SEPA-Lastschrift-Einreichung. Leitfaden für Vereine. Stadtsparkasse Haltern am See Seite 1 von 12

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1 SEPA-Lastschrift-Einreichung Leitfaden für Vereine Seite 1 von 12

2 Inhaltsverzeichnis 1. Pflicht zur Abschaltung der bisherigen Zahlverfahren Einzugsermächtigung wird SEPA-Basis-Lastschrift Welche Schritte sind vor Einholen neuer Mandate zwingend erforderlich? Gläubiger-Identifikationsnummer und Mandatsreferenz Die Gläubiger-Identifikationsnummer Die Mandatsreferenz Neue Vereinbarungen mit der Zusammenfassung Wie erstellt der Verein gültige Mandate? Umwandlung bestehender Einzugsermächtigungen Die Vorabinformation Zusammenfassung Wann können die Beiträge eingezogen werden? Mandatsverwaltung Ablaufdatum Kündigung / Widerruf von Mandaten Erst-, Folge-, Letzteinzug Fälligkeiten und Vorlagefristen Checkliste Allgemein Umstellung SEPA-Basis-Lastschrift Ansprechpartner Dieses Dokument wurde mit größter Sorgfalt erstellt und nach dem Stand der Technik auf Korrektheit überprüft. Für Schäden, die sich direkt oder indirekt aus dem Gebrauch des Dokuments ergeben sowie für beiläufige Schäden oder Folgeschäden ist der Herausgeber nicht verantwortlich. Für den Verlust oder die Beschädigung von Hardware oder Software oder Daten infolge direkter oder indirekter Fehler oder Zerstörungen sowie für Kosten; die im Zusammenhang mit dem Dokument stehen sind alle Haftungsansprüche ausdrücklich ausgeschlossen. Inhalte der genannten Links obliegen deren Inhabern. Dieses Dokument ist urheberrechtlich geschützt. Seite 2 von 12

3 1. Pflicht zur Abschaltung der bisherigen Zahlverfahren Für die Einreicher von Lastschriftzahlungen (Zahlungsempfänger) bedeutet die Umsetzung der SEPA-Verordnung konkret, dass ab dem weder Einzugsermächtigungen noch Abbuchungsaufträge von der angenommen und durchgeführt werden dürfen. Es können nur noch auf elektronischem Wege eingereichte Buchungen ausgeführt werden. Beleghafte Lastschriften können nicht mehr angenommen werden. Dieser Leitfaden für den Wechsel vom deutschen Lastschriftverfahren zur europäischen SEPA-Lastschrift gibt Ihnen Auskunft, welche Vorbereitungen Sie als Zahlungsempfänger treffen müssen und welche Unterstützung Ihnen Ihre Sparkasse dabei bietet. Im Groben ergeben sich folgende Stationen im Umsetzungsfahrplan: Aktualisierung Ihrer Vereinssoftware und/oder Ihres Zahlungsverkehrprogrammes, sofern diese SEPA-fähig sind Ergänzung der Angaben auf Ihren Geschäftspapieren um Ihre IBAN und den BIC Ihrer Bankverbindungen Erfassung von IBAN und BIC Ihrer Mitglieder und Geschäftspartner Nutzung von SEPA-Lastschrift-Mandaten statt der bisherigen Einzugsermächtigungen Ihrer Mitglieder Da in vielen Publikationen das Thema Umstellung auf SEPA-Lastschrift oft abstrakt dargestellt wird, erklären wir hier die Umstellung anhand eines konkreten Praxisbeispiels: Der (fiktive) Verein Haltern e.v. hat ihr Vereinskonto bei der. Er belastet per Einzugsermächtigungsverfahren seine Mitglieder vierteljährig mit Mitgliedsbeiträgen. Seite 3 von 12

