Checkliste für Vereine zur Umstellung auf SEPA

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1 Checkliste für Vereine zur Umstellung auf SEPA Sie ziehen Ihre Mitgliedsbeiträge per Lastschrift mit Einzugsermächtigung ein? Damit Ihr Verein fit für SEPA wird, haben wir für Sie eine Check- und Aufgabenliste entwickelt. Bei Fragen steht Ihnen Ihr Kundenberater bei der Volksbank Göttingen eg gern zur Verfügung und unterstützt Sie. Aufgaben Information Erledigt? Vor der Umstellung auf SEPA 1. Beantragung einer Gläubiger- Identifikationsnummer bzw. Creditor Identifier (CI) bei der Deutschen Bundesbank 2. Hinterlegung Ihrer Gläubiger-ID bei der Volksbank Göttingen eg 3. Abschluss einer neuen Inkassovereinbarung mit der Volksbank Göttingen eg 4. Erfassung der IBAN und BIC aller Bestands-Mitglieder mit Einzugsermächtigung Lastschrifteinreicher benötigen eine eindeutige ID. Diese wird über die Internet-seite beantragt. Die Bundesbank teilt die Gläubiger-ID (CI) dann per mit. Damit Sie SEPA-Lastschriften einreichen können, muss die Gläubiger-ID des Vereins bei der Bank hinterlegt sein. Im Zuge der SEPA-Umstellung muss auch die "Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch Lastschriften" erneuert werden. Hierfür benötigen wir o. g. Gläubiger-ID. TIPP: Wir empfehlen Ihnen unseren IBAN- Konverter zu nutzen. Mit diesem Programm können Sie die Kto-Nummern und Bankleitzahlen Ihrer Bestands-Kunden automatisch in IBAN und BIC umwandeln. 5. Anpassung Ihrer Formulare Bislang haben Sie sich von Ihren Mitgliedern eine Einzugsermächtigung unterschreiben lassen. Unter SEPA vereinbart man ein entsprechendes Mandat. Häufig wird die Einzugsermächtigung auf der Beitrittserklärung bzw. dem Aufnahmeantrag erteilt. Ändern Sie ggf. Ihre Formulare:» Nennen Sie Ihre Gläubiger-ID» Verwenden Sie den Mandatstext gemäß der offiziellen Vorlage (s. Anlage) TIPP: Wenn Sie kein eigenes Formular für die Aufnahme eines neuen Mitglieds haben, stellen wir Ihnen gerne Mandatsformulare zur Verfügung. CI beantragt CI erhalten die CI lautet: DE CI an Bank gemeldet neue Inkasso- Vereinbarung unterschrieben IBAN und BIC der Bestandskunden erfasst Aufnahmeantrag bzw. Beitrittserklärung angepasst kein eigenes Beitrittsformular: Mandatsformulare von der Bank besorgt Einsatztermin für die neuen Formulare (vgl. Punkte 10 & 13): Checkliste für Vereine zur Umstellung auf SEPA (01/2013) Seite 1 von 5

2 6. Festlegung der Mandatsreferenz Jedes Lastschrift-Mandat wird durch eine eindeutige Mandatsreferenz gekennzeichnet. Überlegen Sie sich, wie diese Referenznummern in Ihrem Verein gestaltet sein sollen. Mandatsreferenz entschieden Referenz = Mitgliedsnummer TIPP: Sie können z. B. Mitgliedsnummern als Referenznummer verwenden. Alternativ nummerieren Sie einfach fortlaufend durch. Referenznumme r wird wie folgt gebildet: 7. Mit SEPA keine beleghafte Lastschrift-Einreichung mehr! 8. Mit SEPA keine Einreichung von DTA-Disketten mehr! (USB-Sticks, CDs usw.) Sie haben nur wenige Mitglieder und für Ihren Beitragseinzug die Lastschriften bisher beleghaft eingereicht? Unter SEPA gibt es keine Lastschriftformulare mehr! TIPP: Nehmen Sie mit uns Kontakt auf, damit wir Ihnen rechtzeitig einen Online-Banking-Zugang einrichten können! Sie haben bisher Disketten, CDs oder USB- Sticks bei uns eingereicht? TIPP: Nehmen Sie mit uns Kontakt auf, damit wir Ihnen rechtzeitig eine Banking-Software einrichten können! Umstellung der beleghaften Lastschriften auf komfortable Online- Lastschriften wurde vereinbart Umstellung der Datenträger auf komfortable Online- Übermittlung wurde vereinbart» Unsere Banking-Programme sind dafür bereits vorbereitet» Dateien, die Sie mit Ihrer Vereins- Software erstellen, können Sie direkt über unser Online-Banking übertragen. 9. Prüfung der SEPA-Fähigkeit Ihrer Software Die Software, mit der Sie Ihren Beitragseinzug durchführen, muss künftig alle notwendigen SEPA-Daten verarbeiten können, z. B. Gläubiger-ID, Mandatsreferenz, IBAN, BIC usw. Software ist auf aktuellem Stand/SEPA-fähig» Profi Cash kann ab Version 10 SEPA-Lastschriften verwalten» Die VR-NetWorld-Software kann ab Version 4.4 SEPA-Lastschriften verwalten In beiden Programmen werden die SEPA- Funktionen durch kostenlose Online- Updates weiter ausgebaut. Bei älteren Versionen ist ein kostenpflichtiges Update notwendig. Software ist veraltet/nicht SEPA-fähig: Update ist bestellt und installiert Verwenden Sie die Software eines Drittanbieters, klären Sie bitte mit diesem, ob Ihr Programm SEPA-fähig ist. 10. Festlegung des Legen Sie fest, ab wann Sie (nur noch) mit Zeitpunkt Checkliste für Vereine zur Umstellung auf SEPA (01/2013) Seite 2 von 5

