Sie ziehen Beträge per Lastschrift und Einzugsermächtigung ein? Dann sind bis einige Änderungen notwendig.

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1 Checkliste zur Umstellung auf SEPA-Basis-Lastschrift (ehemalige Lastschrift mit Einzugsermächtigung) Sie ziehen Beträge per Lastschrift und Einzugsermächtigung ein? Dann sind bis einige Änderungen notwendig. Damit Ihr Zahlungsverkehr für SEPA fit wird, haben wir für Sie diese Checkliste entwickelt. Für weitere Fragen stehen wir Ihnen zur Verfügung. 1 Beantragen einer Gläubiger- Identifikationsnummer bzw. Creditor Identifier (CI) bei der Deutschen Bundesbank. Voraussetzungen (einmalig) CI beantragen CI erhalten? sofort Rücklauf beobachten CI lautet: DE Jeder Lastschrifteinreicher benötigt künftig eine eindeutige Gläubiger-ID. Diese wird über die Internetseite beantragt. Die Bundesbank teilt Ihnen die Gläubiger-ID (CI) per mit. 2 Liegen Ihnen die Einzugsermächtigungen in schriftlicher Form mit Unterschrift des Zahlungspflichtigen vor? geprüft am liegen vollständig vor sofort weiter mit 3 liegen nicht vollständig vor sofort mit der Anforderung von SEPA-Mandaten bei den betroffenen Kunden/Mitgliedern beginnen Das SEPA-Mandat ersetzt die bekannte Einzugsermächtigung. Für eine schnelle Wandlung einer Einzugsermächtigung in ein SEPA-Mandat muss diese in schriftlicher Form und durch den Zahlungspflichtigen unterschrieben vorliegen. Die Form- und Textvorschriften für ein SEPA-Mandat sind zwingend zu beachten. Umstellung auf SEPA-Basis-Lastschrift Seite 1/8 Version 1 vom

2 3 Abschluss einer neuen Inkassovereinbarung. Abschluss eines neuen Vertrages mit der Raiffeisenbank. zeitnah nach Erhalt der Gläubiger-ID Bekanntgabe der Gläubiger-ID an die Raiffeisenbank. Im Zuge der SEPA-Umstellung muss unsere Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch Lastschriften (Inkassovereinbarung) erneuert werden. Damit weiterhin von Ihnen Lastschriften eingereicht werden können, muss der Raiffeisenbank die Gläubiger-ID vorliegen. 4 Mandatsreferenz festlegen eigene und eindeutige Mandatsreferenz definieren (es können z. B. Kunden- oder Mitgliedsnummern verwendet werden) Die Referenznummer wird wie folgt gebildet (Syntax) Jedes SEPA-Mandat (Einzugsermächtigung) wird durch eine eindeutige Mandatsreferenz gekennzeichnet. Definieren Sie, wie diese eindeutige Referenznummer in Ihrem Zahlungsverkehr gestaltet sein soll. 5 Nutzen Sie für neue Mitglieder/Kunden bereits frühzeitig die neuen SEPA- Lastschriftmandate. Nennen Sie bereits hier die Mindestinhalte: - Gläubiger-ID - Mandatsreferenz - offizieller Mandatstext - Abfrage von IBAN und BIC Anpassung der eigenen Unterlagen (Aufnahmeantrag, Beitrittserklärung, Einzugsermächtigungen, ) Einsatztermin für die neuen Formulare Mandatstext ist festvorgeschrieben, Mustertexte im Internet Anpassung bestehender Formulare Erstellung neuer Formulare (Muster-)Formulare der Bank nutzen So früh wie möglich Bislang haben Sie sich von dem Zahlungspflichtigen eine Einzugsermächtigung geben lassen. Diese wird durch das SEPA-Mandat ersetzt. Häufig wird z.b. die Einzugsermächtigung auf der Beitrittserklärung bzw. dem Aufnahmeantrag mit aufgeführt. Ändern Sie ggf. Ihre Formulare: - nennen Sie Ihre Gläubiger-ID - nennen Sie die Mandatsreferenz - verwenden Sie den Mandatstext gemäß der offiziellen Vorlage - erfragen Sie IBAN und BIC Ihrer Zahlungspflichtigen Umstellung auf SEPA-Basis-Lastschrift Seite 2/8 Version 1 vom