4 2. Einzugsermächtigung wird SEPA-Basis-Lastschrift Im bisherigen Einzugsermächtigungsverfahren holt der Haltern e.v. (Zahlungsempfänger) von seinen Mitgliedern (Zahlungspflichtige) schriftliche Einzugsermächtigungen ein. Damit erlaubt jedes Mitglied dem Verein, von seinem Konto die Beiträge einzuziehen. Der Nachfolger der Einzugsermächtigung ist die SEPA-Basis-Lastschrift. Auch hier muss der Haltern e.v. von ihren Mitgliedern eine Genehmigung schriftlich einholen. Diese Genehmigung wird Mandat genannt. Das Vereinsmitglied hat ein Rückgaberecht von 8 Wochen ab dem Belastungstag. Kann der Haltern e.v. kein gültiges schriftliches Mandat für einen Einzug vorweisen, können die Mitglieder bis zu 13 Monate nach Belastung Zahlungen zurückgeben. In unserem gewählten Beispiel müssen also sämtliche Vereinsmitglieder auf das SEPA-Basis-Lastschrift-Verfahren umgestellt werden. Damit nicht von jedem Mitglied eine neue, schriftliche Genehmigung eingeholt werden muss, gibt es ein vereinfachtes Verfahren, mit dem man vorhandene Einzugsermächtigungen in SEPA-Basis-Mandate umwandeln kann. 3. Welche Schritte sind vor Einholen neuer Mandate zwingend erforderlich? 3.1 Gläubiger-Identifikationsnummer und Mandatsreferenz Bevor die Umwandlung von Einzugsermächtigungen oder das Neueinholen von Mandaten durch den Verein (Zahlungsempfänger) in Angriff genommen werden kann, benötigt er eine Gläubiger- Identifikationsnummer (Gläubiger-ID) und ein System zur Vergabe von sogenannten Mandatsreferenzen. Seite 4 von 12

5 3.1.1 Die Gläubiger-Identifikationsnummer Bei jedem Lastschrift-Einzug muss der Haltern e.v. (Zahlungsempfänger) seine Gläubiger-ID mit übertragen. Diese erscheint bei den Vereinsmitgliedern (Zahlungspflichtigen) zusätzlich zu den Verwendungszweckdaten im Kontoauszug. Die Gläubiger-ID dient der genauen Identifizierung des Zahlungsempfängers. Die Gläubiger-ID beantragt der Verein kostenfrei über das Internet-Portal der Deutschen Bundesbank. Die Beantragung dauert nicht länger als fünf Minuten. Im Wesentlichen werden hier der Vereinsname, die Anschrift, Ansprechpartner und Kommunikationsdaten angegeben. Per teilt die Bundesbank dem Haltern e.v. die Gläubiger-ID mit. Ein Verein erhält eine Gläubiger-ID für alle Einzüge, die er tätigt, auch wenn diese über verschiedene Banken gemacht werden. Die Beantragung bei der Bundesbank erfolgt über die Internetadresse: Die Mandatsreferenz Zu einem Mandat gehört neben der Gläubiger-ID auch die Mandatsreferenz. Während die Gläubiger-ID nur einmal für den Haltern e.v. beantragt wird und somit auf jedem Mandat gleich bleibt, erhält jedes Vereinsmitglied seine eigene Mandatsreferenz. Die Mandatsreferenz kann frei vergeben werden. Sie kann aus Zahlen und/ oder Buchstaben bestehen. Mandate ohne Mandatsreferenz sind nicht zulässig. Gläubiger-ID und Mandatsreferenz erscheinen im Kontoauszug des Kunden. Wenn aufgrund eines Rückgabefalles ein Kreditinstitut ein Mandat sehen will, so erfragt sie dieses unter Angabe der Mandatsreferenz beim Verein. Unter der Mandatsreferenz muss der Haltern e.v. dieses Mandat auffinden können. Seite 5 von 12

