Handbuch V EASY Inventur. P&P Software GmbH

Transkript

1 Handbuch V EASY Inventur P&P Software GmbH

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3 Inhalt Inventur 1 Grundsätzliches...1 Inventur...1 Methode 1: Zählung mit gedruckter Zählliste...2 Methode 2: Zählung mit der Zählmaschine...2 Register Wertberichtigung / Inventurliste...4 Wertberichtigung über einfache EK-Absenkung...5 Wertberichtigung nach niedrigerem Teilwert 36 EStR...6 Index 9 Handbuch EASY Inventur Inhalt iii

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5 Inventur Grundsätzliches Inventur Da sich viele Schritte bei der Inventur nicht rückgängig machen lassen, sollten Sie im Vorwege eine Datensicherung erstellen. Um auch nach einem längeren Zeitraum Daten der Inventur einsehen bzw. drucken zu können, sollte die Sicherung dauerhaft aufbewahrt werden. Hier haben sich CDs bzw. DVDs bewährt. Starten Sie das Inventurprogramm durch klicken auf den Knopf Inventur im Register Inventur des Fassungs-Lagers. Ablauf der Inventur: 1. Fassungen zählen 2. Differenzliste ausdrucken 3. Differenzen im Lager berichtigen 4. Wertberichtigung (Abwertung) durchführen Handbuch EASY Inventur Inventur 1

6 5. Inventurliste für das Finanzamt ausdrucken Wichtig: Sichern Sie Ihre Daten bevor Sie mit der Inventur beginnen. Einige Arbeitsschritte lassen sich nicht rückgängig machen. Zwei Methoden zur Zählung In EASY stehen Ihnen zwei Methoden zur Inventur-Zählung zur Verfügung. Zum einen die klassische Methode in der Sie eine Lagerbestandsliste als Zählliste ausdrucken. Auf dieser haken Sie dann alle Artikel ab, die Sie im Geschäft vorfinden. Differenzen gleichen Sie nach der Zählung manuell im Lager ab. Die zweite Methode ist etwas komfortabler. Hier wird die Lagerbestandsliste nicht ausgedruckt, sondern auf dem Bildschirm ausgegeben. Das hat den Vorteil, dass Sie alle Artikel in beliebiger Reihenfolge in den PC eingeben oder auch Einscannen können. Das Blättern in den ausgedruckten Listen entfällt also. Der Abgleich der Differenzen erfolgt dann im Anschluss auf Knopfdruck. Methode 1: Zählung mit gedruckter Zählliste 1. Wählen Sie zunächst auf dem Register Einstellungen/Sortierung die gewünschte Sortierung für die zu druckende Zählliste aus. 2. Drucken Sie nun über den Button Zähl-Liste drucken auf dem Register 1. Zählmaschine/Artikel erfassen die Bestandsliste aus. Auf der Papierliste haken Sie dann die gezählten Fassungen ab. Zum Schluss korrigieren Sie die Differenzen zwischen Ist- und Sollbestand im Lager. Fahren Sie dann mit dem Kapitel Register Wertberichtigung / Inventurliste fort. Methode 2: Zählung mit der Zählmaschine In der Zählmaschine werden alle Fassungen am PC in einer Liste aufgeführt. Der Papierausdruck entfällt. Die Artikelnummern können zur Zählung in beliebiger Reihenfolge eingegeben oder vom Barcode eingescannt werden. Sind bei der Zählung Differenzen zwischen dem tatsächlichen Bestand in Ihrem Geschäft und dem in EASY vorhandenen Bestand ermittelt worden, können diese auf Knopfdruck ausgeglichen werden. Die Zählung mit der Zählmaschine geht daher in der Regel viel schneller von der Hand. Ferner ist durch bestimmte Funktionen auch eine Zählung möglich, während der Verkauf weiterläuft. Sie müssten hierbei nicht einmal Listen der während der Zählung verkauften Fassungen führen. Register 1. Zählmaschine/Artikel erfassen Als erstes bereiten Sie eine aktuelle Zählliste vor. Klicken Sie dazu in der Buttonleiste auf den Knopf Inventur vorbereiten. Es wird nun eine Abbild des in diesem Moment in EASY vorhandenen Lagerbestandes erstellt. Im Feld Zähl-Liste vom erscheinen Datum und Uhrzeit, zu der Sie die Bildschirm-Zählliste erstellt haben. 2 Inventur Handbuch EASY Inventur

