SEPA-Checkliste für Vereine

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1 Seite 1 / 5 Ihre SEPA-Ansprechpartner bei der Stadtsparkasse Hilchenbach für Vereine: Ansprechpartnerin Telefonnummer Mailadresse Regina Walter 02733/ sepa@spk-hi.de Weitere Informationen und Mustervordrucke finden Sie auf der Internetseite Dort finden Sie auch die Vordrucke, auf die wir in dieser Checkliste verweisen. SEPA-Verantwortlichen benennen Aufgrund der zeit- und arbeitsintensiven Umstellung auf das SEPA-Verfahren empfehlen wir Ihnen, einen SEPA-Verantwortlichen zu benennen, der die umfangreichen Arbeiten in Ihrem Verein koordiniert. Wir würden uns freuen, wenn Sie uns Ihren Ansprechpartner mit Mailadresse und Telefonnummer per Mail an die Adresse sepa@spk-hi.de mitteilen würden, damit wir Sie auch auf diesem Weg über aktuelle SEPA-Themen informieren können. Vereinskorrespondenz und Vordrucke umstellen Denken Sie daran, die IBAN und die BIC der Vereinskonten auf Briefbögen, Rechnungsformularen und auch auf Ihrem Internetauftritt zu ändern und vernichten Sie alte Vordrucke. Ihre IBAN und die BIC finden Sie auf Ihren Kontoauszügen. Gläubiger-ID beantragen Die Gläubiger-ID ist die Eintrittskarte in das SEPA-Lastschriftverfahren. Sie müssen diese ID auf der Internetseite beantragen. Dazu benötigen Sie den Namen und die Anschrift Ihres Vereins, die Rechtsform, die Vereinsregisternummer sowie einen Ansprechpartner mit Telefonnummer und Mailadresse. Die Gläubiger-ID muss beim Lastschrifteinzug neben der Mandatsreferenznummer im elektronischen Datensatz angegeben werden. Sie wird ebenfalls für den Abschluss der Inkassovereinbarung mit der Sparkasse benötigt. Neue Inkassovereinbarung mit der Sparkasse abschließen Aus rechtlichen Gründen ist für SEPA-Lastschriften der Abschluss einer neuen Inkassovereinbarung mit der Sparkasse erforderlich. Vereinskunden, die Ihre Beiträge über uns einziehen, übersenden wir automatisch eine vorbereitete Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch SEPA-Basislastschriften. Bitte ergänzen Sie diese Vereinbarung mit den Konten über die Sie Ihre Mitgliedsbeiträge einziehen und tragen Sie auch Ihre neue Gläubiger ID ein. Ihr Verein muss die Vereinbarung dann rechtsverbindlich unterschreiben (i.d.r. zwei Vorstandsmitglieder) und das Original an uns zurücksenden. Bitte melden Sie sich umgehend bei uns, wenn Sie bisher noch keine Inkassovereinbarung erhalten haben, denn ohne diese Vereinbarung können wir künftig Ihre Beiträge nicht einziehen. Beachten Sie unbedingt die in der Inkassovereinbarung und den Anlagen dazu getroffenen Vereinbarungen; diese Checkliste enthält nur einen Auszug daraus.

