dia.log Die Informations- und Kommunikationsplattform der Diakonie Michaelshoven

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1 dia.log Die Informations- und Kommunikationsplattform der Diakonie Michaelshoven 1 1

2 Ausgangslage (Ende 2007) Informationen sind unübersichtlich sortiert, Ablagestrukturen sind nicht einheitlich Daten- und Dokumentenredundanz Aufwändige Suche nach Informationen Keine strukturierte Weitergabe von Wissen Mangelnde geschäftsbereichsübergreifende Vernetzung Interne Kommunikation verläuft meist geschäftsbereichsbezogen Es gibt zu wenig elektronische Austauschmöglichkeiten Stetig steigendes Datenvolumen 2 2

3 Entscheidung im Leitungskreis: Wir benötigen eine übergreifende Informationsund Kommunikationsplattform 3 3

4 Das Projekt Projektziel Aufbau einer strategischen Informations- und Kommunikationsplattform Ermöglichung einer grenzenlosen unternehmensweiten Zusammenarbeit Erfassung und Sicherung des betrieblichen Know-Hows Steigerung der Effektivität und Effizienz der internen Kommunikation Reduktion des Aufwands für die Suche und das Finden von Informationen Erhöhung der Innovationsfähigkeit Reduzierung der Datenflut Unterstützung von Arbeitsprozessen Aufgabenstellung Projektorganisation Auftraggeber: Vorstand der Diakonie Michaelshoven Projektleitung: Dirk Bartels / ab 2010 Markus Hemgesberg (IT), Simone Schön (Unternehmenskommunikation) Projektteam: 2 Mitarbeiter aus dem Geschäftsbereich Jugend- und Behindertenhilfe, 2 Mitarbeiter aus dem Berufsförderungswerk, je ein Mitarbeiter aus dem Bereich IT und Unternehmenskommunikation Projektstart

5 Projektbegleitung Begleitung durch Mitarbeiter des Lehrstuhls Wirtschaftsinformatik und Electronic Government der Universität Potsdam Aufgaben: Unterstützung bei der Ziel- und Anforderungsdefinition Konzepterstellung Anbieterbefragung (Prescreening potenzieller Systemlösungen) Anbieterpräsentation (Entwicklung einer geeigneten Aufgabenstellung und Bildung eines Bewertungsschemas) 5 5

6 Die Erfolgsfaktoren/Risiken Erfolgsfaktoren Klarer Projektauftrag Sorgfältige Auswahl des Systems und des Systemanbieters Detaillierte Projektplanung Hohe Entscheidungskompetenz des Projektteams Daten aus Mitarbeiterbefragungen liegen vor Flankierende, werbende Kommunikationsmaßnahmen Risiken Hoher Erfolgsdruck Langwierige Entscheidungsfindung durch breit aufgestelltes Projektteam Sorge der Mitarbeitenden vor Veränderung Mangelnde PC-Affinität vieler Mitarbeitenden 6 6

7 Zeitplan 01/ /2008 Definition der Anforderungen an das neue System 06/ /2008 Sondierung des Marktes und Prescreening 08/ / / /2008 Gezielte Ansprache von Systemanbietern und Auswahl des Systems Vertragsabschluss und gemeinsame Planung der Implementierung 01/ /2009 Technische Implementierung 06/2009 Testphase Inbetriebnahme 7 7

8 Die Anforderungen. Die Anforderungen an dia.log wurden auf Basis einer Informationsangebots- und Nachfrageanalyse abgeleitet, die in den Geschäftsbereichen Jugend- und Behindertenhilfe, Berufsförderungswerk und in der Holding durchgeführt wurde. Dabei wurden 392 Anforderungen ermittelt und hinsichtlich der Bedeutung und Realisierungszeit bewertet. Diese Anforderungen wurden zu Modulen gebündelt und dann die Notwendigkeit der Module im Team bewertet. Alle im Folgenden aufgeführten Module waren Pflichtmodule und sollten sofort verfügbar sein. 8 8

9 Die Module Modul 1: Suche Die Suchfunktion kann von jeder Seite des Systems direkt aufgerufen werden und erlaubt die Suche im kompletten Bestand des Systems. Modul 2: Nutzerprofil mit freiwilligen Angaben der Mitarbeiter 9 9

10 Die Module Modul 3: Informationseiten Informationsseiten sind in der Regel systemweit zugänglich und auf die Inhaltsausgabe beschränkt. Informationsinseln stellen vor allem Text, Dokumente und Bilder zur Ansicht oder zum Download bereit. Modul 4: Arbeitsinsel Im Gegensatz zur Informationsinsel zielen Arbeitsinseln vor allem auf die Zusammenarbeit und den Austausch von Dokumenten. Auf einer Arbeitsinsel können Dokumente bspw. bearbeitet und versioniert werden. Es gibt Arbeitsinseln für Projekte, Abteilungen und bestimmte Bereiche, die für alle anderen MA gesperrt sind

