Kalender in Agenda LOHN

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1 Kalender in Agenda LOHN Bereich: LOHN - Inhaltsverzeichnis 1. Ziel 2 2. Vorgehensweise Erläuterung des Registers»Kalender« Allgemeine Funktionalität Erfassen von Produktivzeiten Erfassen von Fehlzeiten Details Wartezeit unterdrücken Besondere Kalenderschlüssel Wichtige Informationen 19

2 Seite 2 1. Ziel Das Info beschreibt, wie Sie im Kalender von Agenda LOHN Fehlzeiten erfassen und verwalten sowie Produktivzeiten (tatsächlich geleistete Arbeitsstunden) abrechnen. Hinweis Informationen zu den Fehlzeitenarten: Nr Fehlzeiten Informationen zu den Meldegründen: Nr Meldegründe 2. Vorgehensweise Überblick 1. Erläuterung des Registers»Kalender«2. Allgemeine Funktionalität 6 3. Erfassen von Produktivzeiten 4. Erfassen von Fehlzeiten Erläuterung des Registers»Kalender«Damit Sie im Kalender schnell und effektiv sämtliche Daten erfassen können, erhalten Sie zunächst einen kurzen Überblick.»Stammdaten Personaldaten Register: Kalender«

3 Seite Farbliche Markierung der Tage Wochenende in Grün Feiertage in kräftigem Gelb Die bundeslandspezifischen Feiertage werden abhängig von dem Bundesland angezeigt, das in den Mandanten-Programmdaten ausgewählt ist. Beispiel: 15. August = Maria Himmelfahrt im Bundesland Bayern Regionale Feiertage Soweit es regionale Feiertage wie z. B. das Friedensfest in Augsburg gibt, müssen sie individuell in den Mandanten-Programmdaten aktiviert werden:»stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: Arbeitszeit«

4 Seite Datum Der Wochen- und Kalendertag wird abhängig vom gewählten Jahr (Schaltjahr) und Monat von Agenda LOHN angezeigt Kalenderschlüssel In der Kalenderschlüssel-Auswahl finden Sie sowohl die Schlüssel für die Ausfallzeiten (Krankheit, Elternzeit, Urlaub usw.) als auch für Produktivzeiten (geleisteten Arbeitsstunden). Für einen Tag können mehrere Kalenderschlüssel hinterlegt werden. Markieren Sie hierzu den entsprechenden Tag, an dem bereits ein Kalenderschlüssel hinterlegt wurde. Anschließend klicken Sie auf. Alternative: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den entsprechenden Kalendertag. Wählen Sie im Kontextmenü»Neu«. Jedem Kalenderschlüssel kann eine Lohnart und Kostenstelle zugeordnet werden. Dadurch wird die Lohnart bzw. Kostenstelle bei Auswahl des Kalenderschlüssels im Kalender vorbelegt. Die Zuordnung erfolgt auf Mandantenebene:»Stammdaten Kalenderschlüssel«. Folgenden Kalenderschlüsseln wurden bereits Lohnarten von Agenda zugeordnet: Kalenderschlüssel Lohnart 101 Stundenlohn 1 1 Stundenlohn Stundenlohn 2 2 Stundenlohn Stundenlohn 3 3 Stundenlohn Stundenlohn 4 4 Stundenlohn Stundenlohn 5 16 Stundenlohn Stundenlohn 6 17 Stundenlohn Stundenlohn 7 18 Stundenlohn Stundenlohn 8 19 Stundenlohn Urlaub Bauhauptgewerbe, kaufmännisch/ technische Auszubildende 485 Zus.Urlaubsg.kaufm.Azubi

