Checkliste für SaarLB-Kunden zur Umstellung auf die SEPA-Zahlverfahren

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1 Checkliste für SaarLB-Kunden zur Umstellung auf die SEPA-Zahlverfahren Stand Juli 2013 Bei weiteren Fragen zur SEPA-Umstellung unterstützen wir Sie gerne: Pia Kuhn Eric Waller Tel Tel

2 Die SEPA-Umstellung organisieren Termin erledigt Einen SEPA-Verantwortlichen benennen: Planung der Umstellung Umstellung zu einem festen Termin: bis sukzessive Umstellung bis : Zeitplan erstellen Wir empfehlen die Umstellung bis Herbst 2013, spätestens zum Analyse der Zahlungsströme und Zahlungsverkehrsstruktur Alle Bereiche mit Zahlungsverkehrsaufträgen analysieren und in die SEPA-Umstellung integrieren Finanzbuchhaltung Personalbereich Alle SEPA-relevanten Auftragsarten zwecks Umstellung analysieren Überweisungen in * Lastschriften in * Auslandszahlungen in * * im SEPA-Raum: 28 EU Staaten, übrige EWR-Länder Island, Liechtenstein, Norwegen sowie Schweiz und Monaco SEPA-Fähigkeit Ihrer aktuell genutzten Einreichungsvarianten gegeben? beleglos online per EBICS Die EBICS-Auftragsarten CCM, CCT, CDB, CDD können im Rahmen der Einreichung von SEPA-Zahlungen genutzt werden und sind bei Ihrer SaarLB bereits hinterlegt; bei sonstigen kontoführenden Banken ggf. beantragen. Die Auftragsarten CCC, CDC, C2C sind sog. Containerformate und funktionieren nur bei Einreichung der SEPA-Zahlungen über Servicerechenzentren. Online-Banking Ihre SaarLB bietet die Zahlungsfunktionen rund um die Überweisung und Lastschrift bis per Internet Mitte bzw. Herbst 2013 auch für den SEPA- per Software Zahlungsverkehr an. Servicerechenzentrum (z. B. Datev) Die technischen Vorbereitungen werden rechtzeitig zentral durch die jeweiligen Rechenzentren vorgenommen. Nehmen Sie hierzu ggf. Rücksprache mit Ihrem Steuerberater. 2

3 beleglos per Diskette Diese Einreichungsvariante wird unter SEPA von der SaarLB eingestellt; Veranlassung der Umstellung auf Online-Banking Elektronische Kontoführung (EBICS) beleghaft Einsatz der neuen SEPA-Überweisungen Zentralisierte Abwicklung von inländischen und grenzüberschreitenden SEPA-Zahlungen von Deutschland aus prüfen kein Bedarf Weitere Maßnahmen: Geschäftskorrespondenz umstellen Schriftverkehr mit Kontendatenbezug (IBAN, BIC) Rechnung (IBAN, BIC, Vorabinformation zum Lastschrifteinzug, Vordruck) Mahnung (IBAN, BIC) Vordrucke umstellen bei Einsatz von Zahlscheinen rechtzeitig auf SEPA-Zahlscheine umstellen; diese erhalten Sie bei Ihrer SaarLB EDV-Systeme SEPA-fit machen Prüfung, in welche Datenbanken, Systemen und Anwendungen die SEPA-Datenelemente zu implementieren sind Konvertierung der Kundenkennungen (Kontonummer und Bankleitzahl) in IBAN und BIC Einsatz des SEPA-Account-Converters der SaarLB prüfen Einsatz vorgesehen Einsatz nicht vorgesehen nicht konvertierbare und ausländische Kundenkennungen: IBAN und BIC von Geschäftspartnern und Kunden erfragen und hinterlegen Eingesetzte Software mit den neuen Anforderungen abgleichen XML-Fähigkeit prüfen: Unterstützung des SEPA-XML-Formates für Ihre Zahlungsdateien Verarbeitung eingehender Umsatzinformationen (neue SEPA-Felder) Releaseplanung vornehmen/abstimmung mit externem Software-Hersteller 3

4 Einsatz des SEPA-XML-Converters/XML-Checkers der SaarLB prüfen Einsatz vorgesehen Einsatz nicht vorgesehen SEPA-Directory der teilnehmenden Banken (BIC) integrieren Bezugsquelle: Deutsche Bundesbank SEPA-Clearer Directory (besonders wichtig bei Einsatz der SEPA-Firmen-Lastschrift, da keine Verpflichtung für Banken besteht, diese anzubieten) End-to-End-Identification Prüfung, ob die End-to-End-Identification zum Einsatz kommt soll genutzt werden kein Bedarf falls Nutzung: Referenznummernsystem für Kundenzahlungen aufbauen Verkürzung der Verwendungszweck-Angaben auf 140 Zeichen eingrenzen (bisher: 378 Zeichen) ggf. Verwendungszweck auf Kundenreferenznummer umstellen Berücksichtigung, dass ein einheitlicher Zeichensatz vorgegeben wird, aber Umlaute nicht durchgehend unterstützt werden Auf die SEPA-Überweisung umstellen Prüfung der Arbeitsabläufe und Kennzeichnung der Überweisungen mit Purpose-Codes Beispiele: Purpose-Code GVC (MT940) Textschlüssel Beschreibung SALA SEPA Lohn / Gehalt / Rente PENS SEPA Lohn / Gehalt / Rente BONU SEPA Lohn / Gehalt / Rente CBFF SEPA VL-Zahlung GOVT SEPA Gutschrift öffentliche Kassen SSBE SEPA Gutschrift öffentliche Kassen BENE SEPA Gutschrift öffentliche Kassen CHAR SEPA Spende Einreichung der AWV-Meldung als separaten Prozess einplanen Sfirm unterstützt Sie bei der Erstellung der Meldeformulare. Voraussichtlich ab ist die Einreichung der AWV-Meldung dann nur noch in elektronischer Form und direkt bei der Bundesbank möglich. 4

