen, Deutschland, arbeitet mit international tätigen Partnerunternehmen zusammen. Für Unternehmen aller Größen, Organisationen und öffentliche Auftraggeber bietet die Document Future AG innovative Lösungen, Beratung und Dienstleistungen rund um den Themenkomplex Dokumenten Lifecycle Management (DLM) an. Grundgedanke ist dabei die Bereitstellung der Services als Outsourcing-Lösung für den Kunden on demand und auf Basis einer monatlichen Miete verfügbar. Rechtliche Hinweise Document Future AG 06/2014 Alle Rechte vorbehalten. Für diese Dokumentation beansprucht die Firma Document Future AG Urheberrechtsschutz. Diese Dokumentation darf ohne vorherige schriftliche Zustimmung der Document Future AG weder in Teilen noch im Ganzen in irgendeiner Form, beispielsweise Druck, Fotokopie oder Mikroverfilmung, reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Alle anderen Namen von Produkten und Dienstleistungen sind Marken der jeweiligen Firmen. Jede Verwendung außerhalb der Grenzen des UrhG ist ohne Zustimmung der Document Future AG oder der jeweiligen anderen Firmen unzulässig und strafbar. Die Angaben im Text sind unverbindlich und dienen lediglich zu Informationszwecken. Produkte können länderspezifische Unterschiede aufweisen. In dieser Publikation enthaltene Informationen können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Die vorliegenden Angaben werden von der Document Future AG und Konzernunternehmen bereitgestellt und dienen ausschließlich Informationszwecken. Keine der hierin enthaltenen Informationen begründet ein Angebot im Rechtssinne. Die Document Future AG übernimmt keinerlei Haftung oder Garantie für Fehler oder Unvollständigkeiten in dieser Publikation. Die Document Future AG steht lediglich für Produkte und Dienstleistungen nach der Maßgabe ein, die in den Verträgen über die jeweiligen Produkte und Dienstleistungen ausdrücklich geregelt ist. Die Document Future AG haftet nicht für Schäden aufgrund von Handlungen, die ausgehend von enthaltenen Informationen vorgenommen werden.

3 Erste Schritte doculife Inhaltsverzeichnis 3 Inhaltsverzeichnis 1 Einführung Allgemeine Sicherheitshinweise Virenschutz Passwort speichern Nutzung von mobilen Geräten Installation Installationspakete Installationsvoraussetzungen Desktop Suite Desktop Portable Für Administratoren Erstaktivierung Benutzer anlegen Zusätzliche Benutzerkonten aktivieren Für Benutzer Konto aktivieren Anzeigename Benutzerkonto ändern... 26

4 4 Einführung Erste Schritte doculife 1 Einführung Herzlich willkommen! Wir freuen uns, dass Sie sich für den Einsatz von doculife entschieden haben. Mit doculife managen und verwalten Sie Ihre Akten und Dokumente in der Cloud einfach und intelligent. Die vorliegende Unterlage führt Sie durch Ihre ersten Schritte mit doculife. Die Beschreibung bezieht sich auf den doculife Desktop Version Sie werden durch den Installations- und Aktivierungsprozess des doculife Desktops geleitet und legen weitere Benutzer und Benutzerkonten an. Nachdem Sie die ersten Schritte durchlaufen haben, sind Sie für den optimalen Einsatz von doculife vorbereitet und können alle verfügbaren Funktionen nutzen. Die ersten Schritte innerhalb der installierten und aktivierten Anwendung (z. B. Akten Register und Dokumente erstellen) werden im Benutzerhandbuch zum doculife Desktop in Kapitel 5 dargestellt. Besonderheiten/Änderungen im Ablauf bei doculife SECplus, sind wie folgt gekennzeichnet: doculife SECplus