2 Seite 2 / 5 Vorhandene Einzugsermächtigungen als SEPA-Lastschriftmandate nutzen SEPA-Lastschriften dürfen nur für Mitglieder eingereicht werden, von denen Sie in der Vergangenheit eine Einzugsermächtigung erhalten haben und die Sie heute noch auf Anforderung vorlegen können. Die bestehenden Einzugsermächtigungen bleiben nach wie vor gültig und nennen sich künftig SEPA-Lastschriftmandate. Prüfen Sie die bereits vorliegenden Einzugsermächtigungen, ob diese unterschrieben und vollständig sind. Falls nicht, holen Sie frühzeitig neue Lastschrift-Mandate ein. Für den Fall, dass Sie für die Übergangszeit bis zur SEPA-Umstellung noch neue Einzugsermächtigungen einholen müssen, empfehlen wir Ihnen die Nutzung eines Kombinations-Vordrucks. Diesen Vordruck, der die alte Einzugsermächtigung und das neue SEPA-Lastschriftmandat vereint, finden Sie auf unserer Internetseite Beitrittserklärungen um das SEPA-Lastschriftmandat ergänzen Ab der SEPA-Umstellung müssen Ihnen neue Vereinsmitglieder anstatt der alten Einzugsermächtigung neue SEPA-Lastschriftmandate erteilen. Sie müssen daher in Ihren Beitragserklärungen den Text der alten Einzugsermächtigung streichen und durch den folgenden Text des SEPA-Lastschriftmandats ersetzen. Ich ermächtige / Wir ermächtigen den [Vereinsname einfügen], Zahlungen von meinem / unserem Konto mittels Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich mein / weisen wir unser Kreditinstitut an, die vom [Vereinsname einfügen] auf mein / unser Konto gezogenen Lastschriften einzulösen. Ich kann / Wir können innerhalb von acht Wochen, beginnend mit dem Belastungsdatum, die Erstattung des belasteten Betrages verlangen. Es gelten dabei die mit meinem / unserem Kreditinstitut vereinbarten Bedingungen. Ihre Beitrittserklärung wird so zum SEPA-Lastschriftmandat. Alternativ können Sie auch den separaten Vordruck SEPA-Lastschriftmandat nutzen. Bitte denken Sie auch daran, auf den Beitrittserklärungen die alte Kontonummer und Bankleitzahl des Vereinskontos durch IBAN und BIC zu ersetzen. Geben Sie auch Ihre Gläubiger-ID an. Sehen Sie auch ein Feld für die Mandatsreferenz (siehe übernächsten Punkt) vor. Archivierung der Lastschriftmandate regeln SEPA-Lastschriftmandate und die bis zur SEPA-Umstellung vorliegenden alten Einzugsermächtigungen (die ja künftig als SEPA-Lastschriftmandate gelten), müssen für eventuelle Rückfragen im Zusammenhang mit dem Beitragseinzug mindestens 14 Monate nach dem letzten Beitragseinzug im Original aufbewahrt werden. Kann ein Verein auf Anforderung das SEPA-Lastschriftmandat nicht vorlegen, hat das Mitglied ein Rückgaberecht bis 13 Monate nach der Belastung. Mandate, die 36 Monate nicht genutzt wurden, müssen zudem vor einer weiteren Belastungsbuchung erneuert werden. Nach jedem Beitragseinzug beginnen diese Fristen von vorne. Mandatsreferenznummer bestimmen und vergeben Die SEPA-Regeln fordern, dass jeder Zahlungspflichtige mit einer sog. Mandatsreferenznummer gekennzeichnet wird. Dies ist eine individuelle Nummer (z.b. die Mitgliedsnummer), die von Ihnen beliebig festgelegt werden kann. Wichtig ist, dass sie innerhalb des Vereins eindeutig ist und einem Mitglied zugeordnet werden kann. Speichern Sie die Mandatsreferenz in Ihrer Vereinsverwaltungssoftware bei den Mitgliederdaten und kennzeichnen Sie vorhandene und neue Lastschriftmandate ebenfalls mit dieser Nummer, damit später eine eindeutige Zuordnung möglich ist. Die Mandatsreferenznummer der Mitglieder müssen Sie künftig im elektronischen Datensatz jeder SEPA-Lastschrift angeben.