7 Hinweis: Das Datum ist lediglich ein Hinweis für Sie und wird nicht auf die später zu druckende Inventurliste übernommen. Achtung: Wenn Sie bereits mit der Zählung begonnen haben, wird durch Druck auf den Knopf Inventur vorbereiten die Liste gelöscht und durch den aktuellen Bestand überschrieben. Vergewissern Sie sich also, dass Sie keine Liste löschen, die Sie gerade in Bearbeitung haben. Ablauf: Tragen Sie im Feld Artikel-Nr die Lagernummer der Fassung ein, und bestätigen Sie mit der Enter-Taste. Alternativ können Sie auch mit einem Barcode-Scanner den Strichcode auf dem aus EASY gedruckten Preisetikett abscannen. Haben Sie mehr als eine Fassung gezählt, so betätigen Sie die Tabulatortaste und geben im Feld Anzahl die entsprechende Menge ein.. Durch erneutes Drücken der Tabulatortaste wird diese Fassung in die Zählliste übernommen. Bei der Arbeit mit einem Scanner, scannen Sie den Barcode entsprechend der Anzahl einfach wiederholt ab. Wenn Sie sich einmal vertippt haben, gehen Sie wie folgt vor: Geben Sie zuerst die Artikelnummer der Fassung ein. Klicken Sie nun auf den Button Korrektur und bestätigen Sie zum Abschluss mit der Entertaste. Trick: Wenn Sie in der Liste nach bestimmten Fassungen suchen möchten, können Sie diese auch nach jeder beliebigen Spalte sortieren. Ein Klick auf den gewünschten Spaltenkopf bringt das gewünschte Ergebnis. Zählung während der Verkauf weiter läuft Fassungen die während der Zählung verkauft werden, würden in der Differenzliste als Fehlmenge angezeigt werden. Damit Sie sich keine Notizen über die verkauften Fassungen machen müssen, verfügt EASY über eine so genannte Verkaufkorrektur. Hierüber lassen sich diese unechten Differenzen bereinigen. Bei Bedarf klicken Sie nach der kompletten Zählung auf den Button Verkauf Korrektur. Im Folgefenster klicken Sie zunächst auf den Button Korrektur durchführen. Hierdurch werden die durch Verkäufe aufgetretenen Differenzen ermittelt. Die angezeigte Liste können Sie noch bearbeiten. Mit einem Klick auf den Zeilenanfang und anschließendem Betätigen der ENTF-Taste können Sie bei Bedarf einzelne Zeilen löschen. Durch einen Klick auf den Button Korrektur übernehmen wird die Zählliste dann abschließend berichtigt. HINWEIS: Nach Möglichkeit sollten Sie keine neuen Artikel in das Lager einbuchen, nachdem Sie eine Zählliste ausgelöst haben. Da sich die Zählmaschine wie eine gedruckte Liste verhält, würden diese Artikel dort nicht angezeigt werden. Sollten Sie dennoch Artikel eingebucht haben, geben Sie die Artikelnummer einfach in die Zählmaschine ein. Sie erhalten dann die Meldung, dass die Artikelnummer nicht gefunden wurde. Wenn Sie die Nachfrage ob der Artikel dennoch gezählt werden soll mit Ja beantworten, schaut EASY im aktuellen Lager nach und ergänzt den Artikel in der Zählmaschine. Handbuch EASY Inventur Inventur 3