6 3.1.3 Neue Vereinbarungen mit der Sobald die Gläubiger-ID dem Haltern e.v. bekannt ist, trifft dieser zunächst mit der eine neue Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch SEPA-Basis- Lastschriften. Die Gläubiger-ID ist ein zwingender Bestandteil dieser Vereinbarung Zusammenfassung Der Haltern e.v. beantragt die Gläubiger-ID bei der Deutschen Bundesbank vergibt für die zu belastenden Vereinsmitglieder eine Mandatsreferenz und schließt eine neue Vereinbarungen mit ihrem Sparkassenberater ab 4. Wie erstellt der Verein gültige Mandate? 4.1 Umwandlung bestehender Einzugsermächtigungen In unserem gewählten Beispiel muss jedes Vereinsmitglied, das zukünftig per SEPA-Basis-Lastschrift belastet werden soll, schriftlich über den Wechsel auf das SEPA-Mandat informiert werden. Die EDV GmbH entscheidet sich hier für einen Serienbrief: Sehr geehrter <VEREINSMITGLIED> zukünftig werden wir die regelmäßigen Beiträge über das SEPA-Basis- Lastschriftverfahren einziehen. Seite 6 von 12

7 Unsere Gläubiger-ID lautet: Ihre Mandatsreferenz lautet: DE (immer gleich) <KU12345> (für jedes Vereinsmitglied anders) Vor dem erstmaligen Einzug werden wir Sie schriftlich informieren. Mit freundlichen Grüßen Haltern e.v. Beispiel, kein juristisch geprüfter Text. Zu dem letzten Satz Vor dem erstmaligen Einzug werden wir Sie schriftlich informieren lesen Sie bitte die Erläuterungen in Kapitel 4.2. Mit Versenden der Briefe an die Vereinsmitglieder wandeln sich die Einzugsermächtigungen in SEPA-Basis-Mandate um. Es ist keine weitere Reaktion der Mitglieder nötig. Das Datum des Briefes ist gleichzeitig das Startdatum des Mandates. Die Mitteilung kann alternativ auch über eine freie Verwendungszweckzeile im letzten alten Lastschrifteinzug erfolgen. So sparen Sie sich das Porto. 4.2 Die Vorabinformation Vor dem erstmaligen Einzug werden wir Sie schriftlich informieren Die SEPA-Lastschrift-Verordnung verlangt ab dem grundsätzlich, dass der Zahlungsempfänger den Zahlungspflichtigen vor dem ersten Lastschrifteinzug schriftlich 14 Kalendertage vorher über den bevorstehenden Einzug informiert. Das stellt in der Praxis einen erheblichen Aufwand für die Zahlungsempfänger dar, daher gibt es eine Reihe von Anpassungen bezüglich dieser Vorgabe in der SEPA-Verordnung: Die schriftliche Vorabinformation durch den Haltern e.v. (Zahlungsempfänger) muss nicht über einen SEPAraten Brief erfolgen, sondern kann auch als Textergänzung z.b. in einem Seite 7 von 12

8 Vertrag genannt werden. Zahlungsempfänger und Zahlungspflichtiger können andere Zeiträume für die Vorabinformationen vereinbaren. Zukünftige Belastungen können vorab zum Beispiel in Verträgen genannt werden. Es wird der Rhythmus der Folgebelastungen und der Betrag angegeben: den fälligen Mitgliedsbeitrag von 30 Euro werden wir jeweils zum 01. des Monats mit der Gläubiger-ID und der Mandatsreferenz einziehen. Demnach ist für die Kunden von Kapitel 4.1 Umwandlung bestehender Einzugsermächtigungen ein SEPArater Infobrief vor dem ersten Einzug zu empfehlen. Der Haltern e.v. entscheidet sich, seinen Mitgliedern folgenden Infobrief zukommen zu lassen: Vorabinformation Ihre erteilte Einzugsermächtigung wird zur SEPA-Basis-Lastschrift Sehr geehrter <MITGLIED> wir werden Ihre Vereinsbeiträge in Höhe von XXX Euro erstmalig zum TT.MM.JJJJ für Sie komfortabel per SEPA-Basis-Lastschrift unter der Mandatsreferenz einziehen. Unsere Gläubiger-ID lautet Mit freundlichen Grüßen Haltern e.v. Beispiel, kein juristisch geprüfter Text. Nimmt unser fiktiver Verein neue Mitglieder auf, kann auch ein entsprechender Passus an den Vertragstext angehängt werden. Hierzu entscheidet sich der Haltern e.v., seinen Aufnahmeantrage folgendermaßen zu ändern: Wir werden Sie erstmalig am und zukünftig immer an jedem 15. des Monats mit dem Vereinsbeitrag in Höhe von XXX Euro per SEPA-Basis-Lastschrift-Verfahren belasten. Änderungen der Seite 8 von 12