3 Seite 3 / 5 Nutzen Sie noch Lastschriftbelege? Ab dem 1. Februar 2014 dürfen wir keine beleggebundenen Lastschriften mehr annehmen. Sie müssen sich daher möglichst schnell um ein Programm kümmern, das Ihre Mitglieder verwalten und Ihre Lastschriften elektronisch nach den neuen SEPA-Regeln erstellen kann. Für sehr kleine Vereine stellen wir eine Möglichkeit bereit, SEPA-Lastschriften direkt in unserem OnlineBanking zu verwalten. Diese Verwaltung ist jedoch nicht sehr komfortabel und bietet keine Auswertungsmöglichkeiten. Falls Sie Interesse an dieser kleinen Lösung haben. melden Sie sich bitte per Mail an sepa@spk-hi.de oder rufen Sie uns an. Wir werden Sie dann über die neue Funktion informieren. Größeren Vereinen empfehlen wir die Nutzung der internetbasierten Vereinsverwaltung S-Verein ; Informationen dazu folgen später. Reichen Sie Ihre Lastschriften noch auf einer Diskette bei uns ein? Da SEPA-Lastschriften als Datei im neuen XML-Format gespeichert werden und da neue Computer nicht mehr mit Diskettenlaufwerken ausgestattet sind, werden wir ab dem 1. Februar 2014 keine Zahlungen und Lastschriften auf Disketten mehr entgegennehmen. Sie können Ihre Lastschriften statt dessen einfach, schnell und sicher über das Internet an uns übertragen. Vereinsprogramm prüfen und Konten auf IBAN/BIC umstellen Die heutigen Kontonummern und Bankleitzahlen können für SEPA-Lastschriften nicht mehr verwendet werden. Statt dessen gibt es künftig die IBAN (löst die Kontonummer ab) und die BIC (löst die Bankleitzahl ab). Vereine, die ihre Mitglieder bereits jetzt elektronisch verwalten, müssen Kontakt zum Hersteller der Software aufnehmen und prüfen, ob das Programm den neuen SEPA-Standard unterstützt, die Zahlungsverkehrsdaten automatisch in IBAN und BIC umwandelt und die Lastschriften als Datei im SEPA-XML-Format ausgibt. Benutzen Sie das Vereinsverwaltungsprogramm SPG-Verein? SPG-Verein arbeitet nicht internetbasiert sondern ist auf Ihrem Rechner installiert. Meist kann nur der Kassierer auf die Vereinsdaten zugreifen und die Datensicherung sowie die Übergabe der wichtigen Daten bei einem Kassiererwechsel sind schwierig und nicht mehr zeitgemäß. Unabhängig davon erfüllt SPG-Verein jedoch in der Version 3.1x alle SEPA-Voraussetzungen und kann von Ihnen zunächst weiter genutzt werden. Falls Sie das Programm zunächst weiter nutzen möchten: Fordern Sie die neue Version 3.1x bei uns per Mail an sepa@spk-hi.de an wir senden Ihnen dann kostenlos eine aktuelle CD. Mit dem Einsatz der Programmversion 3.1x ist SPG-Verein zwar SEPA-fähig, jedoch müssen Sie die Umstellung noch im Programm selbst vornehmen. Eine Beschreibung dazu finden Sie unter Unsere Unterstützung für das Programm SPG-Verein endet am ! Ab diesem Termin können Sie SPG-Verein zwar grundsätzlich weiter nutzen, Sie erhalten jedoch keine Aktualisierungen mehr. Wir empfehlen Ihnen den Einsatz der internetbasierten Anwendung S-Verein.

4 Seite 4 / 5 Unsere Empfehlung: S-Verein Wir empfehlen Ihnen, künftig S-Verein als internetbasiertes Vereinsverwaltungsprogramm einzusetzen. Mit dieser komfortablen Vereinsverwaltung behalten Sie als meist ehrenamtliche Funktionäre leichter den Überblick über die Verwaltung, den Beitragseinzug, die Überwachung von Terminen, Vereinsjubiläen, Spendeneingänge und Statistiken. S-Verein erfordert keine Installation und kann auf jedem Internet-PC genutzt werden. Da verschiedene Benutzer mit unterschiedlichen Rechten zugelassen werden können, lässt sich die regelmäßige Arbeit der Vereinsverwaltung besser auf mehrere Mitglieder aufteilen. Dabei sind höchste Sicherheitsstandards garantiert. Weitere Informationen zum Programm erhalten Sie unter Sie können sich dort auch zu einem 30-Tage Test anmelden. Falls Sie Fragen haben, melden Sie sich bitte über die Mailadresse sepa@spk-hi.de oder rufen Sie uns an. Umstellungstermin festlegen Sie sollten frühzeitig einen festen Termin für die Umstellung