8 Register Differenzliste drucken Nachdem Sie alle Fassungen in der Zählmaschine erfasst haben, drucken Sie zunächst die Liste der Fassungen aus, bei denen der gezählte Bestand nicht mit dem Lagerbestand übereinstimmt. Diese Beleg dient Ihnen auch als Zählnachweis, da Sie durch die Zählung im PC keine abgehakte Liste vorliegen haben. Register Differenzen buchen Nachdem Sie alle Fassungen gezählt haben, können Sie von hier aus die Lagerbestände der Fassungen korrigieren. In obiger Tabelle werden alle Fassungen gelistet, bei denen der Lagerbestand nicht dem Istbestand entspricht. Erkennbar ist dies an den letzten drei Spalten dieser Tabelle (Bestand, Gezählt und Differenz) Zur automatischen Anpassung des Lagerbestandes gehen Sie wie folgt vor: Wählen Sie die zu buchende Fassung aus, und betätigen Sie den Button Buchen. Bestätigen Sie die folgende Meldung mit Ja und der Bestand wird im Fassungs-Lager angepasst. Mit der Cursortaste bewegen Sie sich zur nächsten Zeile in der Tabelle und es erscheint wieder das Meldungsfenster. Hier können Sie dann mit der Tastenkombination ALT-J die nächste Fassung übernehmen. Wiederholen Sie diesen Vorgang bis alle Bestände gebucht sind. Register Wertberichtigung / Inventurliste Hier führen Sie Ihre Wertberichtigung durch. Sie können wählen zwischen der Einfachen Ek-Absenkung und der Abschreibungsmethode Niedriger Teilwert nach 36-EStR. Bei der Einfachen Ek-Absenkung wird lediglich der Einkaufspreis verändert. Bei der Abschreibungsmethode Niedriger Teilwert nach 36-EStR erfolgt die Abwertung ausgehend vom Verkaufspreis. Zunächst der VK nach Ihren Abwertungseinstellungen reduziert. Im Anschluss wird über Ihren durchschnittlichen Rohgewinn- Aufschlagsfaktor aus dem neuen VK der neue EK errechnet. Die Ware muss hierbei also auch mit neuen Preisetiketten versehen werden. Klären Sie bitte mit Ihrem Steuerberater, welche Methode für Sie in Frage kommt, um Schwierigkeiten bei einer eventuellen Betriebsprüfung vorzubeugen. 4 Inventur Handbuch EASY Inventur

9 Wertberichtigung über einfache EK-Absenkung Kurzerläuterung Bei dieser Methode werden nur die EK-Preise der Fassungen abgesenkt. Die VK-Preise bleiben unberührt. Wertberichtigung einstellen Betätigen Sie den Knopf Wertberichtigung einstellen. Tragen Sie die Werte für die Abwertung für jeden Verwendungstyp ein. Hinweis: Die Höhe der Abwertung kann entweder vom Ursprungs-EK (der tatsächliche Einkaufspreis) oder vom Inventur-EK (Einkaufspreis nach der letzten Abwertung) erfolgen. Die Einstellung hierfür erfolgt erst bei der Berechnung. So gehen Sie vor: Markieren Sie in der Tabelle Verwendung den Verwendungstyp in dem Sie in die entsprechende Zeile klicken. Mit der Tabulatortaste gelangen Sie in die Tabelle der Prozentualen Abschreibungswerte. Tragen Sie hier die gewünschten Daten ein. Mit Hilfe der Tabulator- bzw. der Cursortasten bewegen Sie sich durch die Tabelle. Wertberichtigung durchführen Achtung: Da die Abwertung nicht Rückgängig gemacht werden kann, sollten Sie vor der Übernahme der abgewerteten Preise eine Datensicherung erstellen. Zunächst stellen Sie ein ob die Berechnung vom Inventur-EK oder vom Ursprungs-EK erfolgen soll. Nun starten Sie die Berechnung der neuen EK- Preise, in dem Sie auf den Knopf Berechnen klicken. Die Berechnung können Sie beliebig oft wiederholen, da die errechneten Werte erst beim Anklicken des Buttons Übernehmen in die Datenbank geschrieben werden. Die Tabelle enthält alle Fassungen die wertberichtigt werden. In der Spalte Ek-Alt sehen Sie den Einkaufspreis der Fassung vor der Abschreibung. Die Spalte Ek-Neu beinhaltet den Einkaufspreis nach der Abwertung. Diesen können Sie bei Bedarf manuell nachbearbeiten. Dazu klicken sie in die Spalte Ek-Neu und tragen den neuen Preis ein. An den Feldern unter der Tabelle können folgende Werte abgelesen werden: - Abwertung: Betrag und prozentual. - Ek-Summe gesamt vor und nach der Abwertung (alle Fassungen). TIPP: Über die Pfeile am Ende des Feldes kann zwischen den Handbuch EASY Inventur Inventur 5