5 Erste Schritte doculife Allgemeine Sicherheitshinweise 5 2 Allgemeine Sicherheitshinweise Dieses Kapitel enthält allgemeine Sicherheitshinweise für die Nutzung von doculife. Lesen Sie diese sorgfältig durch. 2.1 Virenschutz doculife beinhaltet keine zusätzliche Virenschutzlösung. Dokumente und s, die in doculife eingeliefert werden, werden daher in doculife nicht auf Schadsoftware geprüft. Stellen Sie sicher, dass alle Dokumente und s auf dem Computer auf Schadcode geprüft werden, bevor diese in doculife abgelegt werden. Achtung: Gefahr von Datenverlust Nutzen Sie eine Virenschutzlösung, die Ihre Daten-, - und Internetkommunikation überwacht und Ihren Computer vor Systemangriffen schützt. 2.2 Passwort speichern Aus Sicherheitsgründen muss ein Nutzer sein Passwort für die Anmeldung an seinem doculife-konto bei jeder Verbindung neu eingeben. Für ein doculife-konto kann optional konfiguriert werden, dass der Nutzer sein Passwort speichert. Achtung: Gefahr von Datenmissbrauch Das Speichern von Zugangsdaten kann es unbefugten Benutzern ermöglichen, auf Ihre Daten zuzugreifen. Bitte prüfen Sie sorgfältig, ob das Speichern von Zugangsdaten den Sicherheitsanforderungen Ihres Unternehmens entspricht. 2.3 Nutzung von mobilen Geräten Mobile Geräte sind in erhöhten Maßen Angriffen von Schad- und Spionagesoftware ausgesetzt. Nutzer sind für die Sicherheit der Endgeräte selbst verantwortlich. Achtung: Gefahr durch unberechtigte Kenntnisnahme von Daten Laden Sie nur App s aus vertrauenswürdigen Quellen auf Ihr Endgerät. Verwenden Sie eine geeignete Software zur Abwehr von Spionageangriffen.

6 6 Installation Erste Schritte doculife 3 Installation 3.1 Installationspakete Für den doculife Desktop stehen folgende Installationspakete zur Verfügung: doculife Desktop Suite Beinhaltet den doculife Desktop mit Microsoft Office Add-In sowie den Komponenten für das Scanning und die Unterstützung von Multifunktionsgeräten. doculife Desktop Portable Portable Version des doculife Desktops ohne Microsoft Office Add-In und ohne Scanintegration Benötigt keine Installation und kann auch auf einem externen Speichergerät wie z. B. einem USB-Stick benutzt werden 3.2 Installationsvoraussetzungen Unterstützte Betriebssysteme Windows 8 Pro 32 Bit / 64 Bit Windows 7 32 Bit / 64 Bit Windows Vista Windows XP Professional Systemvoraussetzungen der Hardware Ein aktueller PC mit einem der o.g. Betriebssysteme. Unterstützte Microsoft Office-Versionen (doculife Desktop Suite) Microsoft Office 2003/2007/2010/2013 Professional Voraussetzungen (doculife Desktop Suite) Für die doculife Desktop Suite werden folgende Komponenten benötigt: Microsoft.Net Framework 3.5 Windows Installer 3.1 Visual C++ Runtime Library (nur bei Installation der Scanoption (Standard) Falls diese Komponenten auf dem Installations-PC fehlen, werden diese bei der Installation automatisch mit installiert.

7 Erste Schritte doculife Installation Desktop Suite Für den Zugriff auf doculife steht der Desktop als Komfort-Client zur Verfügung. Er integriert sich nahtlos in Microsoft Outlook und bietet einen direkten Zugriff auf die Inhalte in doculife aus Microsoft Office heraus. Sie als Benutzer arbeiten weiter mit den Ihnen bekannten Anwendungen und nutzen zur gleichen Zeit den direkten Zugriff auf doculife. Hinweis: Für die Installation der doculife Desktop Suite benötigen Sie Administrationsrechte auf dem entsprechenden PC. Wenn Sie keine Administrationsrechte auf Ihrem PC haben, können Sie alternativ den doculife Desktop Portable nutzen. 1. Starten Sie die Ausführungsdatei (doculife-desktop-suite-setup-5.x.x.exe) mit einem Doppelklick. Der Installationsvorgang startet automatisch. Die Setup-Dateien werden entpackt. Keine Interaktion durch den Benutzer erforderlich. 2. Wählen Sie Ihre bevorzugte Sprache aus und bestätigen Sie mit OK.