3 6 In SEPA werden Lastschriften ausschliesslich beleglos erteilt. Es gibt hierfür keine Belege mehr. ggf. ist eine technische Umstellung der vorhandenen Software und Hardware notwendig EDV prüfen Prüfung auf SEPA-Fähigkeit (SEPA-XML-Format ersetzt das DTAUS-Format) Umstellung von beleghaften Lastschriften auf das komfortable Online Lastschriftverfahren Softwarehersteller kontaktieren Online-Banking-Vertrag abschließen und Banking- Software einsetzen. Eventuell wurden von Ihnen Lastschriften noch beleghaft eingereicht. Dies ist unter SEPA nicht mehr möglich! Nehmen Sie bitte frühzeitig Kontakt mit uns auf, damit ein Online-Banking-Zugang mit entsprechender Software eingerichtet werden kann. 7 Entfall der Möglichkeit der Einreichung von Dateien über Disketten, USB-Sticks oder CD's Kann Ihr Programm SEPA-XML- Dateien erzeugen? Ist Ihr Programm Online-Bankingfähig? Softwarehersteller kontaktieren Unter SEPA ist die Einreichung von Datenträgern nicht mehr möglich. Übertragen Sie uns daher Einzüge künftig online über ein Zahlungsverkehrsprogramm. Die Software, mit der Sie Ihre Einzüge durchführen, muss alle SEPA-Daten (z.b. Gläubiger-ID, Mandatsreferenz, IBAN, BIC, ) verarbeiten können. Unsere Programme StarMoney 8.0, StarMoney Business 5.0 ProfiCash 10.0 und VR- NetWorld 4.4 sind dafür bereits vorbereitet. Verwenden Sie Software eines Drittanbieters, klären Sie bitte mit den Herstellern, ob das Programm SEPA-fähig ist. 8 Zeitpunkt für die Umstellung festlegen. Wenn alle Voraussetzungen erfüllt sind, muss der Umstellungs- Zeitpunkt definiert werden. So schnell wie möglich. Umstellung zum: Legen Sie fest, ab wann Sie (ggf. ausschliesslich) mit SEPA-Lastschriften arbeiten möchten. Je früher die Umstellung vollzogen ist desto besser. Die Umstellung muss am abgeschlossen sein. Bitte planen Sie ausreichende Zeitpuffer und ggf. eine Testphase ein. Umstellung auf SEPA-Basis-Lastschrift Seite 3/8 Version 1 vom

4 9 Termine und Turnus für den Einzug festlegen (siehe Punkt 13a und 13b) neuer Einzugstermin und Einzugsturnus festgelegt auf: Die SEPA Lastschrift sieht einen exakten Fälligkeitstermin vor, der den Zahlungspflichtigen im Vorfeld mitgeteilt werden muss. 10a Wandlung der bestehenden Einzugsermächtigungen in SEPA- Lastschriftmandate Voraussetzung: Einzugsermächtigungen liegen schriftlich und unterschrieben vor. Benachrichtigung der Zahlungspflichtigen über die Wandlung erfolgt am per Einzugsermächtigungen, die Ihnen schriftlich vorliegen, können in das sogenannte SEPA Basis- Lastschriftmandat umgewandelt werden. Sie benötigen somit nicht von jedem Zahlungspflichtigen eine neue Unterschrift auf einem neuen Formular. Die Zahlungspflichtigen müssen von der Wandlung unterrichtet werden. Dabei sind die relevanten Daten (siehe oben) anzugeben. Sie können Ihrer Benachrichtigungspflicht z.b. per Brief an jeden einzelnen Zahler nachkommen. Muster-Informationstext: Wir verwenden Ihre uns vorliegende Einzugsermächtigung ab dem TT.MM.JJJJ als SEPA-Mandat. Unsere Gläubiger-ID für den Lastschrifteinzug lautet: DExxxxxxxx. Als Mandatsreferenz werden wir Ihre Kundennummer /. verwenden. 10b Einholen neuer SEPA-Mandate Für Zahlungspflichtige, bei denen eine Wandlung nicht möglich ist, sind die neuen Formulare einzusetzen. Verwenden Sie möglichst frühzeitig nur noch SEPA-Mandate (oder lassen Sie sich dieses zusätzlich geben). Diese sind für alle neuen Kunden / Mitglieder notwendig sowie für die Zahlungspflichtigen, bei denen eine Wandlung der Einzugsermächtigung nicht möglich ist. 11 Aufbewahrung der Mandate organisieren Regelungen zur Archivierung der Mandatsformulare wurden getroffen. Sie müssen grundsätzlich (und speziell im Streitfall) in der Lage sein, die unterschriebenen SEPA- Mandate im Original vorlegen zu können. Bewahren Sie die Formulare entsprechend auf. Beachten Sie, dass ein Mandat seine Gültigkeit verliert, wenn es 36 Monate nicht genutzt wird. Für Zahler, bei denen nach mehr als 36 Monaten erneut eingezogen werden soll, muss ein neues Mandat unterzeichnet werden. Umstellung auf SEPA-Basis-Lastschrift Seite 4/8 Version 1 vom