9 Belastungstermine werden wir Ihnen 14 Kalendertage vor der fälligen Belastung schriftlich mitteilen. Beispiel, kein juristisch geprüfter Text. 4.3 Zusammenfassung Der Haltern e.v. muss also folgende Vorgaben der SEPA-Verordnung bis zum umsetzen: Er schreibt seine Mitglieder an und teilt diesen lediglich ihre Gläubiger-ID und Mandatsreferenz mit. Er schreibt seine Mitglieder 14 Tage vor dem ersten Einzug an und kündigt die erstmalige Belastung per SEPA-Basis-Lastschrift an. 5. Wann können die Beiträge eingezogen werden? 5.1 Mandatsverwaltung Bei den aktuell gültigen Lastschriftverfahren werden nach Einholen und Ablegen der entsprechenden Lastschriftvereinbarungen durch den Haltern e.v. die Beitragseinzüge vorgenommen. Die Belastungstermine können bei jedem Einzug variieren, der Verwendungszweck ist frei wählbar, die Vereinbarung sind bis zum Widerruf durch den Zahlungspflichtigen unbegrenzt gültig. Beim SEPA-Lastschrift-Verfahren ist das anders. Die Gläubiger-ID und die Mandatsreferenz sind zukünftig zwingende Bestandteile für einen korrekten Einzug. Die Mandate müssen folglich beim Verein richtig verwaltet werden, so wie die Zahlungen selber auch Ablaufdatum SEPA-Mandate sind nicht unbegrenzt gültig. Wird das Vereinsmitglied 36 Monate lang nicht mit Beiträgen belastet, verliert das Mandat seine Gültigkeit. Seite 9 von 12

10 Die EDV GmbH muss also ständig genau beobachten, ob ihre Kundenmandate noch gültig sind. An dieser Stelle weisen wir darauf hin, dass eine sorgfältige Verwaltung der Kundenmandate für den Haltern e.v. von großer Bedeutung ist, denn wenn der Verein auf Anfordern kein gültiges schriftliches Mandat für einen Einzug vorweisen kann, kann das Vereinsmitglied Zahlungen bis zu 13 Monate nach Belastung zurückgeben Kündigung / Widerruf von Mandaten Mandate können jederzeit durch einfache Erklärung widerrufen werden Erst-, Folge-, Letzteinzug Belastet der Haltern e.v. mittels SEPA-Lastschrift ihre Mitglieder, so sendet sie jedes Mal auch mit, ob diese Belastung zum ersten, letzten oder im Rahmen wiederkehrender Beiträge zum wiederholten Male erfolgt. Diese Information wird durch die Zahlungsverkehrsprogramme der Kreditinstitute automatisch abgefragt und verwaltet. Es ist für den Haltern e.v. wichtig, auch diese Information korrekt bei der Erfassung eines Lastschrifteinzugs anzugeben, da es ansonsten zu Verzögerungen bei der Ausführung der Belastungen kommen kann. In der Regel übernimmt diese Kennzeichnung Ihr SEPA-fähiges Vereinsoder Zahlungsverkehrsprogramm. 5.2 Fälligkeiten und Vorlagefristen Bei den aktuell gültigen Einzugsverfahren galt immer das Prinzip der Fälligkeit bei Sicht. Das bedeutete bislang: Reicht der Haltern e.v. eine Lastschriftdatei per heute ein, so verarbeitet das Kreditinstitut die Datei auch am Einreichungstag und schreibt sie dem Vereinskonto gut. Je nach Netzverbindungen zu den einzelnen Banken erhält der Verein das Geld noch am gleichen oder am nächsten Geschäftstag. Seite 10 von 12