5 Seite Urlaub Bauhauptgewerbe, jugendliche gewerbliche Arbeitnehmer 486 Urlaubsentg. Jugendl. 154 Urlaub Bauhauptgewerbe, Poliere/ kaufmännisch Angestellte 489 Urlaubsentg.Poliere/kaufm 155 Urlaub Bauhauptgewerbe, Arbeitnehmer im Auslernjahr 490 Urlaubsentg. Auslernjahr 200 Kurzarbeit, Ausfallstunden K401 KUG Std./Kurzarbeitergeld 201 Kurzarbeit, Ausfallstunden wenn LFZ vor KUG-Zeitraum Beginn K401 KUG Std./Kurzarbeitergeld 202 Kurzarbeit, Feiertagsvergütung in Höhe KUG K405 KUG-Stunden Feiertag 210 Saison-Kurzarbeit, witterungsbedingte Ausfallstunden K401 KUG Std./Kurzarbeitergeld 212 Saison-Kurzarbeit, Ausfallstunden während LFZ bei Beginn LFZ vor S-KUG-Zeitraum K401 KUG Std./Kurzarbeitergeld Hinweis Kalenderschlüssel können nicht bearbeitet, gelöscht oder neu angelegt werden Einheiten Wird ein Kalenderschlüssel für geleistete Stunden ausgewählt, holt Agenda LOHN die entsprechenden Stunden abhängig vom Wochentag aus der Registerkarte»Arbeitszeit«. Natürlich haben Sie die Möglichkeit, die Stunden an dieser Stelle manuell zu ändern. Die Anwesenheitsstunden werden auch auf der Abrechnung der Brutto-Netto-Bezüge unter den statistischen Werten ausgewiesen. Die Spalte»Tage«wird ebenfalls für die statistischen Werte auf der Abrechnung der Brutto-Netto-Bezüge geführt (Anwesenheitstage, Urlaubstage, Krankheitstage automatisch in Abhängigkeit des gewählten Kalenderschlüssels) Lohnart Wie unter Kalenderschlüssel 4 beschrieben gibt es Kalenderschlüssel, denen bereits eine Lohnart von Agenda zugeordnet wurde (siehe Tabelle 4 ). Wenn einem Kalenderschlüssel keine Lohnart zugeordnet ist, kann an dieser Stelle für den geöffneten Mandanten eine entsprechende Lohnart zugeordnet werden, die dann bei Auswahl des Kalenderschlüssels im Kalender automatisch übernommen wird Kostenstelle Jedem Kalenderschlüssel kann selbstverständlich auch eine Kostenstelle zugeordnet werden: Die fixe Zuordnung erfolgt über die Funktion:»Stammdaten Kalenderschlüssel«. Die flexible Zuordnung erfolgt direkt im Register»Kalender«.

6 Seite Allgemeine Funktionalität Für eine zügige Erfassung im Kalender stehen Ihnen folgende Funktionalitäten zur Verfügung: Kalendereintrag fortschreiben bzw. löschen Über die Schaltfläche <Kalendereintrag fortschreiben> kann ein erfasster Kalendertag bis zu einem frei wählbaren Datum fortgeschrieben werden. Kalendereintrag fortschreiben 1. Entsprechenden Tag markieren. 2. Auf Schaltfläche <Kalendereintrag fortschreiben> klicken. 3. Datum eintragen, bis zu welchem der Kalendereintrag fortgeschrieben werden soll. Kalendereintrag löschen 1. Kalendereintrag markieren und. 2. <Nur aktuellen Kalendereintrag löschen> wählen oder einen Zeitraum festlegen. Klick auf <OK> Anlage und Änderung von Kalenderschlüsseln Hinweis Kalenderschlüssel können nicht bearbeitet, gelöscht oder neu angelegt werden.

7 Seite Erfassen von Produktivzeiten Überblick 1. Abrechnung Stundenlöhner 8 2. Abrechnung Gehaltsempfänger 10 Wenn Sie zur Abrechnung von Stundenlöhnen mit dem Kalender arbeiten, ist eine zusätzliche Erfassung der Lohnbuchungen im Register»Dialog«nicht erforderlich. Alle im Kalender erfassten Daten gelangen automatisch zur Abrechnung. Sie werden im Register»Dialog«nicht mehr angezeigt. Achten Sie auf die im Kalender angezeigten Kalendersummen! Folgende Kalenderschlüssel stehen Ihnen für die Erfassung der geleisteten Arbeitsstunden zur Verfügung:

8 Seite Abrechnung Stundenlöhner Abrechnung Stundenlöhner 1. Im Kalender den entsprechenden Tag markieren. 2. Auf die Auswahl der Kalenderschlüssel gehen. 3. Entsprechenden Kalenderschlüssel wählen (z. B. 101 = Stundenlohn 1). 4. Wurde ein Stundenwert im Register»Arbeitszeit«für die einzelnen Wochentage hinterlegt, wird er an dieser Stelle automatisch übernommen. Ist dies nicht der Fall, erfassen Sie die geleisteten Stunden. Tragen Sie zusätzlich bei»tage«den Wert 1 ein. 5. Dem Kalenderschlüssel 101 ist die Lohnart 0001»Stundenlohn 1«zugeordnet. Selbstverständlich kann individuell eine andere Lohnart ausgewählt werden. Wurde im Register»Firma«im Bereich»Stundenlöhne/Faktoren«ein Stundenlohn hinterlegt, wird er in der Spalte»Faktor«automatisch übernommen. Ist dies nicht der Fall, hinterlegen Sie hier den Faktor manuell. 6. Arbeiten Sie mit Kostenstellen, muss jetzt noch die entsprechende Kostenstelle zugeordnet werden sofern diesem Kalenderschlüssel keine feste Kostenstelle zugeordnet wurde (siehe Kostenstelle 5 ). 7. Wiederholen Sie die Schritte 1 bis 6 für die weiteren Kalendertage.

9 Seite 9 8. Auf der Abrechnung der Brutto-Netto-Bezüge werden die Stundenlöhne kumuliert ausgewiesen. Beispiel Kalendererfassung Abrechnung der Brutto-Netto-Abzüge Die Kalendersummen werden entsprechend auf der Abrechnung ausgewiesen.

10 Seite Abrechnung Gehaltsempfänger Bei Gehaltsempfängern werden die Bezüge in der Regel im Register»Festbezüge«hinterlegt, wenn sie monatlich gleich sind. Im Kalender werden lediglich die Fehlzeiten verwaltet. Für den Druck der Anwesenheitsstunden und Anwesenheitstage im Bereich der statistischen Werte auf der Abrechnung der Brutto-Netto-Bezüge haben Sie zwei Möglichkeiten: Entweder wird der in den Mandanten-Programmdaten und Personaldaten hinterlegte Durchschnittswert ausgewiesen, oder Sie aktivieren in den Personaldaten im Register»Arbeitszeit«die Option <Anwesenheit lt. Arbeitsstunden automatisch im Kalender buchen>. Letzeres hat zur Folge, dass nun die Anwesenheitstage und Anwesenheitsstunden ganz genau je nach Anzahl der Tage des aktuellen Monats auf der Abrechnung ausgewiesen werden. Abrechnung Gehaltsempfänger 1. Im Register»Arbeitszeit«das Kontrollkästchen <Anwesenheit lt. Arbeitsstunden automatisch im Kalender buchen> aktivieren. 2. Die Werte werden in den Kalender übernommen. In der Kalendersumme sehen Sie die kumulierten Anwesenheitsstunden und Anwesenheitstage.

11 Seite 11 Abrechnung der Brutto-Netto-Bezüge Diese Werte erscheinen auf der Abrechnung der Brutto-Netto-Bezüge in den statistischen Werten Erfassen von Fehlzeiten Überblick 1. Allgemein Monatsübergreifende Erfassung von Fehlzeiten Rückwirkende Erfassung von Fehlzeiten für das Vorjahr 4. Rückwirkende Erfassung von Fehlzeiten 5. Fehlzeiten stornieren/löschen 6. Fehlzeitendatum ändern 7. Fehlzeitenart ändern

12 Seite Allgemein Sämtliche Fehlzeiten verwalten Sie ganz unkompliziert im Register»Kalender«. Alle Fehlzeiten im Überblick Nr Fehlzeiten. Monatsübergreifende Erfassung von Fehlzeiten Beispiel Aktueller Abrechnungsmonat: Februar 2014 Fehlzeit: 13»Elternzeit«Beginn Elternzeit: Ende Elternzeit: Lösung 1. Im Kalender am den Kalenderschlüssel 013»Elternzeit«wählen. 2. Schaltfläche <Kalendereintrag fortschreiben> anklicken. Ende der Elternzeit eintragen Mit Klick auf <OK> wird die Fehlzeit in die Folgemonate übernommen.