5 12 Vorabinformation (Pre- Notification) über die Belastungen Beitragseinzug (regelmäßig) Entscheidung über eine kürzere Vorlauffrist getroffen. Entscheidung über Vorabankündigung getroffen. Mitteilung erfolgt am/per: Die Vorlauffrist beträgt: Die Mitteilungen erfolgen am per ggf. Unterlagen um Vorabankündigung ergänzen Sie sind verpflichtet, die Zahlungspflichtigen mit einem Vorlauf von mindestens 14 Tagen vor dem Fälligkeitstermin über die Belastung zu informieren. Eine kürzere Vorlauffrist kann mit den Zahlungspflichtigen vereinbart werden. Hier reicht eine generelle Vorabankündigung, z. B. in einer Mitgliederversammlung, der Kundenzeitung, oder per Aushang aus. Die Vorabankündigung kann auch Bestandteil des Aufnahmeantrags/ der Beitrittserklärung / eines Kundenstammvertrages sein. Muster-Ankündigungstext: Wir ziehen die fälligen Beträge monatlich/quartalsweise/jährlich zum xx. Montag im Februar ein. Fällt dieser nicht auf einen Bankarbeitstag, erfolgt der Einzug am unmittelbar darauf folgenden Bankarbeitstag. 13a Bei der Einreichung der Einzüge sind Vorlaufristen zu beachten. 6-Tage-Regel 3-Tage-Regel Grundsatzentscheidung getroffen Zeitvorlauf für die Einreichung geplant SEPA-Lastschriften müssen mit einer Vorlauffrist eingereicht werden: - bei erstmaliger Einreichung 6 Bankarbeitstage vor dem Fälligkeitstermin bzw. - bei wiederkehrender Einreichung 3 Bankarbeitstage vor dem Fälligkeitstermin. Achtung: Bei den Vorlauffristen wird nicht auf den Lastschrifteinreicher abgezielt, sondern auf die Zahlungspflichtigen. Entscheidend ist, ob Sie bei einem Zahler erstmals oder zum wiederholten Male auf Basis des vereinbarten Mandats eine SEPA-Lastschrift verwenden. Beispiel: Sie haben 2013 für sämtliche Kunden / Mitglieder erstmalig SEPA-Lastschriften eingereicht (mindestens 6 Bankarbeitstage vor dem Fälligkeitstermin) führen Sie einen wiederholten Einzug durch. Es sind auch 4 neue Kunden / Mitglieder zu belasten. Alle Einzüge, die bereits in 2013 per SEPA-Lastschrift bezahlt wurden, dürfen Sie als wiederholte Lastschriften einreichen (mindestens 3 Bankarbeitstage vor Fälligkeit). Für die o.g. 4 neuen Einzüge ist es die erstmalige Belastung. Diese müssen mindestens 6 Bankarbeitstage vor Fälligkeit eingereicht werden. Da in der Praxis eine Unterscheidung schwer zu handhaben sein wird, empfehlen wir alle Lastschriften gleichzeitig und rechtzeitig (mindestens 6 Bankarbeitstage) vor dem Fälligkeitstermin einzureichen. Umstellung auf SEPA-Basis-Lastschrift Seite 5/8 Version 1 vom