5 Auf die SEPA-Lastschrift umstellen Gläubiger-Identifikationsnummer beantragen (für Deutschland: bei Bedarf Geschäftsbereichskennung belegen (Vorbelegung ZZZ) in den Stammdaten hinterlegen Mitteilungsschreiben der Bundesbank mit der SEPA-Inkassovereinbarung bei Ihrer SaarLB als kontoführende Bank einreichen Neue Inkassovereinbarungen für die SEPA-Lastschriftverfahren mit Ihrer SaarLB und sonstigen kontoführenden Banken abschließen Prüfung der Arbeitsabläufe und Zuordnung zur SEPA-Basis- Lastschrift bzw. SEPA-Firmen-Lastschrift Mandatsverwaltung Für Rahmenmandat oder Einzelmandat entscheiden: Rahmenmandat (ein Mandat pro Geschäftsbeziehung) Einzelmandat (mehrere Mandate pro Geschäftsbeziehung, z. B. pro Vertrag) Gestaltung einer eindeutigen Struktur der Mandatsreferenz Die Mandatsreferenz dient in Verbindung mit der Gläubiger-ID der eindeutigen Identifizierung des Mandats, z. B. Kunden-/Vertragsnummer oder Kassenzeichen ergänzt durch fortlaufende Nummer; max. 35 alphanumerische Zeichen. Aufnahme der Mandatsreferenz in die Mandate SEPA-Basis-Lastschrift: Bestandskunden: Weiternutzung rechtswirksam erteilter Einzugsermächtigungen (gilt für Deutschland) Umstellungszeitpunkt festlegen Kundenbenachrichtigung über SEPA-Umstellung und Mitteilung von - Gläubiger-ID - Mandatsreferenz - Datum der Umstellung Neukunden vor der SEPA-Umstellung: Einsatz des Kombimandates prüfen ab der SEPA-Umstellung: neues SEPA-Basis-Lastschriftmandat einholen SEPA-Firmen-Lastschrift: Weiternutzung rechtswirksam erteilter Abbuchungsaufträge im Rahmen des Abbuchungsauftragsverfahrens nicht möglich neues SEPA-Firmen-Lastschriftmandat einholen Zahlungspflichtigen darauf hinweisen, dass er die Mandatserteilung seiner Zahlstelle vor Einzug der ersten Lastschrift bestätigen muss sofern Lastschriften im Abbuchungsauftragsverfahren von Verbrauchern eingezogen werden, ist auf das SEPA-Basis-Lastschriftverfahren umzustellen 5

6 Systemtechnische Organisation der Mandatsverwaltung integrieren Kundenvertrag Mustervordrucke der SEPA-Lastschriftmandate bei Ihrer SaarLB anfordern (in deutsch, französisch und englisch erhältlich) Vorabinformation (pre-notification) in Textform an die Kunden erstellen und versenden Information des Zahlungspflichtigen über den Fälligkeitstermin und den Lastschriftsbetrag. Soweit nicht anders vereinbart, ist der Zahlungspflichtige mind. 14 Tage vor Einzug der Lastschrift zu informieren (z. B. per Rechnung/Zahlungsplan/Kaufvertrag). Die Frist kann durch Vereinbarung (z. B. AGB) verkürzt werden, wichtig ist, dass die Vorabinfomation vor Belastung dem Zahlungspflichtigen zugeht. Vorlagefristen und Archivierung Einreichung der Lastschriftsdateien unter Beachtung der neuen Vorlagefristen siehe SEPA-Inkassovereinbarung bzw. Preis- und Leistungsverzeichnis Ihrer SaarLB Archivierung von Lastschriftsunterlagen organisieren körperliche Archivierung der SEPA-Lastschriftmandate organisieren zusätzliche elektronische Archivierung planen zur schnellen Beantwortung von Nachfragen/Bearbeitung von Rücklastschriften Das Lastschriftsmandat ist im Original durch den Zahlungsempfänger mindestens 14 Monate nach dem letzten Einzug in der gesetzlich vorgeschriebenen Form aufzubewahren. Verarbeitung von R-Transaktionen (Lastschriftrückgaben) Zuordnung zur Originaltransaktion (End-to-End-Identification) Auswertung und Kategorisierung der Rückgabecodes ( ISO Reason Codes bei Nutzung von XML-camt oder Textschlüsselergänzungen im MT940/DTI), z. B. SEPA-Code MD06=Lastschriftwiderspruch durch den Kunden Anpassung der Bearbeitungsprozesse wegen neuer Rückgabefristen SEPA-Basis-Lastschrift: 8 Wochen nach Fälligkeit bei autorisierter Zahlung 13 Monate nach Fälligkeit bei unautorisierter Zahlung SEPA-Firmen-Lastschrift: keine Rückgabe möglich Hinweis: Alle SEPA-Formatbeschreibungen sind im Abkommen zur Datenfernübertragung zwischen Kunde und Kreditinstitut (DFÜ-Abkommen), Anlage 3, spezifiziert. Die aktuelle Fassung finden Sie unter 6