10 Verwendungen umgeschaltet werden. - Ek-Summe der abgewerteten Fassungen (nur abgewerte Fassungen). Mit betätigen des Buttons Übernehmen werden alle neuen Einkaufspreise in das Fassungs-Lager übernommen. Zum Schluss drucken Sie das Protokoll als Beleg aus. Wertberichtigung nach niedrigerem Teilwert 36 EStR Kurzerläuterung Bei dieser Methode werden die VK-Preise abgesenkt, und über den aus Ihrer Kalkulation resultierenden durchschnittlichen Rohgewinn-Aufschlagsfaktor wird der der neue EK-Preis ermittelt. Den Rohgewinn-Aufschlagsfaktor erhalten Sie von Ihrem Steuerberater. Da die Verkaufspreise neu berechnet werden, ist es im Anschluß notwendig neue Preisetiketten zu erstellen. Wertberichtigung einstellen Tragen Sie die Werte für die Abwertung für jeden Verwendungstyp ein. So gehen Sie vor: Markieren Sie in der Tabelle Verwendung den Verwendungstyp in dem Sie in die entsprechende Zeile klicken. Mit der Tabulatortaste gelangen Sie in die Tabelle der Abschreibungswerte. Tragen Sie hier die gewünschten Daten ein. Mit Hilfe der Tabulator- bzw. der Cursortasten bewegen Sie sich durch diese Tabelle. Tragen Sie im Feld Faktor den durchschnittlichen Rohgewinn- Aufschlag-Faktor ein. Achtung: Der Faktor muss den gültigen Mehrwertsteuersatz enthalten. Informationen zu Ihrem Rohgewinn-Aufschlag-Faktor bekommen Sie von Ihrem Steuerberater. Wertberichtigung durchführen Achtung: Da die Abwertung nicht Rückgängig gemacht werden kann, sollten Sie vor der Übernahme der abgewerteten Preise eine Datensicherung erstellen. Betätigen Sie Im Register Wertberichtigung / Inventurliste den Knopf Wertberichtigung durchführen. Nun starten Sie die Berechnung der neuen EK-Preise und VK-Preise, in dem Sie auf den Knopf Berechnen klicken. Die Berechnung können Sie beliebig oft wiederholen, da die errechneten Werte erst beim Anklicken des Buttons Übernehmen in die Datenbank geschrieben werden. 6 Inventur Handbuch EASY Inventur

11 In der Tabelle sind alle Fassungen die wertberichtigt werden gelistet. Markieren Sie eine Fassung in dieser Tabelle, um auf der rechten Seite die Daten der Fassung anzuzeigen. Bei Bedarf können Sie in der Spalte Neu den Verkaufs- und den Einkaufspreis der Fassung bearbeiten. Durch Druck auf den Knopf Übernehmen, und bestätigen der folgenden Sicherheitsabfrage werden die neuen Verkaufs- und Einkaufspreise ins Fassungslager übernommen. Da bei dieser Abschreibungsmethode auch die Verkaufspreise geändert werden, können Sie wählen, dass für alle Fassungen neue Aufkleber für den späteren Druck vorbereitet werden. Zum Schluss drucken Sie das Protokoll als Beleg aus. Drucken der Inventurliste Nun drucken Sie die Inventurliste über den Button "Inventur-Liste drucken". Auf dem Register Einstellungen / Sortierung können Sie festlegen, wie die Liste sortiert werden soll. Hiermit ist Ihre Inventur abgeschlossen. Handbuch EASY Inventur Inventur 7

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13 Index D Drucken der Inventurliste 7 G Grundsätzliches 1 I Inventur 1 K Kurzerläuterung 5, 6 M Methode 1: Zählung mit gedruckter Zählliste 2 Methode 2: Zählung mit der Zählmaschine 2 R Register 1. Zählmaschine/Artikel erfassen 2 Register Differenzen buchen 4 Register Differenzliste drucken 4 Register Wertberichtigung / Inventurliste 4 W Wertberichtigung durchführen 5, 6 Wertberichtigung einstellen 5, 6 Wertberichtigung nach niedrigerem Teilwert 36 EStR 6 Wertberichtigung über einfache EK-Absenkung 5 Handbuch EASY Inventur Index 9