3 Umstellungs-Zeitpunktes SEPA-Lastschriften arbeiten möchten. Achtung: Die Umstellung muss bis zum abgeschlossen sein. definiert. Umstellung zum: 11. Festlegung der künftigen Termine für den Beitragseinzug (siehe Punkt 15 ff.) Bislang haben Sie möglicherweise Ihre Beiträge eher innerhalb eines bestimmten Zeitraums - etwa "zum Jahresanfang" / oder "Mitte November" eingezogen. Die SEPA-Lastschrift sieht einen exakten Fälligkeitstermin vor, der den Mitgliedern im Vorfeld mitgeteilt werden muss. Termin für den Beitragseinzug festgelegt auf: Umstellungsphase 12. Wandlung Ihrer bestehenden Einzugsermächtigungen in SEPA-Lastschriftmandate Einzugsermächtigungen, die Ihnen schriftlich vorliegen, können Sie in SEPA- Basis-Lastschriftmandate wandeln. Sie benötigen somit nicht von jedem Mitglied eine Unterschrift auf einem neuen Formular. Sie müssen Ihre Mitglieder von der Wandlung lediglich unterrichten und dabei die relevanten Daten angeben. Sie erfüllen Ihre Benachrichtigungspflicht beispielsweise Mail oder per Brief an jedes einzelne Mitglied. Die Benachrichtigung muss individuell zuordbar sein. Einzugsermächti gungen liegen vor Benachrichtigung der Mitglieder über die Wandlung erfolgt am: in Form von: Der Informationstext kann z. B. lauten: "Wir verwenden Ihre uns vorliegende Einzugsermächtigung ab dem als SEPA- Mandat. Unsere Gläubiger-ID für den Lastschrifteinzug lautet: DExxxxxxxx. Als Mandatsreferenz verwenden wir Ihre Mitgliedsnummer." 13. Einholung neuer SEPA-Mandate Verwenden Sie ab dem Umstellungszeitpunkt nur noch SEPA- Mandats-Formulare. Diese sind für alle neuen Mitglieder aber ggf. auch für jene notwendig, die nicht gewandelt werden konnten, weil die Einzugsermächtigungen nicht vorlagen. neue Formulare sind im Einsatz 14. Organisation der Mandats-Aufbewahrung Im Streitfall müssen Sie in der Lage sein, die unterschriebenen SEPA-Mandats- Formulare im Original vorzulegen. Bewahren Sie die Formulare dementsprechend auf. Ablage der Mandatsformulare wurde geregelt Beachten Sie, dass ein Mandat seine Gültigkeit verliert, wenn es 36 Monate nicht genutzt wird. Mitglieder, die austreten und nach mehr als 3 Jahren erneut beitreten, müssen ein neues Mandat unterzeichnen. Checkliste für Vereine zur Umstellung auf SEPA (01/2013) Seite 3 von 5