8 8 Installation Erste Schritte doculife 3. Bestätigen Sie diesen Schritt mit Weiter. 4. Stimmen Sie den Lizenzbedingungen zu und bestätigen Sie mit Weiter. 5. Für eine Vollinstallation (empfohlen) bestätigen Sie mit Weiter.

9 Erste Schritte doculife Installation 9 6. Wählen Sie den Installationsort bzw. bestätigen Sie den vorgegebenen Installationsort (empfohlen) mit Weiter. 7. Starten Sie den Installationsvorgang mit Installieren. Der doculife Desktop wird installiert. Dieser Vorgang kann einige Minuten dauern. 8. Klicken Sie auf Fertig stellen, um das Setup zu beenden.

10 10 Installation Erste Schritte doculife 3.4 Desktop Portable Die Portable-Version erfordert keine Installation. Sie erhalten eine.zip-datei (doculife-desktop-portable-5.x.x.zip), die Sie vor der Nutzung der Portable-Version in ein Verzeichnis entpacken müssen. Im Unterordner doculife Desktop Portable 5.x.x ist die Ausführungsdatei doculife Desktop.exe abgelegt, mit welcher Sie den Desktop Portable starten können.

11 Erste Schritte doculife Für Administratoren 11 4 Für Administratoren 4.1 Erstaktivierung Vor der ersten Verwendung muss für doculife eine Erstaktivierung durchführt werden, üblicherweise vom Administrator. Diese Erstaktivierung ist notwendig, um doculife zur Kommunikation mit Ihrem Mandanten im hochsicheren Rechenzentrum zu befähigen. Für die Aktivierung benötigen Sie die Aktivierungsdatei (.iadc-datei), welche Sie vom Betreiber erhalten haben. Bei der Erstaktivierung wird die Änderung des Administratorkennworts erzwungen. doculife SECplus: Bei doculife SECplus muss bei der Erstaktivierung auch der Schlüssel geändert werden, mit welchem der Mandant auf- und abgeschlossen werden kann. 1. Starten Sie den doculife Desktop über das doculife-symbol auf dem Desktop. 2. Bestätigen Sie den Begrüßungsdialog mit Weiter. 3. Klicken Sie auf den Befehl Ein neues Konto einrichten.

12 12 Für Administratoren Erste Schritte doculife 4. Klicken Sie auf Durchsuchen, wählen Sie die Aktivierungsdatei aus (.iadc-datei) und bestätigen Sie mit Weiter. 5. Legen Sie das Kennwort für den Administrator fest. doculife SECplus: Legen Sie den Schlüssel und das Kennwort für den Administrator fest.

13 Erste Schritte doculife Für Administratoren 13 Tipp: Als Hilfestellung bei der Eingabe können Sie das Kennwort/den Schlüssel im Klartext am Bildschirm anzeigen lassen. Denn nur wenn die erste und zweite Eingabe übereinstimmen, werden Kennwort/Schlüssel akzeptiert. 6. Bestätigen Sie mit OK. Im folgenden Dialogfenster können Sie die Zugangsdaten des Administrators als PDF- Datei speichern und drucken. 7. Klicken Sie auf Kennwort als PDF-Datei speichern oder drucken.

14 14 Für Administratoren Erste Schritte doculife doculife SECplus: Klicken Sie auf Schlüssel und Kennwort als PDF-Datei speichern oder drucken. Hinweis: Verwahren Sie Ihr Administratorkennwort/Ihren Schlüssel sicher. Nutzen Sie gegebenenfalls die Möglichkeit, die Zugangsdaten auszudrucken und an einem sicheren Ort zu hinterlegen. 8. Drucken und/oder speichern Sie die Zugangsdaten und schließen Sie danach das Fenster.