auf SEPA festlegen. Ab diesem Termin werden nur noch neue Beitrittserklärungen (siehe Ziffer 5.) angenommen und die Beiträge mit einer SEPA-Lastschrift eingezogen. Ein guter Termin ist kurze Zeit nach der nächsten Jahreshauptversammlung. Fälligkeitstag festlegen und Mitglieder informieren Mindestens 14 Tage vor dem erstmaligen Beitragseinzug mit SEPA-Lastschriften müssen Sie alle Mitglieder über die Umstellung auf SEPA-Lastschriften informieren. Sie müssen die Gläubiger-ID, die Mandatsreferenz, den Beitrag und den Fälligkeitstermin mitteilen, an dem der Beitrag erstmals mit der SEPA-Lastschrift eingezogen wird. Dieser formelle Schritt ist aus rechtlichen Gründen erforderlich. Die Information könnte z.b. mit der Einladung zur nächsten Hauptversammlung erfolgen oder im Verwendungszweck des letzten Lastschriftseinzuges vor der SEPA-Umstellung. Textbeispiel: Am TT.MM.JJJJ ziehen wir den Vereinsbeitrag erstmalig per SEPA-Lastschrift ein. Unsere Gläubiger-ID lautet DE01zzz , die Mandatsreferenznummer entspricht Ihrer Mitgliedsnummer. Bitte beachten Sie, dass Sie im elektronischen Datensatz einer SEPA-Lastschrift das Datum der Unterschrift des Zahlungspflichtigen unter dem SEPA-Mandat mitgeben müssen. Bei vorhandenen Einzugsermächtigungen stellen Sie hier das Datum der o.a. Mitgliederinformation ein. Beitragseinzug vorbereiten Wenn Sie Ihre Mitglieder mit einem Vereinsverwaltungsprogramm verwalten, müssen Sie dort die Beitragsbelastung anstoßen und eine SEPA-Lastschriftdatei im Format XML erstellen. Falls Sie die SEPA-Lastschriften im OnlineBanking selbst verwalten, müssen Sie dort den Beitragseinzug vorbereiten, indem Sie die gespeicherten Lastschriften überprüfen und dann den Einzug veranlassen.

5 Seite 5 / 5 Datei mit den SEPA-Lastschriften an die Sparkasse übertragen Die SEPA-Lastschriftdatei im XML-Format muss über das Internet per OnlineBanking an uns übertragen werden. Eine Einreichung auf Datenträgern wie z.b. Disketten ist ab dem 1. Februar 2014 nicht mehr möglich! Falls Ihr Verein noch nicht über einen Zugang zum Online-Banking unserer Sparkasse verfügt, müssen Sie diesen Zugang telefonisch oder per Mail bei uns beantragen. Melden Sie sich bitte auch dann, wenn Sie zwar einen OnlineBanking-Zugang besitzen, darüber jedoch bisher noch keine Lastschriften einreichen. Wir müssen Ihren vorhandenen Vertrag um diese Möglichkeit erweitern. Im OnlineBanking-Vertrag legen Sie fest, welche Personen (z.b. Kassierer) SEPA-Lastschriften an uns übertragen dürfen und Sie entscheiden auch, ob und welche Personen Umsätze ansehen oder über Vereinskonten verfügen dürfen. Bei Verfügungen können Sie Höchstbeträge festsetzen und auch entscheiden, ob eine Person allein oder ob nur mehrere Personen gemeinsam verfügen dürfen. Einreicherfristen für SEPA-Lastschriften Die SEPA-Regeln legen fest, wie viele Tage vor dem Fälligkeitstag die SEPA-Lastschriftdatei an die Sparkasse übertragen werden muss: - Der früheste Einreichungstermin ist 14 Tage vor dem Fälligkeitstag. - Wenn Sie erstmalige SEPA-Lastschriften einziehen, müssen diese der Sparkasse spätestens 6 Geschäftstage vor dem Fälligkeitstermin vorliegen und - wenn Sie SEPA-Folgelastschriften (alle die nicht zum ersten Mal eingezogen werden) einreichen, müssen diese spätestens 3 Geschäftstage vor Fälligkeit vorliegen. Bitte berücksichtigen Sie ggf. Feiertage bei der Bestimmung der Fälligkeitstermine. Falls Fristen einmal nicht eingehalten werden können, werden wir die Zahlungen dennoch ausführen, dabei aber den Fälligkeitstermin entsprechend nach hinten verschieben. Ab November 2013 wird (zunächst innerhalb von Deutschland) zusätzlich die EUR-Eil-Lastschrift (Cor1)eingeführt, bei der die Vorlauffrist (sowohl für Erst- als auch für Folgeeinreichungen) nur noch 2 Bankarbeitstage vor Fälligkeit beträgt. Dadurch entfällt für inländische Lastschriften die relativ aufwändige Berechnung unterschiedlicher Vorlauffristen.