4 Beitragseinzug 15. Vorabinformation (bzw. Pre-Notification) über die Beitragsbelastung Sie sind verpflichtet, Ihre Mitglieder mit einem Vorlauf von mindestens 14 Tagen vor dem Fälligkeitstermin (vgl. Punkt 11) über die Belastung zu informieren. Eine kürzere Vorlaufsfrist kann mit Ihren Mitgliedern beispielsweise in der Satzung vereinbart werden (minimal 2 Tage). kürzere Vorlaufsfrist wurde beschlossen und zwar: Fortsetzung Punkt 15: Vorabinformation (bzw. Pre-Notification) über die Beitragsbelastung Es genügt eine generelle Vorabankündigung z. B. in der Mitgliederversammlung, im Vereinsblatt, per Aushang oder Ähnlichem. Die Ankündigung könnte wie folgt aussehen: "Wir ziehen den Mitgliedsbeitrag jährlich zum 1. Montag im März ein. Fällt dieser nicht auf einen Bankarbeitstag, erfolgt der Einzug am unmittelbar darauf folgenden Bankarbeitstag." Vorabankündigu ng wurde geregelt. Mitteilung erfolgt am/per: 16. Einreichung/Vorlaufsfristen Möglicherweise ergeben sich im Lauf der kommenden Monate neue Fristvorgaben seitens der Gesetzgebung. Wir halten Sie auf dem Laufenden! TIPP: Die Vorabankündigung kann auch Bestandteil des Aufnahmeantrags/der Beitrittserklärung sein. SEPA-Lastschriften müssen mit einer Vorlaufsfrist eingereicht werden. Diese beträgt vom Fälligkeitsdatum gerechnet:» Bei erstmaliger Einreichung 6 Bankarbeitstage vor dem Fälligkeitstermin» Danach 3 Bankarbeitstage Achtung! Gemeint ist nicht die erstmalige oder wiederholte Einreichung einer SEPA- Lastschrift durch Sie als Verein insgesamt. Vielmehr geht es um Ihr Mitglied, bei dem erstmals oder zum wiederholten Male auf Basis des vereinbarten Mandats eine SEPA- Lastschrift abgebucht wird. Beispiel: Zeitvorlauf eingeplant Einreichung bei der Bank erfolgt am: Sie haben 2013 für sämtliche Mitglieder erstmalig SEPA-Lastschriften eingereicht. Dabei haben Sie die Lastschriften 6 Tage vor Fälligkeitstermin bei uns eingereicht führen Sie einen wiederholten Beitragseinzug durch. Dabei sind auch 3 neue Mitglieder zu belasten. Für jedes Mitglied, das bereits 2013 seinen Beitrag per SEPA-Lastschrift abgebucht Checkliste für Vereine zur Umstellung auf SEPA (01/2013) Seite 4 von 5

5 bekommen hat, dürfen Sie "wiederholte" Lastschriften einreichen. Diese dürfen spätestens 3 Arbeitstage vor Fälligkeit bei Ihrer Bank eingereicht werden. Für die 3 neuen Mitglieder ist es aber die "erstmalige" Belastung. Deshalb muss für sie mit den vollen 6 Tagen vor Fälligkeit eingereicht werden. 17. Rücklastschriften mangels Deckung/Erneute Einreichung Tipp: Da dies in der Praxis schwer zu handhaben ist, empfehlen wir Ihnen die Lastschriften grundsätzlich 6 Bankarbeitstage vor dem Fälligkeitstermin einzureichen. Obwohl Sie Ihre Mitglieder per Vorabankündigung über den Fälligkeitstermin und die Beitragshöhe informieren, wird es in der Praxis immer wieder zu Rücklastschriften kommen. Vorgehensweise bei Rücklastschriften geklärt Sie werden vermutlich mit dem Mitglied Rücksprache halten und den Beitrag erneut einziehen. Beachten Sie, dass auch hier eine neue Vorabankündigung erfolgen muss und die Fristen gemäß der Punkte 15 und 16 gelten. Wenn Sie wie oben empfohlen kürzere Fristen für die Vorabankündigung festgelegt haben, können Sie den erneuten Einzug zeitnah durchführen. Notizen: Falls Sie noch Fragen haben, nehmen Sie am besten direkt Kontakt mit Ihrem Kundenberater auf. Wir freuen uns darauf, von Ihnen zu hören. Sie erreichen uns unter: Volksbank Göttingen eg Telefon: 0551 / Fax: 0551 / info@volksbank-goettingen.de Weitere Informationen und Musterschreiben finden Sie unter Checkliste für Vereine zur Umstellung auf SEPA (01/2013) Seite 5 von 5