13 Seite 13 Bezüge, die im Register»Festbezüge«hinterlegt wurden, werden nun automatisch gekürzt Rückwirkende Erfassung von Fehlzeiten für das Vorjahr Beispiel Aktueller Abrechnungsmonat: Juli 2014 Fehlzeit: 2»Krankheit nach Ende Lohnfortzahlung muss nachgetragen werden«beginn: Ende: Lösung 1. Im Kalender das Jahr 2013 auswählen. Auf den Monat Dezember klicken. 2. Am den Kalenderschlüssel 2»Krankheit/Kur nach Ende der Lohnfortzahlung«erfassen.

14 Seite Schreiben Sie den Kalendereintrag bis zum fort. Wurden in den Monaten, in denen der Kalendereintrag fortgeschrieben wird, bereits Einträge vorgenommen, erhalten Sie beim Fortschreiben eine entsprechende Meldung. Bestätigen Sie die Meldung mit <Ja>. 4. Für die korrigierten Monate wird nun automatisch eine Nachberechnung vorgenommen Rückwirkende Erfassung von Fehlzeiten Beispiel Aktueller Abrechnungsmonat: Juli 2014 Fehlzeit: 2»Krankheit nach Ende Lohnfortzahlung muss nachgetragen werden«beginn: Ende: Lösung 1. Im KALENDER auf den Monat April klicken. 2. Am den Kalenderschlüssel 2»Krankheit/Kur nach Ende der Lohnfortzahlung«erfassen. 3. Schreiben Sie den Kalendereintrag bis zum fort. Wurden in den Monaten, in denen der Kalendereintrag fortgeschrieben wird, bereits Einträge im Kalender vorgenommen, erhalten Sie beim Fortschreiben eine entsprechende Meldung. Bestätigen Sie die Meldung mit <Ja>. 4. Für die korrigierten Monate wird nun automatisch eine Nachberechnung vorgenommen.

15 Seite Fehlzeiten stornieren/löschen Handlungsziel Aktueller Abrechnungsmonat: Juli 2014 Fehlzeit: 2»Krankheit/Kur nach Ende Lohnfortzahlung muss gelöscht werden«beginn: Ende: Lösung 1. Im Kalender den Monat April öffnen. 2. Das Datum mit der rechten Maustaste markieren. Im Kontextmenü»Löschen«wählen. 3. Option <Alle Kalendereinträge löschen vom> wählen. Als Ende den eintragen. Klick auf <OK>. 4. Die Bezüge im Register»Festbezüge«werden automatisch wieder aktiviert. Ist der Mitarbeiter Stundenlöhner, müssen die Bezüge entweder über den Kalender oder über die»nachberechnung Bezüge«für die entsprechenden Monate nachgetragen werden. Exkurs Bereits erzeugte Unterbrechungsmeldungen oder erstellte Erstattungsanträge werden automatisch storniert.

16 Seite Fehlzeitendatum ändern Beispiel Aktueller Abrechnungsmonat: Juli 2014 Fehlzeit: 2»Krankheit/Kur nach Ende der Lohnfortzahlung«Ende alt: Ende neu: Lösung 1. Im Kalender den Monat Juni öffnen. Kalenderschlüssel 2»Krankheit/Kur nach Ende der Lohnfortzahlung«ab dem bis löschen. 2. Wurden die Bezüge im Register»Festbezüge«hinterlegt, werden sie jetzt automatisch wieder für den entsprechenden Zeitraum ab dem aktiviert. 3. Ist der Mitarbeiter Stundenlöhner, hinterlegen Sie im Juni die geleisteten Stunden entweder im Kalender, oder Sie erfassen die geleisteten Stunden über»nachberechnung Bezüge« Fehlzeitenart ändern Beispiel Aktueller Abrechnungsmonat: Juli 2014 Fehlzeit: Die Fehlzeit 23»unbezahlte Fehlzeit«soll in die Fehlzeit 1»Krankheit mit Lohnfortzahlung«geändert werden Beginn Ende: Lösung 1. Im Kalender den Monat Mai öffnen. 2. Den alten Eintrag am mit dem neuen Kalenderschlüssel 1 ersetzen. 3. Den neuen Eintrag bis zum fortschreiben. Die Abfrage mit <Ja> bestätigen, ob die bestehenden Einträge überschrieben werden sollen. 4. Wurden die Bezüge im Register»Festbezüge«hinterlegt, erfolgt nun automatisch wieder deren Aktivierung. 5. Bei Stundenlöhnern erfassen Sie zu dem Kalenderschlüssel 1»Krankheit mit Lohnfortzahlung«die entsprechende Stundenlohnart.