6 13b erneute Einreichung von Rücklastschriften für den erneuten Einzug gelten weitere Regelungen Vorgehensweise bei Rücklastschriften geklärt und eingehalten Obwohl Sie den Zahlungspflichtigen per Vorabankündigung informieren, kann es zu Rücklastschriften kommen. Nach Rücksprache mit dem Zahlungspflichtigen werden Sie den Betrag ggf. erneut einziehen. Hier ist zu beachten, dass eine neue Vorabankündigung erfolgen muss und die weiteren Fristen wieder neu gelten. Wenn Sie kürzere Fristen für die Vorankündigung festgelegt haben, kann der erneute Einzug zeitnaher durchgeführt werden. Fristen: Bei Rückgaben mangels Deckung ist eine sofortige Rückgabe zu veranlassen. Für Rückgaben wegen Widerspruch gilt eine Friste von maximal 8 Wochen nach Fälligkeit Für Rückgabe wegen unautorisierter Lastschriften gelten erweiterte Fristen. Diese sind bis zu 13 Monate per Zahlungsaufforderung möglich. Als unautorisiert gelten z.b. Einzüge, bei denen der Nachweis einer unterschriebenen Einzugsermächtigung oder eines SEPA-Mandats nicht erbracht werden kann. Umstellung auf SEPA-Basis-Lastschrift Seite 6/8 Version 1 vom

7 Weitere Informationen Aktuelle Informationen zu diesem Thema finden Sie auf unserer Homepage unter der Rubrik SEPA kommt! oder Direktaufruf unter BIC und IBAN Beim BIC (Bank Identifier Code) handelt es sich um eine von der SWIFT (Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication) festgelegte international gültige Bankleitzahl. Da der BIC von der SWIFT vergeben wird, bezeichnet man ihn oftmals auch als SWIFT-Code. Zusammen dienen BIC und IBAN (international einheitliche Kontonummer) der Identifikation eines Kontos im Rahmen von SEPA. IBAN-Konverter - Für Windows Betriebssystem ab Windows XP (ab Servicepack 2) Mit dem IBAN-Konverter können Sie Ihre Kunden-Stammdaten schnell und sicher auf IBAN und BIC umstellen. Für unsere Kunden steht hierzu eine kostenfreie Software zum Download bereit. Für die Installation des IBAN-Konverters ist neben der Bankleitzahl Ihrer Raiffeisenbank Südstormarn Mölln eg ein Kennwort notwendig. Bitte wenden Sie sich an Ihren Berater. Er hält das zur Installation notwendige Kennwort für Sie bereit. Umstellung auf SEPA-Basis-Lastschrift Seite 7/8 Version 1 vom

8 Fallbeispiel 1 SEPA-Basis-Lastschrift bei einem Neukunden / neuen Mitglied Einreicher 1. SEPA-Mandat ausfüllen und versenden / übergeben - Angabe von Gläubiger-ID - Mandatsreferenz - Mustertext 3. SEPA-Mandat kontrollieren und archivieren; Datenübernahme 4. rechtzeitig vor dem Einzugstermin Information (z.b. Rechnung) über den Einzug an den Zahlungspflichtigen (Pre- Notification). 5. bei Übergabe der Einzüge an die Bank ist die 6-Tage-Frist zu beachten Fallbeispiel 2 SEPA-Basis-Lastschrift bei Bestandskunden / Bestandsmitglied Einreicher 1. schriftliche Einzugsermächtigung mit Unterschrift vorhanden? wenn ja: Mitteilung an Zahlungspflichtiger - Umwandlung von Lastschrifteinzug in SEPA-Basis-Lastschrift - Angabe von SEPA-Mandatsreferenz und Gläubiger-ID - ggf. Abfrage von BIC / IBAN wenn nicht, ist wie im Beispiel 1 (Neukunde) zu verfahren 3. SEPA-Mandat kontrollieren und archivieren; Datenübernahme 4. rechtzeitig vor dem Einzugstermin Information (z.b. Rechnung) über den Einzug an den Zahlungspflichtigen (Pre- Notification). 5. bei Übergabe der Einzüge an die Bank ist die 6-Tage-Frist bzw. die 3-Tage-Frist zu beachten Zahlungspflichtiger 2. Mitteilung von BIC / IBAN - SEPA Mandat unterschreiben - zurücksenden Zahlungspflichtiger 2. ggf. Information über BIC / IBAN Umstellung auf SEPA-Basis-Lastschrift Seite 8/8 Version 1 vom

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