11 Die Module Modul 5: Aktivitätsanalyse Informationen über die Nutzung von dia.log. So können bspw. die Anzahl der Lesezugriffe auf einzelne Seiten, die jeweiligen Einstiegs- und Ausstiegsseiten und die Anzahl der Änderungen ermittelt werden. Modul 6: Nachrichtenkanal Seite, die periodisch neue Einträge enthält. Neue Einträge stehen an oberster Stelle, ältere folgen in umgekehrt chronologischer Reihenfolge. Modul kann auch als blog verwendet werden

12 Die Module Modul 7: Gruppenkalender Ein Gruppenkalender zeigt kommende Veranstaltungen an. Modul 8: Diskussionsforum Diskussionsforen ermöglichen den Austausch von Personen zu beliebigen Themen

13 Die Module Modul 9: Wiki Ein Wiki wird zum gemeinsamen Erstellen einer vernetzten Wissensbasis verwendet. In dia.log sind themenspezifische Wikis angestrebt. Modul 10: Umfrage anonym oder personalisiert 13 13

14 Auswahl System/Sytemanbieter Es wurden insgesamt drei Systeme und verschiedene Systemanbieter geprüft. Zur Einschätzung und Bewertung des Systems und des jeweiligen Systemanbieters sollten insgesamt 78 Anwendungsfälle auf einer Testinstallation life demonstriert werden. Die Anwendungsfälle umfassten Aufgaben, die von Anwendern in unterschiedlichen Rollen ausgeführt werden. Im Sinne der Vergleichbarkeit sollten die Anwendungsfälle so originalgetreu und vollständig wie möglich vorgestellt werden. Beispiel: Nutzer XYnutzt den Nachrichtenkanal und teilt den Lesern den Start des Softwareprojektes mit. Er fügt einen Hyperlink auf die Arbeitsinsel sowie einen Link auf die Nachricht ein. Ausserdem bindet er ein Bild seines Büros ein

15 Auswahl System Als passendes System wurde der Microsoft Office Sharepoint Server ausgewählt. Produkt Gesamtnote 1,861 Name des Bewerters MOSS 2007, Dienstleister XY JB DB SiS EW Bewertungsobjekt Gewichtung Bewältigung der Anwendungsfälle (Szenarionummer) 1003,0 Administration (1-12) Arbeitsinsel Aushängeschild, Struktur (13-15) 10, Arbeitsinsel Dokumente (16-17, 26, 31) 13, Arbeitsinsel Benutzerzulassung (18, 32) 10, Arbeitsinsel Layout (19) 13, Arbeitsinsel Gruppenkalender (20-21, 27) Arbeitsinsel Diskussionsforum (22-23, 28) 6, Arbeitsinsel Umfrage (24, 29) 4, Arbeitsinsel Navigation zwischen Arbeitsinseln (25) 10, Informationsinsel Benutzerzulassung (33) 7, Informationsinsel Texte und Inhalte publizieren (34-35, 60) 7, Informationsinsel Dokumente (36) 7, Informationsinsel Freigabeprozess (37-39) 7, Informationsinsel Wiki (38, 41, 61)

16 Start des Systems Start am mit ersten Inhalten auf der Startseite News, wichtige zentrale Dokumente und Publikationen, tagesaktuelle Losung, Telefonlisten, Schwarzes Brett, Jobs, Mikipedia Der Start wurde kommunikativ begleitet: mit regelmäßigen Projektinformationen seit Beginn des Projekts mit wöchentlichen -Newslettern in den Wochen vor dem Start mit einem Gewinnspiel zum Start durch Bekanntmachungen in den Mitarbeiterpublikationen über benannte Multiplikatoren in den einzelnen Geschäftsbereichen 16 16

17 Weitere Entwicklung Die vier Geschäftsfelder erhielten separate Startseiten, auf denen geschäftsfeldbezogene Inhalte veröffentlicht werden. Das System wurde um weitere Funktionalitäten (Fortbildungsprogramm, Einbindung des Einkaufsportals, Workflows, Telefonliste, Vertragsmanagement, Fuhrparkverwaltung etc.) erweitert. In den vergangenen Jahren entstanden rund 260 Arbeitsinseln

18 Weitere Entwicklung Holding, Stiftung, Akademie, Servicegesellschaft, Seniorenhilfe und Teile der Behindertenhilfe sind nach dia.log migriert. Migration der restlichen Tochterunternehmen teilweise durchgeführt bzw. geplant

19 Lessons Learned Akzeptanz schaffen und Nutzen (kurzfristigen und zukünftigen) darstellen, dauerhafte kommunikative Begleitung, vor der Migration Prozesse aufnehmen und ggf. optimieren und diese dann abbilden, vor der Migration Daten bereinigen lassen, IT-Affinität der Mitarbeiter berücksichtigen, ein guter Dienstleister ist wichtig

20 Lessons Learned Metadaten (Sortierkriterien) haben einen deutlich höheren Nutzen als Ordnerstrukturen. Erfordern aber ein Umdenken und eine andere Arbeitsweise bei den Anwendern. Sharepoint genügt fast allen Anforderungen, wenn auch nicht immer vollständig. Meistens reicht das aber aus. Die Ressourcen für die Migration müssen auch in den Fachabteilungen zur Verfügung stehen