17 Seite Details 3.1. Wartezeit unterdrücken Ist es erforderlich, dass die Prüfung der Wartezeit durch die Fachanwendung LOHN unterdrückt wird, gehen Sie wie folgt vor: Wartezeit unterdrücken 1. Kalender öffnen. In den Kalender klicken, um ihn zu aktivieren. 2. Tastenkombination + + drücken. 3. Haken bei <Keine Wartezeit>.

18 Seite Besondere Kalenderschlüssel KS Beschreibung 10 Pflege eines kranken Kindes ohne Arbeitsentgelt aber MIT Kranken(tage)geld Bei diesem Kalenderschlüssel werden die SV-Tage sofort gekürzt. 20 Kurzzeitpflege OHNE Pflegeunterstützungsgeld Bei diesem Kalenderschlüssel laufen die SV-Tage ungekürzt weiter. Eine Teillohnberechnung wird nicht ausgelöst. 29 Freistellung OHNE Fortzahlung des Arbeitsentgelts. Bei diesem Kalenderschlüssel werden die SV-Tage sofort gekürzt. Abmeldung mit Meldegrund 30 erfolgt zum ersten Tag der Fehlzeit. Anmeldung mit Meldegrund 10 nach Ende der Fehlzeit erfolgt automatisch. 31 Wochenende oder Feiertag ohne Entgelt Wartetage - vom Arbeitnehmer nicht zu vertretene Fehlzeit. Bei diesem Kalenderschlüssel laufen die SV-Tage (für einen Zeitmonat) weiter. Er erwirkt bei Festbezügen die entsprechende Kürzung gemäß Teillohnformel. Bei mehr als 1 Zeitmonat ohne Entgelt: Abmeldung mit Meldegrund Beginn Bezug Arbeitslosengeld nach Krankengeld Arbeitnehmer, die während des Krankengeldbezuges ausscheiden und anschließend arbeitslos sind, müssen zum letzten Tag vor Beginn der Arbeitslosigkeit mit einer Meldung mit Grund 30 abgemeldet werden, ohne dass ein Austrittsdatum erfasst wird. Erfassen Sie diesen Kalenderschlüssel am ersten Tag der Arbeitslosigkeit im Kalender, so wird die erforderliche Meldung mit Grund 30 automatisch von LOHN generiert. 35 Kurzzeitpflege MIT Pflegeunterstützungsgeld (bis max. 10 Arbeitstage) Für Zeiten des Bezugs von Pflegeunterstützungsgeld steht Ihnen dieser Kalenderschlüssel zur Verfügung. Dieser Kalenderschlüssel kürzt die SV-Tage und erwirkt bei Festbezügen die entsprechende Kürzung gemäß Teillohnformel. 43 Entgeltfortzahlung Organ/Gewebespende Der Organspender erhält für den Zeitraum der Arbeitsunfähigkeit, längstens jedoch für sechs Wochen, sein Arbeitsentgelt vom Arbeitgeber fortgezahlt. Erstattet werden auf Antrag des Arbeitgebers das an den Arbeitnehmer fortgezahlte Arbeitsentgelt sowie die darauf entfallenden und vom Arbeitgeber zu tragenden Beiträge zur Sozialversicherung und zur betrieblichen Altersversorgung. Die Erstattung ist bei der Krankenkasse zu beantragen, bei der der Organempfänger versichert ist. Hinweis Die Erstattung der Aufwendungen, die Arbeitgebern infolge der Organspende eines Arbeitnehmers entstehen, sind nicht im Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) geregelt. Sie können daher auch nicht über den AAG-Assistenten beantragt werden.

19 4. Seite 19 Wichtige Informationen Nr Fehlzeiten Nr Meldegründe Nr Mutterschaft in Agenda LOHN