15 Erste Schritte doculife Für Administratoren 15 Sie kehren in den ursprünglichen Dialog zurück. 9. Bestätigen Sie diesen mit OK. Die Aktivierung wird fertiggestellt. 10. Übernehmen/ändern Sie die Office-Integration und bestätigen Sie mit Weiter. Der doculife Desktop wird vorbereitet. 11. Wählen Sie die benötigte Lösung aus bzw. übernehmen Sie die Lösung doculife Start. Falls Sie von Ihrem Lösungsanbieter einen Lösungsupdate erhalten haben, dann verwenden Sie den Befehl Lösung aus dem Dateisystem laden und öffnen die Lösung als.zip-datei aus dem Dateisystem.

16 16 Für Administratoren Erste Schritte doculife 12. Bestätigen Sie mit OK. Das Konto wird eingerichtet. Die Verbindung und Kommunikation des doculife Desktops mit Ihrem Mandanten im hochsicheren Rechenzentrum wird hergestellt. Zudem werden alle notwendigen Vorlagen für Akten- und Dokumententypen sowie sonstige Einstellungen geladen. Dieser Vorgang kann einige Minuten dauern. Sobald der Vorgang abgeschlossen ist, sehen Sie Ihren doculife Desktop. Sie können nun mit Ihrer Arbeit beginnen.

17 Erste Schritte doculife Für Administratoren Benutzer anlegen Nach der Erstaktivierung können Sie weitere Benutzer für die Arbeit mit doculife anlegen. Hinweis: Diese Funktion ist nur für Benutzer mit Administrationsrechten verfügbar. 1. Wählen Sie im doculife Desktop den Menüpunkt Einstellungen aus. 2. Öffnen Sie die Systemkonfiguration und klicken Sie auf Benutzerverwaltung. 3. Klicken Sie auf Hinzufügen. 4. Bestimmen Sie Art des Benutzers (dient nur zur Information), Login, Name und Kennwort. Bitte beachten Sie die Richtlinien für sichere Kennwörter. Sie können optional eine Beschreibung des Benutzerkontexts erfassen.

18 18 Für Administratoren Erste Schritte doculife Hinweis: Übernehmen Sie die Option Dem Benutzer die Zugangsdaten zusenden. Damit erhalten Sie im Anschluss eine PDF-Datei mit allen notwendigen Informationen für den neuen Benutzer. 5. Bestätigen Sie mit OK. Die PDF-Datei mit den Zugangsdaten des Benutzers wird angezeigt. 6. Klicken Sie auf , um dem Benutzer die Zugangsdaten inklusive seiner Aktivierungsdatei (.iadc-datei) zuzusenden. Wenn Sie das Kennwort aus Sicherheitsgründen in einer separaten versenden möchten, dann wählen Sie Kennwort separat zusenden.

19 Erste Schritte doculife Für Administratoren 19 Das -Fenster wird geöffnet. 7. Klicken Sie auf Senden und schließen Sie das Fenster mit den Zugangsdaten. 8. Der neue Benutzer muss nun in eine Benutzergruppe aufgenommen werden, um Zugriffsrechte auf Inhalte entsprechend der Gruppenrechte zu bekommen. Bestätigen Sie den folgenden Hinweis mit OK. 9. Wählen Sie aus der Auswahlliste Verfügbare Gruppen die Benutzergruppen aus, in welche der Benutzer hinzugefügt werden soll. Fügen Sie diese Gruppe über das Pfeilsymbol nach links dem Bereich Mitglied in Gruppen hinzu. Hinweis: Technischen Gruppen werden vom System automatisch zugeordnet und dürfen nicht manuell hinzugefügt werden. Lassen Sie deshalb die Option Auch technische Benutzer und Gruppen anzeigen deaktiviert.

20 20 Für Administratoren Erste Schritte doculife 10. Klicken Sie auf Übernehmen. Die Änderungen werden gespeichert. 11. Schließen Sie die Benutzerverwaltung mit OK. 12. Schließen Sie die Einstellungen mit OK. Die Benutzeranlage ist abgeschlossen.