11 SEPA-Lastschriften müssen immer mit einem Fälligkeitsdatum versehen werden. Die Belastungsbuchung erfolgt erst an diesem Tag. Daraus folgt, dass SEPA-Lastschriften immer einige Tage vor diesem Fälligkeitsdatum bereits bei der Sparkasse eingereicht werden. Zur Zeit wird deutschlandweit jedoch eine Einigung herbeigeführt, die die Vorlegungsfrist für rein deutsche Lastschriften auf einen Tag verkürzen soll. 6. Checkliste 6.1 Allgemein Benennen Sie einen SEPA-Beauftragten zur Koordination und Steuerung der Umstellung in Ihrem Verein Beantragen Sie umgehend Ihre einmalige Gläubiger-ID bei der Deutschen Bundesbank unter erledigt Überprüfen Sie, ob Ihre Zahlungssoftware und Vereinsverwaltung SEPA-fähig sind. Wenn nicht, spielen Sie passende Updates Ihres Softwareherstellers ein. Hiernach können Sie bereits SEPA- Überweisungen vornehmen. Geben Sie IBAN und BIC auf Briefen, Vorlagen, Visitenkarten, Ihrer Internetseite und Rechnungen an. Stellen Sie evtl. vorhandene Zahlscheine (Bar-Überweisungen) auf SEPA- Zahlscheine um. 6.2 Umstellung SEPA-Basis-Lastschrift Wenden Sie sich anschließend mit der Gläubiger-ID an Ihren Kundenberater der Stadtsparkasse Haltern am See und schließen Sie eine Nutzungsvereinbarung zur Nutzung der SEPA-Basis- Lastschrift ab. Erstellen Sie für jedes Lastschrift-Mandat eine individuelle Mandatsreferenz. Diese kann aus bis zu 35 Zeichen bestehen und bspw. aus Mitgliedsnummer und weiteren Zusätzen zusammengesetzt sein. Unterrichten Sie Ihre Kunden mindestens 14 Tage vor Ausführung des ersten SEPA-Einzugs schriftlich über die Lastschrift bzw. die Umwandlung der Einzugsermächtigung in das SEPA- Basis-Lastschriftmandat. (Vorabinformation) Sie können diese Information auch im Verwendungszweck des letzten Beitrageinzugs vor der Umstellung vornehmen. Im Datensatz der SEPA-Einzüge ist das Datum der Vorabinformation als Mandatsunterschrift des Zahlungspflichtigen anzugeben. Wichtigste Informationen hierbei sind: Gläubiger-ID Mandatsreferenz Datum der SEPA-Abbuchung Datum der Vorabinformation Passen Sie Ihre internen Prozesse an die SEPA-Einreichungsfristen an (Erst-Lastschrift frühestens 14 Kalendertage und spätestens 6 Geschäftstage vor Fälligkeit; Folge-Lastschrift frühestens 14 Kalendertage und spätestens 3 Geschäftstage vor Fälligkeit) Verwenden Sie nach der Umstellung ausschließlich das SEPA-Lastschrift-Mandat. Passen Sie hierfür auch die Vordrucke und Verträge Ihrer Unterlagen an. SEPA-Mandate müssen bis zu 14 Monate nach dem letzten Einzug für Beweiszwecke archiviert werden. erledigt Seite 11 von 12

12 Der Zahlungspflichtige kann eine SEPA-Basis-Lastschrift innerhalb von 8 Wochen nach Belastung ohne Angabe der Gründen zurückgeben. Ohne gültiges SEPA-Mandat verlängert sich die Frist auf 13 Monate. 7. Ansprechpartner Für alle Fragen rund um die SEPA-Lastschrift steht Ihnen Ihre persönliche Kundenberaterin bzw. Ihr Kundenberater zur Verfügung. Seite 12 von 12