OFFICE MANAGEMENT - SCHULUNGEN. DIN 5008 die Neuerungen

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1 OFFICE MANAGEMENT - SCHULUNGEN DIN 5008 die Neuerungen

2 Die aktuellen Änderungen in der DIN 5008 Neue Empfehlungen zur Gestaltung von Anschriften (Anschriftenfelds) Bachelor und Master Neue Empfehlungen zur Schreibweise des Datums Der Aufbau des Infoblocks Das PS 2

3 Anschriften nach DIN 5008 Das sollten Sie unbedingt beachten Anschriftenfeld Das Anschriftenfeld misst 40 mal 85 Millimeter. Beachten Sie bitte: Bereits seit April 2005 entfällt die Leerzeile zwischen Straße/Postfach und Bestimmungsort. Es war eine Weile optional, ob Sie die Adresse mit oder ohne Leerzeile schreiben. Seit 2005 fällt die Leerzeile weg. Die Gründe für den Wegfall der Leerzeile sind: 1. Die nationalen und internationalen Anschriften sollen vereinheitlicht werden. Im übrigen Europa und in anderen Ländern wird keine Leerzeile in den Anschriften verwendet. 2. Im Bereich der elektronischen Frankierung wird bereits auf die Leerzeile verzichtet. 3. Die Bearbeitung der maschinell verarbeiteten Sendungen kann schneller erfolgen. 4. Alt und falsch: Schröder GmbH Herrn Klaus Reiter Merowinger Straße München Neu und richtig: Schröder GmbH Herrn Klaus Reiter Merowinger Straße München 3

4 Das Anschriftenfeld wurde neu aufgeteilt Im Anschriftenfeld stehen Ihnen neun Zeilen zur Verfügung. Das war vorher so und ist jetzt noch immer so. Die Neuerung: Hatten Sie vorher zwei Zeilen für Zusätze und Vermerke zur Verfügung, sind es jetzt drei Zeilen. Das Anschriftenfeld gliedert sich im Prinzip in diese drei Bereiche: (1) Feld für die Rücksendung (2) Zusatz für Vermerkzone (z. B. Persönlich, Nicht nachsenden, Einschreiben) (3) Anschriftenzone Beispiel 1: 1 Mustermann GmbH, Musterstraße 1, Musterhausen 11231/or/84/ Nicht nachsenden 3 Einschreiben 1 Frau 2 Monika Müller 3 bei Irene Schmidt 4 Friedenstraße München 6 Feld für Rücksendeangabe (Schriftgrad 8) Zusatz- und Vermerkzone (Schriftgrad 8) Anschriftenzone (Schriftgrad 12) (1) (2) (3) Eine korrekt gestaltete Anschrift Neu: Laut alter DIN befand sich zwischen dem Vermerk und der Adresse immer eine Leerzeile, ab sofort nicht mehr. Setzen Sie keine Leerzeile mehr zwischen dem Vermerk und der Adresse! Einzeilige Vermerke beginnen in Zeile 3, zweizeilige in Zeile 2, dreizeilige in Zeile 1. Wenn es keine Zusätze oder Vermerke gibt, bleiben nach der DIN die ersten drei Zeilen leer. Die Rücksendeangabe und die Vermerkzone dürfen zu einer Zone verschmelzen. Wenn Sie das tun, darf ebenfalls keine Leerzeile stehen. 4

5 Akademische Titel und Diplome in der Anschrift - Professor, Doktor, Bachelor und Master, Diplom-Ingenieur sowie Berufsbezeichnungen Akademische Titel und Diplome wie zum Beispiel Dr. und Dipl.-Ing. stehen unmittelbar vor dem Namen, also in derselben Zeile. Professor/Professorin Der Professor wird in der Anschrift abgekürzt, also Prof. und wird vor dem Namen geschrieben: Herrn Prof. Dr. Peter Oberwichtig ACHTUNG: In der Anrede bitte immer ausschreiben: Sehr geehrter Herr Professor Oberwichtig bzw. Sehr geehrte Frau Professorin Schlau Doktor Der Doktor wird in der Anschrift abgekürzt, also Dr. und wird vor dem Namen geschrieben: Herrn Dr. Rainer Brand ACHTUNG: Es gibt keine Doktorin. In der Anrede bitte immer abkürzen: Sehr geehrte Frau Dr. Klein, Diplom-Kaufmann/Diplom-Kauffrau Der Diplom-Kaufmann bzw. die Diplom-Kauffrau wird in der Anschrift abgekürzt, also Dipl.-Kfm. und wird vor dem Namen geschrieben: Herrn Dipl.-Kfm. Rainer Brand Frau Dipl.-Kffr. Bettina Schmidt 5

6 Bachelor und Master Bachelor- und Mastergrade wie zum Beispiel B. A. Bachelor of Arts B. Sc. Bachelor of Science M. A. Master oft Arts stehen hinter dem Namen.: Frau Sabine Finstermann B. A. 6

7 Neue Empfehlung zur Schreibweise des Datums Mit der 2011er Überarbeitung der DIN 5008 stärkt die DIN die Verwendung der Datumsschreibweise Jahr Monat-Tag. Also: Sie lehnt sich damit an die ISO Außer der internationalen Schreibweise erlaubt die DIN auch diese: oder 4. Dezember 2011 Der Monatsname, so die DIN, soll im Fließtext nicht abgekürzt werden. Es gibt nun vier Schreibweisen: Beispiele: Dezember Dez nicht im Fließtext zu verwenden 7

8 Der Aufbau des Infoblocks Der Informationsblock beginnt in Höhe der ersten Zeile des Anschriftenfeldes 125 mm vom linken Blattrand entfernt. Die DIN 5008 gibt eine Reihenfolge vor, in der die verschiedenen Informationen aufgeführt werden sollen. Ihr Zeichen: Ihre Nachricht: Unser Zeichen: Unsere Nachricht: Name: Telefon: Telefax: Datum: Anstelle von Name können Sie auch die Formulierung Ihr Gesprächspartner beziehungsweise Ihre Gesprächspartnerin oder Ihr Ansprechpartner verwenden. Es ist auch möglich, zusätzliche Informationen wie Ihre Mobilfunknummer, Vorgangsnummer oder ähnliche vorgangsspezifische Informationen hinzuzufügen. 8

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10 Das PS Auch wenn das PS in der modernen Textverarbeitung eigentlich keinen Sinn mehr ergibt, können Sie es durchaus als rhetorisches Element einsetzen. Denn das PS enthält viel Aufmerksamkeit. Das PS: sollte mindestens eine Zeile Abstand zum Ende des Briefs geschrieben werden. Freundliche Grüße Schulze GmbH Claus Mustermann PS: Beachten Sie bitte. Den Termin für die nächste Teambesprechung müssen wir verschieben. Wir werden Sie rechtzeitig über den neuen Termin informieren. 10