21 Erste Schritte doculife Für Administratoren Zusätzliche Benutzerkonten aktivieren Sie können zusätzlich zu Ihrem initialen Benutzerkonto weitere Benutzerkonten aktivieren. Hinweis: Diese Funktion ist z. B. für einen Administrator relevant, der im Businessprozess, d. h. für die tägliche Arbeit, mit seinem persönlichen Benutzer arbeitet (und den Administrationsbenutzer nur für administrative Zwecke verwendet). 1. Wählen Sie im doculife Desktop den Menüpunkt Einstellungen aus. 2. Wählen Sie Konten und klicken Sie auf Hinzufügen. 3. Wählen Sie Ein neues Konto einrichten. 4. Wählen Sie die Aktivierungsdatei (.iadc-datei) für das neue Konto aus. Das neue Konto wird in der Kontenübersicht zusätzlich zu Ihrem bisherigen Benutzerkonto angezeigt.

22 22 Für Administratoren Erste Schritte doculife 5. Schließen Sie die Einstellungen mit OK. 6. In der Statusleiste des Desktops können Sie das neue Benutzerkonto auswäh-len und sich mit diesem verbinden.

23 Erste Schritte doculife Für Benutzer 23 5 Für Benutzer 5.1 Konto aktivieren Sie haben von Ihrem Administrator die Zugangsdaten zu doculife Desktop erhalten, bestehend aus: Aktivierungsdatei (.iadc-datei) PDF-Datei mit Ihrem Konto und Benutzernamen Die folgenden Schritte zeigen, wie Sie Ihren Zugang aktivieren. 1. Starten Sie den doculife Desktop über das doculife-symbol auf dem Desktop. 2. Bestätigen Sie den Begrüßungsdialog mit Weiter. 3. Klicken Sie auf den Befehl Ein neues Konto einrichten. 4. Klicken Sie auf Durchsuchen, wählen Sie die Aktivierungsdatei aus (.iadc-datei) und bestätigen Sie mit Weiter.

24 24 Für Benutzer Erste Schritte doculife Die Aktivierung startet. 5. Legen Sie ein neues Kennwort für Ihren Benutzer fest und bestätigen Sie mit OK. 6. Übernehmen/ändern Sie die Office-Integration und bestätigen Sie mit Weiter. Der doculife Desktop wird vorbereitet. Sobald der Vorgang abgeschlossen ist, sehen Sie Ihren doculife Desktop. Sie können nun mit Ihrer Arbeit beginnen.

25 Erste Schritte doculife Für Benutzer Wählen Sie die Aktivierungsdatei (.iadc-datei) für das neue Konto aus. Das neue Konto wird in der Kontenübersicht zusätzlich zu Ihrem bisherigen Benutzerkonto angezeigt. 8. Schließen Sie die Einstellungen mit OK. 9. In der Statusleiste des Desktops können Sie das neue Benutzerkonto auswählen und sich mit diesem verbinden.

26 26 Für Benutzer Erste Schritte doculife 5.2 Anzeigename Benutzerkonto ändern Nach der Aktivierung des doculife Desktops wird in der Statusleiste der Anzeigename des Benutzerkontos angezeigt. Dieser wird durch die Aktivierungsdatei automatisch gesetzt und kann von jedem Nutzer selbst geändert werden. 1. Wählen Sie im doculife Desktop in der Statusleiste den Befehl Konten verwalten aus. 2. Wählen Sie Ihr Benutzerkonto aus und klicken Sie auf Ändern Ändern Sie in der Zeile Name den Anzeigenamen des Benutzerkontos und bestätigen Sie mit OK. 4. Schließen Sie die Einstellungen mit OK.

27 So erreichen Sie uns: Bitte rufen Sie uns an. Montag bis Freitag von 09:00 Uhr - 17:00 Uhr Oder schreiben Sie uns. doculife-support@mms-support.de