Büromanagement - Struktur u. Organisation verringern Zeitaufwand

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Maria Neumann
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1 Seminar am in Hannover Büromanagement - Struktur u. Organisation verringern Zeitaufwand Gesellschafter / Geschäftsführer von Ingenieurbüros müssen ihr Unternehmen lenken und weiterentwickeln. Aber Verwaltungsaufgaben beanspruchen in den Ingenieurbüros immer mehr Zeit. Die Verwaltung zu verschlanken und sich ihre Ergebnisse nutzbar zu machen, ist das Gebot der Stunde. Das Seminar wird ihnen, aber auch den Mitarbeitern Strukturen und Organisationsmodelle an die Hand geben, um mehr Zeit für die eigentliche Ingenieurarbeit und damit mehr Produktivität zu erreichen. Das Seminar wird in zwei voneinander unabhängigen Teilen angeboten, die jeweils separat gebucht werden können, je nach Wissensstand und Interesse. Seminarteil 1: Struktur und Organisation Kontaktmanagement und Termine - wichtig für Akquisition und Auftraggeberbetreuung Zentrale Adressverwaltung, wie verwalte ich Ansprechpartner, Anschriften und Kommunikationsdaten zu einem Kontakt, wer ist zuständig für die Aktualität der Kontaktdaten. Mitarbeiterkalender und Teamkalender. Zuordnung von Terminen, Aufgaben und Vorgängen, zu Mitarbeitern. Einbindung / Belegungsplan von Ressourcen, wie Besprechungsräumen, Fahrzeugen, Geräten. Terminarten, Aufgabenmanager, Zuordnungen für Termine/Aufgaben, Zuständigkeit Status Priorität, Dokumentation und Transparenz von Terminen und Vorgängen. Übernahme der Termine in die Zeiterfassung. Dokumentenmanagement immer wissen wo alles ist (Schriftverkehr, Planunterlagen, etc.) Wie gestalte ich die Ordner- bzw. Ablagestruktur, zentrale Verwaltung der Unternehmensvorlagen, Projekt- und Kontakt- bezogene Ablage der Dokumente, Fragen zum Dokumentenmanagement, wie: - in welchem Format sollten die Daten archiviert werden - Welche Sicherungsmedien sind für welche Daten und welchen Zeitraum geeignet. Projektverwaltung und Zeiterfassung der Grundstein für wirtschaftlichen Erfolg Teilaufträge auch mit unterschiedlichen Verrechnungssätzen, Arbeitsplanung und Projekt-Budget (Soll/Ist), Verwaltung von projektbezogenen Fremdleistungen, Zahlungspläne, Zahlungsfreigaben, Abschlags- und Schlussrechnungen, Gewährleistungsfristen, HOAI, DIN 276, Nebenkosten Erfassung und Abrechnung, Abrechnung von Aufwandsprojekten. Aufteilung des Auftrags in Arbeitspakete / Tätigkeiten, zur Erfassung der Zeiten in Arbeitspaket und Tätigkeiten welcher Detailgrad ist sinnvoll, was ist mit Reisekosten und Reisezeiten, interne und externe, projektbezogene Verrechnungssätze in der Zeiterfassung, wie gehen wir mit Zeiten der Gemeinkosten Urlaub, Krankheit etc. um. Auswertungen, Gewinnermittlung, Deckungsbeiträge, Grundlage für erfolgsorientierte Vergütung. Seminarteil 2: Kostenkontrolle und Effizienzsteigerung Ermittlung von internen Verrechnungssätzen wer kostet was im Büro Sätze für Mitarbeiter, Berufsgruppen und Mittellohn, Gemeinkostenfaktor-Ermittlung, Auswertung der Bilanz und Übernahme der Daten in die Berechnung. Controlling wichtig auch für Bankgespräche Instrumente der Liquiditätsplanung Projektübergreifende Verwaltung und Auswertung der Daten, welche Bericht brauche ich im Unternehmen, betriebswirtschaftliche Kennzahlen welche sind die Wichtigen, welche sind die Richtigen für mein Unternehmen, Kostenüberwachung, Budget-Kontrolle Pep 7 mit Kennzahlen zum geplanten wirtschaftlichen Erfolg PeP 7 erlaubt, die Wirtschaftlichkeit von Büros schnell und zuverlässig zu ermitteln. Zu den PeP7-Kennzahlen zählen Faktoren wie Umsatzrendite, Umsatz/Mitarbeiter, Arbeitskostenquote, Projektstundenanteil, mittlerer Bürostundenumsatz, Gemeinkostenfaktor und Stundenaufwand/Einheit. Der Referent: Herr Dipl.-Ing. M. Rossmayer hat mehrere Jahre in Ingenieurbüros gearbeitet und die klassischen Hierarchiestufen durchlaufen, um festzustellen, dass die Ingenieurtätigkeit immer mehr in den Hintergrund trat und die verwaltenden Aufgaben immer mehr Zeit in Anspruch nahmen. Die Suche nach einer Lösung führte zur Gründung von Rossmayer Consulting, Dassel und der Entwicklung von Acclaro und dem gleichzeitigen Angebot von Beratungsdienstleistungen für Bauplaner. Im relativ jungen Markt der Büro- und Projektmanagement-Software hat sich Rossmayer Consulting binnen kurzer Zeit als Impulsgeber der Branche etabliert. Zielgruppe des Seminars: Inhaber / Gesellschafter / Geschäftsführer / Führungskräfte in Ingenieurbüros

Aber Verwaltungsaufgaben beanspruchen in den Ingenieurbüros immer mehr Zeit. Die Verwaltung zu verschlanken und sich ihre Ergebnisse nutzbar zu machen, ist das Gebot der Stunde.

2 Büromanagement - Struktur u. Organisation verringern Zeitaufwand Programm am in Hannover Seminarteil 1: Struktur und Organisation 09:00 Uhr Begrüßung der Teilnehmer des 1. Seminarteils 09:15 Uhr Kontaktmanagement und Termine 10:00 Uhr Dokumentenmanagement 10:45 Uhr Kaffeepause 11:00 Uhr Projektverwaltung und Zeiterfassung 12:30 Uhr Ende des 1. Seminarteils Mittagspause mit gemeinsamen Mittagessen Seminarteil 2: Kostenkontrolle und Effizienzsteigerung 13:30 Uhr Begrüßung der Teilnehmer des 2. Seminarteils 13:45 Uhr Ermittlung von internen Verrechnungssätzen 15:15 Uhr Kaffeepause 15:30 Uhr Controlling 16:15 Uhr PeP 7 Kennzahlen 17:00 Uhr Ende der Veranstaltung

Seminarteils 09:15 Uhr Kontaktmanagement und Termine 10:00 Uhr Dokumentenmanagement 10:45 Uhr Kaffeepause 11:00 Uhr Projektverwaltung und Zeiterfassung 12:30 Uhr Ende

3 Bitte Rücksendung per Fax: 030 / Ingenieurbüro Welter GmbH Co. KG v e r b i n d l i c h e A N M E L D U N G z u m S e m i n a r nur Seminarteil 1: Struktur und Organisation Beginn 09:00 Uhr und Ende 12:30 Uhr 138,65 EUR zzgl. 26,35 EUR (19 %) MwSt. = 165,00 EUR In der Teilnahmegebühr sind Tagungsgetränke und mittags ein 3-Gang Business Menü inkl. einem Softgetränk enthalten. Bankverbindung: Ingenieurbüro Welter GmbH Co. KG, Konto 16717, Sparkasse Aachen, BLZ Vertreter des jeweiligen Büros teilnehmen (bitte eine Namensänderung rechtzeitig dem Ingenieurbüro Welter GmbH Co.

138,65 EUR zzgl. 26,35 EUR (19 %) MwSt. = 165,00 EUR In der Teilnahmegebühr sind Tagungsgetränke und mittags ein 3-Gang Business Menü inkl.

4 Bitte Rücksendung per Fax: 030 / Ingenieurbüro Welter GmbH Co. KG v e r b i n d l i c h e A N M E L D U N G z u m S e m i n a r nur Seminarteil 2: Kostenkontrolle und Effizienzsteigerung Beginn 13:30 Uhr und Ende 17:00 Uhr 138,65 EUR zzgl. 26,35 EUR (19 %) MwSt. = 165,00 EUR In der Teilnahmegebühr sind Tagungsgetränke und mittags ab 12:30 Uhr ein 3-Gang Business Menü und ein Softgetränk enthalten. Bankverbindung: Ingenieurbüro Welter GmbH Co. KG, Konto 16717, Sparkasse Aachen, BLZ Vertreter des jeweiligen Büros teilnehmen (bitte eine Namensänderung rechtzeitig dem Ingenieurbüro Welter GmbH Co.

Uhr 138,65 EUR zzgl. 26,35 EUR (19 %) MwSt.

5 Bitte Rücksendung per Fax: 030 / Ingenieurbüro Welter GmbH Co. KG v e r b i n d l i c h e A N M E L D U N G zum Gesamtseminar Teil 1 und Teil 2 Beginn 09:00 Uhr und Ende 17:00 Uhr 235,29 EUR zzgl. 44,71 EUR (19 %) MwSt. = 280,00 EUR In der Teilnahmegebühr sind Tagungsgetränke und mittags ein 3-Gang Business Menü inkl. einem Softgetränk enthalten. Bankverbindung: Ingenieurbüro Welter GmbH Co. KG, Konto 16717, Sparkasse Aachen, BLZ Vertreter des jeweiligen Büros teilnehmen (bitte eine Namensänderung rechtzeitig dem Ingenieurbüro Welter GmbH Co.

44,71 EUR (19 %) MwSt. = 280,00 EUR In der Teilnahmegebühr sind Tagungsgetränke und mittags ein 3-Gang Business Menü inkl.

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